STT Chức năng/ Bộ phận Tên viết tắt bộ phận
1 Cấp cơng ty 0 2 Chất lượng 1 3 Hành chính- nhân sự 2 4 Đào tạo 3 5 Kế hoạch 4 6 Kỹ thuật- Bảo trì 5 7 Sản xuất 6
63
3.2.1.2Cải tiến việc ban hành tài liệu
Chuyển việc ban hành tài liệu về cho từng bộ phận chức năng, việc này sẽ làm giảm tải công việc ban hành tài liệu của nhân viên ISO. Để thực hiện việc này, nhân viên ISO đã tiến hành đào tạo cho nhân viên phụ trách công việc ISO ở từng bộ phận chức năng cách thức ban hành tài liệu lên hệ thống mạng nội bộ. Nhân viên ISO sẽ kiểm tra định kỳ những tài liệu trên hệ thống mạng nội bộ để phát hiện ra những điểm không phù hợp kịp thời và hướng dẫn lại cho bộ phận chức năng, để tránh trường hợp sai sót xảy ra nhiều trong việc các bộ phận tự ban hành tài liệu.
Về cách thức phê duyệt tài liệu, đề xuất viết chương trình phê duyệt tài liệu thơng qua hệ thống mạng nội bộ của công ty, để hỗ trợ việc phê duyệt. Khi có tài liệu cần ban hành lên hệ thống công ty, nhân viên sẽ sử dụng chương trình phê duyệt tài liệu, đưa tài liệu vào chương trình. Chương trình sẽ tự động gửi mail tới cho người phê duyệt tương ứng cới cấp độ tài liệu (Tài liệu cấp 1 thì sẽ gửi tới giám đốc, tài liệu cấp 2 thì gửi tới phó tổng giám đốc hoặc người đại diện quản lý chất lượng, tài liệu cấp 3 sẽ gửi tới trường phòng hoặc kỹ sư). Sau khi tài liệu được phê duyệt sẽ được ban hành lên hệ thống mạng nội bộ công ty. Tất cả những thông tin phê duyệt tài liệu sẽ được lưu trên chương trình, có thể xuất thơng tin ra ngay khi cần. Do đó việc kiểm sốt thơng tin dễ dàng, tiện lợi hơn và hạn chế lỗi không phù hợp do thiếu sót của nhân viên khi quên lưu mail hoặc làm mất mail.
Chương trình phê duyệt tài liệu yêu cầu xác định các bộ phận liên quan của tài liệu, việc này sẽ hỗ trợ gửi thông tin tới bộ phận liên quan tới tài liệu, không gửi thông tin tới tất cả các bộ phận khơng liên quan để tránh làm nhiễu thơng tin. Điều đó sẽ phát huy hiệu quả của việc triển khai tài liệu mới ban hành cho các bộ phận liên quan, không cịn tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời do thơng tin q nhiều nữa.
Chương trình phê duyệt cịn u cầu người ban hành tài liệu nhập nội dung tài liệu mới ban hành là gì. Khi mail gửi tới các bộ phận liên quan sẽ thể hiện rõ thông tin thay đổi của tài liệu là gì, dẫn tới sự thuận tiên cho bộ phận khi triển khai theo hướng dẫn của tài liệu mới ban hành.
64
Đề xuất thêm mã vạch vào tài liệu, thông tin của mã vạch là số tài liệu và phiên bản của tài liệu, trước khi sử dụng tài liệu ở ngồi chuyền sản xuất. cơng nhân phải lấy tài liệu quét mã vạch lên hệ thống mạng nội bộ để hệ thống xác định tài liệu đang sử dụng là tài liệu đúng phiên bản với hệ thống mạng nội bộ của công ty, tránh trường hợp sử dụng tài liệu lỗi thời ở ngoài chuyền sản xuất. Một số tài liệu cấp 3 như hướng dẫn làm việc, chuẩn kiểm ngoại quan của các bộ phận sẽ được ban hành hết lên hệ thống mạng nội bộ của công ty.
3.2.2Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo trong quá trình vận hành hệ thống QLCL của công ty
3.2.2.1Cải tiến việc triển khai các cam kết trong chính sách chất lượng
Cần phải ban hành tài liệu đào tạo về chính sách chất lượng cho nhân viên, đưa những dẫn chứng thực tế công ty đang thực hiện trong chính sách chất lượng để làm ví dụ minh họa, việc này giúp thống nhất được nội dung đào tạo và giúp nhân viên có thể hiểu được nội dung của chính sách chất lượng của cơng ty.
Cho nhân viên làm bài kiểm tra sau khi đào tạo để xác nhận mức độ thấu hiểu của nhân viên về chính sách chất lượng, những trường hợp khơng hiểu rõ có thể phát hiện ra ngay và tiến hành đào tạo lại cho nhân viên. Định kỳ hàng năm sẽ kiểm tra lại mức độ hiểu biết của nhân viên về chính sách chất lượng của công ty.
Việc cải tiến này thực hiện dễ dàng, lại có thể mang lại hiệu quả cao. Việc ban hành một tài liệu hướng dẫn có những ví dụ minh họa giúp cho nhân viên hiểu đúng và hiểu giống nhau. Như thế tất cả nhân viên sẽ có hành động và ứng xử trong công việc đúng với định hướng chuẩn mực của công ty, tạo ra những sản phẩm tốt dẫn tới đáp ứng được sự thõa mãn của khách hàng.
3.2.2.2Định hướng lại mục tiêu chất lượng của bộ phận sản xuất
Trong năm 2012, phân xưởng sản xuất 1 và 2 chú trọng vào sản lượng hơn là chất lượng, do đó ban lãnh đạo cơng ty cần xem xét lại định hướng mục tiêu cho phân xưởng sản xuất 1 và 2. Quá trình sản xuất hiện tại của phân xưởng sản xuất 1 và 2 là thực hiện kiểm tra đầu cuối, nghĩa là sản phẩm sau khi hoàn thành sẽ được kiểm tra lại. Với q trình hiện tại có nhiều nhược điểm như khơng thể phát hiện lỗi phát
65
sinh sớm, để lỗi xảy ra hàng loạt. Sản phẩm lỗi nhiều phải sửa chữa lại gây lãng phí cho cơng ty, và có nguy sản phẩm lỗi đưa tới cho khách hàng.
Xem xét áp dụng quy trình mới, đưa mục kiểm tra vào trong công đoạn sản xuất, tại các công đoạn sản xuất sẽ đưa vào các mục kiểm tra chất lượng tương ứng, để sản phẩm sau khi làm ra tại mỗi công đoạn sẽ được kiểm tra lại và đảm bảo chất lượng ngay tại cơng đoạn. Quy trình mới này khắc phục được nhược điểm của quy trình cũ là có thể phát hiện lỗi sớm và ngăn chặn lỗi xảy ra hàng loạt, giúp cho quy trình sản xuất đảm bảo chất lượng hơn, giảm bớt chi phí sửa chữa hàng, tránh lỗi đi tới khách hàng.
3.2.3Hồn thiện cơng tác quản lý nguồn nhân lực của công ty
Việc tham gia khóa đào tạo bên ngồi của nhân viên văn phịng chưa được khảo sát, vì thế các khóa học bên ngồi do nhân viên tham gia không mang lại hiệu quả cho cơng ty, gây lãng phí thời gian và tiền bạc. Do đó, bộ phận đào tạo cần khảo sát và liệt kê chi tiết những yêu cầu công việc của bộ phận chức năng, từ đó lập bảng câu hỏi để tìm hiểu về nhu cầu cần đào tạo của từng bộ phận chức năng. Đầu mỗi năm tài chính, bộ phận đào tạo sẽ tiến hành khảo sát về nhu cầu cần được đào tạo của bộ phận chức năng, sau đó tiến hành lên kế hoạch đào tạo và tìm kiếm lớp học phù hợp cho nhân viên của từng bộ phận chức năng tương ứng.