CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU CHUỖI CUNG ỨNG
2.3. Cấu trúc chuỗi cung ứng
2.3.3. Các mối quan hệ và các dịng chảy trong chuỗi cung ứng
Mỗi thành viên trong chuỗi giữ mối quan hệ với những thành viên khác theo chiều ngang và cả chiều dọc. Làm thế nào để thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong chuỗi và gắn chúng vào mục tiêu chung của tổ chức?
1. Các mối quan hệ
Cĩ 5 mức độ quan hệ trong chuỗi [61] dựa vào mức độ tích hợp. Theo cách thang đo tương đối này, một cực là mức độ tích hợp rất thấp (dạng thị trường rời rạc thuần túy - spot market), một cực là hệ thống tổ chức cấp bậc thuần túy (nơi các tổ chức tích hợp dọc hồn tồn theo chức năng).
Hình 2.5: Các mức độ quan hệ trong chuỗi cung ứng [61]
• Mối quan hệ ngắn hạn: Xây dựng trên cơ sở từng giao dịch riêng lẻ, các mối quan hệ được thiết lập và kết thúc dựa trên kết quả đàm phán về giá cả, hàng hĩa được mua bán chủ yếu dựa trên tiêu chuẩn.
• Mối quan hệ trung và dài hạn: Sản phẩm được mua bán với số lượng, thời gian và giá cả định trước. Các cơng ty kết hợp chức năng (chiều dọc) nhằm giảm bớt rủi ro. Nhiều giao dịch khơng cĩ hợp đồng ràng buộc một cách hợp pháp.
• Dạng liên kết để chia sẻ lợi nhuận: Mức độ hợp thức hĩa rõ ràng, minh bạch • và hợp pháp. Các thủ tục trong quan hệ đều thơng qua giấy phép, bản quyền. Những sản phẩm, dịch vụ hoặc thơng tin được chuyển giao đều cĩ bảo đảm về sở hữu.
• Liên mình dài hạn: Các tổ chức này ảnh hưởng lẫn nhau mà vẫn giữ được tính độc lập. Sự tự do và phụ thuộc giữa mỗi cơng ty là cĩ giới hạn.
• Tham gia mạo hiểm: là dạng đặc biệt của liên minh dài hạn, khi mà sự tích hợp lên tới mức độ cao tạo thành một dạng tổ chức mới để cùng chia sẻ lợi nhuận, rủi ro. Mỗi thành viên trong tổ chức phụ thuộc rất lớn vào nhau.
Mức độ tích hợp giữa các cơng ty trong chuỗi dựa trên nền tảng của việc chia sẻ thơng tin (Lee 2000 [26]), Mức độ chia sẻ liên quan đến quyết định thơng tin nào được chia (what), ai được chia (who) và chia sẻ như thế nào (how).
2. Các dịng chảy trong chuỗi cung ứng
Theo Martin Chrisopher [42], trong chuỗi cung ứng cĩ 3 dịng chảy cơ bản xuyên suốt chiều dài của chuỗi là dịng sản phẩm/ dịch vụ, dịng thơng tin và dịng tiền.
Hình 2.6: Dịng chảy trong chuỗi cung ứng
a. Dịng sản phẩm dịch vụ (cịn được gọi là dịng chảy vật lý)
Là dịng chảy khơng thể thiếu được trong chuỗi, xuất phát từ các nhà cung cấp đầu tiên đến người tiêu dùng (end to end). Các nhà quản lý tập trung vào kiểm sốt
dịng nguyên liệu bằng cách sử dụng dịng thơng tin sao cho dịng tiền đổ vào chuỗi là lớn nhất. Dịng nguyên liệu đi từ nhà cung cấp đầu tiên được xử lý qua các trung gian và được chuyển đến cơng ty trung tâm để sản xuất ra thành phẩm và chuyển đến tay khách hàng thơng qua các kênh phân phối. Như vậy mắc xích quan trọng nhất là cơng ty trung tâm, cơng suất yêu cầu của thị trường quyết định cơng suất hoạt động tại đây. Dịng nguyên vật liệu chảy trong chuỗi bị ảnh hưởng rất lớn bởi cấu trúc vật lý của các thành viên trong chuỗi (máy mĩc, thiết bị,…). Để dịng chảy này được xuyên suốt, dung lượng của các thành viên trong chuỗi phải đảm bảo đạt một mức yêu cầu tối thiểu để tránh ách tắc. Dịng chảy qua nguồn lực ách tắc sẽ tạo thành những điểm thắt cổ chai (bottle neck). Trong chuỗi cung ứng cĩ thể cĩ hơn một điểm này. Tồn bộ thơng lượng đầu ra phía sau điểm thắt cổ chai giảm bằng đúng thơng lượng qua đây và tiếp tục giảm nếu qua những điểm thắt cổ chai khác.
Hình 2.7: Các dịng chảy qua điểm thắt cổ chai
Những nguồn lực phía sau nguồn lực ách tắc trở nên lãng phí do dư thừa cơng suất trong khi cơng suất tại đầu ra khơng đủ đáp ứng yêu cầu chung cuả chuỗi. Cơng suất tại đầu ra là cơng suất thấp nhất trong chuỗi, nên sự thiệt hại ở điểm này khơng cịn mang tính cục bộ mà là của cả hệ thống. Theo Goldratt [11], các nhà quản lý cần
tìm và tìm và củng cố mắt xích yếu nhất trong chuỗi bằng cách bố trí các nguồn lực song song để đưa thêm năng suất vào điểm này.
b. Dịng thơng tin trong chuỗi
Cĩ tính 2 chiều:
• Dịng đặt hàng từ phía khách hàng về phía trước chuỗi: mang những thơng tin thị trường, đặc điểm sản phẩm, nhu cầu của khách hàng, và những ý kiến phản hồi của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ.
• Dịng phản hồi từ phía các nhà cung cấp: được nhận và xử lý thơng qua bộ phận thu mua. Các thơng tin phản hồi này phản ảnh tình hình hoạt động của thị trường nguyên liệu. Nĩ được xử lý rất kỹ trước khi chuyển tới khách hàng.
Hình 2.8: Thơng tin nối kết các bộ phận và thị trường
Mức độ chia sẻ thơng tin phụ thuộc đối tác được chọn lựa để chia sẻ, dạng thơng tin và chất lượng của thơng tin. Cĩ nhiều dạng thơng tin trong chuỗi cung ứng: dạng thơng tin chiến lược, chiến thuật, vận hành… Những thơng tin được chia sẻ thường mang lại lợi ích cho các thành viên trong chuỗi: chia sẻ thơng tin về vận chuyển hàng hố sẽ giúp các tổ chức hậu cần cải thiện mức độ phục vụ khách hàng, chia sẻ thơng tin sản xuất và bán hàng làm giảm mức tồn kho [4]. (Mỗi sản phẩm của P&G được bán tại Wal-Mart đều được máy quét ghi lại tại quầy tính tiền và cập nhật về P&G. Tại bất kỳ thời điểm nào P&G cũng biết được mức hàng hố đang cĩ tại Wal-Mart là bao nhiêu, qua đĩ họ cĩ thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung cấp hàng thích hợp).
Giá trị của thơng tin là kịp thời và chính xác, nĩ phụ thuộc vào lợi ích mà các cơng ty cĩ thể nhận được từ thơng tin đĩ. Giá trị nĩ khơng cịn nếu cơ hội đã trơi qua. Việc xử lý chậm hoặc trì hỗn chuyển giao thơng tin theo dịng ngược càng làm ảnh hưởng trầm trọng đến tốc độ đáp ứng của dịng sản phẩm dịch vụ theo chiều xuơi tới khách hàng, do vậy ảnh hưởng đến cả dịng tiền phía sau.
Trong chuỗi cung ứng, dịng thơng tin là dịng đi trước về mặt thời gian, nĩ xuyên suốt mọi quá trình, ngay sau khi cả dịng sản phẩm và dịng tiền đã thực hiện hồn tất. Vì vậy muốn quản lý được chuỗi cung ứng thì phải quản lý được dịng thơng tin. Thơng tin chỉ mang lại giá trị nếu cơng ty cĩ những đối ứng phù hợp (Gavirneni, 2002)[4]. Cĩ những thơng tin sẽ gây bất lợi nếu lọt vào tay đối thủ. Nhà quản lý nên phân loại thơng tin nào nên chia sẻ, thơng tin nào cần bị giới hạn, kiểm duyệt hay bảo mật. Để cĩ thể chia và nhận thơng tin cĩ giá trị, các nhà quản lý cần vượt qua một số rào cản nhất định về tâm lý.
Việc kiểm sốt khơng tốt dịng thơng tin, tâm lý muốn được an tồn trong tồn kho và việc tạm dừng đơn hàng chờ đặt số lượng lớn đã gây nên hiệu ứng dây thừng (Bullwhip Effect). Hiệu ứng này cịn được biết tới bởi nguyên lý Forrester [59], theo đĩ “mỗi sự thay đổi 10% nhu cầu tại nhà bán lẻ sẽ dẫn đến 40% thay đổi nhu cầu tại nhà máy sản xuất”. Do thơng tin đơn hàng bị biến dạng, tồn kho tính ngược về phía nhà cung cấp bị tăng dần và dao động bất ổn nên chi phí sản xuất tăng theo. Trong thực tế, những chuỗi càng dài thì ảnh hưởng của hiệu ứng này càng lớn.
Cĩ 4 nguyên nhân chính gây ra hiệu ứng này:
• Dự báo đơn hàng (demand forcast updating): Các nhà quản lý luơn muốn cĩ mức tồn kho an tồn, vì thế số liệu dự báo bao giờ cũng được cộng thêm một khoản “dự trữ” để tránh rủi ro. Kỹ thuật làm trịn số liệu cũng làm gia tăng sai số. Sai số được tích luỹ qua nhiều lần trong hệ thống sẽ đẩy kết quả dự báo cuối cùng lên cao hơn.
• Đặt hàng theo lơ (batch ordering): Dựa vào chi phí đặt hàng và sự tiện dụng, số lượng hàng hố cần thiết sẽ được tập hợp để đặt một lần theo lơ (khơng đặt liên tục). Khi đĩ nĩ bị nhà cung cấp xem như những đơn hàng bất thường phản ảnh sự gia tăng đột biến nhu cầu trên thị trường. Các đơn hàng này bị khuếch đại nhiều lần trong hệ thống gây biến dạng nhu cầu thực tế.
• Định mức và sự thiếu hụt (Rationing & Shortage Gamimg): Khi nhu cầu cao và nhà cung cấp khơng thể đáp ứng đủ, khách hàng thường đặt ra một định mức tối thiểu buộc nhà cung cấp phải giao hàng ở mức đĩ này (ví dụ 80% đơn hàng phải được giao trong đợt giao hàng đầu tiên. Nếu muốn cĩ đủ 100% đơn hàng, khách hàng phải đặt số lượng 125%. Kết quả là nếu nhà cung cấp đáp ứng được 80% hay 125% đơn hàng thì cuối cùng vẫn cĩ 25% sản phẩm bị dư thừa. Nhà cung cấp đã khơng được biết rằng số lượng này chỉ để dự trữ cho mức thiếu hụt của họ). Nếu bị huỷ đơn hàng thì rất dễ xảy ra tồn kho quá mức (over stock).
• Sự dao động của giá: Các cơng ty luơn khuyến khích mua hàng với số lượng lớn bằng các mức giá ưu đãi. Điều này xảy ra trong mỗi lớp trong chuỗi. Người mua sẽ mua hàng giá thấp với số lượng lớn để lưu kho bán dần. Khi mức giá bình thường hoặc cao, họ dừng lại việc mua hàng để chờ đủ số lượng lớn hơn để được hưởng chiết khấu.
Hiệu ứng dây thừng ảnh hưởng lên cả nhà cung cấp lẫn khách hàng. Chi phí sẽ tăng dần nếu tính theo dịng ngược do:
• Kho lưu trữ tại các trung tâm phân phối: Địi hỏi tăng thêm dung lượng. • Sản xuất: dung lượng hữu dụng biên giảm.
• Mức độ phục vụ khách hàng: giảm.
Chi phí mua hàng tính theo dịng xuơi cũng bị tăng lên. Chi phí tăng lên cả hai chiều trở thành gánh nặng của chuỗi mà người tiêu dùng phải gánh chịu từ nhu cầu “ảo” của thị trường. Các thành viên khác trong chuỗi cũng bị ảnh hưởng đến lợi nhuận khi chi phí tăng.
Biện pháp hạn chế hiệu ứng dây thừng trong chuỗi: • Đối với việc dự báo:
+ Thơng qua người tiêu dùng trực tiếp, khơng qua các kênh phân phối (Dell, Aple..).
+ Cập nhật liên tục các thơng tin. Các nguồn dữ liệu thơ cần được chia sẻ cả hai phía nhà máy lẫn nhà cung cấp.
+ Cần nhiều dữ liệu hơn cho việc dự báo, khơng những căn cứ vào những số liệu quá khứ mà nên thu thập thêm số liệu về tồn kho của khách hàng, nguyên nhân của những đơn hàng bất thường, các quy luật thị trường.
+ Dùng các phần mềm hỗ trợ đặt hàng (Computer Assistant Order). Ứng dụng VMI và EDI để cĩ số liệu cập nhật chính xác và giảm chi phí đặt hàng.
+ Đẩy nhanh tốc độ các dịng chảy qua chuỗi để rút ngắn thời gian đáp ứng, các dự báo trong ngắn hạn sẽ ít sai lệch và ít rủi ro hơn.
• Chia nhỏ đơn hàng:
+ Chia nhỏ đơn hàng giúp số lượng hàng hố cĩ mặt trên thị trường ít bị biến động. Nhưng đồng thời, nhà quản lý phải chấp nhận việc chi phí tăng do: 1/ Sản xuất
nhiều lần cho cùng một đơn hàng. 2/ Vận chuyển nhiều lần. Khi chia nhỏ đơn hàng người ta kết hợp sản xuất nhiều đơn hàng cùng một lúc và tận dụng các nguồn lực nhàn rỗi trong nhà máy.
+ Sử dụng các dịch vụ hậu cần bên ngồi, kết hợp nhiều loại sản phẩm trên cùng một chuyến vận chuyển để giảm chi phí.
• Đối với việc dao động của giá: Ứng dụng nhiều kỹ thuật làm giảm chi phí đặt hàng, sản xuất và vận chuyển (dùng JIT, Crossdocking, EDI,…), đàm phán với nhà cung cấp để cĩ được giá rẻ hàng ngày (Everyday Low Cost) và cam kết bán cho khách hàng giá thấp hàng ngày (Everyday Low Price) thay cho khuyến mãi theo chu kỳ.
• Việc thiếu hụt tạm thời: 1/ Chia sẻ thơng tin về khả năng sản xuất và mức tồn kho hiện tại. 2/ Dùng số liệu bán được trong thời gian gần nhất để lập kế hoạch sản xuất trong ngắn hạn.
c. Dịng tiền
Dịng tiền được đưa vào chuỗi bởi duy nhất người tiêu dùng khi họ đã nhận được sản phẩm/dịch vụ hoặc đầy đủ các chứng từ hố đơn hợp lệ. Cĩ thể thấy chính lợi nhuận đã liên kết các cơng ty lại với nhau.
Chuỗi cung ứng tạo nên chuỗi giá trị trong đĩ các thành viên cĩ cơ hội chia sẻ dịng tiền ở mức độ khác nhau tuỳ vào vai trị và vị thế của mỗi cơng ty. Phần thấp nhất thuộc về các cơng ty thực hiện các cơng đoạn sơ chế vì những cơng đoạn này tạo ra rất ít giá trị gia tăng cho sản phẩm. Nước ta cĩ rừng vàng, biển bạc đất phì nhiêu nhưng chỉ cĩ thể làm gia cơng cho các cơng ty gỗ nước ngồi, chỉ cĩ thể xuất khẩu dầu thơ, nơng, hải sản qua sơ chế. Vì vậy mà lợi nhuận thu được chẳng bao nhiêu trong khi tài nguyên ngày càng cạn kiệt. Muốn tăng dịng tiền, ta phải nắm giữ các cơng đoạn chiếm hàm lượng kỹ thuật hoặc chất xám cao chứ khơng chỉ là việc bán rẻ sức lao động và nguồn tài nguyên sẵn cĩ.
Tĩm lại, cấu trúc chuỗi cung ứng gồm hai thành phần cơ bản là cấu trúc (phần cứng) và cơ sở hạ tầng (phần mềm). Phần cứng tương đối ít biến động nĩ tạo thành khung sườn cho các hoạt động của chuỗi (trang thiết bị, nhà xưởng, máy mĩc…). Nĩ quyết định đến dung lượng sản xuất của chuỗi và ảnh hưởng tới những quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Phần mềm là cơ cấu tổ chức, các định chế hoạt động, các mối quan hệ, các dịng chảy… nĩ dễ dàng thay đổi và biến động. Như vậy, chuỗi cung ứng khơng phải là mơ hình bất biến mà là mơ hình “động” theo hướng thích nghi với mơi trường sản xuất kinh doanh.