STT Bộ phận Dự kiến kế hoạch Thực tế Thừa/thiếu lao động so với kế hoạch (+/-) 1 Ban TGĐ 0 0 0
2 Ban kiểm sốt nội bộ 1 3 +2
3 Giám đốc chun mơn 2 1 -1
4 Phịng tổ chức hành chính 7 5 -2 5 Phòng kinh doanh 8 10 +2 6 Phòng tài chính kế tốn 2 3 +1 7 Phịng kỹ thuật chất lượng 2 4 +2 8 Phòng dự án 5 1 - 4 9 Nhà máy sản xuất 25 10 -15 Tổng 52 37 -15 (Nguồn: Phịng hành chính nhân sự)
Qua bảng số liệu cho thấy: tổng số nhân lực năm 2015 thừa so với kế hoạch đề ra trong đó thừa ở bộ phận nhà máy sản xuất. Điều này dễ dàng có thể giải thích là do năm 2015 Cơng ty đã có những quản lý tới việc quản trị và phân bổ sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý và tận dụng tối đa việc sử dụng nguồn lao động nhàn rỗi ở các bộ phận trong nhà máy.
Thông qua kế hoạch nhân lực đã giúp Hoàng Kim xác định được kế hoạch tuyển dụng, đào tạo,… một cách cụ thể hơn để đảm bảo cho Công ty đủ nhân lực (cả về số lượng và chất lượng) tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng như các kế hoạch về đào tạo nâng cao tay nghề người cơng nhân và trình độ quản lý của người lãnh đạo.
b. Tuyển dụng nhân lực tại Hoàng Kim
Việc tuyển dụng nhân lực tại Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Kim sẽ gồm công tác tuyển mộ và công tác tuyển chọn nhân lực như sau: Tại Hoàng Kim, nhân viên tuyển dụng và đào tạo sẽ thường xuyên xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng (tuyển dụng bao nhiêu người, những vị trí nào cần tuyển dụng,…) của Cơng ty để đề bạt với cấp trên về việc tuyển dụng. Các nhu cầu này xuất phát từ lý do:
Tuyển dụng thay thế: Đó là khi Cơng ty cần tuyển dụng để thay thế cho nhân viên xin thôi việc, bị sa thải, nghỉ hưu, …hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng, khẩn trương để đảm bảo tính liên tục trong cơng việc của Cơng ty.
Tuyển dụng dự án: Hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình
của Cơng ty tạo ra nhu cầu lao động.
Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng và trình cấp trên đồng ý cho tuyển dụng, tiếp theo Công ty sẽ lập kế hoạch tuyển dụng. Lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các việc như: xây dựng bản mô tả công việc cho tất cả vị trí cần tuyển dụng, bản tiêu chuẩn công việc cho vị trí đó, phân cơng nhân viên phụ trách tại các phần của quy trình tuyển dụng, lập hội đồng tuyển dụng,…
Nguồn tuyển dụng: Trước khi đăng tin tuyển dụng, Hoàng Kim sẽ cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí cơng việc nào nên lấy người từ bên trong Công ty và vị trí nào nên lấy người từ bên ngồi Cơng ty để có phương pháp tuyển dụng phù hợp:
Đối với nguồn bên trong, thường đối với những vị trí tuyển dụng cấp cao hơn vị
trí mà nhân viên nào đó đang đảm nhận, như vậy sẽ tạo được động cơ tốt cho tất cả những người làm việc trong tổ chức vì khi họ biết sẽ có cơ hội được đề bạt, họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tốt hơn, sẽ làm tăng sự thỏa mãn đối với cơng việc, sẽ tăng được tình cảm, sự trung thành của mọi người đối với tổ chức. Thêm vào đó, những người đang làm việc tại Cơng ty sẽ dễ dàng nắm bắt công việc hơn khi đã quen với văn hóa, nội quy Cơng ty; có thể vận dụng ngay mối liên hệ với các phòng ban khác; lãnh đạo cũng hiểu rõ về ưu, nhược điểm của nhân viên đó;…
Đối với nguồn bên ngồi, đây là những người mới đến xin việc, những người
này bao gồm:
Những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ. Những người đang làm việc tại các tổ chức khác.
Thông báo tuyển dụng:
Sau khi đã xác định được số lượng nhân sự cần tuyển dụng, vào vị trí nào, làm việc tại đâu, nguồn bên trong hay bên ngồi thì cán bộ nhân sự được giao nhiệm vụ sẽ đăng tin tuyển dụng trên nhiều hình thức như:
Thơng báo tới tồn thể nhân viên trong Công ty hoặc trong một phạm vi nhất định vị trí tuyển dụng chỉ có nhân viên trong Cơng ty được ứng tuyển.
Qua các website: www. Hoàng Kim .com.vn, www.vnjob.vn, www.vietnamwork.com Với mỗi thơng báo vị trí tuyển dụng, Cơng ty đều trình bày các phần như vị trí tuyển dụng, mơ tả cơng việc, quyền lợi được hưởng, thông tin liên hệ, giới thiệu về Công ty, yêu cầu hồ sơ dự tuyển, ... nhằm giúp các ứng việc có thể có thơng tin cơ bản nhất khi quyết định nộp hồ sơ vào Doanh nghiệp tư nhân Hồng Kim.
Cơng tác tuyển chọn: bao gồm hai hình thức sơ tuyển và thi tuyển
Sơ tuyển: Sau khi đã tiếp nhận hồ sơ ứng viên thông qua email hoặc nộp trực tiếp tại văn phịng của Hồng Kim thì cán bộ chuyên trách tiến hành lựa chọn hồ sơ. Công ty sẽ xem xét hồ sơ ( bao gồm CV, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch,…) rồi tiến hành sàng lọc và lựa chọn hồ sơ thích hợp với yêu cầu vị trí cần tuyển dụng.
Thi tuyển: Sau khi đã lựa chọn được những hồ sơ phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ cử người gọi điện thoại cho các ứng viên để hẹn lịch (thời gian và địa điểm) phỏng vấn.
Cán bộ tuyển dụng lập hội đồng tuyển dụng, sắp xếp, bố trí hợp lý thời gian để các thành viên trong hội đồng phỏng vấn có thể cùng tham gia và địa điểm để phỏng vấn. Thơng thường, buổi phỏng vấn sẽ có nhân viên của bộ phận nhân sự, nhân viên bộ phận cần tuyển dụng và có thể có cả quản lý (tùy vào vị trí tuyển dụng).
2.1.3. Tình hình biến động nhân sựa. Về mặt số lƣợng a. Về mặt số lƣợng
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh nghề so với nhu cầu của cơng ty thì việc bố trí lực lượng lao động này tương đối hợp lý. Đối với một cơng ty
thì u cầu của việc tổ chức bộ máy quản lý với hiệu quả cao là trong một chiến lược lâu dài vì sự thành bại của một tổ chức do bộ máy này đảm nhận. Nhưng hiệu quả của loại lao động này không thể đo đếm bằng hiện vật mà phải đánh giá cả quá trình hoạt động của tổ chức ở hiện tại cũng như lâu dài. Nắm bắt được thuộc tính của loại lao động này cơng ty ln ý thức được sự hồn thiện một bộ máy quản lý năng động, sáng tạo, nhiệt tình mang lại hiệu quả cao.
b. Về mặt chất lượng
Theo số liệu từ phịng TC-HC thì ban giám đốc có trình độ chun mơn đào tạo không đúng ngành nghề, Bao gồm hai cử nhân kinh tế và một cử nhân luật… sở dĩ có hiện tượng này là do Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Kim được thành lập và bổ nhiệm ban giám đốc theo tiêu chí có thâm niên cơng tác lâu năm trong ngành, và đã thành cơng ít nhiều trước đây để điều hành cơng ty cịn non trẻ. Tuy chức danh nghề khơng phù hợp với trình độ chuyên môn đào tạo nhưng hiệu quả kinh doanh mang lại đã chứng tỏ việc bố trí hợp lý lao động, dùng đúng người đúng việc.
2.1.4 Tình hình nhân sự nghỉ việc
Thông thường, tỷ lệ thôi việc là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá mức độ hài lòng của người lao động trong doanh nghiệp. Tỷ lệ lao động nghỉ việc, đặc biệt nghỉ việc vì lý do người lao động không thỏa mãn với công việc của họ càng cao chứng tỏ tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp càng có nhiều vấn đề và cần phải xem xét lại. Bảng 2.5: Bảng tỷ lệ nghỉ việc từ năm 2012 – 2015 Năm 2012 2013 2014 2015 Tổng số lao động trung bình 120 145 215 160 Tổng số lao động nghỉ việc 5 3 7 15 Tỷ lệ nghỉ việc 4,16% 2,07% 3,26% 9,37%
(Báo cáo nhân sự của Công ty từ 2012 – 2015)
Dựa vào bảng số liệu 2.5, ta thấy tỷ lệ nghỉ việc của Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Kim trong những năm 2015 gần đây là khá cao. Mặc dù ta có thể nhận thấy lĩnh vực mà Công ty đang hoạt động là lĩnh vực nhìn chung có sự ln chuyển về lao động tương đối mạnh mẽ so với các lĩnh vực khác nhưng cũng phải nói đến
nguyên nhân xuất phát từ bên trong Doanh nghiệp tư nhân Hồng Kim dẫn đến tình trạng nghỉ việc là do hệ thống lương thưởng.
2.1.5. Chính sách nhân sự của Công ty
Nhân lực là vấn đề cốt lõi trong mỗi tổ chức, chính vì vậy Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Kim đã nghiên cứ, xem xét để đưa ra các cách thức và phương pháp nhằm tạo động lực cho người lao động, để người lao động tích cực thực hiện cơng việc, cụ thể như sau:
a. Hệ thống tiền lƣơng
Lãnh đạo Công ty nhận thức được tầm quan trọng của tiền lương đối với NLĐ nên đã duy trì việc tăng lương hàng năm cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong Công ty.
Bảng 2.6 Bảng mô tả phiếu tiền lương của CBCNV
PHIẾU LƢƠNG
Tháng – 10 ĐVT: VNĐ
Mã số nhân viên 22536 Họ và tên Nguyễn Thị Mai
Số ngày làm việc 26 Bộ phận PPM-OM-W
Số ngày tăng ca 0 Lương căn bản 4,323,000
THU NHẬP CÁC KHOẢN C.TY NỘP THAY
Lương thưởng - * Cơng ty đóng BHTN cho NLĐ
Lương BHXH trả thay - - BHTN cty đóng 2% và 0.5% BHYT 108,075
Lương tháng 4,323,000 * Các khoản trích từ lương NLĐ để nộp
- Tiền tăng ca - - Thuế Thu nhập cá nhân 16,000
- Tiền trách nhiệm 200,000 - Số người thuộc G/trừ gia cảnh -
- Tiền tay nghề - - BHYT (1%) 43,000
- Trợ cấp Đ/ biệt - - Tiền cơng đồn
- Tiền độc hại -
- Hỗ trợ tiền nhà ở/ đi lại -
Tổng tiền lương, thưởng 4,723,000 Tổng trích từ lương 275,000
Thực lãnh 4,448,000
(Nguồn: Phịng kế tốn của Công ty)
b. Hệ thống khen thƣởng
Công ty chủ yếu sử dụng hình thức tiền thưởng. Cơng ty vừa có những khoản thưởng cố định trong những dịp đặc biệt mang đầy ý nghĩa khích lệ cho NLĐ, vừa có những khoản thưởng nhằm kích thích NLĐ hồn thành tốt nhiệm vụ, phát huy tinh thần học hỏi cũng như khả năng sáng tạo, cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc.
c. Hệ thống đánh giá
Trong hệ thống đánh giá, việc đánh giá đã có sự tham gia tự đánh giá của cá nhân NLĐ vừa góp phần làm tăng tính chính xác của kết quả đánh giá, vừa làm tăng ý thức trách nhiệm của NLĐ đối với cơng việc của mình. Đó là vì thực tế khơng ai khác hiểu rõ tình hình thực hiện cơng việc của mình bằng chính bản thân NLĐ.
d. Cơng tác đào tạo và phát triển
Công ty đã quan tâm đầu tư cho công tác đào tạo không chỉ về số lượng người được đào tạo mà còn đa dạng trong lĩnh vực đào tạo. Với lao động trực tiếp thì đào tạo nâng cao tay nghề, cập nhật cơng nghệ kỹ thuật mới, cịn với lao động gián tiếp thì chủ yếu là bồi dưỡng nghiệp vụ.
e. Điều kiện và trang thiết bị làm việc
Trang thiết bị của Công ty khá đầy đủ, hiện đại, chứng tỏ lãnh đạo Công ty đã quan tâm đến việc chăm lo môi trường làm việc, luôn tạo điều kiện tốt nhất để NLĐ làm việc hiệu quả, cống hiến nhiều hơn cho Cơng ty.
Hện tại Doanh nghiệp tư nhân Hồng Kim đang từng bước xây dựng văn hóa cho mình, với những nét đặc trưng riêng. Cụ thể là Công ty đã tổ chức cho NLĐ tham gia khóa học về văn hóa doanh nghiệp, xây dựng bộ cơng cụ nhận diện thương hiệu của Công ty, thiết kế lại văn phòng nhà xưởng mang đặc trưng riêng của Hoàng Kim như cách bày trí màu sắc, các khẩu ngữ, biểu ngữ.
2.1.6. Công tác đánh giá nhân sự của Công ty
Đối tượng đánh giá của hệ thống đánh giá là tồn bộ CBCNV cơng tác tại Cơng ty. Đó là một số lượng đối tượng đánh giá khá lớn với những đặc thù công việc rất riêng. Vì vậy, NLĐ trong Công ty được phân chia làm 3 đối tượng đánh giá chính bao gồm:
Các trưởng phịng, tổ trưởng, trưởng nhóm.
Nhân viên nói chung (kỹ thuật viên, nhân viên, kỹ sư). Cơng nhân, lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
a. Đánh giá thực hiện công việc hàng tháng
Với hệ thống đánh giá thực hiện công việc hàng tháng, Công ty áp dụng phương pháp đánh giá các tiêu chí theo bảng điểm. Nội dung đánh giá tháng của Cơng ty bao gồm 6 tiêu chí: An tồn lao động, hồn thành cơng việc, tinh thần tiết kiệm, tính chun cần, tinh thần làm việc nhóm, chấp hành quy định của Cơng ty.
Dựa vào 6 tiêu chí để đánh giá thực hiện cơng việc cho nhân viên trong tháng Công ty đã xây dựng thang điểm riêng ứng với từng mức đánh giá như sau:
Bảng 2.7: Bảng thang điểm cho các mức đánh giá thực hiện công việc theo tháng
Loại S A B C D
Xuất sắc Tốt Trung bình Dưới trung bình Kém
Điểm > 4,5 - 5 4 – 4,5 3 - < 4 2 - < 3 < 2
(Nguồn: Quy định đánh giá của Công ty)
Với việc áp dụng phương pháp đánh giá các tiêu chí theo bảng điểm trong đánh giá tháng nên chỉ có một mẫu phiếu đánh giá tháng duy nhất được áp dụng chung cho quản lý, kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên và công nhân, bảo vệ, tạp vụ, lái xe.
b. Đánh giá định kỳ
Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Kim đang thực hiện hệ thống đánh giá định kỳ theo hai cấp độ đó là: đánh giá phịng và đánh giá cá nhân. Trong đó, đánh giá cá nhân được tiến hành theo hai phần là: đánh giá thực thi công việc và đánh giá năng lực, còn đánh giá phòng được tiến hành căn cứ vào hệ thống đánh giá thực hiện công việc (KPI) đã được lập từ trước.
2.1.7. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
a)Căn cứ kế hoạch kinh doanh của Công ty:
Hội đồng quản trị xác định phương hướng sản xuất kinh doanh: Thông qua chiến lược kinh doanh mà Cơng ty có thể xác định được lượng lao động mới cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm là bao nhiêu, qua đó Cơng ty có thể dự trù được lượng lao động mới, lĩnh vực cần đào tạo mới. Cùng đó với kế hoạch chi tiết hàng năm về sản phẩm, sản lượng cũng như doanh thu của mỗi ngành sản xuất kinh doanh mà ban TGĐ có thể xác định được số NLĐ cần bồi dưỡng, nâng cao trình độ để đáp ứng được những yêu cầu tương lai về công nghệ, quản lý, thị trường và nhân sự.
Thông qua đánh giá định kỳ của các Trưởng phòng/ bộ phận để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của Công ty.
Dựa vào thực tế của phịng/ bộ phận và Bản tiêu chuẩn trình độ tối thiểu. Cách tiến hành xác định nhu cầu đào tạo của Công ty
Nhu cầu đào tạo năm:
Định kỳ vào đầu quý I hàng năm các cấp quản lý phối hợp với nhóm nhân sự xác định nhu cầu đào tạo cho NLĐ về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật,…
b)Căn cứ vào nhu cầu đào tạo của Công ty:
Yêu cầu thực tế của bộ phận phòng ban, kết quả đánh giá định kỳ, bảng tiêu chuẩn trình độ tối thiểu, người phụ trách các bộ phận, phòng ban tập hợp, đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo, từ đó lập danh sách “Kế hoạch đào tạo” gửi phòng Quản trị và phát triển thương hiệu của Công ty.
Mức lương 7 6.3 5.8 5.4 6 5 4.3 4 3 2 1 0 2012 2013 2014 2015 a) Hệ thống tiền lương
Tiền lương là nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng tới sự gắn bó làm việc lâu dài của cơng nhân viên với Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của tiền lương đối với NLĐ nên đã duy trì việc tăng lương cho cán bộ công nhân viên hàng năm và được