Mức độ nhuần nhuyễn Mức độ thực hiện Hướng dẫn 1 Khơng có cách tiếp cận chính thức
Khơng có bằng chứng của việc tiếp cận có hệ thóng, khơng có kết quả, kết quả nghèo nàn hoặc khơng thể dự đốn được
2 Cách tiếp cận bị động
Cách tiếp cận hệ thống dựa trên các vấn đề xảy ra hay khắc phục có dữ liệu tối thiểu về các kết quả cải tiến 3 Cách tiếp cận hệ
thống chính thức ổn định
Tiếp cận dựa trên q trình có hệ thống, ở giai đoạn đầu của cải tiến có hệ thống, có các dữ liệu về sự phù hợp đối với các mục tiêu và tồn tại các xu hướng cải tiến
4 Cải tiến liên tục được nhấn mạnh
Quá trình cải tiến được sử dụng, kết quả tốt và duy trì được xu hướng cải tiến
5 Cách tiếp cận hệ thống tốt nhất
Quá trình cải tiến được hợp nhất mạnh mẽ, kết quả so sánh đối chứng là tốt nhất
Nguồn: TCVN ISO 9004:2000 (Phụ lục A).
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, các yêu cầu trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và phương pháp đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu TCVN ISO 9001:2008. Đây là nền tảng lý thuyết cho nội dung phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam ở chương 2.
CHƯ ƠN G 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY
TNHH FIBER OPTICS VIETNAM
2.1GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH FIBER OPTICS VIETNAM
2.1.1Thơng tin chung
- Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH FIBER OPTICS VIETNAM
- Tên giao dịch: FIBER OPTICS VIET NAM LTD.
- Tên viết tắt: FOV
- Trụ sở: Số 9 đường số 6, Khu công nghiệp Vietnam-Singapo, Thuận An Bình
Dương
Email: Ducld@vn.fujikura.com - Vốn điều lệ: 106,000,000,000 VND
- Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất cáp quang
2.1.2Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty TNHH Fiber Optics VietNam được thành lập vào tháng 4 năm 2001, là một chi nhánh của tập đoàn Fujikura Nhật Bản, thực hiện chức năng sản xuất (gia công và lắp ráp) sản phẩm cáp quan cho tập đoàn Fujikura Nhật Bản. Phần thiết kế và phát triển sản phẩm mới do phía tập đồn Fujikura Nhật Bản chuyển giao. Sản phẩm sau khi sản xuất tại công ty TNHH Fiber Optics VietNam sẽ được xuất sang tập đoàn Fujikura Nhật Bản.
Tháng 5 năm 2002 công ty xuất đơn hàng đầu tiên. Đầu năm 2003, nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2000, ban giám đốc đã triển khai áp dụng, qua hơn 1 năm áp dụng, vào tháng 6 năm 2004 hệ thống quản lý chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam được tổ chức BSI (Anh) cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động “Sản xuất sản phẩm cáp quang”. Đến tháng 10 năm 2010, công ty TNHH Fiber Optics VietNam cập nhật hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Tháng 12 năm 2004, công ty TNHH Fiber Optics VietNam được tổ chức BSI (Anh) cấp giấy chứng nhận môi trường theo tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:1996. Đến tháng 1 năm 2006, công ty TNHH Fiber Optics VietNam cập nhật phiên bản hệ thống môi trường TCVN ISO 14001: 2004.
Đến tháng 12/2009 công ty TNHH Fiber Optics VietNam tiếp tục lấy chứng nhận TL9000.Ver.5.0 do tổ chức BSI (Anh) cấp giấy.
Trong q trình hoạt động, cơng ty đã đạt được các giải thưởng sau:
- Tháng 8/2008 công ty được nhận giải thưởng Thương hiệu xanh do “LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM“ trao tặng. Giải thưởng này tơn vinh cơng ty vì sự phát triển bền vững.
- Tháng 7/2010 Công ty nhận được giải thưởng Thương hiệu xanh lần 2.
2.1.3Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Fiber Optics VietNam
- Cơ cấu tố chức của công ty TNHH Fiber Optics VietNam được thể hiện hình 2.1 Bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm: Phòng sản xuất 1, 2, 3. Bộ phận gián tiếp sản
xuất bao gồm: Phòng chất lượng, phòng hành chánh, phịng nhân sự, phịng kế tốn, phòng kế hoạch, phòng đào tạo, phòng kỹ thuật, phòng phát triển vật tư, phịng thơng tin.
- Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận được xác định như sau:
+ Phịng kế tốn: Theo dõi, phân tích và cung cấp tình hình tài chính của cơng ty cho ban giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định kinh doanh của công ty; Thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, báo cáo tài chính theo quy định nhà nước.
19
20
+ Phịng hành chính: Tham mưu cho ban giám đốc trong việc giải quyết chính sách chế độ cho người lao động theo quy định bộ luật lao động; Thực hiện các vấn đề chung như công việc lễ tân, liên hệ với chính quyền, tiếp nhận văn bản pháp luật, kiểm sốt hoạt động 5S, an tồn và vệ sinh lao động của cơng ty.
+ Phịng nhân sự: Tham mưu cho ban giám đốc về công tác nhân sự của công ty; Quản lý nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo).
+ Phòng kế hoạch: Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thực hiện cắt giảm chi phí vận chuyển, kiểm sốt điều kiện và hoạt động của nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho.
+ Phòng đào tạo: Tham mưu cho ban giám đốc quản lý, tổ chức triển khai thực hiện công tác đào tạo của nhân viên trong công ty; Đào tạo cho công nhân mới, kiểm soát kiến thức và kỹ năng của cơng nhân; Kiểm sốt đào tạo cơ bản cho kỹ sư mới.
+ Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho ban giám đốc trong việc quản lý vận hành máy móc thiết bị trong nhà máy; Thiết lập và duy trì máy móc sản xuất, cung cấp công cụ và thiết bị cho sản xuất, thực hiện việc hiệu chuẩn đo lường công cụ, thiết bị và máy móc, kiểm tra giám sát tiêu thụ điện năng của cơng ty, hỗ trợ kỹ thuật cho sản xuất.
+ Phịng phát triển vật tư: Tham mưu cho ban giám đốc trong việc tìm kiếm nhà cung ứng mới với chi phí thấp; Phát triển vật tư chi phí thấp, kiểm sốt vấn đề kỹ thuật của vật tư, kiểm sốt khn mẫu của vật tư.
+ Phịng thơng tin: Tham mưu cho ban giám đốc trong việc quản lý và vận hành hệ thống mạng của cơng ty; Kiểm sốt và duy trì hệ thống máy tính, điện thoại của cơng ty, kiểm sốt hệ thống dữ liệu và thông tin của công ty, cung cấp phần mềm nội bộ cho công ty.
+ Phịng sản xuất: Kiểm sốt sự thay thay đổi về máy móc, con người, phương pháp và vật tư trong quá trình sản xuất có phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay khơng.
+ Phịng chất lượng: Tham mưu cho ban lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng, xây dựng và điều hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008; Kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng, kiểm soát đánh giá nhà cung cấp, nhận thông tin và phản hồi các phàn nàn của khách hàng.
2.1.4Kết quả hoạt động của công ty
Bàng 2.1: Kết quả hoạt động của công ty từ năm 2007 đến năm 2012.
Chi tiêu 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Doanh thu (Tỷ VND) 706 902 1242 1408 1482 1785
Tỷ lệ tăng doanh thu (%) - 28 38 13 5 20
Tổng tài sản (Tỷ VND) 94 94 95 118 161 311
Lợi nhuận (Tỷ VND) 53 70 98 117 126 148
Tỷ lệ tăng lợi nhuận (%) - 32 41 19 8 17
Tổng lao động (người) 931 980 1048 1226 1315 1521
(Nguồn: Báo cáo thường niên của công ty TNHH Fiber Optics VietNam). Việc định hướng đúng đắn của ban lãnh đạo cùng với sự quyết tâm cao của toàn thể nhân viên trong công ty đã giúp cho công ty TNHH Fiber Optics VietNam ngày càng lớn mạnh, tổng tài sản của công ty năm 2007 là 94 tỷ VND tăng lên 311 tỷ VND năm 2012. Doanh thu và lợi nhuận của công ty TNHH Fiber Optics VietNam cũng tăng đều qua các năm. Tổng người lao động cũng tăng từ 931 người năm 2007 lên 1521 người năm 2012.
2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH FIBER OPTICS VIETNAM
Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 cho phép tổ chức áp dụng có thể loại trừ một số điều trong phạm vi điều khoản 7 “Tạo sản phẩm” tùy theo đặc điểm của tổ chức. Hoạt động của công ty Fiber Optics VietNam chỉ gia công lắp ráp sản phẩm không thực hiện việc thiết kế và phát triển sản phẩm nên công ty loại trừ điều khoản 7.3 “Thiết kế và phát triển”.
2.2.1Chính sách chất lượng
Chất lượng và cải tiến chất lượng là nhân tố chính cho việc phát triển của cơng ty. Với trách nhiệm cao nhất, Tổng giám đốc quyết định chính sách chất lượng như sau:
“ĐẠT ĐƯỢC SỰ THỎA MÃN KHÁCH HÀNG LÀ ĐẢM BẢO HẠNH PHÚC CHO NHÂN VIÊN VÀ THỊNH VƯỢNG CỦA CƠNG TY”
Để đạt được chính sách này, ban lãnh đạo cơng ty cam kết như sau: 1. Cung cấp các nguồn lực hữu hiệu cho các hoạt động của hệ thống.
2. Truyền thơng chính sách chất lượng này tới tồn bộ thành viên trong công ty để mọi người hiểu rõ, thực hiện và duy trì.
3. Thực hiện đánh giá nội bộ thường xuyên để duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống chất lượng.
Phương pháp thực hiện chính sách chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics Vietnam đã được xác định như sau:
1. Công ty thực thi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và thường xuyên cải tiến hệ thống để đảm bảo rằng công ty cung cấp những sản phẩm chất lượng đến khách hàng với chi phí cạnh tranh theo đúng thời hạn.
2. Cơng ty thiết lập các mục tiêu chất lượng và triển khai các hoạt động để đạt được các mục tiêu này.
3. Mỗi thành viên của công ty được đào tạo để hiểu rõ các quyết định của ban lãnh đạo, chính sách chất lượng, các qui định chất lượng liên quan tới công việc hiện tại, trách nhiệm và quyền hạn trong hệ thống hoạt động của cơng ty, để mỗi thành viên có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất các quy định này trong việc thực thi chất lượng.
4. Ban lãnh đạo công ty thực hiện việc xem xét lãnh đạo định kỳ để xem xét tính thích hợp liên tục cũng như là hiệu lực của hệ thống chất lượng, và để quyết định phương pháp cho viêc cải tiến sản phẩm, quá trình và hệ thống.
Nguồn: Sổ tay chất lượng của công ty TNHH Fiber Optics VietNam (2012).
2.2.2Các q trình chính của cơng ty TNHH Fiber Optics Vietnam
Dựa trên cơ sở các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, công ty đã xây dựng các q trình chính nhằm xác định trách nhiệm, quyền hạn, nguồn lực của mỗi q trình giúp cho hệ thống hoạt động có hiệu quả. Những q trình chính của cơng ty như sau:
1. Q trình nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất. 2. Quá trình mua hàng.
3. Q trình kiểm sốt đầu vào vật tư. 4. Quá trình sản xuất.
5. Quá trình bảo trì. 6. Quá trình tuyển dụng.
7. Quá trình đào tạo & đánh giá nhân viên. 8. Quá trình đánh giá thõa mãn của khách hàng. 9. Quá trình giải quyết khiếu nại của khách hàng.
Những quá trình trên sẽ tương tác với nhau trong hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty thể hiện hình 2.2.
2.2.2.1Quá trình nhận đơn đặt hàng, lập kế hoạch sản xuất
Công ty nhận đơn đặt hàng từ khách hàng thông qua bộ phận kế hoạch và mua hàng. Sau khi nhận đơn đặt hàng, nhân viên kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra những yêu cầu từ khách hàng như loại sản phẩm, thông tin kỹ thuật của sản phẩm. Sau đó tiến hành xem xét về máy móc, phương pháp, con người, vật tư, thời gian sản xuất có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng không. Khi xem xét đơn hàng mới, nhân viên kế hoạch cũng xem xét những đơn đặt hàng cũ đang sản xuất trong dây chuyền. Sau khi xem xét xong, nhân viên kế hoạch sẽ nhập đơn hàng vào hệ thống mạng của cơng ty.
Đối với sản phẩm mới thì nhân viên kế hoạch phải tạo mã cho sản phẩm và thông tin cho bộ phận kỹ thuật tạo danh sách cấu trúc cho sản phẩm mới và đăng nhập vào hệ thống mạng của công ty. Dựa thông tin vật tư trên hệ thống mạng của công ty nhân viên bộ phận kế hoạch và mua hàng sẽ tiến hành đặt hàng.
2.2.2.2Quá trình mua hàng
Dựa trên những thơng tin cấu trúc vật tư từ hệ thống mạng công ty, nhân viên mua hàng xem xét tình trạng vật tư trong kho có đáp ứng được kế hoạch sản xuất hay không. Nếu không đáp ứng được so với kế hoạch thì phải tiến hành đặt mua vật tư từ nhà cung cấp nhằm đảm bảo ln đủ vật tư để đáp ứng cho q trình sản xuất. 2.2.2.3Q trình kiểm sốt đầu vào vật tư
Vật tư từ nhà cung cấp sẽ được kiểm tra đầu vào. Ở quá trình này, vật tư sẽ được kiểm tra số lượng, kích thước, chất lượng của vật tư. Nếu vật tư thỏa mãn tất cả các công đoạn trên sẽ được chuyển qua kho. Trường hợp không thỏa 1 cơng đoạn nào đó ở q trình kiểm sốt đầu vào của vật tư, thì thơng tin đó sẽ chuyển tới cho nhà cung cấp, yêu cầu nhà cung cấp điều tra nguyên nhân và bù hàng.
2.2.2.4Quá trình sản xuất
Đối với những sản phẩm cũ đã được sản xuất, bộ phận sản xuất kiểm tra lại máy móc thiết bị, tài liệu và phương pháp làm việc so với yêu cầu kỹ thuật từ khách
hàng có thay đổi hay khơng. Nếu có thay đổi thì sẽ chỉnh sửa lại nội dung tài liệu và hướng dẫn lại phương pháp thực hiện cho công nhân.
Đối với sản phẩm mới, ban lãnh đạo sẽ chỉ định trưởng nhóm dự án và tiến hành họp triển khai để xây dựng quy trình sản xuất cho sản phẩm mới.
2.2.2.5Quá trình bảo trì
Việc theo dõi và duy trì máy móc, thiết bị do phịng kỹ thuật phụ trách. Khi có máy móc thiết bị hư, nhân viên phòng kỹ thuật sẽ tiến hành sửa chữa nhanh để đảm bảo khơng ảnh hưởng tới q trình sản xuất.
2.2.2.6Q trình tuyển dụng
Khi có bất kỳ nhu cầu tuyển dụng nào từ bộ phận chức năng, trưởng phịng của bộ phận đó làm đơn yêu cầu và đệ trình cho Tổng giám đốc xem xét. Yêu cầu sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt sẽ chuyển cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển nhân viên.
2.2.2.7Quá trình đào tạo và đánh giá nhân viên
Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ được đào tạo trong vòng 7 ngày về những kiến thức cơ bản của cơng ty.
Đối với vị trí nhân viên của khối văn phịng (Kỹ sư), sẽ tiếp tục tìm hiểu quy trình sản xuất chính và làm báo cáo sau 2 tháng thử việc để thuyết trình trước Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, trường phịng liên quan. Nếu bài thuyết trình được Tổng giám đốc chấp thuận, thì nhân viên sẽ được nhận vào làm việc. Nếu trường hợp bài báo cáo khơng đạt u cầu thì sẽ đề nghị nhân viên đó làm lại và báo cáo cáo lại, nếu tiếp tục khơng đạt u cầu thì sẽ khơng được nhận.
Đối với vị trí cơng nhân, sẽ được kiểm tra kỹ năng làm việc sau 30 ngày, việc kiểm tra kỹ năng do bên phòng đào tạo phụ trách. Nếu cơng nhân đạt u cầu thì sẽ được cấp 1 giấy chứng nhận và sẽ được tái đánh giá sau 2 tháng làm việc.
26
Hình 2.2 Hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty.
27
2.2.2.8Q trình đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng