3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đã được trong những năm vừa qua, Cơng ty cũng cịn nhiều mặt hạn chế còn tồn tại:
Về hạch toán ban đầu:
Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và là nghiệp vụ có khối lượng ghi chép lớn, trong khi đó Cơng ty ghi chép hóa đơn bằng tay, việc này gặp rất nhiều khó khăn, mất thời gian và còn dễ nhầm lẫn, làm giảm hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Về tài khoản sử dụng:
Trường hợp bán bn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách, kế tốn khơng sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán” để phản ánh trị giá của hàng hóa gửi cho người mua chưa được chấp nhận thanh toán. Trong q trình hàng hóa gửi cho người mua có thể các trường hợp làm bên mua khơng nhận được hàng, hàng nhận được không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng về chất lượng, mẫu mã hay quy cách khiến người mua từ chối, chưa chấp nhận thanh tốn.
Trên thực tế, Cơng ty sử dụng TK 156 “Hàng hóa” thay cho TK 157 và định khoản giống với trường hợp bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Như vậy công ty đã không thực hiện đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán, vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế tốn, việc làm này có thể ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng, cũng như kết quả kinh doanh của công ty.
Chiết khấu thương mại là khoản mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại, kế tốn của cơng ty phản ánh luôn vào TK 5111 sau khi đã trừ khoản giảm giá mà không phản ánh vào TK 5211. Việc hạch tốn này tuy khơng ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh và lợi nhuận sau thuế nhưng không đúng với quy định của chế độ kế tốn hiện hành, khó theo dõi khi phát sinh chiết khấu.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – Kiểm tốn
Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Khoản phải thu khách hàng là khoản tiền Công ty cho khách hàng nợ để đảm bảo bán được nhiều hàng hơn. Nhưng việc cho nợ nhiều khiến cho lượng vốn lưu động, kết quả kinh doanh của Công ty bị giảm sút.
Công ty vẫn chưa sử dụng TK 139 “Dự phịng nợ phải thu khó địi”. Việc khơng trích lập quỹ dự phịng nợ phải thu khó địi đã vi phạm ngun tắc thận trọng trong kế tốn, vì khi phát sinh các khoản nợ khơng địi được thì Cơng ty buộc phải hạch tốn lỗ.
Về sổ sách kế tốn:
Nhìn chung hệ thống sổ sách kế tốn của Cơng ty hiện nay là đầy đủ, hợp lý và khoa học, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý và các yêu cầu khác. Tuy nhiên công ty nên bổ sung sổ nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
Nguyên nhân:
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát được thành lập vào tháng 7 năm 2004 với 21 nhân viên. Là doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên phân phối thiết bị canh tác chè, bộ máy kế tốn hiện nay chỉ có 3 nhân viên kế toán nghiệp vụ và một kế tốn trưởng. Số lượng nhân viên ít lại phải đảm nhiệm lượng công việc khá nhiều. Do vậy, để phù hợp với điều kiện, quy mô cũng như hoạt động kinh doanh, cơng tác kế tốn bán hàng của cơng ty được tổ chức gọn nhẹ, đơn giản hóa như khơng sử dụng TK 5211 cho phát sinh chiết khấu thương mại mà trừ khoản giảm giá ngay trên hóa đơn, khơng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt mà phản ánh luôn trên các sổ chi tiết, sổ cái TK… Việc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn ở khâu bán hàng khơng tránh khỏi việc thực hiện khơng đúng trong chế độ kế tốn hiện hành như trên.
3.2. Một số ý kiến hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát
Về hạch tốn ban đầu
Cơng ty nên thực hiện kế tốn bán hàng trên máy vi tính. Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính sẽ đẩy nhanh tiến độ của cơng tác kế toán bán hàng, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, số lượng sổ sách, cũng như những công đoạn không cần
thiết để phát huy hết năng lực, khả năng của nhân viên, tránh ùn tắc cơng tác hạch tốn ban đầu nhằm khai thác số liệu một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất.
Về tài khoản sử dụng
Trường hợp kế tốn bán bn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách hàng: Công ty nên sử dụng tài khoản 157 “ Hàng gửi bán” để phản ánh trị giá của hàng hóa gửi cho người mua chưa được chấp nhận thanh toán. Kế tốn nghiệp vụ bán bn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách sẽ được thực hiện theo quy định trong chế độ kế toán như sau:
Căn cứ vào phiếu xuất kho, phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi: Nợ TK 157: Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho gửi bán Có TK 156
Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, đã thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu:
Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111, 112, 131: Giá bán đã có thuế GTGT
Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra
Kết chuyển giá vốn của hàng gửi bán đã được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632: Giá vốn của hàng gửi bán
Có TK 157
Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh vào tài khoản 5211 sau đó cuối kỳ mới kết chuyển về tài khoản 511 để đúng với quy định trong chế độ. Trường hợp có phát sinh chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 5211: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng
Nợ TK 333 (3331): Số thuế GTGT đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền phải giảm trừ
Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại:
Nợ TK 511: Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ Có TK 5211: Kết chuyển chiết khấu thương mại
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – Kiểm tốn
Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Việc thu hồi cơng nợ đối với các loại hình doanh nghiệp nói chung và loại hình doanh nghiệp thương mại nói riêng là cơng việc hết sức cần thiết. Bởi trong doanh nghiệp thương mại, số vốn lưu động chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh (thường là 60-80%). Nếu doanh nghiệp có số cơng nợ phải thu q lớn sẽ dẫn đến thiếu vốn kinh doanh hay bị chiếm dụng vốn. Để giải quyết được vấn đề đó, Cơng ty nên chú trọng hơn nữa đối với các khoản chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng trả tiền ngay để được hưởng một khoản chiết khấu.
Công ty nên sử dụng TK 139 “Dự phịng phải thu khó địi”. Hiện nay Cơng ty đang mở rộng thị trường có quan hệ mua bán hàng hóa với nhiều bạn hàng. Vì vậy, để hoạt động sản xuất kinh doanh được ổn định thì Cơng ty phải lập quỹ dự phịng. Để xác định được các khoản phải thu cần trích lập dự phịng phải thu khó địi, kế tốn có thể căn cứ vào TT13/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2006 hướng dẫn về trích lập dự phịng.
- Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (nợ phải thu khó địi). Kế tốn tính số dự phịng phải thu cần trích lập. Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dư của khoản dự phịng phải thu khó địi hiện có thì số chênh lệch lớn hơn được hạch tốn vào chi phí:
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
- Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch đó được hồn nhập ghi giảm chi phí quản lý:
Nợ TK 139 – Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải theo tài chính hiện hành. Căn cứ vào xác định xóa nợ về cho khoản nợ phải thu khó địi, kế tốn ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa trích lập dự phịng) Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 138 – Phải thu khác
Đồng thời ghi nợ TK 004 “Nợ phải thu khó địi đã xử lý”
Đối với các khoản phải thu khó địi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ. Kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi vào bên có TK 004 “Nợ phải thu khó địi đã xử lý”
Về sổ sách kế tốn
Cơng ty nên bổ sung Sổ Nhật ký đặc biệt để theo ghi chép riêng các nghiệp vụ phát sinh có số lượng lớn, giúp đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái. Sổ nhật ký đăc biệt để theo dõi tình hình bán hàng tại cơng ty gồm: Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký bán hàng.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
CTy CP Thương Mại Và Dịch Vụ Mẫu số S03a1-DNN Việt Phát (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Nhà N3/99 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm …… Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ TK … Ghi có các TK Số hiệu NT … … … … Tài khoản khác Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 5 6 E Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………
Ngày … tháng … năm ……. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CTy CP Thương Mại Và Dịch Vụ Mẫu số S03a4-DNN Việt Phát (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Nhà N3/99 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, HN Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm 2013
Đơn vị tính: VNĐ NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ
người mua (Ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu Số hiệu NT Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang … - Ngày mở sổ: …………
Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm tốn
KẾT LUẬN
Hịa nhập chung với sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp thương mại đã có những bước phát triển đáng kể nhưng khơng kém phần khó khăn và phức tạp. Với số lượng lớn các doanh nghiệp ngày càng nhiều nên sự cạnh tranh càng gay gắt, Điều đó địi hỏi các doanh nghiệp phải đặt cho mình chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao vị thế và uy tín của mình trên thương trường. Trong đó nâng cao nghiệp vụ cơng tác kế tốn bán hàng là rất quan trọng. Đây là cầu nối giữa người bán và người mua để từ đó hàng hóa có thể được tiêu thu rộng rãi và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Từ nghiên cứu thực tế tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát cho thấy cơng tác kế tốn đã thực hiện tương đối tốt. Nhìn chung cơng ty đã xây dựng được bộ máy quản lý khoa học, chặt chẽ. Lựa chọn một đội ngũ cán bộ có nghiệp vụ vững vàng với trình độ chun mơn cao. Đội ngũ kế tốn được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và năng lực của từng người. Hệ thông chứng từ sổ sách tương đối đầy đủ, được ghi chép chính xác kịp thời theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên không thể tránh khỏi những hạn chế cần đưa ra phương hướng để khắc phục.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, được học tập và nghiên cứu, cùng với vốn kiến thức của bản thân kết hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh của Công ty đã giúp em củng cố phần lý thuyết đã được học ở trường với thực tế hạch toán ở Cơng ty. Ngồi ra, em cịn học được nhiều kiến thức bổ ích cho nghiệp vụ kế tốn của mình, thấy được mối quan hệ giữa lý thuyết và thực tế, sự vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tế để phù hợp với tình hình chung của nền kinh tế.
Một lần nữa, em chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của cơ giáo Ths. Nguyễn Thị Hồng Lam cũng như từ phía phịng kế tốn Cơng ty CP thương mại và dịch vụ Việt Phát để bài khóa luận tốt nghiệp được hoàn thành.
Mặc dù nội dung của đề tài đã đề cập, đánh giá một số nghiệp vụ kế toán bán hàng tại Cơng ty nhưng do thời gian có hạn và thiếu những kinh nghiệm thực tế lẫn trình độ nhận thức cũng như tính đa dạng và phức tạp của vấn đề đòi hỏi sự linh hoạt trong tư duy lẫn trong hoạt động. Bởi vậy, đề tài khơng tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự xem xét, tham gia góp ý của thầy cơ đề đề tài được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kế tốn tài chính doanh nghiệp thương mại – Trường Đại học Thương Mại
2. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ - Nhà xuất bản Bộ Tài Chính năm 2006
3. Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam và các thơng tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế tốn của Bộ Tài Chính
4. Chế độ kế tốn doanh nghiệp – Nhà xuất bản Thống Kê năm 2008 5. Website: LuậnVăn.net.vn
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
PHỤ LỤC 1
CTy CP Thương Mại Và Dịch Vụ Việt Phát
Nhà N3/99 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, HN
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày lập phiếu: 01/09/2013 Số đơn đặt hàng: S000099 Khách hàng: Công ty TNHH thương mại tin học Ocean
Địa chỉ: 259D Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Mã số thuế: P.thức vận chuyển:
Kho hàng: CT01 Ngày xuất dự kiện: 09/09/2013 Địa chỉ kho: Địa chỉ kho chính của cơng ty Người bán hàng: Đặng Thị Nga Diễn giải: Đơn đặt hàng cho Đặng Thị Nga Đơn vị tiền tệ: VNĐ
STT Mã hàng
Tên hàng ĐV SL Đơn giá %CK CK Thuế Thành tiền 1 Máy hái chè AM110VB/26EZ Bộ 50 16.667.000 833.350.000 2 Máy đốn chè E7H750 Cái 12 15.715.000 188.550.000
3 Máy phun thuốc FT 768 – TB26 Cái 8 8.572.000 68.576.000 Tổng tiền hàng: 1.090.476.000 Tiền thuế GTGT: 54.524.000 Phí vận chuyển: Phí khác: Tổng tiền: 1.145.000.000 Tiền bằng chữ: Một tỷ một trăm bốn mươi năm triệu đồng.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – Kiểm toán
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
---------***---------
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 092013/VP/OC
Căn cứ:
- Luật thương mại do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam ban hành ngày 14/06/2005
- Nhu cầu và khả năng thực hiện của hai bên.
Hôm nay, ngày 9 tháng 9 năm 2013 chúng tơi gồm có:
BÊN A: CƠNG TY CPTM VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁT (BÊN BÁN)
Đại diện: Nguyễn Xuân Trường – Giám đốc
Địa chỉ: Nhà N3 Số 9 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Hà Nội