II. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công tác kế toán bán hàng tại Doanh nghiệp
3. Phiếu xuất kho.
- Mục đích: Phiếu xuất kho là để theo dõi lợng hàng thực tế xuất kho.
- Cỏ sở ghi chép: Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên lệnh xuất kho của thủ trong đơn vị. Phiếu lập phải chính xác l- ợng hàng hố đợc xuất ra.
- Nội dung và phơng pháp ghi chép:
Bao gồm thời điểm lập phiếu kho tức là thời điểm hàng đợc xuất ra gồm có ngày, tháng, năm.
Tiếp dới là họ tên ngời nhận hàng, địa chỉ nhận. Tiếp dới là lý do xuất kho, xuất tại kho nào.
Tiếp dới là một bảng 8 cột biểu thị số liệu liên quan tới hàng xuất và đợc đánh dấu A, B, C, D, 1, 2, 3, 4.
Cột A: Là cột số thứ tự, ở đây có một mặt hàng.
Cột B: Là cột tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, sản phẩm hàng hố. Ví dụ ở đây là bột mì chìa khóa xanh.
Cột C: Mã số hàng hóa để phân biệt với hàng hố khác. Cột D: Đơn vị tính.
Cột số lợng: Chia làm 2 cột yêu cầu và thực xuất. Cột 1: Yêu cầu: Số lợng hàng theo yêu cầu. Cột 2: Số lợng hàng thực xuất ra.
Cột 3: Đơn giá: tức là gía trị một đơn vị tính của hàng hố.
Cột 4: Ghi số tiền mỗi mặt hàng bao nhiêu tiền. Nó đ- ợc xác định bằng cột 2 X cột 3.
Trong ví dụ minh hoạ số lợng hàng xuất của bột mỳ chìa khố xanh là 500 kg, đơn giá là 4600đ.
39
Dòng ngang cuối cùng ghi tổng cộng số tiền hàng xuất ra.
Tiếp dòng dới ghi cộng thành tiền bằng chữ.
Phía dới bảng phải ghi ngày, tháng, năm xuất kho.
Dòng cuối cung phải ghi rõ họ tên thủ trởng đơn vị, kế toán trởng phụ trách cung tiêu, ngời nhận, thủ kho.
Phiếu xuất kho là căn cứ vào thẻ kho và bảng kê số 8.
4. Thẻ kho:
- Mục đích: Theo dõi số lợng nhập, xuất tồn kho từng thứ vật t sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Lám căn cứ xác định tồn dự trữ vật t, sản phẩm hàng hoá, xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
- Cơ sở ghi chép: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật t sản phẩm hàng hoá nhãn hiệu đúng quy cách. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi vào cột tơng ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dịng cuối ngày tính số tồn kho, sau mỗi lần kiểm kê phải điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp số thực tế theo chế độ quy định.
- Nội dung và phơng pháp ghi chép: Thẻ kho phản ánh số lợng hàng hoá nhập, xuất tồn kho. Thẻ kho phải có đầy đủ ngày, tháng nhập thẻ, tên nhãn hiệu quy cách vật t, sản phẩm, hàng hố. Cụ thể ví dụ minh hoạ là Bột mì Chìa Khố Xanh, đơn vị: kg.
- Thẻ kho gồm 9 cột. Trong đó: + Cột số thứ tự.
+ Cột chứng từ: Trong đó bao gồm số liệu, ngày nhập xuất.
40
+ Cột trích yếu: Ghi rõ họ tên cơng ty bán hàng và xuất hàng ra.
+ Cột số lợng: Trong đó gồm có số lợng nhập, số lợng xuất, số lợng hàng hoá tồn kho. Cột tồn kho phản ánh số lợng vật t hàng hố cịn tồn lại trong kho đến cuối ngày... Cột tồn sẽ đợc tính bằng cột nhập – cột xuất.
+ Cột ký xác nhận của kế tốn.
Trong ví dụ minh hoạ của thẻ kho tháng 6 năm 2005 ta sẽ thấy đợc lợng hàng hoá, nhập , xuất tồn kho hàng hố trong tháng. Ngày 12/06/2005 Doanh nghiệp nhập 10.000 kg bột mì Chìa Khố Xanh của cơng ty bột mì Bình Đơng. Đồng thời, cũng vào ngày 12/06/2005 Doanh nghiệp lại xuất 500 kg bột mì Chìa Khố Xanh cho cơng ty Dơng Quang. Vì vậy hàng tồn của ngày 12/06/2005 là 9802 kg.
- Nhiệm vụ của kế toán: Thẻ kho là chứng từ do thủ kho ghi chép hàng ngày nhng kế tốn lại có nhiệm vụ lập thẻ và cá chỉ tiêu: tên nhãn hiệu, quy cách vật t sản phẩm hàng hoá, mã số trớc khi giao hàng cho thủ kho.
Hàng tháng theo định kỳ , nhân viên kế toán vật t xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho.
Dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất kế toán kiểm tra lợng nhập, xuất kho xem số lợng có đầy đủ, khớp không để kiểm tra. Kiểm tra xong số liệu nhập, xuất tồn đợc kiểm tra xong. Kiểm tra xuống kho kiểm tra số lợng tồn trong kho đến thời điểm đó có chính xác khơng. Nếu đúng thủ kho ký xác nhận lại thẻ kho và giao cho thủ kho lu lại.
41