911 K/c chi phí K/c chi phí
2.1.2 Tình hình tổ chức của cơng ty
2.1.2.1 Cơ cấu quản lý chung
Để phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý bao gồm Giám đốc và các phòng ban chức năng.
SV: Phan Thành Đạt Lớp: KTD-K12
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị: Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm của công ty. Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lƣợc đƣợc Đại hội đồng cổ đông thông qua. Chỉ đạo hoạt động kinh doanh của công ty thông qua giám đốc
- Giám đốc: Là ngƣời ra quyết định và chịu trách nhiệm chung, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và là ngƣời đại diện hợp pháp của công ty.
- Phịng tài chính kế tốn: Có nhiệm vụ làm cơng tác quản lý tồn diện về mặt tài chính, tổ chức hạch tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Định kỳ lập báo cáo tài chính theo các biểu mẫu quy định để trình lên ban Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà nƣớc.
- Phịng kinh doanh: Phịng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch vật tƣ các cơng trình, lên kế hoạch về thanh tốn và hạn mức thanh tốn, tìm kiếm nhà cung cấp ổn định cho công ty. Kiểm sốt vật tƣ các cong trình theo chỉ đạo của giám đốc.
- Phịng hành chính: Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý ở các bộ phận; tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.
Giám đốc Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phịng hành chính Phịng dự án Hội đồng quản trị
- Phòng dự án: Lập dự án đầu tƣ các công trình phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty; Thiết kế quy hoạch chuyên ngành phù hợp với chức năng hoạt động của Công ty; Thẩm tra dự án đầu tƣ xây dựng; Tƣ vấn đấu thầu và quản lý các dự án đầu tƣ xây dựng; Thực hiện các công việc tƣ vấn khác theo yêu cầu của Công ty.
Với cơ cấu tổ chức nhƣ trên, công ty đã xây dựng các bộ phận có chức năng cần thiết, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận hoạt động tƣơng đối hiệu quả, phối hợp với nhau vì sự phát triển chung của cơng ty.
2.1.2.2 Cơ cấu phịng kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức nhƣ trên, để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý, cơng ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Hầu hết mọi cơng việc đều đƣợc thực hiện ở phịng kế tốn của công ty, từ khâu thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu phịng kế tốn
Hiện nay, cơng ty gồm có 6 nhân viên kế tốn, trong đó chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng ngƣời nhƣ sau:
- Kế toán trƣởng: Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế tốn, có nhiệm vụ chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra tồn bộ hoạt động tài chính của cơng ty; kiểm tra tính chính xác của các số liệu đã phản ánh trên sổ sách kế toán, báo cáo tài chính. Mặt khác, kế tốn trƣởng cịn có nhiệm vụ tham mƣu cho giám đốc các vấn đề về tài chính kế tốn.
- Kế tốn vốn bằng tiền và các khoản phải thu: Lập các chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc tiền mặt, séc chuyển khoản... sau đó ghi sổ kế tốn chi tiết
Kế toán vốn bằng tiền và khoản phải thu
Kế toán trƣởng Kế toán thanh toán Kế tốn cơng trình Kế tốn tổng hợp Thủ quỹ
SV: Phan Thành Đạt Lớp: KTD-K12
tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp nhằm phát hiện kịp thời sai sót (nếu có). Theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng đối tƣợng để có kế hoạch thu nợ cụ thể.
- Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ vừa theo dõi việc thanh tốn với bên ngồi vừa theo dõi việc thanh tốn với các bộ phận trong cơng ty.
- Kế tốn cơng trình: Theo dõi tình hình chi phí các cơng trình, dự án của cơng ty trên cơ sở tổng hợp chứng từ kế tốn từ các kế tốn cơng trình gửi về. Nhiệm vụ chủ yếu của kế tốn cơng trình phục vụ cho cơng tác quản trị của ban lãnh đạo, cung cấp số liệu kịp thời khi ban lãnh đạo cần.
- Kế toán tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp rồi đối chiếu số liệu tổng hợp với sổ chi tiết rồi nộp lại cho kế toán trƣởng để làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày.