7. Kết cấu nội dung
2.2. Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ sở khám chữa bệnh
2.2.2.3.1. Ủy quyền và phê duyệt
Việc ủy quyền phải được thông qua bằng văn bản cụ thể rõ ràng và người được ủy quyền thực hiện quyền hạn được cho phép trong văn bản ủy quyền. Việc thực hiện nhiệm vụ phê duyệt phải là người có thẩm quyền và làm trong phạm vi quyền hạn của mình.
Qua kết quả khảo sát về ủy quyền và phê duyệt cho thấy:
Bảng 2.12. Bảng kết quả khảo sát về ủy quyền và phê duyệt
CÂU HỎI CĨTRẢ LỜIKHƠNG
1) Khi người có thẩm quyền khơng có tại đơn vị thì có ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện?
95
(95%) (5%)5
2) Các nghiệp vụ phát sinh có được phê duyệt của người có 92
thẩm quyền không?
Hầu hết các đơn vị đều thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, và người ủy quyền được hiện nhiệm vụ của mình theo như nội dung được ủy quyền. Và cũng có 92% các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị đều được người có thẩm quyền phê duyệt.
2.2.2.3.2. Hoạt động kiểm sốt cơng tác kế tốn
Các đơn vị trực thuộc Sở Y tế tùy theo quy mô mà tổ chức bộ máy kế tốn riêng như phịng Tài chính kế tốn hoặc có một bộ phận kế tốn thuộc phịng Kế hoạch Tài chính hay phịng Tổ chức Hành chính tổng hợp.
Bảng 2.13. Thống kê nhân lực tài chính kế tốn tại các đơn vị
Đơn vị tính: người
Đơn vị Tổng số Đại học Cao đẳng Trung học Khác
Hệ quản lý nhà nước 8 5 2 1 0
Hệ điều trị 110 47 11 49 3
Hệ y tế dự phòng 11 7 0 3 1
Hệ y tế khác 5 4 0 1 0
Tổng cộng 134 63 13 54 4
Nguồn: Sở Y tế Tiền Giang-Báo cáo cơng tác tài chính
Từ bảng 2.13 cho thấy, nhân lực tài chính kế tốn tại các đơn vị khơng đều nhau, nguồn nhân lực về tài chính kế tốn cịn hạn chế chỉ có 134 nhân viên làm cơng tác kế tốn trong ngành y tế cho tồn tỉnh nhưng nhìn chung trình độ chun mơn tương đối đáp ứng với cơng việc được giao.
Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt cơng tác kế toán cho thấy:
Bảng 2.14. Bảng kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt cơng tác kếtốn tốn
CÂU HỎI CĨTRẢ LỜIKHƠNG
1) Trong đơn vị có việc kiêm nhiệm các chức năng như: xét duyệt chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính; thực hiện việc ghi chép chứng từ, sổ sách và bảo vệ tài sản không?
7
2) Các chứng từ có phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ xảy ra
93 7
không? (93%) (7%)
3) Có quy định về quy trình luân chuyển chứng từ và các
100
chứng từ có đánh số thứ tự liên tục khơng? (100%)
4) Chứng từ kế tốn có được ghi chép trung thực, kịp thời ngay
96 (96%)
4 (4%) từ lúc phát sinh và có được ký duyệt bởi người có trách nhiệm
khơng?
5) Định kỳ có tiến hành đối chiếu chứng từ sổ sách với thực tế
100
hay không? như: kiểm kê kho, tiền mặt,… (100%)
Dù tổ chức bộ phận kế tốn chung hay độc lập thì hệ thống kế tốn của các đơn vị cũng hoạt động hết các chức năng, nhiệm vụ từ hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, bảng cân đối kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống kế tốn của các cơ sở khám chữa bệnh công lập đã nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của các đơn vị, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán.
Hệ thống kế toán tại các cơ sở khám chữa bệnh công lập trong tỉnh Tiền Giang đã đảm bảo các mục tiêu tổng qt theo quy định như tính có thực: ghi chép những nghiệp vụ có thực vào sổ sách, sự phê chuẩn của lãnh đạo đơn vị, tính đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, sự đánh giá đảm bảo giá trị được ghi chép đúng vào tài khoản và tại các loại sổ sách kế toán, sự phân loại theo tài khoản, đúng các loại sổ sách kế tốn có liên quan, tính kịp thời thơng qua việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định cũng như quá trình chuyển sổ và số liệu tổng hợp chính trên các báo cáo tài chính của đơn vị.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động do áp lực công việc và do nhân lực hệ thống kế tốn chưa hồn tồn đầy đủ, nên đã có một số đơn vị chậm trễ hoặc chưa hoàn chỉnh, phải điều chỉnh bổ sung các báo cáo tài chính.
Định kỳ các đơn vị đều tiến hành kiểm kê thực tế đối chiếu với chứng từ sổ sách như kiểm kê tồn kho thuốc, hóa chất, cơng cụ, dụng cụ, đối với kế toán thực
hiện việc kiểm kê tiền mặt, đối chiếu với chứng từ sổ sách ngân hàng.
Thực hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm, Ban lãnh đạo đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, nhất là bộ phận tài chính kế tốn để nâng cao trách nhiệm cá nhân, sử dụng tốt nguồn lực, chun mơn hóa cơng việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác, đồng thời kiểm tra lẫn nhau trong cơng việc.
2.2.2.3.3. Hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thông tin
Ngày này hệ thống thông tin ngày càng phát triển nên việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý, hoạt động hằng ngày là điều hiển nhiên. Vì thế hiện nay tất cả các đơn vị khám chữa bệnh công lập trên địa bàn tỉnh Tiền Giang đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thực hiện việc lưu trữ, sao lưu dự phòng hữu hiệu, đồng thời đã sử dụng phần mềm ngăn chặn virus tự động.
Kết quả khảo sát đối với hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thơng tin:
Bảng 2.15. Bảng kết quả khảo sát về hoạt động kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
CÂU HỎI CĨTRẢ LỜIKHƠNG
1) Đơn vị có ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc quản lý
100 (100%) hồ sơ, chứng từ, sổ sách; theo dõi mặt hàng thuốc, vật tư nhập
kho, xuất kho; theo dõi số lượng bệnh khơng?
2) Đơn vị có sử dụng phần mềm ngăn ngừa virus tự động? 87 13
(87%) (13%)
3) Khi đăng nhập có buộc phải khai báo tên người sử dụng và 90 10
mật khẩu không? (90%) (10%)
4) Hệ thống máy tính có theo dõi q trình sử dụng của từng
51 49
người sử dụng thông qua nhật ký tự động không? (51%) (49%)
5) Hệ thống có lập chương trình phân quyền truy cập đối với
69 31
từng người sử dụng theo chức năng quản lý và thực hiện riêng? (69%) (31%)
6) Đơn vị có kiểm sốt tốt các thiết bị lưu trữ và sao lưu dự
86 14
phịng dữ liệu khơng? (86%) (14%)
khảo sát cho thấy nếu muốn truy cập vào phần mềm thì người sử dụng bắt buộc phải khai báo thông tin người sử dụng và mật khẩu của mình. Tuy nhiên có đến 31- 49% các đơn vị chưa thiết lập phần mềm theo dõi nhật ký sử dụng của từng người dùng và cũng như phân quyền truy cập theo đúng nhiệm vụ, chức năng của mỗi người, điều này có thể dẫn đến việc xâm nhập dữ liệu trái phép. Các đơn vị đã quan tâm đến việc sử dụng các chương trình bảo mật kiểm soát tốt, sử dụng các thiết bị lưu trữ những tập tin quan trọng và đồng thời áp dụng biện pháp sao lưu dự phòng.
2.2.2.3.4. Hoạt động kiểm sốt đối với quyền tiếp cận tài sản
Máy móc sử dụng trong cơng tác khám chữa bệnh hầu hết đều có giá trị lớn, nên cơng tác kiểm sốt tài sản, vật chất tại đơn vị tương đối nghiêm ngặt. Theo kết quả khảo sát hoạt động kiểm soát đối với quyền tiếp cận tài sản:
Bảng 2.16. Bảng kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát đối với quyền tiếp cận tài sản
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CĨ KHƠNG
1) Đơn vị có quy định về việc quản lý tài sản, vật tư, thiết bị y tế khơng?
100 (100%) 2) Có phân cơng nhân viên nào được sử dụng các máy móc
phục vụ khám chữa bệnh hay nhân viên nào được phép vào kho dự trữ thuốc,…?
91
(91%) (9%)9
Tất cả các đơn vị đều quy định rõ ràng bằng văn bản về việc tiếp cận tài sản, chỉ những nhân viên có phận sự mới được sử dụng và buộc phải kiểm tra các thiết bị máy móc trước và sau sử dụng.
Chỉ những cán bộ trong bộ phận kho mới được vào để cấp phát thuốc, đồng thời phải dán niêm phong kho sau giờ làm việc. Hàng tháng các bộ phận liên quan: khoa dược, phịng kế tốn sẽ tổ chức kiểm kê hàng tháng và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng xuất nhập tồn trên sổ sách. Tiền mặt thu từ nguồn viện phí được cất giữ cẩn thận trong két sắt và có mật khẩu. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ tiến hành kiểm kê và việc tồn quỹ thực theo thông tư liên tịch số 14/TTLB ngày 30/09/2005.
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin trong đơn vị chính là điều kiện cần thiết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của đơn vị, đồng thời cũng thể hiện tất cả các mục tiêu của đơn vị.
Kết quả khảo Thông tin và truyền thông cho thấy:
Bảng 2.17. Bảng kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
CÂU HỎI CĨTRẢ LỜIKHƠNG
1) Tất cả nhân viên có biết được mục tiêu của đơn vị khơng? 100
(100%) 2) Thơng tin có được cung cấp đúng đối tượng, đầy đủ và kịp
84 16
thời không? (84%) (16%)
3) Thơng tin có được cung cấp chính xác và dễ dàng khơng? 83 17
(83%) (17%)
4) Khi xảy ra sự cố, nhân viên có cung cấp thơng tin kịp thời 80 20
đến Ban Giám đốc không? (80%) (20%)
5) Đơn vị có thiết lập kênh truyền thơng để trao đổi thơng tin 76 24
với nhau và với các khoa trong nội bộ đơn vị? (76%) (24%)
6) Đơn vị có thiết lập các kênh truyền thông để trao đổi thông
73
(73%) (27%)27
tin giữa bệnh nhân, khách liên hệ với nhân viên và các khoa phòng?
7) Đơn vị có nhận được thơng tin phản hồi từ bệnh nhân và từ 93 7
bên ngoài đơn vị? (93%) (7%)
Tất cả các nhân viên trong các cơ sở khám chữa bệnh công lập đều nắm được đầy đủ các thông tin cần thiết, các mục tiêu của đơn vị để thực hiện nhiệm vụ. Các thông tin được truyền đạt thông qua văn bản như: văn bản quy định về quy trình cấp phát thuốc, thông tin về các buổi thảo luận về việc tuyên truyền phòng chống các bệnh tật,… Song song với việc thể hiện bằng văn bản thì các thơng tin trong nội bộ được phổ biến cho nhân viên thông qua email nội bộ. Hoặc thơng tin cũng có thể được cơng bố vào các cuộc họp giao ban, họp thường niên tại đơn vị.
ngược lại thông tin từ cấp dưới cũng kịp thời đến cấp trên. 80% kết quả được khảo sát cho rằng khi có sự cố xảy ra được thông báo kịp thời lên Ban giám đốc.
Các đơn vị cũng thiết lập các kênh truyền thơng để các khoa phịng có thể trao đổi với nhau như tổ chức các cuộc nói chuyện, các buổi giao lưu giữa các khoa tìm ra vướng mắc từ đó đề ra những phương án để giải quyết.
Thông qua trang web: http://soytetiengiang.gov.vn các cán bộ, người dân, khách liên hệ có thể nắm bắt được thông tin về sức khỏe, các công văn ban hành, thông báo mời thầu, kết quả đấu thầu,…đồng thời cũng có thể gởi những thắc mắc thơng qua website trên. Người bệnh cũng có thể góp ý thơng qua thùng thư góp ý đặt tại các cơ sở.
Qua theo dõi, giám sát hoặc qua khiếu nại, tố cáo hay phản ánh của người dân Sở Y tế sẽ tiến hành thanh tra thường xuyên theo kế hoạch và cả thanh tra đột xuất khi phát hiện đơn vị có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
2.2.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá lại chất lượng của HTKSNB. Thông qua việc giám sát sẽ giúp cho các nhà quản lý biết được rằng các hoạt động có được thực hiện tốt khơng, HTKSNB có được vận hành đúng như thiết kế và cần bổ sung, thay đổi gì khơng. Qua kết quả khảo sát về công tác Giám sát cho thấy:
Bảng 2.18. Bảng kết quả khảo sát về công tác giám sát
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CĨ KHƠNG
1) Ban giám đốc có thường xun kiểm tra tình hình hoạt động
76 24
của từng khoa phịng khơng? (76%) (24%)
2) Định kỳ các trưởng khoa phịng có đánh giá mức độ hồn
82 (82%)
18 (18%) thành công việc của từng nhân viên và báo cáo lên cho Ban
Giám đốc để làm căn cứ khen thưởng hay khơng?
3) Đơn vị có bộ phận chun trách để đánh giá, kiểm tra, giám
77 23
sát mọi hoạt động của đơn vị không? (77%) (23%)
4) Các cơ quan nhà nước như: Bộ Y tế, cơ quan kiểm toán nhà 92 8
nước,… có thường xuyên giám sát hoạt động của đơn vị không?
5) Ban kiểm sốt có thường xun kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị trong việc ghi chép sổ sách kế toán và báo các tài chính?
92 (92%)
8 (8%) 6) Báo cáo tài chính và những thơng tin trong đơn vị có được
cơng khai theo đúng quy định của pháp luật không?
88 (88%)
12 (12%) Chỉ 76% Ban giám đốc tại các đơn vị tiến hành việc trực tiếp kiểm tra thường xun tình hình hoạt động tại các khoa phịng. Số cịn lại thực hiện việc xem xét tình hình hoạt động thơng qua báo cáo của các trưởng khoa, các cuộc họp giao ban hàng tuần. Hay chỉ thực hiện việc giám sát theo định kỳ.
Bảng 2.19. Giám sát của Sở Y tế đối với các đơn vị
Đơn vị tính: lần
Nội dung Năm
2011 2012 2013
Thẩm tra quyết toán 48 48 48
Kiểm tra, giám sát 36 42 46
Thanh tra 05 06 06
Tổng số 89 96 100
Nguồn: Sở Y tế tỉnh Tiền Giang-Báo cáo tổng kết công tác
Từ bảng 2.19 cho thấy, số lần thẩm tra quyết toán tại các đơn vị gần như cố định, các đơn vị đều được thẩm tra quyết toán 02 lần trong năm. Cơng tác kiểm tra giám sát có khuynh hướng tăng dần bởi việc thực hiện chủ trương giảm hội họp để tăng cường công tác tuyến, công tác cơ sở để nắm bắt thơng tin và giải quyết nhanh chóng những khó khăn vướng mắc phát sinh tại cơ sở. Công tác thanh tra theo kế hoạch và cả thanh tra đột xuất tương đối ít và ổn định do nhân lực thanh tra khơng nhiều và tính chất cơng việc căng thẳng, phải đánh giá sai phạm, quy trách nhiệm, đề xuất hình thức xử lý nên thời gian thường kéo dài.
viết bảng đánh giá bản thân nêu những việc đã đạt được trong năm qua và chưa đạt được. Sau đó sẽ gởi cho các trưởng khoa xem xét, phê duyệt và cuối cùng là trình cho Ban giám đốc.
Vì là nhóm ngành thuộc khu vực hành chính sự nghiệp, nguồn vốn hoạt động chủ yếu từ nguồn ngân sách nhà nước. Nên việc giám sát q trình quản lý, sử dụng kinh phí và phải báo cáo là việc làm rất quan trọng. Hàng kỳ theo mỗi quý và cuối năm, các đơn vị đều phải lập báo cáo tài chính và báo cáo về Sở Y tế.
Bảng 2.20. Thống kê số lần kiểm toán và thanh tra
Đơn vị tính: lần
Nội dung Năm
2011 2012 2013
Kiểm toán tại các đơn vị 05 02 02
Thanh tra tại các đơn vị 05 04 04
Tổng số 10 06 06
Từ bảng 2.20 cho thấy, số lần thanh tra và kiểm toán các đơn vị hàng năm khơng nhiều, chủ yếu thanh tra, kiểm tốn theo kế hoạch. Tuy nhiên, qua quá trình thanh tra đã phát hiện một số sai sót nhất định tại các cơ sở khám chữa bệnh công lập, cần phải khắc phục, chấn chỉnh, tuy khơng q nghiêm trọng. Kiểm tốn bao