CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2 Đề xuất hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH Phong
3.2.1. Các yêu cầu về chức năng của phần mềm quản lí nhân sự tại cơng ty TNHH
TNHH Phong Cách Số.
Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phịng nhân sự cập nhật thơng tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Trong khi làm việc tại cơng ty nhân viên sẽ kí hợp đồng với cơng ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lí, hợp đồng sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự có thể thêm thơng tin nhân viên khi có nhân viên mới, sửa thơng tin nhân viên khi có sự thay đổi và xóa thơng tin nhân viên trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật gồm các hoạt động thêm, sửa, xóa các thơng tin của nhân viên và quản lý q trình điều động cơng tác của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ lập bảng lương và tính lương cho cán bộ, nhân viên. Trong đó có quản lý chi tiết từng hệ số lương, trợ cấp, các khoản thưởng, phạt cho từng nhân viên trên hệ thống sau đó gửi cho nhân viên kế tốn để tiến hành phát lương.
Để thuận tiện cho việc quản lí hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận lợi nhất.
Chức năng tìm kiếm: Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thơng tin về nhân viên. Các nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự có thể thực hiện tìm kiếm thơng tin theo mã nhân viên, theo tên, theo phòng ban/chức vụ.
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán, bao gồm các báo cáo về nhân sự và báo cáo về
lương. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn, phục vụ cho cơng tác quản lý.
Ngồi ra, hệ thống cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tải khoản nhân viên thông qua mã nhân viên để xem thông tin nhân viên và bảng lương của mình.
Xác định đầu vào của hệ thống
- Hồ sơ lý lịch nhân viên: Thơng tin này do chính các cán bộ, nhân viên của công ty cung cấp thông qua hồ sơ tuyển dụng của mỗi nhân viên.
- Hợp đồng lao động: Thông tin về hợp đồng lao động được cung cấp từ nhân viên và phía cơng ty để nhập vào hệ thống.
- Các quyết định điều động nhân sự: Thông tin về điều động nhân sự do cấp lãnh đạo cung cấp hay cũng là những thông tin mà nhân viên cung cấp để xin được điều động.
- Danh sách các phịng ban, chức vụ: Thơng tin về các phòng ban và các chức vụ trong phịng ban đó được cung cấp bởi từng phịng ban.
- Các yếu tố về lương: Bao gồm các yếu tố như: hệ số lương, mức khen thưởng, kỷ luật,…
a. Các yêu cầu chức năng của phần mềm:
- Quản lí hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có thơng tin lưu tại hồ sơ nhân viên. Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độ năng lực và vị trí ứng tuyển của mình. Tùy vào khả năng, hiệu quả cơng việc nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phịng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hố sơ nhân viên.
+ Cập nhật phịng ban: Nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty. Khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật thơng tin vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi cơng ty quyết định sát nhập các phòng ban nhằm thu hẹp bộ máy nhân sự của công ty.
+ Cập nhật thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên bao gồm: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương,…Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật thơng tin cho phù hợp. Hệ thống hỗ
trợ thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng, sửa thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự, điều động cơng tác hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ nhân viên, xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
+ Cập nhật chức vụ: Khi trong cơng ty có sự thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ cập nhật lại thơng tin chính xác. Việc cập nhật chức vụ là điều cần thiết, nó thể hiện sự cơng bằng cho nhân viên.
- Quản lí hợp đồng lao động: Khi nhân viên kí hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Quản lí lương: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, lương thưởng, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp, …Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên.
Thực hiện tính lương: dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên: Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản
Bảo hiểm y tế = 6 % * Tiền lương tháng
Tiền lương lĩnh thực = Tiền lương – BHYT – BHXH + Trợ cấp + Thưởng – Phạt.
- Tìm kiếm: Tìm kiếm thơng tin nhân viên, thơng tin lương một cách dễ dàng. - Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, trong phần mềm quản lí nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỉ luật , q trình cơng tác.
+ Báo cáo thơng tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của nhân viên trong công ty.
- Đăng nhập: Nhân viên đăng nhập hệ thống theo mã nhân viên, với từng chức vụ khác nhau khi đăng nhập sẽ hiện thị những chức năng khác nhau.
b. Yêu cầu phi chức năng của phần mềm.
Yêu cầu về hiệu năng phần mềm:
+ Thực hiện hiệu quả các chức năng của phần mềm.
+ Phần mềm báo cáo đầy đủ, chính xác có thể theo dõi tình hình quản lí nhân sự. + Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lí, chất lượng hồn thành cơng việc tốt, có độ chính xác cao.
+ Thao tác nhanh chóng, áp dụng được các cơng nghệ mới, ít gặp các lỗi kĩ thuật khi hoạt động.
+ Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp, làm mới phần mềm.
Yêu cầu về giao diện của phần mềm:
+ Đối với người sử dụng là nhân viên phịng tổ chức nhân sự- kế tốn: u cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu . Các chức năng về quản lí nhân viên, phịng ban, lương,… phải dễ sử dụng, phù hợp với mục đích quản lí của phịng ban. Cơng việc tìm kiếm nhân viên phịng ban thực hiện thông qua mã nhân viên hoặc qua tên nhân viên.
+ Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lí, phù hợp với thao tác người sử dụng, đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác.
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh khi thực
hiện các chức năng của phần mềm.
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm:
+ Đào tạo và phát triển phần mềm.
+ Bảo hành cho các cá nhân tập thể, tổ chức biết kĩ thuật cách thức sử dụng phần mềm.
u cầu ngồi:
+ Có khả năng mở rộng trong tương lai, phát triển phần mềm cao hơn, cải tiến phần mềm.
+ Có khả năng tương thích với các hệ điều hành phổ biến hiện nay
+ Phần mềm cho phép người sử dụng tương tác qua giao diện thân thiện và dễ dùng. Người sử dụng có thể tra cứu thơng tin nhân viên và tình hình nhân sự ở các phịng ban. Ngồi ra một u cầu khác đó là tính bảo mật của hệ thống phải được chú trọng.