Đơn vị tính: Số Đại Lý
Năm Tổng đại lý được cấp tín dụng
thương mại Số đại lý thân thiết
2009 477 82
2010 407 67
2011 678 103
2012 805 137
2013 934 195
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Khách hàng được xét “đại lý thân thiết” có những quyền lợi sau:
• Được cấp hạn mức tín dụng thương mại cao hơn những đại lý cơng nợ khác
• Được hỗ trợ và tư vấn các kỹ năng bán hàng cũng như được cung cấp những thông tin thị trường quan trọng nhằm giảm thiệt hại cho đại lý khi thị trường có biến động giá cả.
Từ sự phát triển của mạng lưới phân phối trong thời gian qua, có thể nói cơng cụ tín dụng thương mại đã góp phần hấp dẫn nhiều khách hàng đến với Viscom hơn, từ đó gắn kết họ với Viscom lâu dài hơn qua những chính sách tín dụng linh hoạt, góp phần ổn định thị phần của cơng ty.
2.1.3.2 Hoàn thành kế hoạch doanh thu
Cùng với việc xây dựng và phát triển hệ thống đại lý từ đó xây dựng được thị trường tiêu thụ ổn định đã giúp Công ty Viscom thực hiện thành công các kế hoạch doanh thu. Khi chính sách tín dụng thương mại được mở rộng, có nghĩa là khách hàng được tài trợ nguồn vốn nhiều hơn nên chủ động nhập hàng từ đó thúc đẩy tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu chung của Viscom được hồn thành.
Bảng 2.3: Tình hình doanh thu từ năm 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng
Năm Kế hoạch Thực hiện % vượt doanh thu
2009 256 317 24%
2010 295 262 -11%
2011 339 401 18%
2012 375 381 2%
2013 429 413 -4%
Bảng 2.4: Doanh thu theo từng sản phẩm từ năm 2009 – 2013 của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng
Năm DLink BenQ WD A4tech HP Liteon APC Ricoh Tổng
DS 2009 83 32 179 23 317 2010 54 29 162 17 262 2011 65 27 289 20 401 2012 72 21 266 22 381 2013 96 48 168 27 57 9 6 2 413
Nguồn: Phịng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Mối liên hệ giữa chính sách tín dụng và doanh thu kinh doanh có thể thấy rõ qua các con số doanh thu của năm. Với năm 2009 sự thành công khi phối thiết bị mạng DLink với các ưu điểm giá rẻ hơn các sản phẩm thương hiệu khác cùng loại nhưng chất lượng tương đương, sản phẩm này đã tạo nên cơn sốt trong ngành thiết bị mạng, cộng thêm chính sách tín dụng linh hoạt và mở rộng nên doanh thu thực tế đã vượt doanh thu dự kiến.
Càng thấy rõ hơn sự phụ thuộc của doanh thu vào chính sách tín dụng thương mại ở năm 2010, một năm với những quyết định sai lầm của ban giám đốc khi quyết định đầu tư vào trụ sở mới nhưng lại gặp khó khăn trong vấn đề giấy tờ dẫn đến chi tiêu rất nhiều nhưng không hoạt động được. Thêm vào đó sự sụp đổ của một số công ty lớn trong ngành đã kéo theo những khoản nợ khó địi. Lượng vốn lưu động gặp khó khăn đã dẫn đến quyết định thắt chặt chính sách tín dụng thương mại, thời hạn tín dụng giảm xuống, hạn mức tín dụng cũng giảm nhiều, các đại lý đang được cấp hạn mức tín dụng có doanh số dưới 30 triệu phải được xem xét và ngừng cấp tín dụng thương mại. Chính quyết định này đã làm doanh thu của năm 2010 tụt đáng kể và đã làm mất thị phần sản phẩm thiết bị mạng DLink vào tay đối thủ cạnh tranh. Riêng sản phẩm ổ cứng WD trước giờ có chính sách bán thanh tốn ngay nên khơng bị ảnh hưởng nhiều về doanh số.
Nhìn vào kết quả, 2011 ban giám đốc đã phân tích và khắc phục bằng cách nới lỏng chính sách tín dụng thương mại: thời hạn tín dụng tăng lên, xét lại và cấp hạn mức tín dụng thương mại cho các cơng ty nhỏ. Điều này cũng đã cải thiện đáng kể tình hình doanh thu nhưng không thể lấy lại thị phần của sản phẩm DLink, sản phẩm phân phối chủ đạo của Viscom. WD là thương hiệu nổi tiếng và có doanh số cao nhất trong thị trường ổ cứng hiện nay, nhà máy sản xuất đặt tại Malaysia và Thái Lan, năm 2011 đã xảy ra trận lụt lịch sử ở Thái Lan làm nguồn cung ổ cứng WD giảm đi hơn một nửa, lúc này giá của ổ cứng WD tăng gấp đôi, Viscom là 1 trong 2 nhà phân phối WD tại Việt Nam vì thế đây là nguyên nhân doanh thu năm 2011 tăng đột biến, tuy nhiên sự ảnh hưởng của chính sách tín dụng thương mại cũng góp phần khơng nhỏ trong việc tăng doanh thu của năm 2011.
Đầu năm 2013 Viscom phân phối thêm các dòng sản phẩm LCD của HP, ổ quang Liteon, bộ lưu điện ACP. Vì các sản phẩm mới có giá trị cao ban giám đốc quyết định tăng hạn mức tín dụng cho các đại lý thân thiết và nhận được cam kết doanh số tăng từ các đại lý này.Việc ngưng phân phối sản phẩm WD vào giữa năm 2013, một sản phẩm có tỷ trọng doanh thu cao nhất sẽ gia tăng gánh nặng về nguồn vốn cho. Hơn nữa, khi phát triển thêm sản phẩm mới, đồng nghĩa với sự gia tăng hệ thống khách hàng mua bán nợ. Ban giám đốc phải tính tốn cân nhắc hiệu quả của chính sách tín dụng thương mại sao cho mang lại lợi ích tối ưu nhất.
Bảng 2.5: Đóng góp doanh thu theo phân chia đại lý của Viscom
Đơn vị tính: Tỷ Đồng Năm Đại lý thanh tốn
ngay
Đại lý cơng nợ (khơng thân thiết)
Đại lý công nợ thân thiết Tổng doanh thu 2009 77 54 186 317 2010 83 35 144 262 2011 127 70 204 401 2012 108 58 215 381 2013 114 65 234 413
Biểu Đồ 2.2: Tỷ trọng doanh thu theo phân loại đại lý
Đơn vị tính: Tỷ Đồng
BIỂU ĐỒ TỶ TRỌNG DOANH THU THEO PHÂN LOẠI ĐẠI LÝ
đại lý thân thiết đại lý khơng thân thiết đại lý thanh tốn ngay
24% 32% 32% 28% 28% 17% 13% 17% 15% 16% 59% 55% 51% 56% 57% 2 0 0 9 2 0 1 0 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3
Nguồn: Phòng Kế Tốn-Tài Chính Cơng Ty Cổ Phần Viscom
Nhóm khách hàng đại lý thân thiết chiếm tỉ trọng doanh thu rất lớn trong tổng doanh thu của cơng ty Viscom, vì vậy các chính sách tín dụng thương mại đối với các khách hàng này cần được xem xét cẩn thận để doanh thu ở mức cao nhất với rủi ro thấp nhất. Hơn nữa cần có chính sách hợp lý cho các đại lý đã được cấp tín dụng thương mại nhưng chưa phải khách hàng thân thiết để tăng doanh số và trở thành khách hàng thân thiết.
Để hiểu rõ hơn quy trình quản trị tín dụng thương mại của Viscom trong thời gian qua đã làm được và chưa làm được những gì chúng ta sẽ nghiên cứu ở phần tiếp theo.
2.1.4 Quy trình quản trị tín dụng thương mại tại cơng ty cổ phần Viscom
Các khách hàng là đại lý của Viscom nếu thời gian quan hệ mua bán dưới 3 tháng hoặc phát sinh giao dịch khơng thường xun sẽ thực hiện thanh tốn ngay trước khi giao hàng. Trường hợp đại lý được xét mua nợ trong một thời hạn nhất định thì ngày thanh tốn là ngày giao hàng và hóa đơn tài chính cộng với thời hạn tín dụng được cấp và khơng có chính sách hỗ trợ nếu khách hàng thanh tốn trước thời hạn tín dụng được cấp.
Nhằm khuyến khích với khách hàng thanh tốn ngay sẽ được chiết khấu 1% trên giá trị đơn hàng và được giảm trực tiếp ngay trên hóa đơn.
2.1.4.2 Các cơng cụ tín dụng thương mại
Tình hình vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại như Lệnh phiếu, Hối phiếu nhằm bảo vệ quyền lợi của người bán chưa được triển khai và áp dụng tại Viscom. Khi Viscom muốn triển khai các cơng cụ tín dụng thương mại này vào thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn, đó có thể xem là nguyên nhân khách quan nhưng một phần cũng đánh giá mức độ vận dụng các cơng cụ tín dụng thương mại nhằm bảo vệ quyền lợi cho người bán chưa được Viscom quan tâm đúng mức. Các hồ sơ chứng minh việc giao hàng và ràng buộc trách nhiệm trả nợ của khách hàng hiện đang áp dụng tại Cơng ty Viscom thường bao gồm:
• Hợp đồng nguyên tắc bán hàng hay hợp đồng đại lý: quy định các điều khoản khung mang tính chất định hướng cho bên bán và bên mua cùng thực hiện.
• Hóa đơn bán hàng: hóa đơn tài chính khi giao cho khách hàng sẽ copy một bản để bên mua ký nhận và được bên bán giữ, nhưng chữ ký là của bất kỳ nhân viên nào nhận hàng của bên mua.
• Biên bản bàn giao thiết bị: có chức năng bàn giao hàng hóa giữa người bán và người mua, nhưng chỉ thực hiện khi nào khách hàng yêu cầu.
Các hồ sơ giao hàng này được lưu trữ thận trọng theo số thứ tự để phục phụ cho công tác thu tiền sau này hoặc xa hơn nữa là làm bằng chứng khởi kiện người mua nếu khơng thanh tốn tiền mua hàng. Trên thực tế, các phiếu nhận hàng được ký giữa người giao hàng của bên bán và người nhận hàng của bên mua. Vấn đề đặt
ra, khi có tranh chấp xảy ra, chữ ký của người nhận hàng bên người mua có đủ cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm trả tiền hiệu quả và mạnh bằng các cơng cụ tín dụng thương mại hay khơng?
2.1.4.3 Phân tích tín dụng
Q trình phân tích tín dụng tại Viscom là việc thu thập và đánh giá uy tín thanh tốn, năng lực kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng trên cơ sở lịch sử mua bán với Viscom ít nhất 3 tháng nhằm đưa ra những quyết định tín dụng thương mại hợp lý và hiệu quả nhất. Phịng Tài chính kế tốn thường sử dụng hai kênh thơng tin sau để phân tích tín dụng của khách hàng mới hoặc để cấp tín dụng bổ sung cho khách hàng cũ:
Kênh thơng tin từ Phịng kinh doanh thu thập từ thị trường, thường phải phản ánh các nội dung sau:
Tình hình tài chính của khách hàng: - Nguồn vốn kinh doanh
- Thu nhập trung bình trong một kỳ kinh doanh của đại lý - Giá trị tài sản thuộc sở hữu của đại lý
- Tình hình thanh tốn cơng nợ cho những nhà cung ứng khác mà đại lý đang giao dịch
Năng lực kinh doanh:
- Doanh thu mua vào hàng tháng mà đại lý đã thực hiện với nhà cung ứng khác
- Doanh thu hàng tháng đại lý đang bán ra thị trường - Cam kết doanh thu hàng tháng với Viscom
- Thị trường tiêu thụ của đại lý
- Đại lý chuyên về bán buôn, bán lẻ hay cả hai
- Các yếu tố khác: mặt bằng kinh doanh, số lượng nhân viên, quy trình quản lý của đại lý…
Tất cả các báo cáo sẽ được điền đầy đủ vào biểu mẫu thông tin khách hàng. Kênh thông tin từ các số liệu lịch sử
Năng lực tài chính của khách hàng thường phải thể hiện các thơng tin: - Tính đúng hạn trong các món nợ đến hạn của khách hàng có thường xun hay
khơng?
- Số tiền thanh tốn trung bình một tuần hoặc tháng của khách hàng.
- Nguồn vốn kinh doanh thể hiện trên Giấy đăng ký kinh doanh của đại lý so với hạn mức tín dụng thương mại đại lý đề nghị xem xét.
- Các món nợ với nhà cung ứng khác mà nhân viên kế tốn cơng nợ thu thập được. Năng lực kinh doanh, đó là đánh giá lại các cam kết doanh thu hàng
tháng của đại lý:
- Tình hình thực hiện các cam kết doanh thu hàng tháng, mức độ hoàn thành như thế nào
- Đánh giá quy mô doanh thu của đại lý đang xem xét so với các đại lý cũ cùng loại hình kinh doanh đã được cấp tín dụng thương mại. Các đại lý được so sánh phải cùng địa bàn kinh doanh với đại lý đại lý đang xem xét. Ví dụ: khi so sánh doanh thu của một đại lý đang hoạt động tại thị trường Thành phố Hồ Chí Minh chúng ta khơng thể so sánh với một đại lý đang kinh doanh ở Khánh Hịa hay Bình Dương mà phải tìm một đại lý tương đương đang kinh doanh tại TP Hồ Chí Minh để đồng nhất tương đối điều kiện và môi trường kinh doanh giữa các đại lý với nhau.
Trên cơ sở thơng tin thu thập được của Phịng kinh doanh và Phịng tài chính kế tốn, kinh doanh sẽ đánh giá và đề xuất hạn mức tín dụng cho đại lý. Ban giám đốc sẽ đưa ra quyết định cấp hay khơng cấp tín dụng thương mại cho đại lý.
2.1.4.4 Quyết định tín dụng
Quyết định tín dụng bao gồm hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:
- Hạn mức tín dụng: Là số dư nợ cao nhất mà công ty cho một đại lý được phép nợ, nếu vượt quá hạn mức này đại lý phải thanh tốn ngay.
- Thời hạn tín dụng: Là thời gian cho nợ đối với mỗi phiếu xuất hàng Quy định về Hạn mức tín dụng và thời hạn tín dụng:
• Hạn mức tín dụng:
- Cấp mới
Nhân viên kinh doanh tự đánh giá khả năng của khách hàng và đề xuất hạn mức tín dụng.
Đề nghị của kinh doanh phải được sự đồng ý của bộ phận quản lý bán hàng trước khi trình lên giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh được duyệt hạn mức đến 200 triệu đồng cho mỗi khách hàng mới. Từ 200 triệu trở lên sẽ do Tổng giám đốc duyệt.
Sau 3 tháng thì hạn mức tín dụng của khách hàng mới sẽ được áp dụng theo cách tính của khách hàng hiện tại.
- Điều chỉnh hạn mức tín dụng cho những khách hàng hiện tại
Trong quá trình giao dịch với khách hàng, nếu xét thấy cần thay đổi hạn mức, nhân viên kinh doanh hoặc giám đốc chi nhánh có thể đề xuất hạn mức cao hơn hạn mức hiện tại của khách hàng:
Nhân viên kinh doanh được quyền thay đổi hạn mức tín dụng cho từng khách hàng và được trưởng phịng dịch vụ khách hàng ký duyệt theo công thức sau:
Hạn mức mới = (Doanh số 3 tháng liền kề /3)*(20/30) * % tăng trưởng doanh số
Giám đốc chi nhánh được duyệt tăng hạn mức 70 triệu hoặc 30% so với hạn mức theo cơng thức trên.
Trưởng phịng dịch vụ khách hàng được duyệt tăng hạn mức 50 triệu hoặc 25% so với hạn mức theo công thức trên.
Hạn mức mới được thay đổi tối đa mỗi tháng 1 lần. • Thời hạn tín dụng
Nhóm 1: là các khách hàng kinh doanh loại hình siêu thị bán lẻ, được hưởng thời hạn tín dụng 30 ngày.
Nhóm 2: là các Đại lý được hưởng thời hạn tín dụng từ 14 - 21 ngày, những đại lý này chuyên phân phối sỉ lại cho các đại lý nhỏ lẻ khác và doanh số cam kết hơn 500 triệu/tháng.
Nhóm 3: là các đại lý được đánh giá là tiềm năng và thông tin tham khảo về khách hàng được bộ phận quản lý bán hàng đánh giá là tốt thì khách hàng được hưởng thời hạn tín dụng khơng q 07 ngày.
• Phân loại nợ theo thời gian
Công ty phân loại nợ thành các cấp bậc như sau:
- Nợ trong hạn: là tổng công nợ của đại lý cịn trong thời hạn tín dụng được cấp.
- Nợ quá hạn 1: nợ quá hạn dưới 7 ngày
- Nợ quá hạn 2: nợ quá hạn từ 8 đến 14 ngày
- Nợ quá hạn 3: nợ quá hạn từ 15 đến 21 ngày
- Nợ quá hạn 4: nợ quá hạn từ 22 đến 28 ngày
- Nợ quá hạn 5: nợ quá hạn từ 29 ngày trở lên
2.1.4.5 Chính sách thu nợ
Chính sách thu nợ củaViscom gắn trách nhiệm bộ phận Quản lý bán hàng và Kinh doanh của công ty trong việc bán hàng và thu hồi công nợ. Bộ phận quản lý bán hàng sẽ phụ trách xuất đơn hàng do bộ phận Kinh doanh yêu cầu và theo dõi tình hình cơng nợ của đơn hàng đó, nhắc nhở khách hàng chi nợ đúng hạn. Với những món nợ khó địi thì bộ phận Kinh doanh mới hỗ trợ thu hồi công nợ.