1.1 .Tổng quan vấn đề nghiờn cứu
3.2. Đề xuất một số biện phỏp quản lý người học cỏc lớp LKĐTcủa trường
3.2.2.3. Cỏch thức thực hiện
Để nõng cao năng lực, phẩm chất đội ngũ cỏn bộ quản lý người học cỏc lớp LKĐT, trường phải tổ chức cỏc hội nghị, trao đổi, đỏnh giỏ, tổng kết cụng tỏc SV của trường trong đú cú cụng tỏc quản lý người học cỏc lớp LKĐT để mỗi cỏ nhõn nhận thức được những ưu điểm, hạn chế của mỡnh thụng qua thành tựu, hạn chế của cụng tỏc quản lý người học cũng như lónh đạo trường sẽ nhỡn nhận những mặt mạnh, hạn chế của đội ngũ quản lý cụng tỏc SV. Từ đú, trường cử cỏn bộ chuyờn trỏch tham gia cỏc khúa đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, tham quan học tập cỏc mụ hỡnh LKĐT hiệu quả của cỏc cơ sở giỏo dục khỏc trong nước hoặc nước ngoài.
Bờn cạnh đú, trường cũng cần thường xuyờn lấy ý kiến về thỏi độ ứng xử, phương phỏp làm việc của đội ngũ quản lý để kịp thời điều chỉnh hoạt động, cung cỏch quản lý để nõng cao hiệu quả hoạt động quản lý.
Để hoàn thiện bộ mỏy quản lý người học cỏc lớp LKĐT, Trường Đại học Hũa Bỡnh cần phõn cụng chức năng, nhiệm vụ của từng thành viờn, từng bộ phận phụ trỏch. Bộ mỏy quản lý hoạt động LKĐT ở Trường Đại học Hũa Bỡnh được hoàn thiện cú thể tổ chức theo bảng 3.1. sau:
Bảng 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý người học cỏc lớp LKĐT Vị trớ Chức năng, nhiệm vụ
Lónh đạo thường trực hoạt động LKĐT
(Trưởng hoặc phú phũng Quản lý đào tạo phụ trỏch)
- Chịu trỏch nhiệm trước Hiệu trưởng về hoạt động LKĐT.
- Chịu trỏch nhiệm chung điều hành hoạt động LKĐT.
- Đề nghị đơn vị phối hợp đào tạo cử cỏn bộ, giảng viờn theo dừi cụ thể từng lớp.
Bộ phận cụng tỏc hành chớnh
- Tiếp nhận, quản lý hồ sơ của người học; cấp thẻ học viờn.
- Giải quyết chế độ chớnh sỏch, bảo lưu kết quả học tập; nghỉ học tạm thời; thụi học và cỏc thủ tục hành chớnh khỏc cho người học.
- Tổ chức giao ban cụng tỏc quản lý người học giữa đơn vị chủ trỡ đào tạo với đơn vị phối hợp đào tạo; giữa CBQL lớp với BCS lớp.
Bộ phận quản lý lớp
- Tổ chức Ban cỏn sự lớp
- Theo dừi quỏ trỡnh học tập và rốn luyện
Bộ phận theo dừi tiến độ thực hiện kế hoạch cụng tỏc
quản lý người học
- Lờn chương trỡnh và kế hoạch quản lý - Phối hợp với cỏc đơn vị liờn quan, phũng Tranh tra thực hiện chương trỡnh, kế hoạch đào tạo theo hợp đồng đào tạo.
-Thường xuyờn kiểm tra tiến độ chương trỡnh, mức độ hoàn thành theo kế hoạch đề ra.
Với cơ cấu tổ chức này, sẽ phỏt huy được vai trũ, chức năng, nhiệm vụ của từng cỏn bộ, giảng viờn, bộ phận chuyờn trỏch cũng như kế hoạch LKĐT được triển khai nhịp nhàng, đỳng tiến độ, đỳng quy định.
3.2.4. Xõy dựng cơ chế phối hợp để đảm bảo giữ mối liờn hệ với đơn vị phối hợp đào tạo, người học, cơ quan cụng tỏc của người học, gia đỡnh người học; tăng cường cụng tỏc quảng bỏ hỡnh ảnh và khả năng đỏp ứng nhu cầu đào tạo của trường
3.2.3.1. Mục đớch của biện phỏp
Mục đớch của giải phỏp này nhằm nõng cao hỡnh ảnh, vị thế, uy tớn của trường cũng như tăng cường sự phối hợp để nõng cao chất lượng đào tạo. Đồng thời, trường cú thụng tin kịp thời, cú phản hồi về chương trỡnh đào tạo; kế hoạch đào tạo; phương phỏp và kế hoạch đào tạo của trường... để kịp thời điều chỉnh (nếu cần thiết và đỳng quy định).
Tăng cường cụng tỏc giao lưu, phối hợp với cỏc đơn vị phối hợp LKĐT là rất quan trọng. Một mặt tạo thờm mối gắn kết lõu dài, mặt khỏc để kịp thời điều chỉnh những gỡ chưa phự hợp; những tõm tư, nguyện vọng của đơn vị phối hợp LKĐT, của người học... để trường mà trực tiếp là bộ phận quản lý hoạt động LKĐT khắc phục những tồn tại, phỏt huy những ưu điểm.
3.2.3.2. Nội dung thực hiện
- Quan tõm, phối hợp với đơn vị phối hợp đào tạo, đơn vị cụng tỏc của người học.
- Tăng cường quảng bỏ hỡnh ảnh của trường, nhất là trỡnh độ và năng lực của đội ngũ cỏn bộ, giảng viờn; tiềm lực khoa học; trang thiết bị phục vụ đào tạo...
3.2.3.3. Cỏch thức thực hiện
Trong hoạt động giao lưu, phối hợp với cỏc đơn vị LKĐT cũng đó bước đầu quảng bỏ hỡnh ảnh, tiềm năng, thế mạnh của trường nhưng như thế cụng tỏc quảng bỏ hỡnh ảnh chưa sõu rộng và toàn diện. Để nõng cao hỡnh ảnh về trường (đội ngũ cỏn bộ, giảng viờn; cơ sở vật chất; chương trỡnh đào tạo...) thỡ trờn website của trường cần cú chuyờn trang hoạt động LKĐT trong đú cú
hoạt động của người học để cỏc đơn vị phối hợp đào tạo, sinh viờn và những ai quan tõm cú thể tra cứu thụng tin cần thiết cũng như trong cỏc buổi khai giảng, phỏt bằng cần liờn kết với đài truyền hỡnh, bỏo chớ địa phương để tăng thờm hỡnh ảnh cho trường kết hợp với phỏt tờ rơi, giấy giới thiệu.
Một trong những biện phỏp nhằm quảng bỏ hỡnh ảnh trường một cỏch rộng rói và hiệu quả nhất là thụng qua chớnh đơn vị phối hợp LKĐT, đơn vị cụng tỏc của người học, gia đỡnh của người học và người học. Vỡ thế, cần tận dụng chớnh những sản phẩm đào tạo, quảng bỏ cho đơn vị đào tạo thụng qua tuyờn truyền, giỏo dục, vận động và khuyến khớch đơn vị phối hợp đào tạo, sinh viờn giữ mối trung gian, giới thiệu cho trường.
Hiện nay, trường mới chỉ chỳ trọng, quan tõm đến cỏc đơn vị phối hợp đào tạo đang thực hiện LKĐT cũn mối quan hệ với người học, gia đỡnh người học, cỏc đơn vị cử người học đi học thỡ chưa chỳ trọng giữ gỡn mối liờn hệ. Do đú, sự thu nhận cỏc thụng tin phản hồi từ phớa người học chưa được thực hiện. Để giữ mối liờn hệ thường xuyờn với người học khi họ đang học và sau khi họ tốt nghiệp trường cần thực hiện cỏc biện phỏp sau:
- Thành lập trang thụng tin chuyờn mục LKĐT, email trong đú cú nội dung trao đổi, ý kiến phản hồi của người học, đơn vị phối hợp đào tạo.
- Cử cỏn bộ chuyờn trỏch thường xuyờn thu nhận và phản hồi thụng tin. - Hoan nghờnh những ý kiến, đề xuất, kiến nghị của đơn vị phối hợp đào tạo nhằm kịp thời cú những thay đổi, nguyờn vọng chớnh đỏng của đơn vị phối hợp đào tạo, của người học theo học.
Điều cơ bản để thực hiện thành cụng giải phỏp này là đội ngũ quản lý phải thật sự cú tõm huyết, trỏch nhiệm, cú năng lực trong quản lý cũng như ngoại giao; sự phối hợp nhiệt tỡnh của đơn vị phối hợp đào tạo.
3.2.5. Ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý người học cỏc lớp LKĐT của nhà trường. của nhà trường.
3.2.5.1. Mục đớch của biện phỏp
Xó hội ngày càng phỏt triển, trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế khụng thể thiếu được cụng cụ hỗ trợ cụng nghệ thụng tin trong cuộc sống và
trong cụng việc, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý cụng tỏc đào tạo núi chung và quản lý HSSV núi riờng trong mỗi nhà trường là hết sức quan trọng.
Để thực hiện được mục tiờu nõng cao chất lượng của hoạt động LKĐT, quản lý người học cỏc lớp LKĐT cần phải được triển khai phần mềm quản lý người học, trong thực tế nhà trường mới chỉ cú phần mềm quản lý HSSV đang học tại trường mà chưa cú phần mền quản lý người học cỏc lớp LKĐT. Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý người học cỏc lớp LKĐT sẽ giỳp cho việc triển khai thực hiện cỏc nội dung được thuận lợi và dễ dàng hơn. Việc kiểm tra thụng tin đào tạo, nhập thụng tin, điểm học tập, rốn luyện được dễ dàng hơn. Đõy cũng là vấn đề nhà trường cần quan tõm để triển khai thực hiện.
3.2.5.2. Nội dung thực hiện biện phỏp
Thành lập tổ quản lý mạng, xõy dựng website của nhà trường, cập nhật thường xuyờn cỏc thụng tin trờn trang web của nhà trường để cỏn bộ, giảng viờn và sinh viờn, người học cú thể truy cập cỏc thụng tin về nhà trường nhanh chúng và thuận tiện. Do đặc thự của hoạt động LKĐT lớp học sẽ đặt tại cỏc đơn vị phối hợp đào tạo vỡ vậy nhà trường phải phối hợp với cỏn bộ quản lý người học của đơn vị LKĐT để cập nhật được thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời.
Ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong quản lý người học cỏc lớp LKĐT cũn thể hiện ở chỗ sử dụng cỏc phần mềm tin học hỗ trợ trong việc quản lý hồ sơ, điểm tớch luỹ của học viờn. Giữa Trường với cỏc đơn vị phối hợp đào tạo, với gia đỡnh, cơ quan của người học đều phải được nối mạng Internet và thường xuyờn trao đổi thụng tin quản lý với Trường. Phần mềm này cũn để chuyển dữ liệu học tập, bài giảng, giỏo trỡnh tới học viờn, làm bài kiểm tra, bài thi trực tuyến trong những điều kiện nhất định, để lưu cất hồ sơ quản lớ, tớnh điểm cuối kỡ, cuối năm học, cuối khoỏ học, xỏc định điều kiện dự thi học phần, tốt nghiệp...
3.2.5.3. Cỏch thực hiện biện phỏp
Nhà trường xõy dựng phần mềm theo nhu cầu của người quản lý tạo điều kiện cho cỏc phũng chức năng hoàn thành nhiệm vụ như:
Phũng Đào tạo thực hiện và theo dừi điểm kỳ học, năm học, toàn khoỏ nhanh và chớnh xỏc. Căn cứ vào cỏc số liệu đó cú, hệ thống cho phộp thống kờ, bỏo cỏc cỏc yờu cầu đặt ra như: danh sỏch người học nhập học theo chuyờn ngành, lớp; danh sỏch người học bảo lưu kết qủa học tập; danh sỏch người học đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp, chưa đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp, cỏc bảng kờ… Phũng QLHSSV quản lý cỏc nội dung cú liờn quan đến người học như: hồ sơ, danh sỏch học sinh cỏc lớp, ban cỏn sự lớp.
Cỏn bộ, giảng viờn phải được đào tạo và tập huấn sử dụng phần mềm mới cú khả năng vận hành sử dụng và khai thỏc cú hiệu quả trong quản lý người học.
Cỏc nhúm giải phỏp được đề xuất trong đề tài cú mối quan hệ biện chứng với nhau. Vỡ thế, trong quỏ trỡnh phỏt triển, triển khai cỏc hoạt động quản lý người học cỏc lớp LKĐT trỡnh độ cao đẳng, đại học trong những năm tiếp theo Trường Đại học Hũa Bỡnh cần tiến hành một cỏch đồng bộ cỏc nhúm giải phỏp nhưng tựy từng giai đoạn, tỡnh hỡnh là lựa chọn ưu tiờn thực thi giải phỏp nào để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
3.3. Thăm dũ tớnh cấp thiết và tớnh khả thi của cỏc biện phỏp
3.3.1. Đối tượng khảo sỏt
Để tỡm hiểu tớnh cần thiết của cỏc giải phỏp đề xuất trong đề tài, chỳng tụi đó tiến hành khảo sỏt, thăm dũ ý kiến của cỏc cỏn bộ quản lý thuộc phũng Đào tạo, phũng Cụng tỏc HSSV, một số lónh đạo Khoa, giảng viờn tham gia giảng dạy cỏc lớp LKĐT thuộc Trường Đại học Hũa Bỡnh cũng như cỏc cỏn bộ quản lý của cỏc đơn vị tham gia phối hợp đào tạo với trường.
3.3.2. Phương phỏp khảo sỏt
Để thu nhận ý kiến, chỳng tụi tiến hành khảo sỏt bằng phiếu kết hợp với xin ý kiến trực tiếp qua phỏng vấn trao đổi với 30 thầy (cụ) đó, đang tham gia
quản lý hoạt động LKĐT ở Trường Đại học Hũa Bỡnh, cỏc nhà quản lý ở cỏc đơn vị phối hợp đào tạo trong khoảng thời gian từ thỏng 06 năm 2014 đến thỏng 09 năm 2014 (Phiếu khảo sỏt xem phụ lục 3). Kết quả khảo sỏt thể hiện ở mục 3.3.3.
3.3.3. Kết quả khảo sỏt
Nhỡn chung, cả 5 giải phỏp đưa ra đều cần thiết và khả thi đối với cụng tỏc quản lý người học cỏc lớp LKĐT của Trường Đại học Hũa Bỡnh. Tuy nhiờn, mức độ cần thiết, khả thi giữa cỏc giải phỏp cú sự khỏc nhau giữa cỏc nhúm ý kiến, đồng thời cũng cú mức độ phõn tỏn ý kiến khỏc nhau.
Về tớnh cần thiết của cỏc giải phỏp:
Cỏc giải phỏp đều đỏp ứng được yờu cầu, khụng cú giải phỏp nào đưa ra ở mức khụng cần thiết, trong đú điểm trung bỡnh chung của cỏc giải phỏp là 4,53 - ở mức rất cần thiết, giải phỏp 2 được đỏnh giỏ là cần thiết nhất. Hầu hết cỏc ý kiến đều đỏnh giỏ cỏc nhúm giải phỏp mà đề tài đề xuất cú mức độ rất cần thiết và cần thiết, chỉ cú 04 ý kiến ở nhúm giải phỏp số 1 (Nõng cao nhận thức cho cỏc lực lượng trong và ngoài trường về vai trũ của quản lý người học cỏc lớp LKĐT) và 03 ý kiến ở nhúm giải phỏp 5 (Ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý người học cỏc lớp LKĐT) là ớt cần thiết. Tuy nhiờn, cú 06 ý kiờn cho rằng nhúm giải phỏp 1 là khụng cần thiết.
Cụng thức tớnh điểm trung bỡnh của từng biện phỏp:
Trong đú: - A, B, C, D, E lần lượt là ý kiến chọn mức độ rất cần thiết, cần thiết, ớt cần thiết, khụng cần thiết, khụng trả lời.
- N: là tổng số người được hỏi
N E D C B A TBX5 4 3 2
Bảng 3.1. Kết quả khảo sỏt tớnh cần thiết cỏc giải phỏp Biện
phỏp
Mức độ cần thiết của biện phỏp Điểm TB(X) Thứ bậc(Xi) Ghi chỳ 5 4 3 2 1 1 15 5 4 6 0 3,96 5 Cần thiết 2 27 3 0 0 0 4,90 1 Rất cần thiết 3 19 11 0 0 0 4,63 3 Rất cần thiết 4 21 9 0 0 4,70 2 Rất cần thiết 5 17 10 3 0 0 4,46 4 Rất cần thiết
Ghi chỳ: Mức độ cần thiết của giải phỏp: 5 - Rất cần thiết, 4 - Cần thiết, 3 - Ít cần thiết, 2 - Khụng cần thiết, 1 - Khụng trả lời.
Trong đú, biện phỏp 2: xõy dựng quy định cụ thể về quản lý người học cỏc lớp LKĐT được đỏnh giỏ là cần thiết nhất, điểm trung bỡnh là 4,90. Điều này phản ỏnh đỳng thực trạng của nhà trường hiện nay là đang thiếu một văn bản phỏp quy quy định về vấn đề quản lý người học cỏc lớp LKĐT. Biện phỏp 3: Nõng cao năng lực, phẩm chất đội ngũ quản lý người học cỏc lớp LKĐT và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động liờn kết đào tạo đạt điểm trung bỡnh 4,63 đạt thứ bậc 3. Biện phỏp 4: giữ mối liờn hệ với đơn vị phối hợp đào tạo, người học. cơ quan cụng tỏc của người học; tăng cường cụng tỏc quảng bỏ hỡnh ảnh và khả năng đỏp ứng nhu cầu đào tạo của trường cũng đạt giỏ trị trung bỡnh cao là 4,70 đứng thứ bậc 2. Biện phỏp 1: nõng cao nhận thức cho cỏc lực lượng trong và ngoài trường về vai trũ của quản lý người học cỏc lớp LKĐT và biện phỏp 5: ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào quản lý người học cỏc lớp LKĐT cũng đạt được giỏ trị trung bỡnh lần lượt là 3,96 và 4,46.
Về tớnh khả thi của cỏc giải phỏp:
Cỏc nhà quản lý cũng đều đỏnh giỏ cỏc giải phỏp đưa ra trong đề tài cú khả năng ỏp dụng hiệu quả trong quản lý người học cỏc lớp LKĐT trong thời gian tới.
Những giải phỏp được quan tõm nhất là nhúm giải phỏp số 3, 4, tuy nhiờn cũng
khụng trỏnh khỏi một số ý kiến cũn phõn võn, e ngại. (xem bảng 3.3.).
Cụng thức tớnh điểm trung bỡnh của từng biện phỏp:
Trong đú: - A, B, C, D, E lần lượt là ý kiến chọn mức độ rất khả thi, khả thi, ớt khả thi, khụng khả thi, khụng trả lời.
- N: là tổng số người được hỏi
Bảng 3.2. Kết quả khảo sỏt tớnh khả thi cỏc giải phỏp
Biện phỏp
Mức độ khả thi của giải phỏp
Điểm TB(Y) Thứ bậc (Yi) Ghi chỳ 5 4 3 2 1 1 13 6 7 4 0 3,93 5 Khả thi 2 19 11 0 0 0 4,63 3 Rất khả thi 3 21 9 0 0 0 4,70 1 Rất khả thi 4 20 10 0 0 0 4,66 2 Rất khả thi 5 17 13 0 0 0 4,56 4 Rất khả thi
Ghi chỳ: Mức độ khả thi của giải phỏp: 5 - Rất khả thi, 4 - Khả thi, 3 -
Ít khả thi, 2 - Khụng khả thi, 1 - Khụng trả lời.
í kiến cụ thể về cỏc biện phỏp như sau: