2.1.2 .1Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.1.2.4 .Tình hình kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ
2.1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Với quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được kế tốn khai báo sẽ tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Định kỳ hoặc theo yêu cầu thủ trưởng, kế toán thực hiện thao tác kết chuyển, thiết lập các báo cáo một cách dễ dàng. Các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, kiểm tra đối chiếu và đống thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.1.4.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn.PHẦN PHẦN MỀM KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN Sổ chi tiết Sổ kế tốn tổng hợp
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị tổng
hợp
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hệ thống chứng từ kế toán được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của cơng ty, phản ánh kịp thời trạng thái và sự biến động của các đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ kế tốn được tổ chức ở cơng ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phịng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của cơng ty.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn áp dụng cho cơng ty gồm:
Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 chỉ tiêu.
- Chỉ tiêu lao động tiền lương.
- Chỉ tiêu hàng hóa.
- Chỉ tiêu tiền tệ.
- Chỉ tiêu TSCĐ.
Tổ chức, tiếp nhận, lập và luân chuyển chứng từ.
Chứng từ kế tốn sau khi được chuyển về phịng kế toán sẽ được chuyển cho kế tốn các phần hành cụ thể trong phịng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn bao gồm các bước sau:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình giám đốc ký.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn. Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầu đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu thơng tin trên chứng từ kế toán. khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền
để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm các thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.2 Khái quát phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần.
Công ty đã sử dụng phương pháp tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp: Các chi phí có liên quan trực tiếp đối tượng nào thì được tập hợp trực tiếp vào đối tượng đó. Các chi phí khơng thể tập hợp được trực tiếp vì liên quan đến nhiều dự tốn chịu chi phí thì được tập hợp riêng cho từng nhóm đối tượng có liên quan, tới cuối kỳ hạch tốn kế tốn tiến hành phân bổ theo các tiêu thức hợp lý như: phân bổ theo định mức tiêu hao, vật tư, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp, theo tỷ lệ sản lượng, theo giá trị dự toán.... tuỳ theo từng loại sản phẩm mà chọn tiêu thức cho phù hợp.
Tại Công ty Cổ phần Xây lắp dầu khí Hà Nội, khi trúng thầu các cơng trình hoặc các cơng trình được giao thầu, Cơng ty tổ chức ký hợp đồng kinh tế về giao nhận thầu xây lắp với chủ đầu tư (Bên A). Sau khi ký hợp đồng, căn cứ vào quy mơ cơng trình Tổng Giám đốc Cơng ty sẽ bổ nhiệm một người làm Chủ nhiệm cơng trình (CNCT). Quyết định bổ nhiệm quy định rõ các nội dung sau:
- CNCT chịu trách nhiệm tổ chức thi công theo tiến độ hợp đồng kinh tế ký với Bên A.
- CNCT được phép trực tiếp mua các loại vật tư phục vụ thi cơng cơng trình. - CNCT được phép ứng tiền từ Cơng ty để thanh tốn các khoản chi phí: vật tư, nhân cơng, chi phí khác phục vụ thi cơng.
Trong q I năm 2014 Công ty hiện đang trực tiếp thi cơng bốn cơng trình trọng điểm là:
- Cơng trình nhà máy lọc hóa dầu Nghi Sơn – Thanh Hóa. - Cơng trình Nhà máy nhiên liệu sinh học – Ethanol Phú Thọ. - Cơng trình Văn phịng làm việc Viện dầu khí - Hà Nội.
- Cơng trình Trung tâm thương mại và Dịch vụ khách sạn Dầu khí Hạ Long – Quảng Ninh.
Và một số cơng trình tài trợ tại các tỉnh như Sơn La, Cao Bằng, Nam Định, Thái Bình…
Em xin chọn Cơng trình Văn phịng làm việc Viện dầu khí (Hạng mục: Kiến trúc
nhà ăn) tại 173 Trung Kính - n Hịa - Cầu Giấy - Hà Nội theo hợp đồng kinh tế
số 210/HĐKT ngày 08 tháng 01 năm 2014 giữa Công ty Cổ phần Xây lắp dầu khí Hà Nội và Tổng Cơng ty cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam để minh họa cho cơng tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Xây lắp tại Cơng ty.
Tóm tắt nội dung hợp đồng kinh tế số 210/HĐKT ngày 08 tháng 01 năm 2014 như sau:
Bên A: (Bên giao thầu) Tổng Cơng ty Cổ phần Xây lắp dầu khí Việt Nam.
Địa chỉ: Tầng 23 Tịa nhà CEO Mỹ Đình – Từ Liêm - Hà Nội Đại diện: Vũ Đức Thuận Chức vụ: Tổng Giám đốc Điện thoại: Fax:
Bên B: (Bên nhận thầu) Công ty Cổ phần Xây lắp dầu khí Hà Nợi.
Địa chỉ: Tầng 5+6, Tịa nhà SanNam, Phường Dịch Vọng Hậu – Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
Đại diện: Nguyễn Anh Minh Chức vụ: Tổng Giám đốc Điện thoại: 0437.950.130 Fax: 0437.950.132 Điều 1: Nội dung hợp đồng:
- Bên A giao cho bên B thi cơng cơng trình Văn phịng nhà làm việc Viện Dầu khí – Hạng mục: Kiến trúc nhà ăn.
- Bên B tự cung cấp vật tư cho phần thi cơng xây dựng cơng trình. Điều 2: Thời gian thi công:
Từ ngày 15 tháng 01 năm 2014 đến ngày 25 tháng 03 năm 2014 Điều 3: Giá trị hợp đồng:
- Giá trị hợp đồng (đã bao gồm thuế GTGT) được tạm tính:
1.154.005.995,đ (Bằng chữ: Một tỷ, một trăm năm mươi tư triệu, khơng trăm linh
lăm nghìn, chín trăm chín mươi lăm đồng chẵn).
- Trong q trình thi cơng nếu có phát sinh tăng hoặc giảm khối lượng xây lắp hai bên cùng bàn bạc và thoả thuận bằng văn bản, ghi nhật ký cơng trình và trình cấp thẩm quyền phê duyệt. Nếu được phê duyệt, khối lượng phát sinh được điều chỉnh vào quyết tốn cơng trình sau này.
Điều 4: Nghiệm thu và thanh tốn:
- Nghiệm thu cơng việc hồn thành: Khi bên B hồn thành các cơng tác xây lắp và chuyển sang giai đoạn xây lắp khác, bên B báo cho bên A tiến hành nghiệm thu. Nếu không đạt yêu cầu, bên A có quyền từ chối nghiệm thu. Bên B phải làm lại các thiếu sót trên và chỉ khi khắc phục xong mới cho tiếp tục thi công
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản 100%.
- Sau khi ký hợp đồng và tiến hành khởi công, bên A tạm ứng cho bên B 20% giá trị hợp đồng. Giá trị tạm ứng này sẽ được trừ dần vào giá trị các đợt thanh toán khối lượng sau này.
- Thanh tốn, quyết tốn: Khi cơng trình xây dựng xong, bên B lập hồ sơ hồn cơng và cùng bên A nghiệm thu đưa cơng trình vào sử dụng, bên B lập hồ sơ quyết toán và thống nhất với bên A. Sau khi quyết toán đã được cấp thẩm quyền phê duyệt, bên A sẽ thanh tốn tồn bộ giá trị cho bên B và hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.
- Trong q trình thi cơng nếu có phát sinh tăng hoặc giảm khối lưọng xây lắp hai bên cùng bàn bạc và thống nhất văn bản để trình cấp trên phê duyệt. Khối lượng phát sinh sau khi được phê duyệt sẽ điều chỉnh vào quyết tốn cơng trình sau này.
Điều 5: Trách nhiệm bên A:
- Bên A cung cấp cho bên B một bộ dự toán, thiết kế bản gốc của cơng trình. Bàn giao mặt bằng thi cơng. Tạo điều kiện về điện nước thi cơng cơng trình.
- Cử cán bộ kỹ thuật có trình độ chun mơn giám sát khối lượng và chất lượng vật liệu và sản phẩm xây lắp, đảm bảo thi công theo đúng thiết kế, ký các biên bản nghiệm thu công tác xây lắp trong q trình thi cơng .
- Đảm bảo nguồn vốn và thanh toán cho bên B đúng tiến độ đã cam kết trong hợp đồng
- Lập sổ nhật ký cơng trình và ký xác nhận các khối lượng phát sinh, thông báo bằng văn bản các thay đổi thiết kế, chủng loại vật tư hoặc các cơng trình khác (nếu có). Tập hợp đầy đủ ý kiến, hồ sơ nghiệm thu và các văn bản khác phát sinh trong q trình thi cơng để làm cơ sở nghiệm thu, thanh quyết hợp đồng .
- Tổ chức thực hiện tốt các công tác nghiệm thu, tổng nghiệm thu và thanh quyết toán.
Điều 6: Trách nhiệm bên B:
- Kiểm tra và nhận mặt bằng thi công .
- Cung ứng vật tư ,vật liệu đúng chủng loại ,đúng quy cách và đảm bảo chất lượng theo đúng hồ sơ thiết kế cơng trình đã đươc phê duyệt .
- Thi công đúng thiết kế đã được duyệt và chịu trách nhiệm về kỹ thuật và chất lượng xây lắp tồn bộ cơng trình. Thưc hiện thi cơng cơng trình đúng quy trình, qui phạm nhà nước ban hành .
- Tổ chức thi cơng đảm bảo an tồn lao động , an tồn phịng chống cháy nổ từ khi khởi công tới khi bàn giao cơng trình trong phạm vi mặt bằng được giao, chấp hành mọi quy định của cơ quan trong khi thi cơng cơng trình
- Thơng báo bằng văn bản kịp thời cho bên A mọi trở ngại để cùng bên A bàn bạc, thảo luận và thống nhất cách giải quyết.
- Bên B phải hoàn thành đầy đủ các thủ tục cần thiết để tiến hành nghiệm thu đưa cơng trình xây dựng xong vào sử dụng. Lập hồ sơ thanh toán khối lượng xây lắp hồn thành, hồ sơ quyết tốn, hồ sơ hồn công và giao cho bên A đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn hiện hành của nhà nước.
Điều 7: Bất khả kháng:
Điều 8: Cam kết thực hiện, thưởng phạt hợp đồng. Điều 9: Hiệu lực hợp đồng.
Bảng tổng hợp kinh phí dự tốn là
Bảng 2.1
BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ DỰ TỐN
Cơng trình: Văn phịng Viện Dầu khí Hạng mục: Kiến trúc nhà ăn
Đơn vị: Đồng
T
T Hạng mục chi phí Cách tính Giá trị Ký hiệu
Chi phí vật liệu 644.246.446 A
Chênh lệch vật liệu 176.165.640 CLVL
Chi phí nhân cơng 53.538.486 B
Chi phí máy xây dựng 7.118.928 C
I Tổng chi phí trực tiếp VL + NC + M + TT 938.117.105 T
1 Chi phí vật liệu (A+CLVL) x 1 820.412.086 VL
2 Chi phí nhân cơng B x 1.78 95.298.506 NC
3 Chi phí máy xây dựng C x 1.2 8.542.714 M
4 Trực tiếp phí khác
1.5% x ( VL + NC +
M) 13.863.800 TT
II Chi phí chung T x 6% 56.287.026 C
Giá thành dự toán xây dựng T + C 994.404.132 Z III Thu nhập chịu thuế tính trước ( T + C) x 5.5% 54.692.227 TL
Giá trị dự toán xây dựng trước
thuế T + C + TL 1.049.096.359 G
IV Thuế giá trị gia tăng G x 10% 104.909.636 GTGT
Giá trị dự toán xây dựng sau thuế G + GTGT 1.154.005.995
Các tính được áp dụng theo thơng tư số 05/2009/TT – BXD của Bộ xây dựng hướng dẫn điều chỉnh dự tốn cơng trình XDCB ban hành ngày 15/04/2009.
Giá thành dự toán xây dựng: 994.404.132 đồng. (Theo bảng 2.1) Giá thành thực tế: 970.067.537 đồng. (Theo bảng 2.26)
Chênh lệch so với dự toán: 24.336.595 đồng.
Lợi nhuận : 54.692.227 + 24.336.595 = 79.028.822 đồng.
2.2 Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp (khơng kể vật liệu phục vụ cho máy móc thi cơng, phương tiện thi cơng và những vật liệu tính trong chi phí sản xuất chung). Giá trị vật liệu được hạch tốn vào khoản mục này ngồi giá trị thực tế cịn có cả chi phí thu mua, vận chuyển từ nơi mua về nơi nhập kho hoặc xuất thẳng đến chân cơng trình.
Ngun vật liệu sử dụng cho xây dựng hạng mục cơng trình nào phải được tính trực tiếp cho hạng mục cơng trình đó trên cơ sở chứng từ gốc theo số lượng thực tế đã sử dụng và theo giá xuất kho thực tế. Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều cơng trình, khơng thể tổ chức hạch tốn riêng được thì kế tốn phải phân bổ chi phí cho các cơng trình theo tiêu thức thích hợp như theo định mức tiêu hao, theo khối lượng thực hiện...
Trong q trình thực hiện xây lắp các cơng trình, vật liệu đóng một vai trị quan trọng trong các yếu tố chi phí đầu vào. Đối với Cơng ty nói riêng và đối với các cơng ty xây lắp nói chung thì chi phí ngun vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí cơ bản và chiếm tỉ trọng lớn trong tồn bộ chi phí sản xuất. Hơn nữa, vật liệu sử dụng trực tiếp cho thi công gồm nhiều chủng loại khác nhau, có tính năng, cơng dụng khác nhau và được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Điều đó cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý tốt, hạch tốn đúng chi phí ngun vật liệu của Cơng ty nhằm tập hợp chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trong việc tính giá thành sản phẩm đồng thời phải tìm ra các biện pháp sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngun vật liệu góp phần giảm chi phí và hạ giá thành.
Theo quy định hiện hành về phương pháp hạch tốn hàng tồn kho trong xây lắp, Cơng ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Đối với vật tư xuất dùng, Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để giúp cho cơng tác tính giá được thực hiện kịp thời, chính xác.
Để phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 621-
chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng cơng
trình xây dựng, lắp đặt (cơng trình, hạng mục cơng trình, các giai đoạn cơng việc, khối lượng cơng việc, khối lượng xây lắp có dự tốn riêng).
Căn cứ vào yêu cầu về lượng vật tư cho cơng trình theo từng giai đoạn, tiến độ thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình; Cơng ty giao cho nhân viên phụ trách vật tư tiến hành thu mua nguyên vật liệu phục vụ thi công. Nhân viên phụ trách vật tư sẽ thay mặt Công ty làm các cơng việc liên quan đến tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng, thanh toán và đảm bảo việc nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng kịp thời, đúng quy cách. Do uy tín của Cơng ty với các nhà cung cấp tốt nên thông thường
Công ty được các nhà cung cấp cho thanh toán sau một thời gian nhất định (khoảng 2,3) tháng tùy theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Khi chứng từ được kế tốn Cơng trường tập hợp đầy đủ lên phịng kế tốn, kế tốn Cơng ty hạch tốn vào TK 621- chi tiết vào từng mã vụ việc của từng cơng trình; đồng thời hạch tốn vào