Chương 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.2. Các đề xuất với vấn đề nghiên cứu
4.2.1. Đề xuất đối với công ty
4.2.1.1. Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng:
Muốn tiếp nhận hàng nhập khẩu nhanh chóng và thuận lợi thì cơng tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng phải được chuẩn bị cẩn thận, chu đáo. Tổng công ty cần tiến hành chuẩn bị các chứng từ cần thiết do bên bán cung cấp như: có vận đơn thì nhân viên mới đổi được lệnh giao hàng của hãng tàu, có các chứng từ cần thiết thì mới xin đăng ký kiểm hàng ở hải quan được. Khâu chuẩn bị chứng từ là rất quan trọng, nếu chứng từ chuẩn bị tốt thì các khâu tiếp theo trong quy trình nhận hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Chính vì thế, việc quản trị và giám sát cơng tác chuẩn bị giấy tờ là rất quan trọng. Công tác chuẩn bị chứng từ cần được tiến hành thực hiện các công việc:
- Trong kế hoạch nhận hàng, trưởng phịng xuất nhập khẩu nên bố trí hai nhân viên cho việc chuẩn bị chứng từ để cơng tác chứng từ đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, thống nhất, hạn chế rủi ro xảy ra.
- Đối với nhân viên được giao nhiệm vụ chuẩn bị chứng từ thì phải nâng cao tinh thần trách nhiệm với công việc, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, khi làm chứng từ thì phải kiểm tra, đối chiếu cẩn thận, kỹ càng tránh sai sót, đảm bảo có thể nhận hàng ngay khi hàng tới cảng.
- Cán bộ nhân viên phải thường xuyên cập nhật các văn bản quy định mới về hải quan, để đảm bảo chuẩn bị đúng, đủ số lượng các chứng từ theo quy định về số lượng bản sao, bản chính.
- Thường xuyên liên lạc với bên bán để cập nhật các chứng từ do bên bán cung cấp. Nếu bên bán cung cấp thiếu chứng từ thì yêu cầu cung cấp đầy đủ, đúng thời gian. Nếu khơng gửi được bản gốc thì yêu cầu gửi bản copy chứng từ để có thể vẫn nhận được hàng nhưng xin nợ công văn bản gốc với hải quan.
- Trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày xin nợ bản gốc với Hải quan thì phía Cơng ty phải thường xuyên liên lạc, thúc giục bên bán khẩn trương giao nộp chứng từ.
4.2.1.2. Hồn thiện cơng tác làm thủ tục Hải quan
Từ thực trạng của Cơng ty cho thấy số hợp đồng sai sót khi khai Hải quan của Cơng ty có xu hướng giảm từ 23 hợp đồng năm 2010 xuống 15 hợp đồng sai sót năm 2012. Tuy nhiên số hợp đồng sai sót do thiếu loại chứng từ vẫn ở mức cao( có đến ( hợp đồng sai sót). Nguyên nhân chủ yếu là do bộ phận xuất nhập khẩu của Cơng ty cịn nhỏ lẻ, nằm trong Phịng Kế tốn, chưa tách ra thành phòng ban riêng, chú trọng vào thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Do vậy cũng giống như Công ty đã đề xuất, Ban lãnh đạo Công ty nên tách riêng bộ phận xuất nhập khẩu thành phịng ban riêng, chú tâm vào tìm hiểu các thay đổi trong quy định của Hải quan, các chứng từ cần thiết như đã nêu ở trên để có thể giảm bớt số hợp đồng sai sót khi khai tờ khai Hải quan.
4.2.1.3. Hồn thiện cơng tác thanh tốn trong hợp đồng nhập khẩu vật tư
Hiện nay, đến 40% đơn đặt hàng của HANVET là dùng phương pháp thanh toán D/P. Theo phương thức này công ty phải trả tiền hàng trước khi nhận được hàng hoá. Như vậy cơng ty sẽ bị gặp khó khăn nếu lơ hàng đó có vấn đề thì khó phạt tiền hoặc kiện cáo. Cơng ty đang dần chuyển sang phương thức thanh toán bằng T/T trả trước hoặc trả sau và phương thức L/C, hai phương thức này sẽ giảm thiểu rủi ro cho công ty đồng thời tiết kiệm chi phí đi lại bên ngân hàng. Phương thức T/T là phương thức
dùng điện chuyển tiền theo lệnh của người thanh toán nên giúp cho người mua chủ động trong thanh tốn và tiết kiệm chi phí giao dịch kinh doanh. Phương thức L/C là phưong thức dùng thư tín dụng để thanh tốn, cơng ty có tài khoản tại ngân hàng sau đó khi đã nhận đủ và kiểm tra hàng đáp ứng yêu cầu sẽ thông báo với ngân hàng mà mình có tài khoản thanh tốn cho đối tác. Như vậy cả hai phương thức này đều có lợi cho người mua sẽ được chủ động trong thanh toán cũng như trong phân phối nguồn vốn hợp lý.
Việc thanh tốn giữa cơng ty đối với khách hàng mua, trường hợp tôt nhất là công ty sẽ thu được tiền ngay hoặc thu trong thời gian ngắn nhất. Vì vậy cơng ty cần áp dung chính sách chiết khấu thanh tốn, giảm giá đối với những khách hàng thanh toán ngay. Trong trường hợp khách hàng có khó khăn, cơng ty có thể cho nợ một thời gian nhưng cần hợp lý giá cả để thu hồi tiền hàng mà không bị thiếu hụt do lãi suất ngân hàng cho khoản vốn ứ đọng đó.
4.2.1.4. Hồn thiện nghiệp vụ kiểm tra, kiểm sốt hợp đồng nhập khẩu
Nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát hợp đồng nhập khẩu được thực hiện song song trong các quá trình từ tiến hành giao dịch đàm phán, kí kết hợp đồng, quy trình nhận hàng,…Đối với hợp đồng đã kí kết, theo em nên có bộ phận riêng để kiểm sốt lại hợp đồng trước khi nhận hàng, có thể nhận ra các sai sót trong q trình thực hiện hợp đồng tránh được những rủi ro đáng tiếc. Trong quá trình chuẩn bị các chứng từ khai Hải quan, bên cạnh việc chuẩn bị các chứng từ cần thiết, bộ phần này cũng có trách nhiệm rà sốt các điều khoản trong chứng từ tránh được những sai sót, tránh mất thời gian khi chứng từ bị sai, hoặc thiếu phải chuẩn bị lại do Hải quan yêu cầu. Đối với vật tư thú y, nó khơng chỉ là một nguyên liệu để sản xuất, nó thuộc danh mục Dược phẩm, có những quy định chặt chẽ, do vậy cá nhân giám sát, kiểm tra lại hợp đồng nhập khẩu khơng chỉ có chun mơn về nhập khẩu, cần phải có kiến thức về Dược phẩm thú y, và cần phải tỉ mỉ, kĩ lưỡng.
4.2.1.5. Đào tạo nhân lực bộ phận xuất nhập khẩu:
Nhân lực bộ phận xuất nhập khẩu chính là người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ trong hợp đồng nhập khẩu: từ giao dịch, kí kết hợp đồng; tiến hành chuẩn bị chứng từ nhận hàng; nhận hàng nhập khẩu; thanh toán; kiểm tra kiểm soát việc thực hiện hợp đồng,...Hiện nay Cơng ty chưa có đội ngũ nhân viên chun làm việc trong lĩnh vực
nhập khẩu mà chỉ khi nào tiến hành cơng việc nhập khẩu thì cơng ty cử nhân viên đi thực hiện do đó hiệu quả chưa được cao. Thời gian tới cơng ty cần có một đội ngũ chuyên làm trong lĩnh vực nhập khẩu như nghiên cứu, đàm phán, giao dịch, tìm hiểu thị trường… Để tiến hành đào tạo lao động cơng ty có thể thực hiện theo các hình thức như: Đào tạo tại chỗ, mở lớp đào tạo trong công ty cho tất cả các bộ phận, đào tạo ngồi cơng ty hoặc khuyến khích người lao động sử dụng thời gian của mình để tự trau dồi kiến thức…Mục tiêu và kế hoạch chương trình đào tạo được đề ra theo yêu cầu thực tế hàng năm của cơng ty theo những hình thức đào tạo khác nhau trong khoảng thời gian khác nhau. Nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân viên.Tuyển dụng nhân viên phải tuyển chọn kỹ càng qua các lần kiểm tra trình độ tay nghề, tránh tuyển những người trái ngành nghề hoặc do quen biết.