1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Để biết được chi tiết của từng loại hàng hóa trong q trình nhập, xuất tồn cả về mặt số lượng. đơn giá và thành tiền, kế toán thường sử dụng 1 trong 3 phương pháp theo dõi chi tiết hàng hóa như sau:
- Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ số dư.
- Phương pháp sô đối chiêu luân chuyển.
Hiện nay kế toán các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp thẻ song song và phương pháp sổ số dư.
69
1 1 Phương pháp thẻ song song
Sơ đồ tổ chức kế toán
Kế toán hàng tồn kho Thủ kho
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi hàng tháng : Đối chiếu
* Thủ kho : Hàng ngày, từ bộ chứng từ lên bộ thẻ kho theo dõi lượng hàng tồn kho từng
loại, rồi chun lên phịng kế tốn.
* Kế toán : Hàng ngày, nhận bộ chứng từ từ thủ kho ghi vào sổ cái
TK hàng tồn kho đồng thời ghi vào bộ thẻ chi tiết, theo dõi cả lượng và giá hàng tồn kho Sổ cái TK 152 -> 156 Bảng nhập - xuất - tồn Bộ thẻ chi tiết - P. nhập kho - P. xuất kho... Bộ thẻ kho - P. nhập kho - P. xuất kho...
70
Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho phải khớp đúng. Từ bộ thẻ kho, kế toán lên bảng cân đối nhập, xuất, tồn. Đối chiếu số nhập, xuất, tồn với số phát sinh Nợ, Có, Số dư trên sổ cái phải khớp đúng. Đây là đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Ưu điểm của phương pháp này dễ làm, quản lý hàng tồn kho chặt chẽ. Yếu điểm là công việc ghi chép trùng lắp, công việc kế toán nhiều. Phương pháp này hiệu quả với việc quản lý hàng tồn kho số lượng lớn, khó kiểm kê hàng thường xuyên, loại hàng không nhiều.
1 2. Phương pháp sổ số dư
Sơ đồ tổ chức kế toán
Kế toán hàng tồn kho Thủ kho
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi hàng tháng : Đối chiếu Sổ cái TK 152 -> 156 Bảng nhập - xuất - tồn Kiểm tra định kỳ ngắn 3,5,7,...ngày / 1 lần - P. nhập kho - P. xuất kho... Bộ thẻ kho - P. nhập kho - P. xuất kho...
71
* Cách tổ chức kế toán tương tự như phương pháp thẻ song song, nhưng kế tốn khơng lập bộ thẻ kho, thay vào đó cứ định kỳ ngắn (ví dụ như 3 hoặc 5, 7, 10, 15 ngày) kế toán xuống kho trực tiếp kiểm tra việc ghi chép vào bộ thẻ kho và xác nhận kết quả kiểm tra, đây là cơng việc bắt buộc kế tốn phải làm cẩn thận.
Cuối tháng, thủ kho dựa vào bộ thẻ kho lên Bảng kê số dư rồi chuyển lên phòng kế toán để đối chiếu với số dư trên các sổ cái TK hàng tồn kho phải khớp. (Hoặc kế toán lên bảng kê số dư, nhưng phải có xác nhận của thủ kho). Cuối tháng khoá bộ thẻ kho và được chuyển lên phịng kế tốn lưu trữ như tài liệu kế tốn chi tiết.
Bảng kê số dư được mô cho cả năm và được ghi vào mỗi cuối tháng.
Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ cơng việc kế tốn,
giảm chi phí. Yếu điểm là quản lý hàng tồn kho khơng chặt chẽ, khó tìm ra sai lầm khi dối chiếu số liệu bảng kê số dư không khớp đúng với số dư trên các sổ cánh hàng tồn kho
2. Kiểm kê tài sản
Kiểm kê là một phương pháp của kế toán nhằm để quản lý hàng hóa chặt chẽ khơng bị thất thoát về số lượng, thay đổi chất lượng, đảm bảo ghi chép kế toán đúng với thực tế tồn kho. Tùy theo thời gian kiểm kê mà có nhiều loại kiểm kê: bất thường hay theo định kỳ tháng, quí, và theo chế độ tài chính hiện hành bắt buộc doanh nghiệp phải kiểm kê cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê.
Ban kiểm kê bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên phịng kế tốn, phịng nghiệp vụ... và một số nhân viên khác do kế toán trưởng
72
điều động nếu cần, sau đó phân thành nhóm kiểm kê và cử nhóm trưởng. Kế tốn phải hồn thành cột sổ sách trên bảng kiểm kê tài sản và các dụng cụ để tiến hành kiểm kê thực tế cân, đong, đo, đếm, thử chất lượng… chính xác và hồn thành tồn bộ các cột còn lại của bảng kiểm kê. Bảng này chuyển về phòng kế toán, nêu phát hiện tài sản thừa và thiếu khi so sánh thực tế với sổ sách, tùy theo trường hợp để kế toán xử lý.
Ví du: .Kiểm kê phát hiện thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân
Nợ 138-PTK (1381) Giá trị gốc nhập kho Có 156-HH 1
Thiếu hàng sau khi bắt thường, số còn lại tính vào giá vốn hàng bán. Nợ 1388, 334, 111,… Số bắt bồi thường, trừ lương Nợ 632-GVHB Số tổn thất cịn lại sau bồi thường
Có 156 – HH Gía trị hao hụt
Kiểm kê phát hiện thừa hàng hóa chưa rõ nguyên nhân Nợ 156-HH Giá trị gốc thừa ra Có 338-PT, PNK
Sau đó tìm ra ngun nhân xử lý thích hợp, nhưng phải có biên bản xử lý hàng thừa, thiếu. Khi xử lý cần lưu ý đến thuế GTGT đầu vào của hàng thiếu để bắt bồi thường theo giá phí thực tế.
73