2.1 .1Tổng quan về công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thượng mại Châu Á
3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu cơng tác kế tốn tại Cơng ty CP
3.1.1. Đánh giá thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty CP kiến trúc xâydựng và thương mại Châu Á dựng và thương mại Châu Á
Đánh giá việc tuân thủ VAS của công ty:
Công ty đã tuân thủ một số các VAS về kế toán bán hàng như sau:
- Việc xác định và ghi nhận doanh thu tại Công ty tuân thủ VAS 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
- Về tính giá hàng tồn kho của Cơng ty tn thủ theo VAS 02 “Hàng tồn kho” và nhất quán trong các kỳ kế toán.
- Về quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản của Công ty tuân thủ theo VAS 01” Chuẩn mực chung”
Đánh giá việc tuân thủ các chế độ kế tốn hiện hành của cơng ty:
Cơng tác kế tốn của công ty được thực hiện và áp dụng theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đã đề ra, q trình hạch tốn cũng khơng cứng nhắc, dập khn một cách máy móc mà ln cải tiến cho phù hợp với hình thức tổ chức kinh doanh của cơng ty.
- Hình thức kế tốn:
Cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi áp dụng hình thức này tạo điều kiện cho kế tốn ghi chép công việc được rõ ràng, dễ hiểu tránh sai sót và trùng lặp khơng cần thiết. Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng phục vụ cho công tác hạch tốn ban đầu tương đối hồn thiện. Các chứng từ sử dụng đề phù hợp với yêu cầu kinh tế, pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng theo quy định của Bộ tài chính ban hành. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ, phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Quá trình luân chuyển chứng từ tạo điều kiện cho kế tốn phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ hàng
hóa của cơng ty. Các chứng từ sau khi đã sắp xếp, phân loại bảo quản và lưu trữ theo đúng chế độ lưu trữ chứng từ kế toán của Nhà nước.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thơng tin chính xác, kiểm sốt được hàng tồn cả về khối lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua vào - bán ra hàng tồn kho.
- Về cơng tác tổ chức hạch tốn ban đầu:
Trong cơng tác tổ chức hạch tốn ban đầu, chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán, là cơ sở pháp lý của số liệu kế tốn, vì vậy Cơng ty rất chú trọng đến việc tuân thủ các quy định, chuẩn mực của Nhà nước và Bộ Tài Chính về hệ thống hóa đơn chứng từ sử dụng. Chứng từ ban đầu lập ra phù hợp với yêu cầu thực tế và tính pháp lý của nghiệp vụ, đều có chữ ký của người trực tiếp có liên quan. Việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn chứng từ tại văn phịng kế tốn của Cơng ty là rất khoa học, đúng trình tự, kịp thời, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và đúng quy định của Nhà nước ban hành. Mặt khác, kế tốn tại Cơng ty luôn cập nhật những Nghị định, Thơng tư mới của Chính phủ và Bộ Tài Chính để phù hợp với yêu cầu và cơ chế quản lý của Nhà nước.
- Chứng từ sử dụng:
Q trình ln chuyển chứng từ cịn gặp nhiều khó khăn do kế tốn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành công việc, trong khi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng ngày càng nhiều, tuy kế tốn có nhiều kinh nghiệm nhưng dưới áp lực cơng việc ngày càng nặng nề thì khó tránh khỏi sai sót.
- TK kế tốn:
Cơng ty đã vận dụng TK kế toán ban hành theo Quyết định 48-BTC-Ngày 14/09/2006: Hệ thống TK kế toán được sử dụng một cách linh hoạt, phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo yêu cầu của việc cung cấp thơng tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tuy nhiên, công ty lại không mở một số các TK làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty, như:TK 159- khoản dự phịng nợ khó địi, TK 521“ Các khoản giảm trừ doanh thu”
- Sổ kế toán sử dụng: Hệ thống sổ được thiết kế theo mẫu của Bộ tài chính phù hợp với đặc điểm tổ chức kế toán trên Excel của doanh nghiệp ở mức độ nhất định. Công ty nên mở sổ nhật ký bán hàng
+ Với doanh thu bán chịu, kế toán ghi nhận vào nhật ký bán hàng, cuối kỳ hoặc định kỳ chuyển sang sổ cái TK 511, TK 131. Như vậy giảm được mức độ phức tạp của NKC, có thể theo dõi được doanh thu bán chịu trong kỳ của doanh nghiệp một cách chính xác, cụ thể và nhanh chóng nhất
+ Về việc theo dõi công nợ khách hàng: Kế tốn mở sổ chi tiết theo dõi cơng nợ phải thu và phải trả cho từng khách hàng cụ thể giúp cho Cơng ty nắm bắt được tình hình thanh tốn của từng khách hàng nhanh hay chậm từ đó đưa ra các chính sách về giá cả hợp lý thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá và kịp thời thu hồi vốn nhanh nhất tránh bị chiếm dụng vốn
-Về phương pháp hạch tốn:
Nói chung việc ghi nhận doanh thu, kết chuyển giá vốn đều được thực hiện theo đúng quy định. Kế toán bán hàng đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế giữa kế tốn và các bộ phận có liên quan cũng như nội dung của cơng tác kế tốn. Chính vì vậy, bộ phận kế tốn ln quyết tốn kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thơng tin số liệu kế tốn phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu phục vụ cho công tác quản lý của Ban lãnh đạo công ty.
3.1.2. Các phát hiện qua nghiên cứu
Về chiết khấu thương mại
Mặc dù là một công ty kinh doanh thương mại nhưng công ty không sử dụng tài giảm giá hàng bán mà giảm trực tiếp vào giá bán hàng hóa tùy theo mối quan hệ với khách hàng. Cơng ty giải thích là để cho tiện hạch tốn, giảm bớt cơng việc kế tốn. Nhưng như vậy là không hợp lý, sẽ không thể hiện đúng bản chất của việc giảm giá hàng bán, không thể hiện được ý nghĩa của việc giảm giá, khơng khuyến khích được khách hàng vì khách hàng khơng thấy rõ được các khoản mình được ưu tiên, miễn giảm. Ví dụ như khi khách hàng mua hàng của công ty với số lượng lớn, đối với khách hàng quen thuộc ( như Công ty TNHH xây dựng Global), công ty thực hiện việc giảm giá, chiết khấu trực tiếp ngay trên giá bán ở hóa đơn GTGT
( giá ghi trên hóa đơn là giá đã được chiết khấu). Khi thực hiện chiết khấu cho khách hàng như công ty vẫn làm, khách hàng sẽ không thấy rõ được các khoản ưu đãi mình được hưởng, như thế rất khó để thu hút được các khách hàng mới đến với công ty.
Chưa lập dự phịng phải thu khó địi
Doanh nghiệp cho phép khách hàng chậm trả do đó rủi ro khoản tiền khơng thu được có khả năng xảy rất cao.Ví dụ như hiện nay, tình hình kinh tế phát triển khơng tốt, nghành xây dựng bị đình trệ, kéo theo việc bn bán các mặt hàng phục vụ cho xây dựng cũng giảm theo, các khách hàng đến mua hàng tại công ty chủ yếu là ghi nhận nợ, khơng có tiền mặt để thanh toán. Điều này làm cho các khoản phải thu của công ty tăng cao, qua những năm gần đây
Bảng 1.3 báo cáo nợ phải thu: Chi tiêu Phải thu khách
hàng
Nợ khó địi Tỷ lệ nợ khó địi
Năm 2011 812.579.196 68.765.212 8.46 Năm 2012 994.524.228 92.889.314 9.34
(Nguồn: phịng kế tốn tài chính) Nhìn vào số liệu trên ta nợ khó địi năm 2011 là 68.765.212 chiếm ty lệ 8,46%. Năm 2012 do nến kinh tế khó khăn khách hàng gặp khó khăn về tài chính số nợ khó đói tăng lên là 92.889.314 chiếm ty lệ 9.34% cao hơn so với 0,88% Vì vậy nếu khơng lập dự phịng phải thu khó địi thì khả năng có những rủi ro bất ngờ ảnh hưởng đến tình hình tài chính và hoạt động của doanh nghiệp là rất lớn, có thể dẫn đến những hậu quả khơng lường trước được.
Chưa có phần mềm kế tốn.
Hiện nay cơng ty mới chỉ thực hiện cơng tác bằng excel, cịn hết sức thủ công, chưa tiết kiệm về thời gian và sức người.
3.2 Giải pháp hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty CP kiến trúc xây dựng và thương mại Châu Á
Giải pháp 1 : Chính sách chiết khấu
+ Cơng ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán, Thực chất số tiền chiết khấu này là chi phí để cơng ty sớm thu hồi được vốn bị khách hàng trả chậm hoặc chiếm
dụng.Biện pháp này nhằm khuyến khích khách hàng thanh tốn, thúc đẩy vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy Cơng ty nên chiết khấu cho những khách hàng thanh tốn sớm. Cơng ty có thể căn cứ vào thời gian thanh tốn và hình thức thanh tốn để đưa ra tỷ lệ chiết khấu phù hợp. Tỷ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng thanh tốn và cũng khơng nên q cao để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận.
+ Theo ý kiến của em, cơng ty nên có những quy định bằng văn bản về việc
“Giảm giá hàng bán” và “Chiết khấu thương mại” cụ thể hơn với từng đối tượng khách hàng.
- Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh tốn đối với những khách hàng truyền thống, tin cậy và mua với số lượng lớn.
- Nên cho khách hàng hưởng phần trăm chiết khấu khi mua nhiều, thanh tốn ngay. Nhưng phải có những quy định rõ ràng: mua với số lượng tối thiểu là bao nhiêu mới được hưởng chiết khấu.
- Mức chiết khấu có thể được áp dụng cụ thể như sau: Nếu hạn thanh tốn của cơng ty trả 15 ngày đối với những đơn hàng từ 80 triệu VND trở lên thì khi khách hàng trả tiền sớm trong vòng 10 ngày khi mua hàng sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán là 1% trên tổng giá trị thanh toán . Số tiền chiết khấu này sẽ được hạch toán vào TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính”
- Trong trường hợp hàng hóa bị những lỗi như thế nào, tùy thuộc vào nguyên nhân và tỷ lệ hàng hóa bị lỗi mà Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc “Giảm giá hàng bán”, tránh tình trạng khách hàng và Cơng ty có sự hiểu lầm, khơng tốt cho quan hệ thương mại.
Giải pháp 2: Lập dự phòng phải thu khó địi:
Q trình bán hàng phát sinh cơng nợ phải thu, nhưng khơng thu được do khách hàng khơng có khả năng trả nợ…Hàng năm, cơng ty chưa trích lập dự phịng phải thu khó địi nhằm tạo một khoản dự phịng khi giải quyết công nợ phải thu không được ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh tồn cơng ty.
Chính vì vậy, cơng ty cần thực hiện việc trích lập dự phịng phải thu khó địi là dự phịng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh tốn, nợ phải thu chưa q hạn nhưng có thể khơng địi được do khách nợ khơng có khả
năng thanh tốn, khoản trích lập dự phịng khơng vượt q số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó địi khơng có khả năng địi được trong năm quyết tốn.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được, kế tốn tính, xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập.
* Phương pháp lập:
- Nợ quá hạn: Mức trích lập như sau
+ Trích lập 30% giá trị đối với nợ quá hạn 6 tháng đến 1 năm. + Trích lập 50% giá trị đối với nợ quá hạn 1 năm đến dưới 2 năm. + Trích lập 70% giá trị đối với nợ quá hạn 2 năm đến dưới 3 năm. + Trích lập 100% giá trị đối với nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Nợ chưa đến hạn: Nếu do các cá nhân, DN đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, vi phạm pháp luật…thì dự kiến mức khơng thu hồi được để lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, doanh nghiệp tổng hợp
tồn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.11
Giải pháp 3: Về tài khoản kế tốn Cơng ty nên mở các TK
- TK 635- Chiết khấu thanh toán
Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có, kế tốn ghi tăng tài khoản 635 : khoản chiết khấu thanh toán, ghi tăng tài khoản tiền ( 111, 112..) và ghi giảm tài khoản phải thu của khách hàng.
- TK 5211- Chiết khấu thương mại
Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ, kế toán ghi tăng tài khoản 521 , ghi giảm tài khoản thuế đẩu ra phải nộp ( TK 3331 ), đồng thời ghi giảm tài khoản tiền (111,112 ) hoặc tài khoản phải thu.
Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Nợ kế toán ghi tăng tài khoản 5213 : trị giá hàng giảm giá chưa thuế , ghi giảm tài khoản 3332 : thuế GTGT đầu ra phải nộp, và ghi giảm tài khoản tiền hoặc tài khoản phải thu (111,112,131 )
- TK 5212- Hàng bán bị trả lại;
Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ, .. kế toán ghi tăng tài khoản 5212 : doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi giảm tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp (3331 ) và ghi giảm tài khoản tiền, tài khoản phải thu của khách hàng (111,112,131)
TK 5213 – Giảm giá hàng bán
Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Nợ kế toán ghi tăng tài khoản 5213 : trị giá hàng giảm giá chưa thuế , ghi giảm tài khoản 3332 : thuế GTGT đầu ra phải nộp, và ghi giảm tài khoản tiền hoặc tài khoản phải thu (111,112,131 )
Để theo dõi giá trị của từng khoản giảm trừ doanh thu vào cuối kỳ. Đồng thời, để có những thơng tin cụ thể kế toán nên chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu cho từng mặt hàng trong doanh nghiệp như vậy có thể đưa ra được thơng tin cần thiết để có biện pháp để khắc phục nguyên nhân, giảm thiểu thiểu tối đa giá trị hàng bán trả lại.
- Mở Tk 1592- Dự phịng phải thu khó địi.
Cuối niên độ kế tốn căn cứ vào số nợ khó địi để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn so sánh giữa số dự phịng cần trích lập với số dự phịng đã lập của năm trước:
- Nếu số dự phịng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì DN khơng phải trích lập.
- Nếu có số dự phịng phải lập năm nay lớn hơn số dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn bổ sung vào chi phí quản lý DN của năm kế tốn đồng thời ghi tăng số dự phịng nợ phải thu khó địi để kế toán làm căn cứ lập BCTC theo định khoản:
Nợ TK 642 Có TK 1592
thì số chênh lệch kế tốn hồn nhập ghi giảm chi phí quản lý DN trong kỳ theo định khoản ngược lại:
Nợ TK 1592 Có TK 642.
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó địi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó địi,