1.5. Nội dung quản lý học liệu tại thƣ viện đại học đáp ứng yêu cầu đào tạo
1.5.4. Quản lý công tác bảo quản, thanh lọc học liệu
Công tác bảo quản học liệu là một thuật ngữ đƣợc định nghĩa theo nhiều cách khác nhau.
Bảo quản chỉ những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các học liệu thƣ viện và lƣu trữ khỏi làm hƣ hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phƣơng pháp kỹ thuật do chuyên môn đề ra.
Bảo quản học liệu thƣ viện là một quá trình thống nhất và liên tục bắt đầu từ khi tài liệu nhập vào thƣ viện và tiếp tục thƣờng xuyên trong mỗi thời gian bảo quản và sử dụng. Bên cạnh thuật ngữ “bảo quản” ngƣời ta còn sử dụng các thuật ngữ khác nhƣ “an tồn học liệu”, “bảo tồn”.
Cơng tác bảo quản học liệu cũng là một khâu công tác quan trọng trong quá trình xử lý nghiệp vụ thƣ viện. Học liệu là những sản phẩm vật chất dễ bị xâm hại và hƣ hỏng cho dù chúng có đƣợc cấu thành từ bất cứ vật liệu gì đi nữa thí các yếu tố khách quan nhƣ ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập cơn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên đều có thể gây ra hƣ hại đến học liệu. Bên cạnh đó những yếu tố chủ quan nhƣ việc sử dụng học liệu chƣa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lý cũng đều ảnh hƣởng và làm hƣ hại học liệu. Do đó việc bảo quản học liệu cần đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên và nghiêm túc nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên và tiết kiệm ngân sách cho nhà trƣờng [14].
Thanh lọc học liệu thư viện là đƣa ra khỏi kho sách những học liệu
không phù hợp với diện phục vụ của thƣ viện, thừa bản, lạc hậu về nội dung, bị hƣ hỏng không thể phục hồi, bị mất trong quá trình phục vụ ngƣời sử dụng thƣ viện để chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc để thực hiện thanh lý tài sản thuộc thƣ viện [9].
Học liệu thuộc diện phục vụ của thƣ viện là những học liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, nhu cầu của ngƣời sử dụng mà thƣ viện có trách nhiệm phục vụ.
Thanh lọc học liệu là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thƣ viện đƣợc thực hiện thƣờng xuyên theo định kỳ nhằm nâng cao chất lƣợng nguồn học liệu thƣ viện, góp phần giảm bớt thời gian lấy học liệu
phục vụ ngƣời sử dụng, tiết kiệm chi phí cho cơng tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu thƣ viện và để tận dụng giá trị sử dụng của học liệu.
Vậy quản lý công tác bảo quản, thanh lọc học liệu cũng là vấn đề cần thiết trong quản lý học liệu thƣ viện đại học nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả phục vụ NDT trong bối cảnh đổi mới giáo dục và đào tạo hiện nay.
1.5.5. Quản lý cơ sở vật chất- trang thiết bị thư viện phục vụ công tác học liệu
Quản lý cơ sở vật chất (CSVC) của thƣ viện, là quản lý trụ sở thƣ viện, các trang thiết bị (TTB) kỹ thuật máy móc, các thiết bị nội thất nhƣ giá sách, bàn đọc,…Quản lý cơ sở vật chất của thƣ viện nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu cho các hoạt động của cán bộ thƣ viện, trong công tác chuyên môn, và cho bạn đọc trong việc đọc sách, khai thác thông tin tại thƣ viện.
Về mục tiêu chung của CSVC- TTB thƣ viện tập trung vào ba nội dung cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống CSVC- TTB phục vụ cho công tác học liệu tại thƣ viện trƣờng đại học.
- Sử dụng CSVC- TTB đạt hiệu quả cao
- Bảo quản hệ thống CSVC- TTB theo đúng các quy định của Nhà nƣớc.
Về chức năng cơ bản của quản lý CSVC-TTB:
- Lập kế hoạch là quá trình tạo lập các mục tiêu về CSVC- TTB, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đó. Xây dựng kế hoạch trang bị, bổ sung CSVC- TTB. Xây dựng các quy chế, quy trình quản lý sử dụng, sửa chữa và bảo quản nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo và hiệu quả sử dụng.
- Tổ chức việc thực hiện các kế hoạch trên. Để quản lý CSVC- TTB, lãnh đạo thƣ viện quy định việc sử dụng, phân công ngƣời và các bộ phận phụ trách.
- Kiểm tra, đánh giá việc quản lý CSVC- TTB theo các mục tiêu đề ra tập trung vào các yếu tố nhƣ: Xây dựng chuẩn kiểm tra để thực hiện, đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn, điều chỉnh hoạt động khi thấy có sự chƣa phù hợp.
Nhƣ vậy, hoạt động quản lý CSVC- TTB thƣ viện phục vụ công tác học liệu trải qua ba nội dung cơ bản là lập kế hoạch; tổ chức và lãnh đạo việc thực hiện kế hoạch; kiểm tra đánh giá lại các hoạt động và thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
1.6. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý học liệu của thƣ viện trƣờng đại học