2.3. THỰC TRẠNG HẠCH TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH
2.3.4. Hạch tốn chi phí sử dụng máy thi công
TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 622 TK 154
Máy và thiết bị thi công là một phần tài sản không thể thiếu đối với các doanh nghiệp xây lắp, là công cụ đắc lực cho thi cơng các cơng trình. Trong q trình sản xuất kinh doanh, máy móc đóng vai trị quan trọng đối với tiến độ thi cơng cơng trình cũng nhƣ chất lƣợng cơng trình. Máy móc phần lớn đƣợc sử dụng vào khâu thi cơng nền móng, rải thảm, thi cơng bề mặt và hồn thiện cơng trình. Q trình sử dụng máy móc cho thi cơng làm phát sinh rất nhiều chi phí nhƣ: Chi phí nguyên, nhiên liệu chạy máy, trả lƣơng cho công nhân lái máy, chi phí khấu hao máy thi cơng và các chi phí khác phục vụ cho q trình vận hành máy. Chính vì vậy, chi phí sản xuất đối với các doanh nghiệp xây lắp ngoài 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cịn có thêm khoản mục chi phí sử dụng máy thi cơng.
Công ty xây dựng miền Tây thi cơng các cơng trình theo phƣơng thức hỗn hợp vừa thủ công, vừa kết hợp bằng máy. Do vậy, khoản mục chi phí sử dụng máy thi cơng đƣợc hạch tốn riêng trên tài khoản 623. Tài khoản này cũng đƣợc mở chi tiết cho từng cơng trình theo từng đội thi cơng và chi tiết thành 6 tiểu khoản
+ TK 6231: Chi phí nhân cơng, phản ánh tiền lƣơng của công nhân lái máy.
+ TK 6232: Phản ánh chi phí nguyên nhiên vật liệu phục vụ quá trình vận hành máy.
+ TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất, phụ tùng sửa chữa, thay thế phục vụ cho quá trình vận hành máy.
+ TK 6234: Phản ánh chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa lớn, chi phí lãi vay trung hạn.
+ TK 6237: Chi phí dịch vụ mua ngồi.
+ TK 6238: Các chi phí khác.
Việc hạch tốn chi phí máy thi cơng thể hiện trên sơ đồ tài khoản nhƣ sau:
(6) Kết chuyển số (5) Kết chuyển chi
tiền thực tế đã cấp phí máy thi cơng
(3)Thanh tốn (2)Chi phí tƣơng ứng với sản lƣơng cho CN nhân công
lƣợng thực hiện lái máy lái máy (4) Chi phí NVL, chi phí dịch vụ ngồi, chi phí khác phục vụ máy thi công khi đội gửi chứng từ lên
Sơ đồ 2.7 : Sơ đồ hạch tốn chi phí sử dụng máy thi công.
TK 154 TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 623 TK 334 (1) Tạm ứng tiền vốn cho các đội TK 133 VAT
Máy móc thiết bị thi cơng của công ty xây dựng miền Tây đƣợc quản lý tập trung tại phòng vật tƣ thiết bị. Khi các đội xây dựng phát sinh nhu cầu về máy thi công, đội trƣởng phải ký hợp đồng thuê xe máy với cơng ty, sau đó phịng vật tƣ thiết bị ra quyết định điều động máy cho đội có nhu cầu.
Nhƣ ta đã thấy ở trên, chi phí sử dụng máy thi cơng bao gồm cả chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí khấu hao và các chi phí khác. Nếu kế tốn cơng ty khơng xác định rõ chi phí phí nào là chi phí phục vụ cho q trình vận hành máy thì rất dễ hạch tốn nhầm thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp. Để khắc phục tình trạng này, cơng ty xây dựng miền Tây có một hệ thống chứng từ đƣợc tổ chức rất khoa học, chặt chẽ và rõ ràng, thuận lợi cho việc hạch tốn. Để hạch tốn chi phí máy thi cơng, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng chuyên nghiệp, bảng thanh toán lƣơng thêm giờ của bộ phận lái máy. Các chứng từ này là căn cứ để kế tốn hạch tốn chi phí lƣơng của cơng nhân lái máy.
+ Phiếu xuất kho, nhật trình hoạt động máy thi công. Các chứng từ này là căn cứ để hạch tốn chi phí ngun vật liệu, nhiên liệu phục vụ cho quá trình vận hành máy.
+ Nhật trình hoạt động máy thi cơng
+ Hố đơn dịch vụ mua ngồi, phiếu chi tiền mặt: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho quá trình vận hành máy thi cơng.
Trong q trình thi cơng, khi phát sinh các chi phí liên quan đến sử dụng máy thi cơng, kế tốn tại các đội xây dựng thu thập đủ chứng từ liên quan rồi gửi về phịng kế tốn của cơng ty để hạch tốn.
Nhân viên kế toán đội căn cứ vào bảng chấm cơng lập bảng thanh tốn lƣơng chuyên nghiệp và bảng thanh toán lƣơng thêm giờ cho bộ phận lái máy. Cách tính lƣơng và lập các bảng thanh tốn lƣơng này giống nhƣ cách tính lƣơng và các bảng thanh tốn lƣơng của cơng nhân trực tiếp thi cơng. Tại công ty xây dựng miền Tây, các công nhân lái máy đều là lao động trong biên chế nên khơng có hợp đồng th nhân cơng đối với cơng nhân lái máy.
Trong quá trình sử dụng máy thi công, khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, đội trƣởng các đội đƣợc uỷ quyền của Giám đốc ký kết các hợp đồng mua bán vật tƣ. Quá trình cung ứng vật tƣ cho máy thi công tƣơng tự nhƣ cung ứng vật tƣ trực tiếp thi cơng cơng trình tức là cũng từ các hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lƣợng thực hiện, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các phiếu xuất kho và nhật trình hoạt động máy thi công để kế tốn tính ra chi phí nguyên nhiên vật liệu sử dụng cho máy thi cơng. Nhật trình hoạt động máy thi cơng
là một loại chứng từ đặc thù của công ty xây dựng miền Tây, dùng để theo dõi chi tiết quá trình hoạt động của máy móc tại các cơng trình. Một máy thi cơng trong một năm thậm chí một tháng có thể phục vụ cho thi cơng nhiều cơng trình. Do vậy, nhật trình là căn cứ quan trọng để kế tốn hạch tốn chi phí sử dụng máy thi cơng. Căn cứ vào nhật trình, kế tốn biết đƣợc thời gian hoạt động của máy cũng chính là thời gian lao động của công nhân lái máy để lập bảng chấm cơng từ đó lập các bảng thanh tốn lƣơng. Cũng từ nhật trình, kế toán biết đƣợc để phục vụ cho thi cơng cơng trình A cụ thể nào đó, máy đã tiêu hao bao nhiêu ngun vật liệu, từ đó tính tốn chính xác chi phí ngun vật liệu dùng cho máy thi cơng. Một tác dụng nữa của nhật trình hoạt động máy thi cơng đó là: Nhật trình là căn cứ quan trọng để kế tốn tính và phân bổ chi phí khấu hao máy thi cơng cho từng cơng trình theo công thức:
Giá trị khấu hao MTC
cho công trình A =
Đơn giá khấu khao 1 ca xe (máy) x
Số ca xe (máy) phục vụ thi cơng cho cơng trình A Nhân viên kế tốn tại cơng ty sau khi nhận đƣợc đầy đủ các chứng từ máy thi công sẽ tiến hành ghi nhận chi phí sử dụng máy thi cơng phát sinh cho từng cơng trình theo trình tự : Lập các chứng từ ghi sổ, sau đó từ các chứng từ ghi sổ vào bảng tài khoản kế toán TK 623 và sổ cái TK 623.
CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Số chứng từ ghi sổ: 249. Số hiệu
tài khoản Trích yếu Số tiền
Nợ Có Nợ Có
623 Chi phí lƣơng lái máy QL 10 - Nam Định
10 271 385
334 10 271 385
623
Chi phí nhiên liệu máy thi cơng 75 087 912
336 75 087 912
... ... ... ... ...
Cộng 479 423 389 479 423 389
Kèm theo 13 chứng từ gốc
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng
Biểu 2.11: Chứng từ ghi sổ
Đơn giá khấu hao
1 ca xe (máy) =
Tổng giá trị khấu hao máy thi cơng
CƠNG TY XD MIỀN TÂY
ĐỘI XDCT SỐ: 9 NHẬT TRÌNH HOẠT ĐỘNG MÁY THI CƠNG THÁNG 11 NĂM 2002
Cơng trình: Quốc lộ 10 - Nam Định Tên máy thi công: Máy phát điện. Họ tên lái máy: Phạm Quang Đán.
Chỉ số đồng hồ đầu tháng: Chỉ số đồng hồ cuối tháng:
Mẫu số 05/VTTB NT Nội dung công việc
Khối lƣợng thực hiện
Thời gian hoạt động Nhiên liệu thực cấp Xác
nhận lái xe Xác nhận BCH đội Sáng Chiều Tối Cộng Diezen Xăng HD40 HLP
46 Dầu 90 Mỡ Vật tƣ khác 14/12 Làm thảm 13h - 14 h 1 h 260 l 15/12 Làm thảm 8h-11h 13h - 17h 7 h 100 l 0.4 l 20/12 Làm thảm 7h - 11h 14h - 15h 6 h 140 l 21/12 Làm thảm 7h - 11h 14h - 16h 5 h 160 l 24/12 Nổ máy làm thảm 8h - 11h 13h - 15h 5 h 120 l 24 h 780 l 0.4 l
BCH ĐỘI CB THEO DÕI NHẬT TRÌNH LÁI MÁY Tổng cộng: 24 h ...................... Trong giờ: 24h ...................... Ngoài giờ: .... Dầu Diezen :780l ..................... Dầu HD40 :0.4 l ..................... Dầu HLP46 : Xăng : ........... Dầu : ............. Mỡ : .............. Vật tƣ khác : .
CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
BẢNG CHI TIẾT TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Năm 2002 Số hiệu tài khoản cấp 1: 623
Số hiệu tài khoản cấp 2: Cơng trình: Quốc 10 - Nam Định - Đội XDCT số 9.
N T Số phiếu ĐK Trích yếu ĐƢ TK
Số tiền Diễn giải
Nợ Có 623.1 623.2 623.3 623.4 623.7 623.8 210 Chi phí máy thi
công quý I/2002 336 486 562 377 263 598 006 101 003 146 121 961 255 229 Chi phí lƣơng lái
máy 334 8 451 600 8 451 600
231 Chi phí máy thi
công 336 190 824 351 23 645 176 167 179 175 249 Chi phí nhiên liệu
máy 336 75 087 912 75 087 912
249 Chi phí lƣơng lái
máy 334 10 271 385 10 271 385
263 Chi phí lƣơng lái
máy 6TĐN 334 38 413 338 38 413 338 269 Công ty báo khấu
hao máy thi công 336 379 827 500 379 827 500
290 Chi phí khác 336 391 568 446 299 654 835 91 913 611
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
344 Kết chuyển chi phí
máy thi cơng 154 5 753 090 676 931 597 856 1 296 354 844 876 956 315 2 011 021 618 446 813 256 190 346 787
Cộng 5 753 090 676 5 753 090 676 931 597 856 1 296 354 844 876 956 315 2 011 021 618 446 813 256 190 346 787
CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
SỔ CÁI
Năm 2002
Tên tài khoản: Chi phí sử dụng máy thi cơng. Số hiệu: 623.
Đơn vị tính: đồng
NT GS
Số phiếu
định khoản Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
211 31/3 Chi phí máy thi cơng Xun Á 336 2 058 245 150 249 30/11 Chi phí lƣơng lái máy 6TĐN 334 10 271 385 249 30/11 Chi phí nhiên liệu máy 336 75 087 912
...
344 31/12 Kết chuyển chi phí máy thi cơng quốc
lộ 10 - Nam Định. 154 5 753 090 676 349 31/12 Kết chuyển máy thi công B4 154 1 558 420 290
...
Cộng PS 13 330 304 845 13 330 304 845
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
Biểu 2.14: Sổ cái tài khoản 623
2.3.5. Hạch tốn chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung là một yếu tố cấu thành nên giá thành thực tế của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, ngoài các yếu tố cơ bản về nguyên vật liệu, lao động.. cơng ty cịn phải tiêu hao một số yếu tố chi phí khác nhƣ cơng cụ dụng cụ, chi phí làm lán trại, chi phí cho bộ phận quản lý đội... Những chi phí này khơng trực tiếp tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhƣng có vai trị hỗ trợ, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đều đặn, liên tục và thuận lợi. Đó là chi phí sản xuất chung.
Để hạch tốn chi phí sử dụng sản xuất chung, kế tốn cơng ty xây dựng miền Tây sử dụng các chứng từ sau:
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng chuyên nghiệp, bảng thanh toán lƣơng thêm giờ của bộ phận quản lý đội. Các chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch tốn chi phí lƣơng của cơng nhân lái máy.
+ Bảng tính kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công nhân trực tiếp thi công trong biên chế công ty và của nhân viên quản lý đội. Tại
công ty xây dựng miền Tây, KPCĐ đƣợc trích 2% trên lƣơng thực trả, BHXH đƣợc trích 15% và BHYT đƣợc trích 2% trên lƣơng cơ bản.
+ Bảng tính khấu hao cơ bản: Là căn cứ để hạch tốn chi phí khấu hao của xe, máy phục vụ cho quản lý đội.
+ Hố đơn dịch vụ mua ngồi, phiếu chi tiền mặt: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác phục vụ quản lý đội.
Để hạch tốn chi phí sử dụng sản xuất chung, kế tốn tại cơng ty xây dựng miền Tây sử dụng TK 627. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết cho từng cơng trình cho đội thi cơng và chi tiết thành 6 tiểu khoản:
+ TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý đội, KPCĐ, BHXH, BHYT, tiền ăn ca của công nhân trực tiếp trong biên chế và của nhân viên quản lý đội.
+ TK 6272: Phản ánh chi phí nguyên nhiên vật liệu phục vụ quản lý đội
+ TK 6273: Chi phí dụng cụ sản xuất phục vụ cho quản lý đội.
+ TK 6274: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho đội
+ TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngồi.
+ TK 6278: Các chi phí khác.
Hạch tốn chi phí sản xuất chung tại công ty xây dựng miền Tây đƣợc thực hiện theo sơ đồ 9.
(6) Kết chuyển số (5) Kết chuyển
tiền thực tế đã cấp chi phí SXC
(3) Thanh tốn (2)Chi phí
tƣơng ứng với sản cho CNV lƣơng và các
lƣợng thực hiện khoản trích theo lƣơng (4) Chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí khác phục vụ quản lý đội
Sơ đồ 2.8 : Sơ đồ hạch tốn chi phí sản xuất chung
Hàng tháng, khi kế toán đội gửi các chứng từ lên, căn cứ vào nội dung từng chứng từ, kế tốn cơng ty ghi nhận chi phí sản xuất chung phát sinh cho từng đối tƣợng vào sổ sách theo đúng trình tự của hình thức “Chứng từ ghi sổ”.
TK 111,112 TK 1413 TK 336 TK 627 TK 334,338 (1) Tạm ứng tiền vốn cho các đội TK 133 VAT TK 154
CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 30 tháng 11 năm 2002
Số chứng từ ghi sổ: 247.
Số hiệu
tài khoản Trích yếu Số tiền
Nợ Có Nợ Có
627
Chi phí lƣơng quản lý tháng 11 7 000 000
334 7 000 000 627 Chi thƣởng 3 000 000 334 3 000 000 627 Chi phí hồn cơng QL 10 2 569 586 336 2 569 586 ... ... ... ... ... Cộng 69 154 337 69 154 337 Kèm theo 13 chứng từ gốc
Ngƣời lập biểu Kế tốn trƣởng
Biểu 2.15: Chứng từ ghi sổCƠNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
BẢNG CHI TIẾT TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
Năm 2002
Số hiệu tài khoản cấp 1: 627
Số hiệu tài khoản cấp 2: Cơng trình: Quốc 10 - Nam Định - Đội XDCT số 9. N T Số phiếu ĐK Trích yếu TK
ĐƢ Số tiền Diễn giải
Nợ Có 627.1 627.2 627.3 627.4 623.7 627.8 213 Chi phí quản lý
chung quý I/2002 336 215 659 449 43 958 163 24 943 268 34 931 656 103 164 557 8 661 805 227 Chi lƣơng gián tiếp
quý 2/2002 334 27 382 658 27 382 658 247 Chi phí lƣơng tháng 11 334 10 000 000 10 000 000 247 Chi phí hồn cơng 336 2 569 586 2 569 586 248 Chi thƣởng 336 2 000 000 2 000 000 251 BHXH, BHYT, KPCĐ 338 155 145 105 155 145 105 275 Chi phí hồn cơng 336 10 122 000 10 122 000 ... 344 Kết chuyển chi phí sản xuất chung 154 862 677 799 223 864 291 83 227 695 15 237 608 70 003 639 410 009 852 60 334 714 Cộng 862 677 799 862 677 799 223 864 291 83 227 695 15 237 608 70 003 639 410 009 852 60 334 714
CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY
SỔ CÁI