Phòng kinh doanh 1 Phòng kinh doanh 2 Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng nghiệp vụ 3 2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, cơng ty TNHH Kiểm tốn AS có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh với hơn 50 nhân viên. Cụ thể, cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận và phòng ban như sau:
Ban giám đốc Bộ phận kế
toán Bộ phận tư vấn kiểm toánBộ phận hành chínhBộ phận kinh doanhBộ phận
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu các bộ phận – phòng ban trong công ty
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của công ty năm 2012)
Ch
ức năng, nhiệ m v ụ c ủ a các phịng ban: Ban giám đốc
• Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, điều hành và quản lý hoạt động của cơng ty.
• Sốt xét, ký báo cáo kiểm tốn.
• Thiết lập, đánh giá quy trình kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn tại cơng ty.
• Rà soát việc thực hiện các hợp đồng kiểm tốn.
Bộ phận kiểm tốn
• Thực hiện cơng việc kiểm tốn theo sự phân cơng của ban giám đốc.
• Thiết lập kế hoạch kiểm tốn, trao đổi thơng tin với khách hàng.
• Chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện công việc kiểm tốn tại khách hàng.
• Báo cáo cơng việc thực hiện cho quản lý cấp trên.
• Kết hợp với bộ phận kinh doanh thực hiện việc khảo sát khách hàng.
• Giải đáp các thắc mắc và tư vấn cho khách hàng.
• Thực hiện việc nghiên cứu các chuyên đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn theo sự phân công của cấp trên.
Bộ phận kinh doanh
• Tìm kiếm, thu hút khách hàng mới.
• Thực hiện soạn thảo, ký kết các hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
• Kết hợp với bộ phận nghiệp vụ tiến hành khảo sát khách hàng.
• Hỗ trợ ngoại ngữ tiếng Hoa cho bộ phận nghiệp vụ trong việc trao đổi với các chủ đầu tư là người Đài Loan, Trung Quốc.
• Tiến hành thu thập, khảo sát ý kiến từ khách hàng.
• Báo cáo tình hình kinh doanh cho Ban giám đốc.
• Thực hiện việc đối ngoại, trao đổi các thơng tin với khách hàng.
• Thực hiện tư vấn, giải đáp các thắc mắc cho khách hàng nếu có thể.
Bộ phận tư vấn
• Thực hiện hỗ trợ tư vấn, giải đáp các thắc mắc có liên quan đến chuyên môn cho các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kinh doanh.
• Tham gia thực hiện các hợp đồng tư vấn thuế, tư vấn tài chính cho khách hàng có nhu cầu.
• Hỗ trợ các cấp quản lý trong việc tham khảo ý kiến chun mơn về kế tốn, kiểm tốn, thuế, tài chính,…
• Cung cấp các văn bản pháp luật cho các bộ phận trong công ty và khách hàng.
• Kết hợp với bộ phận nghiệp vụ và bộ phận kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng.
Bộ phận kế tốn
• Tổ chức thu thập, xử lý thơng tin, ghi chép số liệu và hạch toán kế toán theo đúng chuẩn mực, chế độ kế tốn Việt Nam.
• Tổng hợp, lập báo cáo tài chính cho Ban giám đốc và các cơ quan nhà nước.
• Thực hiện tổng hợp, lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của Ban giám đốc.
• Tổ chức kiểm tra giám sát tình hình thu chi, quản lý sử dụng vốn và tài sản trong cơng ty.
• Kết hợp với bộ phận kinh doanh phân tích đánh giá kết quả hoạt đơng kinh doanh và tình hình tài chính của cơng ty cho Ban giám đốc.
• Tham mưu đề xuất các giải pháp sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp và phân tích các thơng tin tài chính giúp lãnh đạo cơng ty đưa ra những quyết định về chính sách kinh tế tài chính phù hợp với điều kiện kinh doanh và định hướng phát triển của cơng ty.
Bộ phận hành chính
• Quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân sự.
• Quản lý thực hiện và phổ biến các quy định trong cơng ty.
• Lập kế hoạch tổ chức đào tạo cho nhân viên.
• Thực hiện theo dõi việc thi đua, khen thưởng trong cơng ty.
• Báo cáo tình hình nhân sự trong cơng ty cho Ban giám đốc.
2.1.4 Cơng tác tổ chức tài chính kế tốn
Về chế độ, chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
• Cơng ty đang áp dụng luật kế toán, chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC và Thơng tư số 244/2009/TT-BTC.
• Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Kế toán trưởng
Kế toán tiền mặt
- TGNH Kế tốn cơng nợ- tiền lương Kế tốn TSCĐ - CCDC • Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo đường thẳng.
Về hình thức sổ kế tốn và các báo cáo:
• Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn: nhật ký chung trên máy vi tính.
• Báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Báo cáo quản trị nội bộ gồm: - Báo cáo thu – chi hàng tháng
- Báo cáo tình hình cơng nợ phải thu – phải trả - Báo cáo phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
Về cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán:
Bộ phận kế toán của cơng ty bao gồm: kế tốn trưởng, kế tốn tiền mặt – tiền gửi ngân hàng, kế tốn cơng nợ - tiền lương, kế tốn tài sản cố định – cơng cụ dụng cụ.
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận kế tốn trong cơng ty
2.2THỰC TRẠNG VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AS
Để làm cơ sở cho việc thiết lập thẻ cân bằng điểm nhằm đánh giá thành quả hoạt động tại cơng ty TNHH Kiểm tốn AS, chúng ta sẽ cùng xem xét thực trạng
của việc đánh giá thành quả hoạt động hiện nay tại công ty như thế nào để rút ra các nhận xét và đưa ra các giải pháp hoàn thiện sẽ được đề cập trong chương 3.
2.2.1 Tầm nhìn và chiến lược của cơng ty
Cơng ty TNHH Kiểm toán AS hoạt động với mục tiêu là cung cấp các dịch vụ chuyên ngành và các thông tin đáng tin cậy nhằm giúp khách hàng ra các quyết định quản lý, tài chính và kinh tế một cách có hiệu quả.
Chiến lược cơng ty đang thực hiện là tập trung vào việc cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính cho đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp FDI với chất lượng tốt và giá phí hợp lý.
Trong thời gian tới, nhằm mở rộng quy mô hoạt động, cơng ty có dự định bổ sung thêm nhân sự có trình độ chun mơn và nghiệp vụ. Đồng thời cơng ty cũng có chính sách đào tạo thêm nhân viên, khơng ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhằm cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của chuẩn mực mới. Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chun mơn và các ngành hỗ trợ cho cơng tác kế tốn – kiểm toán.
2.2.2 Về phương diện tài chính
2.2.2.1 Tình hình tài chính của cơng ty
Định kỳ, kế tốn trưởng tổng hợp số liệu về tình hình tài chính báo cáo cho ban giám đốc. Khái qt tình hình tài chính của cơng ty trong năm 2011 và 2012 như sau:
Bảng 2.1: Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tóm tắt cho năm tài chính 2012
Bảng cân đối kế toán
Tài sản Năm 2012 Năm 2011
Tài sản ngắn hạn 6.603.239.230 5.532.345.489
- Tiền mặt 930.230.124 709.412.365 - Phải thu khách hàng 5.282.591.384 4.425.876.391
Tài sản dài hạn 1.487.230.425 1.948.236.403
Tổng cộng tài sản 8.090.469.655 7.480.581.892
Nguồn vốn Năm 2012 Năm 2011
Nợ phải trả 474.132.116 2.248.138.423
Nợ ngắn hạn 384.132.116 2.248.138.423
Nợ dài hạn - -
Nguồn vốn chủ sở hữu 7.616.337.539 5.232.443.469
Vốn chủ sở hữu 5.000.000.000 2.000.000.000
Lợi nhuận chưa phân phối 2.706.337.539 3.232.443.469
Tổng cộng nguồn vốn 8.090.469.655 7.480.581.892 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2011
Doanh thu cung cấp dịch vụ 13.408.234.293 13.021.987.342
Các khoản giảm trừ - -
Doanh thu thuần từ cung cấp dịch vụ 13.408.234.293 13.021.987.342
Giá vốn hàng bán 10.703.283.329 6.803.942.739
Lãi gộp 2.704.950.964 6.218.044.603
Doanh thu hoạt động tài chính 25.930.283 42.023.812
Chi phí hoạt động tài chính - 2.500.000
- Trong đó: Chi phí lãi vay - -
Chi phí bán hàng - -
Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.703.849.207 6.213.801.334
Lãi/lỗ từ hoạt động kinh doanh 27.032.040 43.767.081
Thu nhập khác 864.422 214.039.213
Chi phí khác 554.002.392 60.302.434
Lãi/lỗ từ hoạt động khác (553.137.970) 153.736.779 Lãi/lỗ trước thuế TNDN (526.105.930) 197.503.860
Chi phí thuế TNDN hiện hành - 38.019.493
Lợi nhuận sau thuế (526.105.930) 159.484.367
(Nguồn: Báo cáo tài chính của cơng ty năm 2012)
2.2.2.2 Đánh giá thành quả hoạt động về phương diện tài chính của cơngty ty
Hiện nay, Ban giám đốc vẫn đang sử dụng những chỉ tiêu tài chính cơ bản để đánh giá hiệu quả về phương diện tài chính của cơng ty như sau:
• Chỉ số thanh tốn hiện hành
• Chỉ số thanh tốn tiền mặt
• Vịng quay nợ phải thu
• Kỳ thu tiền bình qn
• Tỷ suất sinh lợi trên tổng tài sản (ROA)
• Tỷ suất sinh lợi trên vốn chủ sở hữu (ROE)
• Tỷ suất lợi nhuận gộp/Doanh thu thuần
• Tỷ suất lợi nhuận rịng/Doanh thu thuần
Dựa vào các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính 2012 của cơng ty, chúng ta có được bảng số liệu các chỉ số tài chính như sau:
Bảng 2.2: Bảng chỉ số tài chính của cơng ty năm 2011 và năm 2012
Chỉ số tài chính Năm 2012 Năm 2011
Chỉ số thanh toán hiện hành 17,19 2,46
Chỉ số thanh toán tiền mặt 2,42 0,32
Số vòng quay nợ phải thu 2,76 3,33
Kỳ thu tiền bình quân 130 108
ROA -6,76% 2,26%
ROE -15,03% 7,97%
Tỷ suất lợi nhuận gộp/Doanh thu thuần 20,17% 47,75% Tỷ suất lợi nhuận ròng/Doanh thu thuần -3,92% 1,22% (Nguồn: Tác giả tổng hợp)
350 312 303 291 300 269 245 250 212 180 200 140 150 106 81 100 58 42 50 16 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Ban giám đốc nhận thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012 so với năm 2011 đã giảm sút rất nhiều. Cụ thể là hoạt động kinh doanh năm 2012 đã bị thua lỗ, dẫn đến các chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động kinh doanh bị âm. Nguyên nhân chính được giải thích là do năm 2012, chi phí hoạt động tăng cao trong khi doanh thu không tăng nhiều. Đồng thời năm 2012, cơng ty có phát sinh các khoản chi phí khác đột biến làm cho lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh bị giảm sút nghiêm trọng so với năm 2011. Tuy nhiên, các chỉ số tình hình tài chính về chỉ số thanh toán trong năm 2012 cũng được cải thiện hơn so với năm 2011.
2.2.3 Về phương diện khách hàng
2.2.3.1 Tình hình khách hàng hiện nay của cơng ty
Hiện nay, khách hàng chủ yếu của công ty vẫn là các doanh nghiệp FDI ở khu vực TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, Long An. Nhìn chung, khách hàng của cơng ty qua từng năm có tăng, được thể hiện qua biểu đồ sau:
Hình 2.4: Số lượng khách hàng qua các năm
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của công ty năm 2012) Cụ thể, cơ cấu doanh thu từ dịch vụ kiểm tốn của cơng ty trong năm 2012 phân loại theo đối tượng khách hàng được thể hiện như sau:
Đài Loan 18,91% Hàn Quốc Nhật Bản 39,42% 5,45% Trung Quốc 2,88% 4,17% Singapore Malaysia Thái Lan 15,06% 5,13% Việt Nam 8,97%
Hình 2.5: Cơ cấu doanh thu từ dịch vụ kiểm toán năm 2012 được phân loại theo đối tượng khách hàng
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của công ty năm 2012)
2.2.3.2 Đánh giá thành quả hoạt động về phương diện khách hàng của công ty
Vào thời điểm khoảng tháng 5 hàng năm, công ty tiến hành khảo sát ý kiến từ khách hàng về dịch vụ kiểm toán đã cung cấp trong mùa kiểm tốn để có thể đánh giá sự hài lịng của khách hàng.
Cụ thể là cơng ty sẽ khảo sát về sự hài lòng của khách hàng dựa trên các tiêu chí như sau (xem thêm tại phụ lục 02):
• Mức độ lịch sự, hịa nhã của nhân viên
• Mức độ am hiểu về chun mơn
• Kỹ năng tư vấn
• Tần suất gửi văn bản
• Dịch vụ chăm sóc sau kiểm tốn
Các chỉ tiêu này được đánh giá theo 5 mức độ: chưa tốt, trung bình, khá, tốt và rất tốt. Các mức độ này sẽ được quy đổi theo mức độ từ 1 đến 5 để có thể tổng
hợp đánh giá ý kiến phản hồi từ các khách hàng: chưa tốt (1), trung bình (2), khá (3), tốt (4) và rất rốt (5).
Thực tế, công ty đã thực hiện khảo sát 263 khách hàng trong năm 2012 là các công ty sử dụng dịch vụ kiểm toán và nhận được kết quả từ 182 khách hàng như sau:
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát ý kiến khách hàng 2012 của công ty
Các chỉ tiêu đánh giá
Ý kiến đánh giá của khách hàng Chưa tốt Trung bình Khá Tốt Rất tốt
Mức độ lịch sự, hịa nhã của nhân viên 0 4 59 99 20
Mức độ am hiểu chuyên môn 0 7 70 90 15
Kỹ năng tư vấn 0 8 74 79 21
Tần suất gửi văn bản 0 12 86 77 7
Dịch vụ chăm sóc sau kiểm tốn 2 22 83 68 7
(Nguồn: Báo cáo nội bộ của công ty năm 2012) Từ bảng số liệu trên, chúng ta thấy rằng: hầu hết các chỉ tiêu đánh giá đều được khách hàng đánh giá là tốt. Cụ thể: khách hàng đánh giá tốt ở mức độ lịch sự, hòa nhã của nhân viên (chiếm 54,40%), mức độ am hiểu chuyên môn (chiếm 49,45%), kỹ năng tư vấn (chiếm 43,41%), tần suất gửi văn bản (42,31%), dịch vụ chăm sóc sau kiểm tốn (chiếm 37,36%).
Thu thập ý kiến của khách hàng về những vấn đề cần phải cải tiến để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về chất lượng dịch vụ, đa số là các ý kiến như sau:
• Thời gian thực hiện kiểm tốn và phát hành báo cáo kiểm tốn (37 ý kiến)
• Giảm giá phí (26 ý kiến)
• Tư vấn thuế (30 ý kiến)
• Tác phong làm việc của nhân viên (18 ý kiến)
• Sai sót trong báo cáo tài chính được đính kèm với báo cáo kiểm tốn (13 ý kiến)
Ngồi ra, sau mỗi một mùa kiểm toán kết thúc, Ban giám đốc và các trưởng phòng sẽ cùng thảo luận xem xét các vấn đề về khách hàng như: danh sách các khách hàng tiếp tục tái ký và từ chối tái ký, các khách hàng khó đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu trong phạm vi bị hạn chế,… để tiến hành phân tích tình hình khách hàng trong tương lai. Đồng thời, công ty cũng tiến hành theo dõi các chỉ tiêu như: số lượng khách hàng tiếp tục tái ký, số khách hàng mới thu hút được để đánh giá thành quả hoạt động về phương diện khách hàng của cơng ty.
2.2.4 Về phương diện quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ
2.2.4.1Tình hình về quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ của cơng ty
Các quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ của cơng ty được thiết lập theo các phịng ban. Mỗi phịng ban sẽ có một quy trình hoạt động thuộc lĩnh vực chun mơn của mình. Cụ thể như sau:
Bộ phận hành chính:
• Quy trình tuyển dụng.
• Quy trình đánh giá, khen thưởng nhân viên.
Bộ phận kế tốn:
• Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ
Bộ phận kinh doanh:
• Quy trình tìm hiểu khách hàng - ký hợp đồng
Bộ phận nghiệp vụ:
• Quy trình cung cấp dịch vụ kiểm tốn báo cáo tài chính
• Quy trình cung cấp dịch vụ tư vấn thuế
• Quy trình thực hiện nghiên cứu chuyên đề về thuế
Nhìn chung, cơng ty vẫn đang chú trọng vào các quy trình chủ yếu của bộ phận kinh doanh và bộ phận nghiệp vụ. Cụ thể là tập trung vào quy trình tìm hiểu khách hàng dịch vụ kiểm toán, ký kết hợp đồng kiểm tốn và thực hiện cung cấp
Nhận thơng tin u cầu dịch vụ từ khách hàngTiến hành khảo sát khách hàngĐàm phán và ký hợp đồng kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán Thực hiện kiểm toán Phát hành Báo cáo kiểm toán dịch vụ kiểm tốn cho khách hàng. Khái qt quy trình chung này theo sơ đồ như