3.3 Phân tích thực trạng quy trình đàm phán nhập khẩu máy móc, thiết bị từ
3.3.2 Quy trình đàm phán cụ thể
3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán
Biết rõ được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch đàm phán, công ty TNHH TM Hùng Vượng luôn quan tâm và đầu tư lớn cho công tác này. Sau khi tổng hợp được thông tin về lượng vật tư, thiết bị y tế đã cung ứng cho các bệnh viện, phòng khám, viện nghiên cứu… từ báo cáo nhanh về kết quả hoạt động kinh doanh của phịng tài chính kế tốn, cơng ty xác định lượng hàng cần nhập khẩu trong thời gian tới và bắt đầu xây dựng kế hoạch đàm phán để trình lên Ban giám đốc xét duyệt.
Trước khi tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác, công ty tiến hành thu thập thơng tin về đối tác, tìm hiểu về quy cách sản phẩm mà đối tác cung cấp. Khi lập kế hoạch đàm phán, các nhà quản trị của cơng ty ln xác định mục đích và mục tiêu của quá trình đàm phán sao cho phù hợp với mục đích và mục tiêu của cơng ty trong từng giai đoạn, thời kỳ khác nhau. Có thời kỳ ưu tiên việc ký kết hợp đồng với mức giá sản phẩm thấp nhất có thể, có thời điểm lại ưu tiên việc ký kết hợp đồng với khối lượng sản phẩm nhập khẩu tối đa… Đối với đối tác Mỹ, thì mục tiêu của cuộc đàm phán là làm sao đàm phán thành cơng, mang lại lợi ích thống nhất cho cả hai bên để duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hiện nay, cơng ty đã đàm phán thành cơng và duy trì quan hệ bạn hàng với cơng ty Skytron của Mỹ-cung cấp các thiết bị phòng mổ (đèn mổ, bàn mổ, bồn rửa…), công ty Varian Medical-cung cấp các thiết bị X-quang.
Khi lập kế hoạch hành động, các nhà quản trị của công ty chỉ chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch nhân sự và kế hoạch về địa điểm. Về nhân sự, công ty thường căn cứ vào tầm quan trọng của buổi đàm phán để quyết định thành viên đoàn đàm phán. Hai thành viên thường xun có mặt trong đồn đó là: trưởng phịng kinh doanh và trưởng phịng xuất nhập khẩu. Với những cuộc đàm phán quan trọng thì sẽ có sự tham gia của Giám Đốc. Về địa điểm, với những cuộc đàm phán trực tiếp, cơng ty thường bố trí đàm phán ngay tại cơng ty và bố trí địa điểm nghỉ ngơi tại những khách sạn tiện nghi gần công ty để tiện cho việc đi lại của đối tác.
Mỹ là thị trường nhập khẩu lớn thứ 2 của công ty và kim ngạch nhập khẩu tại thị trường này được kỳ vọng tăng trưởng trong tương lai. Máy móc, thiết bị được nhập khẩu từ Mỹ luôn giành được sự quan tâm và tin tưởng ở khách hàng bởi độ an toàn và
chất lượng, tuy vậy, thị trường này thực sự là một thử thách với cơng ty vì các đối tác từ Mỹ luôn là bên nắm thế và lực trên bàn đàm phán, họ mềm mỏng, khéo léo nhưng cũng rất cứng rắn và quyết liệt. Vì vậy, chiến lược mà cơng ty hay sử dụng là chiến lược đàm phán kiểu mềm dẻo và cách thức tiếp cận kiểu hợp tác. Trong nhiều cuộc đàm phán, công ty đã thỏa thuận hợp lý về các điều khoản giá cả, phương thức giao hàng, khối lượng giao hàng, thời gian thanh tốn…Tuy nhiên đối với các nội dung cịn lại như: trọng tài, trường hợp bất khả kháng, luật áp dụng, khiếu nại…thì các đối tác từ Mỹ thường tỏ ra khá kiên quyết, họ rất hay dùng những hợp đồng mẫu. Đó là cách tự bảo vệ bằng việc sử dụng những thủ đoạn pháp lý, do đó, nếu xảy ra tranh chấp thì nhiều khả năng cơng ty sẽ chịu thiệt thịi rất lớn.
3.3.2.2 Tổ chức đàm phán
Hiện nay, công ty thường tiến hành giao dịch đàm phán theo bốn bước: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán, kết thúc đàm phán, kiểm tra và đánh giá. Riêng đối với các đối tác thường xuyên, các bước này có thể tiến hành nhanh chóng để rút ngắn thời gian song vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và hợp lý.
- Chuẩn bị đàm phán
+ Chuẩn bị thơng tin phục vụ đàm phán
Trong q trình đàm phán, thơng tin được coi là vũ khí quan trọng để giành thắng lợi. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ thơng tin như hiện nay, thì vai trị của thơng tin càng trở lên quan trọng. Do đó chủ động chuẩn bị thông tin trước khi đàm phán là một khâu mà công ty TNHH TM Hùng Vượng luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán.
Khi nhận được lời chào hàng cũng như tìm được đối tác tiềm năng, Cơng ty sẽ tìm cách xác minh lại xem có hợp pháp khơng. Bên cạnh đó nhân viên phịng xuất nhập khẩu cịn thu thập các thông tin khác về đối tác như: tên công ty, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh, lịch sử kinh doanh, qui mơ, loại hình kinh doanh của cơng ty, uy tín của đối tác trên thị trường, quan hệ với bạn hàng, truyền thống kinh doanh của họ. Các thông tin quan trọng như giá cả thị trường thì được cơng ty chú trọng và cập nhật thường xuyên bởi những thông tin này có ý nghĩa rất lớn. Ngồi ra, phịng kinh doanh sẽ tìm hiểu về thị trường chung của ngành hàng, số lượng nhà cung cấp mặt hàng đó, vị thế các bên để chuẩn bị các nội dung cần thiết cho quá trình đàm phán. Mặt khác do đặc thù hàng hóa nhập khẩu của cơng ty là các sản phẩm khoa học, cơng nghệ, vật tư
có liên quan đến sức khỏe con người – là những mặt hàng đòi hỏi cao về yêu cầu kỹ thuật. Chất lượng của chúng thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và được bộc lộ trong q trình sử dụng. Chính vì vậy việc tìm hiểu thơng tin về sản phẩm từ phía đối tác là hết sức cần thiết. Hơn nữa, người Mỹ có xu hướng ưa sự nhanh gọn trong cuộc thương lượng và coi trọng ấn tượng ban đầu khi gặp mặt, do vậy, công ty luôn chủ động chuẩn bị đầy đủ thơng tin về chính cơng ty mình để có thể giới thiệu một cách ngắn gọn, súc tích và đầy đủ nhất với đối tác.
Thông tin do phịng Xuất nhập khẩu thu thập và xử lý thơng qua các bài báo, tạp chí, thơng tin trên mạng Internet, các thơng tin từ ghi chép nội bộ của công ty, các thông tin từ các chào hàng, các quảng cáo, từ bộ tài chính, từ vụ chính sách thị trường, từ tổ chức chuyên ngành trong nước và quốc tế và từ các công ty môi giới. Ngồi ra, cơng ty cịn thu thập được rất nhiều các thông tin nhờ vào việc tham dự các hội chợ triển làm quốc tế như hội chợ Vietnam Medi-Pharm Expo 2012 được tổ chức vào tháng 12/2012, hội chợ Pharmed & Healthcare Vietnam 2012 do Bộ Y tế tổ chức vào tháng 09/2012. Đặc biệt, đại diện của công ty đã đăng ký với phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) lên đường sang Las Vegas-Mỹ để tham gia vào hội chợ Medtrade Spring 2013, đây là sự kiện quan trọng và quy mô nhất Hoa Kỳ về ngành Thiết bị y tế gia đình, Thiết bị chăm sóc sức khỏe diễn ra thường niên tại Mỹ.
Việc chuẩn bị thông tin đàm phán của công ty chỉ được đánh giá ở mức khá. Công ty thu thập được nhiều thông tin nhưng hầu hết đều chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng vì những thơng tin cụ thể về đối tác trên các phương tiện thông tin đại chúng khơng nhiều. Hơn nữa, việc tìm kiếm thơng tin của cơng ty với đối tác từ Mỹ cịn gặp khó khăn do khoảng cách về địa lý.
+ Chuẩn bị nội dung đàm phán
Khi đàm phán với đối tác đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty như đối tác Skytron, Varian Medical thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung giá nhập khẩu, thời gian giao hàng, điểu khoản thanh tốn… cịn các nội dung khác được thực hiện như các đơn hàng đã ký trước đó. Với những đối tác này, 2 bên thỏa thuận: đồng tiền tính giá là USD, phương pháp tính giá chủ yếu là phương pháp cố định, giá được tính theo điều kiện FOB (Incoterm 2010), hình thức thanh tốn là L/C khơng hủy
ngang, ngân hàng mở L/C là ngân hàng Vietcombank chi nhánh Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
Đối với các đối tác mới thiết lập mối quan hệ, công ty thường nghiên cứu kĩ nội dung đơn chào hàng, phân tích cụ thể từng nội dung, xác định và phân loại mục tiêu mà công ty theo đuổi để đề ra chiến lược, phương pháp đàm phán phù hợp. Các nội dung đàm phán sẽ đầy đủ tất cả các điều khoản, bao gồm: mục đích hợp đồng, tên hàng hóa, số lượng, giá, đồng tiền thanh tốn, thời gian giao hàng, cách thức thanh toán, địa điểm giao hàng, trọng tài, khiếu nại…
+ Chuẩn bị nhân sự
Việc quyết định nhân sự đàm phán của công ty thường do Giám Đốc quyết định. Thơng thường đồn đàm phán của cơng ty sẽ bao gồm 02 thành viên cố định là: Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng xuất nhập khẩu. Đây đều là những cá nhân có năng lực chun mơn cao và khả năng làm việc theo nhóm tốt do nhiều lần cùng nhau đàm phán với các đối tác khác nhau. Bên cạnh đó, 2 thành viên này cịn có khả năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo vì vậy, cơng ty khơng cần sử dụng phiên dịch trong các cuộc đàm phán. Nếu đối tác sử dụng ngơn ngữ khác tiếng Anh thì cơng ty thơng thường sử dụng phiên dịch phía đối tác. Điều này giúp cơng ty tiết kiệm được chi phí đào tạo đồng thời mang lại hiệu quả tốt hơn vì qua nhiều lần đàm phán họ sẽ có những hiểu biết và kinh nghiệm nhất định về phía đối tác.
Tùy theo mức độ quan trọng của hợp đồng cơng ty sẽ bố trí thêm thành viên khác. Trong một số trường hợp cần thiết công ty sẽ thuê thêm chuyên gia tư vấn pháp lý hoặc điều động cả nhân viên kỹ thuật.
Do người Mỹ rất tốc độ trong công cuộc làm ăn, họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất, họ có sở thích thể hiện thế lực của mình trên bàn đàm phán và thường thẳng thắn địi hỏi quyền lợi, chính vì thế, khi đàm phán với đối tác Mỹ, công ty luôn chọn ra những người nhanh nhẹn, linh hoạt, mềm dẻo, nhưng quyết đốn, cứng rắn và có nhiều kinh nghiệm.
+ Chuẩn bị địa điểm
Khi đàm phán diễn ra tại nước nhà thì địa điểm đàm phán thường được phía cơng ty chủ động chuẩn bị và thường diễn ra tại trụ sở của cơng ty, thời gian đàm phán chính thức được tổ chức trong giờ hành chính. Cơng ty chủ động lên lịch khi đối tác
hẹn gặp, bàn bạc, sau đó hai bên xác định thời gian hợp lý. Và để thuận lợi hơn trong q trình giao dịch, cơng ty thường bố trí sắp xếp địa điểm nghỉ ngơi cho đồn đàm phán phía đối tác tại các khách sạn khu vực Cầu Giấy, Hà Nội vì khu vực này gần với trụ sở chính của cơng ty nên sẽ thuận lợi hơn trong q trình đi lại, giúp tiết kiệm thời gian.
Cơ sở vật chất phịng họp tại trụ sở của cơng ty đã được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho đàm phán, tuy vậy, diện tích lại khá hạn chế nên vẫn chưa đáp ứng được tính chuyên nghiệp khi tổ chức đàm phán với quy mô lớn.
+ Chuẩn bị chương trình làm việc
Với những đối tác khác nhau thì cơng ty có những chương trình làm việc khác nhau vì mỗi một đối tác có chiến lược đàm phán, phong cách đàm phán khác nhau.
Với các đối tác có mối quan hệ lâu dài và thân thiết thì đa số các cuộc đàm phán giữa hai bên đều rất ngắn gọn, xúc tích, tập trung đi vào vấn đề chính. Trường hợp này áp dụng hình thức đàm phán qua điện thoại hoặc email. Các cuộc đàm phán sử dụng hai hình thức này thường là các cuộc đàm phán có quy mơ nhỏ và mức độ quan trọng không cao nên dễ dàng đi đến thống nhất. Đối với các cuộc đàm phán có quy mơ lớn và mức độ quan trọng cao thì cơng ty sẽ tiến hành đàm phán trực tiếp. Cơng ty ln chủ động kéo dài chương trình làm việc để tìm hiểu rõ hơn về đối tác, cân nhắc các điều khoản trong hợp đồng. Thông thường, thời gian này kéo dài từ 02-03 ngày.
Đặc biệt, đối tác đến từ Mỹ rất coi trọng tính chuẩn xác về vấn đề thời gian, vì vậy, để gây ấn tượng tốt với đối tác cũng như để tăng tính chuyên nghiệp trong công tác chuẩn bị đàm phán, công ty luôn lên sẵn và gửi chương trình làm việc cho đồn đàm phán với lịch trình rất cụ thể và rõ ràng trong từng ngày làm việc để họ có thể chủ động hơn trong quá trình hợp tác. Mặt khác, việc lên kế hoạch từ trước sẽ giúp nhân viên đàm phán của cơng ty có thể chủ động trong việc dẫn dắt cuộc thương lượng. Đây là một ưu điểm được đánh giá cao trong quy trình đàm phán tại cơng ty TNHH TM Hùng Vượng.
- Tiến hành đàm phán
Trong giai đoạn này, công ty TNHH TM Hùng Vượng chủ yếu thực hiện hình thức tiến hành đàm phán trực tiếp, với ba hình thức cơ bản là: gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại, qua email.
Bảng 3.5 Tỷ trọng các hình thức đàm phán và tỷ lệ đóng góp của chúng vào kim ngạch nhập khẩu của cơng ty từ thị trường Mỹ giai đoạn 2009-6/2012
TT Hình thức đàm phán Tỷ trọng (%) Đóng góp (%)
1 Gặp gỡ trực tiếp 11 62
2 Qua điện thoại 37 20
3 Qua email 52 18
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu và phát triển thị trường)
Qua bảng số liệu trên ta thấy, hình thức đàm phán qua email chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các hình thức đàm phán mà cơng ty sử dụng, nhưng phần trăm đóng góp của hình thức này lại thấp nhất . Trong khi đó, hình thức gặp gỡ trực tiếp chỉ chiếm 11% nhưng lại đóng góp tỷ trọng lớn nhất (62%) vào kim ngạch nhập khẩu từ thị trường Mỹ của công ty.
+ Giai đoạn tiếp cận và trao đổi thơng tin
Các doanh nhân người người Mỹ thường có tác phong giao tiếp cởi mở, thân thiện, họ là những người có đầu óc hài hước và khơng đến nỗi q cứng nhắc trong mọi hoạt động. Tuy vậy, họ lại rất tiết kiệm thời gian vì với họ “Thời gian là tiền bạc”, vì vậy, khi đàm phán với đối tác Mỹ, Công ty thường chú ý đẩy nhanh tốc độ lên nhiều lần. Giai đoạn tiếp cận với đối tác Mỹ diễn ra rất nhanh chóng. Chỉ sau một vài câu chuyện nhỏ về các chủ đề kinh tế,thị trường, thời tiết,..hoặc sau một vài câu chào hỏi thông thường và vài lần bắt tay xã giao là chuyển ngay sang trao đổi vấn đề chính của cơng việc.
Qua trình trao đổi thơng tin bắt đầu bằng việc bên đối tác giới thiệu về đồn đàm phán của mình và trao cho đồn đàm phán phía cơng ty các thơng tin dữ liệu giới thiệu và trình bày về hoạt động của cơng ty họ. Lúc này, cán bộ nhân viên phía cơng ty sẽ đặt những câu hỏi chi tiết để nắm rõ về đối tác: tình hình kinh doanh, hoạt động kinh doanh chủ yếu, vị trí của họ trong nền kinh tế Mỹ, giá cả sản phẩm, các thông tin về đặc điểm lơ hàng... Như vậy, cơng ty chủ trương tìm hiểu những thơng tin mà trước đó cịn mập mờ, chưa nắm rõ hoặc chưa thu thập được. Tiếp đó bên cơng ty TNHH TM Hùng Vượng sẽ trình bày sơ qua về tình hình kinh doanh của cơng ty mình cùng mức thị phần, số lượng hàng bán ra và doanh thu của công ty trong thời kỳ trước đó cho
bên đối tác nắm rõ. Sau đó tập trung trả lời những câu hỏi của đối tác Mỹ. Người Mỹ hầu hết đều là những người ưa sự thẳng thắn, và họ cũng áp dụng tính cách này trong kinh doanh. Họ có thể hỏi một số câu hỏi mà đối với người phương Đơng nói chung và