❖ Nhà đầu tư: là người đứng đầu trong việc sáng lập và hoạt động của
Nhà hàng, trực tiếp hoạch định và chỉ đạo các phương hướng hoạt động, chiến lược, sách lược của Nhà hàng nhằm mục tiêu không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế và hướng phát triển của cơ sở. Đồng thời, nghiểm túc chấp hành phương châm, chính sách và tuân theo những quy định của pháp luật, tiến hành các kế hoạch kinh doanh những nhành nghề nhà nước không cấm.
❖ Ban giám đốc: là sự liên kết then chốt trong q trình thơng tin giữa
văn phịng cơng ty với các bộ phận. Ban Giám đốc cần phải phối hợp chỉ đạo với các trưởng bộ phận để đạt được mục tiêu tài chính của Trung tâm Hội nghịWhite Palace.
● Tổng giám đốc: tham gia vào việc xây dụng và thực hiện
các chính sách và chiến lược của White Palace. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về các công việc chung và điều phối công việc các bộ phận. Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và hội đồng quản trị.
● Phó tổng giám đốc: có trách nhiệm quản lý trực tiếp các
hoạt động của White Palace, xử lý các tình huống khẩn cấp, các lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặt biệt và chịu trách nhiệm về phúc lợi, an toàn của nhân viên và khách hàng.
● Giám đốc các khối phòng ban: những người ở cấp bậc
này là những người đứng đầu các bộ phận, họ trực tiếp báo cáo cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về các kế hoạch ngắn và dài hạn về tài chính, tiếp thị cũng như phát triển nhân sự trong lĩnh vực chuyên mơn cụ thể của mình.
❖ Tổng quản lý: đây là người với chức năng và nhiệm vụ quan trọng
trong Trung tâm Hội nghị, là người giám sát, chỉ đạo các phương thức mà Ban giám đốc xây dựng, chịu trách nhiệm trước nhà đầu tư về các nghiệp vụ quản lý và các phương thức kinh doanh đúng đắn, bên cạnh đó đây là người trực tiếp kiểm tra và đánh giá công việc chuyên môn của các phịng ban, đảm bảo việc hồn thiện đúng theo tiêu chí bộ phận đề ra.
❖ Các trưởng bộ phận: để quản lý Trung tâm Hội nghị một cách hiệu
quả cần phải có sự xác định rõ ràng về chức năng và quyền hạn, đặc biệt là cho các trưởng bộ phận, vai trò của các trưởng bộ phận thường được miêu tả theo chức danh, chỉ rõ trách nhiệm chính của họ, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khách để hồn thành cơng việc chung.
❖ Bộ phận nhà hàng ( F&B): cung cấp nhiều dịch vụ cho khách
nhưng tập trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống. Các dịch vụ này co thể được cung cấp tại các quày Bar và sảnh lớn. Cụ thể tại Trung tâm Hội nghị White Paclace là các dịch vụ hội nghị, tiệc cưới, sinh nhật, đại tiệc....
❖ Bộ phận kinh doanh và tiếp thị: trách nhiệm khai thác, tìm nguồn
khách hàng mới cho White Palace. Bộ phận này đống góp một vai trị quan trọng, thiết yếu trong tất cả các bộ phận khác của White Palace. Mục tiêu của bộ phận này là thu hút các khách hàng đến White Palace (khách từ cơ quan, tiệc cưới, hội nghị và hội thảo...). Đồng thời, quảng bá các dịch vụ của White Palaceđối với mọi đối tượng khách bên trong và bên ngoài Nhà hàng. Ở trung tâm White Paclace bộ phận này mang hai chức năng chính là bán, giới thiệu các sản phẩm về tiệc cưới và hội nghị. Bên cạnh đó, kết hợp với Ban giám đốc, bộ phận bếp để quyết định giá bán sản phẩm về đồ ăn, thức uống.
❖ Bộ phận kế tốn: có trách nhiệm theo dõi tồn bộ các hoạt động tài
chính của White Palacebao gồm nhận tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, chi tiêu trả lương, lưu trữ các số liệu kinh doanh, chuẩn bị cho các báo cáo nội bộ, kiểm tốn và các báo cáo về tài chính. Vì tầm quan trọng của dữ liệu tài chính và thống kê, bộ phận kế tốn phải kết hợp chặt chẽ với các bộ phận tiếp tân. Trong các nhà hàng và nhà hàng lớn, giám đốc tài chính chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận kế toán.
❖ Bộ phận nhân sự:
● Xác định mơ hình tổ chức bộ máy của White Palace và định biên lao động trong White Palace.
● Lập kế hoạch tuyển dụng lao động.
● Phối hợp với các bộ phận khác, xây dựng chức trách cho từng chức danh, các mối quan hệ của từng bộ phận.
● Quy chế đánh giá công việc từng chức danh, người đảm nhiệm công việc.
● Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên(bao gồm việc tuyển dụng và lựa chọn nhân sự bên trong và bên ngoài) cũng như các chương trình đào tạo định hướng, đào tạo quan hệ với nhân viên, bồi dưỡng quan hệ lao động và phát tiển nguồn nhân lực.
● Đề ra và chấp hành các chế độ quản lý người lao động.
● Tham gia biên soạn và sữa chữa quy chế, điều lệ cho White Palace.
● Phòng ban này cũng là bộ phận chịu trách nhiệm về các vấn đề bồi thường vì họ có khả năng về tư vấn luật, chính vì thế đây là bộ phận mang chức năng bồi thường.
❖ Bộ phận kỹ thuật: có trách nhiệm sữa chữa, bảo quản các trang
thiết bị bên trong White Palacecũng như thực hiện định kỳ chương trình bảo dưỡng, chương trình này dự báo trước các vấn đề có thể phát sinh đối với trang thiết bị và phương tiện để đảm bảo chúng khơng bị hỏng hóc bằng cách duy trì chúng ở tình trạng hoạt động tốt. Điều đặc biệt ở White Palace có một xưởng cơ khí và xưởng mộc riêng biệt nên các vật dụng sử dụng trong các chương trình tiệc được tu bổ thường xuyên, ngồi ra bộ phận này có thể đảm trách các cơng việc sữa chữa xây dựng... và đặc biệt khi cần bổ sung nhân lực, họ cũng có khả năng chạy bàn và đứng quầy Bar.
❖ Bộ phận chương trình: là bộ phận hoạt động riêng lẻ, với chức
năng chính là phục vụ các chương trình phụ họa cho chương trình tiệc cưới thêm sinh động và chuyên nghiệp, bộ phận này bao gồm các thành viên trực tiếp tham gia dàn dựng, xây dụng và sáng tạo cho các chương trình. Tổ chức huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên về các động tác kỹ thuật như múa lân, nghệ thuật vỗ tay, dàn chào, dàn kèn và khui Champane...., có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật thực hiện chương trình trực tiếp trong mỗi lễ cưới.
❖ Bộ phận lễ tân: là trung tâm cầu nối giữa khách hàng và White
Palace, tham mưu, trợ giúp cho White Palace, thể hiện bộ mặt tích cực. Ngồi cơng tác tư vấn, hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng, đây còn là trung tâm để Marketing các sản phẩm dịch vụ, tiện ích của cơ sở kinh doanh, là một kênh thơng tin di động, vơ cùng năng động và tiện ích đem lại những cảm nhận tốt đẹp từ ấn tượng ban đầu.
❖ Bộ phận bảo vệ: có trách nhiệm chính trong biệc bảo vệ an toàn cho
khách từ giai đoạn đến và tham dự trong White Palace, bao gồm sự an toàn của toàn thể nhân vên và tài sản. Bộ phận này có thể bao gồm cả việc tuần tra các khu vực xung quanh và điều khiển các thiết bị giám sát. Tham gia giám sát về q trình chấm cơng nhân viên trong ca làm việc, kiểm soát việc thực hiện nội quy nhân viên về đồng phục, tác phong và giờ giấc ca làm việc, bảo quản nhà xe nhân viên và của quan khách.
❖ Bộ phân Housekeeping: chức năng và nhiệm vụ chuyên trách về
các vấn đề vệ sinh, tạp vụ, đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban, phòng nhân viên cũng như phụ trách vấn đề vệ sinh sẽ khu vực toilet của khách và nội bộ, giữ gìn vệ sinh các mặt kính và các vật dụng trang trí.
❖ Bộ phận cắm hoa: chuẩn bị hoa trang trí theo chủ đề của tiệc cưới,
phụ trách sáng tạo thêm nhiều kiễu mẫu sinh động, tươi tắn, tạo khơng gian tươi mát tồn khu vực. Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa để phục vụ cho công tác tổ chức tiệc.
❖ Bộ phận bếp: cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách, hạch tốn chi
phí cho hoạt động ăn uống, tạo lợi nhuận cho nhà hàng… Bên cạnh đó, quy trình kiểm sốt cơng việc của bộ phận bếp bao gồm: nhận thực phẩm từ bộ phận thu mua, định lượng cho từng món ăn hợp lý, sử dụng nguyên vật liệu chế biến, nhận món từ order của khách hàng, tiêu hủy thức ăn hoặc nguyên vật liệu dư thừa.
❖ Bộ phận thu mua và cung ứng: phụ trách thu mua tất cả các loại
hàng hóa, nguyee6n vật liệu cần thiết phục vụ cho việc kinh doanh của nhà hàng.
1.7 Ứng dụng công nghệ thông tin và thương mại điện tử trong kinh doanh
● Sử dụng hệ thống máy nhận diện khuôn mặt trong việc chấm công, điểm danh, quản lý ngày nghĩ, ngày phép, giờ vào ca làm việc,…của nhân viên.
● Ngoài liên kết với một số ứng dụng thương mại điện tử cơ bản như: mạng xã hội (facebook, zalo,…), marketing trên các trang mạng liên kết (marry.vn, booking.com…), trang web chính thức của White palace cũng được thiết kế độc quyền một cách ấn tượng, độc đáo, trực quan và dễ dàng tương tác sử dụng. Địa chỉ trang web chính thức của White Palce : whitepalace.com.vn
● Hệ thống thanh toán đa dạng cho khách hàng bằng nhiều hình thức như thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt, thanh toán qua thẻ atm, thẻ nội địa, thẻ quốc tế
Hình 1.3: Trang web chính thức của White Palace: www.whitepalace.com.vn (Nguồn : internet)