5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
1.2. Nội dung nghiên cứu kế toán bán hàng trong doanh nghiệp theo chuẩn mực và
1.2.2. Kế toán bán hàng theo quy định chế độ kế tốn hiện hành – Thơng tư số
số 133/2016 ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộ tài chính
1.2.2.1. Chứng từ kế tốn
Kế tốn sử dụng một số chứng từ như sau: - Phiếu xuất kho
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa - Hóa đơn cước phí vận chuyển - Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng - Phiếu thu tiền - Phiếu chi tiền
- Giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng - …
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế tốn phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
- Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ;
+ Kiểm tra chứng từ kế tốn + Ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
1.2.2.2. Tài khoản kế toán
Do đặc thù của công ty thương mại nên tài khoản sử dụng phổ biến là TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 333- thuế và các khoản phải nộp nhà nước, TK 632 – giá vốn hàng bán, TK 131- phải thu khách hàng, TK 111- Tiền mặt,
TK 112- Tiền gửi ngân hàng, TK 331- Phải trả người bán
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp.
Kết cấu của TK 511
Bên Nợ:
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là đã bán trong kỳ kế toán.
- Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp.
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Bên Có:
-Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế tốn. TK 511 khơng có số dư cuối kỳ.
TK này có 4 TK cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
- TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm. - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 5118: Doanh thu khác
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: TK 632 được sử dụng để phản ánh trị giá gốc của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
Kết cấu của TK 632:
Bên Nợ:
- Trị giá vốn hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã xuất bán trong kỳ
- Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định khơng phân bổ khơng được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế tốn.
- Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
Bên Có:
- Các khoản được xử lý giảm giá hàng bán
- Kết chuyển giá vốn hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ vào tài khoản xác định kết quả. - Phản ánh khoản hoàn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.
TK 632 khơng có số dư cuối kỳ
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Tải khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ.
Kết cấu TK 131
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về hàng hóa đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng trong kỳ.
Bên Có:
- Số tiền đã thu của khách hàng
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
- Số tiền giảm trừ cho khách hàng về chiết khấu, giảm giá, và hàng bán bị trả lại
Số dư bên Nợ:
- Số tiền cịn phải thu của khách hàng
- TK này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng.
…
1.2.2.3. Định khoản một số nghiệp vụ chủ yếu
Kế tốn bán bn hàng hóa:
Bán bn qua kho:
+ Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.Kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán : Nợ TK 111, 112, 131 đồng thời ghi Có TK 5111,TK 3331.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 đồng thời ghi Có TK 156.
+ Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc khơng chịu thuế GTGT. Kế tốn ghi nhận doanh thu hàng bán: Nợ TK 111, 112, 131: đồng thời ghi Có TK 511.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế tốn phản ánh giá vốn hàng bán ghi Nợ TK đồng thời ghi Có TK 156:
Các trường hợp trong q trình bán bn: + Kế tốn chiết khấu thanh tốn hàng bán:
Khi thanh tốn có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do khách thanh toán tiền hàng tiền hàng sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, phù hợp với chính sách bán hàng trong doanh nghiệp đã quy định, kế toán ghi: Nợ TK 635, TK 111, 112 đồng thời ghi Có TK 131: Tổng số phải thu.
+ Kế tốn chiết khấu thương mại:
Khi bán bn có phát sinh khoản chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi Nợ TK 511 theo số chiết khấu cho khách hàng, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên khoản chiết khấu đồng thời ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112) hoặc phải thu của khách hàng (131) theo tổng số giảm trừ.
+ Kế tốn giảm giá hàng bán: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán kém chất lượng, phẩm chất, sai quy cách, hợp đồng thì kế tốn ghi Nợ TK doanh thu 511 theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên giá trị hàng bán bị giảm giá, ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gửi ngân hàng (112), hoặc phải thu khách hàng (131) theo giá thanh toán.
+ Kế toán hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi Nợ TK doanh thu 511 theo giá bán hàng bị trả lại chưa có thuế GTGT, ghi Nợ TK thuế GTGT phải nộp (3331) tính trên giá trị hàng bị trả lại, ghi Có TK tiền mặt (111), tiền gừi ngân hàng (112), phải thu của khách hàng (131) theo giá thanh toán của hàng bị trả lại.
Khi đơn vị chuyển hàng về nhập kho kế tốn ghi Nợ TK hàng hóa (156), TK thành phẩm (156) theo giá vốn, ghi Có TK giá vốn (632).
Nếu đơn vị chưa chuyển hàng về nhập kho kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi có TK giá vốn (632) theo giá trị thực của hàng bị trả lại.
Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa:
Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của mậu dịch viên.Kế toán xác định giá bán chưa thuế, Thuế GTGT của hàng hóa đã tiêu thụ.Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn tiến hành ghi sổ kế toán: Nợ TK 111, 131 đồng thời ghi Có TK 511, TK 3331.
+Trường hợp số tiền mậu dịch viên nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì mậu dịch viên thực nộp.
Nợ TK 138(8) đồng thời ghi Có TK 511, TK 3331.
+ Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ thì khoản thừa được hạch tốn vào thu nhập khác của doanh nghiệp ghi: Nợ TK 3331 đồng thời ghi Có TK 711.
Xác định giá vốn của số hàng hóa đã tiêu thụ, kế tốn ghi: Nợ TK 632 đồng thời ghi Có TK 156.
Kế tốn bán hàng trả góp:
Khi xuất hàng giao cho khách, kế tốn ghi nhận doanh thu hàng trả góp, lãi trả góp và số tiền phải thu ở người mua:
Nợ TK 111,112, 131 đồng thời ghi có TK 511, 3331.
Kế tốn xác định giá vốn của hàng hóa đã bán trả góp ghi Nợ TK 632 đồng thời ghi Có TK 156
Định kỳ thu nợ của khách hàng ghi Nợ TK 111, 112 đồng thời ghi Có TK 131. Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính: Nợ TK 338 (3387) đồng thời ghi Có TK 515.
1.2.2.4 Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Theo Thông tư 133/2016/TT - BTC ban hành ngày 26 tháng 08 năm 2016 các doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức kế tốn sau:
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (Phụ lục 02)
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
+ Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (Phụ lục số 02)
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối q) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản + Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các Tài khoản.
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm:
Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
Nhược điểm:
Hạn chế số lượng tài khoản sử dụng.
Sổ sách ít, khối lượng ghi vào các tài khoản ở phần sổ cái là rất nhiều, khó phân cơng lao động trong công tác kế tốn.
Khơng thuận tiện khi ứng dụng máy tính trong cơng tác kế tốn.
Điều kiện áp dụng: Do ưu nhược điểm trên nên hình thức Nhật ký- Sổ
cái thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày không nhiều, biên chế của bộ phận kế tốn ít người
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
+ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính
kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
+ Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 03)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Ưu điểm:
Kết cấu mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ ghi chép.
Khắc phục được những nhược điểm của hình thức nhật ký- sổ cái: không hạn chế số lượng tài khoản sử dụng, dễ phân công lao động trong cơng tác kế tốn,