Chứng từ này do Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn – Cục bảo vệ thực vật cấp, xác nhận hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm độc, sâu bọ có hại cho người, động vật và cây trồng.
Quy trình xin và cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật như sau :
Nhân viên xuất nhập khẩu mang mẫu hàng cùng với bộ chứng từ xin cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật đến Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn 28 Mạc Đỉnh Chi để xin cấp, bộ chứng này bao gồm :
Giấy giới thiệu của Doanh nghiệp xuất khẩu Giấy khai báo kiểm dịch thực vật
Hợp đồng ngoại thương Hóa đơn thương mại Bản kê chi tiết hàng hóa
Nhân viên xuất nhập khẩu nộp bộ chứng từ lên Chi cục trưởng Chi cục kiểm dịch thực vật xem xét. Nếu bộ chứng từ được Chi cục trưởng xác nhận là phù hợp và nhân viên xuất nhập khẩu sẽ nộp lệ phí đăng ký kiểm dịch coi như việc khai báo kiểm dịch thực vật đã được chấp nhận. Nếu bộ chứng từ không phù hợp, Chi cục trưởng sẽ trả lại bộ chứng từ và yêu cầu nhân viên xuất nhập khẩu chỉnh sửa lại bộ chứng từ cho phù hợp trước khi xem xét lại bộ chứng từ đó.
Sau khi bộ chứng từ được Cơ quan kiểm dịch chấp nhận, nhân viên xuất nhập khẩu nhanh chóng lập nội dung về lơ hàng kiểm dịch gửi lên Chi cục trưởng xem xét và chuyển nội dung đó sang bộ phận nhập liệu. Vài ngày sau nhân viên xuất nhập khẩu đến Cơ quan kiểm dịch thực vật thanh tốn lệ phí kiểm dịch và giấy kiểm dịch thực vật.
Để có giấy này nhân viên xuất nhập khẩu lấy B/L lên Bộ Nông Nghiệp và phát triển Nông thôn đổi lấy giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật chính thức. Khi đã có kết quả thực tế, nhân viên xuất nhập khẩu tìm giấy khai báo kiểm dịch hàng thực vật của mình tại tủ hồ sơ của Cơ quan. Sau đó nộp cả giấy khai báo và xếp hồ sơ thành hai bộ, một bộ dùng để lưu,
một bộ cho nhân viên Công ty mang về. Khi nhận bộ hồ sơ bày, nhân viên xuất nhập khẩu cần chú ý các nội dung sau của giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật này.
Ký mã hiệu sản phẩm Số lượng và loại bao bì Nơi sản xuất
Phương tiện chuyển chở Cửa khẩu nhập khẩu
Tên và khối lượng sản phẩm Net weight, gross weight
Kết luận : “ Nay chứng nhận rằng thực vật hoặc vật thể được kiểm dịch thực vật khác
nêu trên đã kiểm tra và/hoặc là thử nghiệm theo quy trình thích hợp và được coi là sạch dịch hại kiểm dịch thực vật hiện hành do nước nhập khẩu quy định cũng như phù hợp với yêu cầu kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu, kể cả yêu cầu đối với dịch hại chịu sự kiểm sốt nhưng khơng thuộc diện kiểm dịch thực vật”
Tuy nhiên tùy vào mối quan hệ giữa hai bên mua bán, tùy vào mặt hàng mà các bên thỏa thuận có các chứng từ nào trong Bộ chứng từ. Ngoài những chứng từ nêu trên trong hợp đồng này thì Bộ chứng từ hàng xuất khẩu thường bao gồm những chứng từ sau :