II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HỒN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÍ TẠI CƠNG TY.
1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.
1.2. Hồn thiện cơ cấu các phịng ban.
So với mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Cơng ty thì trong mơ hình mới ta sẽ có thêm Phịng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trị rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt khác kế tốn trưởng khơng thể làm tốt khi kiêm cả cơng việc của một kế tốn trưởng và các cơng việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy cơng ty cần phải bổ sung thêm phịng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phịng này thì trợ lí nhân sự của cơng ty chuyển sang làm trưởng phịng hành chính dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phịng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên
môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phịng. Cịn bộ phận cố vấn đo khơng làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phịng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phịng Tổ chức hành chính:
- Chức năng:
+ Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lí tồn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối
công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ cơng nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.
+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
+ Thực hiện tốt cơng tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
+ Làm tốt cơng tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt cơng tác bảo vệ, phịng chống cháy nổ trong cơ quan.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phịng kế tốn.
+ Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
+ Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay tồn Cơng ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chun mơn nghiệp vụ về quản lí nhân sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong cơng tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phịng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phịng. Như phân tích ở trên, cơng việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phịng tài chính kế tốn chuyển sang, cộng với các cơng việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ khơng thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phịng. Do vậy Cơng ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phịng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phịng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phịng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty đã được kiện tồn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phịng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện tồn, nhưng Cơng ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên
trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Cơng ty và tìm hiểu phân tích cơng việc của các Trưởng phịng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng.