5. Kỹ năng trình bày
5.4. Kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình thể hiện qua kỹ thuật phân phối bài nói, phong cách nói và sử dụng các phương tiện hỗ trợ.
5.4.1. Kỹ thuật phân phối bài nói:
Thể hiện phần giới thiệu:
Yêu cầu của phần này là gây sự chú ý, tạo sự đồng cảm và dẫn dắt thính giả tham gia. Trong phần này cần thể hiện cảm xúc và sự hợp lý đồng thời sử dụng câu chuyển cho phần trình bày tiếp theo. Kỹ thuật để nói phần giới thiệu hiệu quả như sau:
- Thể hiện sự chân thật khi nói lời chào mừng, thăm hỏi đối tượng tham dự.
(Tôi rất vui mừng là người đại diện nhóm trình bày với các bạn, đây là vấn đề tôi rất quan tâm và hơn thê nữa tơi cịn hạnh phúc vì được sự quan tâm, tham dự đầy đủ của các bạn)
- Nêu lên một vấn đề mà cả người thuyết trình và thính giả đều quan tâm hoặc nhấn mạnh vấn đề mà thính giả quan tâm.
(Tơi biết rằng trong chúng ta ai cũng quan tâm chủ đề này, kỹ năng trình bày là một kỹ năng khơng thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta).
- Sử dụng lời ví dụ hóm hỉnh, phù hợp, có chủ đề và mới
(Một ngày nào đó các bạn trở thành Giám đốc, lúc đó các bạn sẽ thấy kỹ năng thuyết trình là quan trọng đến mức nào)
- Sử dụng trích dẫn hay đưa ra dẫn chứng gây ngạc nhiên.
(Các bạn có biết rằng trước đây tơi rất nhút nhát và thường không dám đứng trước lớp, cịn hiện nay tơi đã là một giảng viên)
- Sử dụng những câu chuyện ngắn để minh họa.
Ngoài ra, trong phần này cũng cần giới thiệu tổng quan về người thuyết trình và nội dung thuyết trình.
(Trước tiên, tôi xin được giới thiệu, tơi là…..đại diện cho…để trình bày với các bạn về…..)
Trình bày mục đích thuyết trình:
Bài thuyết trình phải có mục đích chính như: mua sản phẩm của tơi tham gia quỷ từ thiện,…Khi trình bày mục đích chính phải rõ ràng và thường lặp
lại trong suốt q trình nói và cả khi kết thúc. Mặt khác, mục đích chính phải kêu gọi hành động, nó trả lời cho câu hỏi: “Tơi muốn thính giả làm gì khi tơi
kết thúc bài thuyết trình?”
Trình bày phần nội dung – phần diễn giải
Yêu cầu khi trình bày phần này phải lơi kéo thính giả theo dõi đầy đủ. Phần này nên chiếm ¾ nội dung và nên được chia thành hai phần: trình bày điểm chính và đưa ra dẫn chứng minh họa để giải thích. Ngồi ra trong một bài thuyết trình khơng nên có hơn 3 điểm chính. Kỹ thuật để trình bày phần này là nói tuần tự từng ý chính, mỗi ý chính có các ý phụ, mỗi ý phụ có các ví dụ và dẫn chứng kèm theo. Thêm vào đó, cần dùng những từ chỉ thứ tự cho mỗi vấn đề/ ý chính. Khi trình bày nên sử dụng câu, từ nhấn để thể hiện tầm quan trọng của vấn đề được trình bày và thỉnh thoảng tóm tắt nững gì đã nói. Ngồi ra, khi trình bày cần đưa vào sử dụng nhiều dẫn chứng để minh họa cho những điều trình bày. Những dẫn chứng đó có thể là những câu chuyện, những hình ảnh hay các con số.
Trình bày phần kết thúc và nói lời tạm biệt
Khi trình bày phần kết thúc cần chú ý rằng phần kết thúc cũng quan trọng nhưnhững phần khác, ấn tượng khi kết thúc củng cố ấn tượng ban đầu, kết thúc nên ngắn gọn và nhấn mạnh lại các điểm chính, đừng nói ngồi những điều cần thiết nói (nói dư) và thể hiện thái độ cám ơn, hài lịng về thính giả. Kỹ thuật để trình bày phần kết thúc là nói lại những nội dung và mục đích chính của thuyết trình, thách thức hành động của khán giả, nêu những dẫn chứng hành động của người khác. Khi trình bày phần kết thúc nên sử dụng các minh họa liên quan cá nhân người thuyết trình và nên có hai phần sau: 1- Phần thách thức hành động của thính giả cần nói mạnh mẽ. 2- Phần thuyết phục chỉ cho thính giả thấy những lợi ích khi hành động nên nói nhẹ nhàng.
Trả lời các câu hỏi
Sau khi kết thúc phần trình bày mời thính giả đưa ra câu hỏi, sau đó hoặc trả lời các câu hỏi hoặc lẫn tránh. Khi trả lời câu hỏi cần lưu ý chọn những câu hỏi dễ dàng để trả lời trước, cịn khi lẫn tránh có thể lẫn tránh câu trả lời trực tiếp hoặc lẫn tránh hoàn toàn bằng cách biểu lộ sự khong đồng ý một cách tế nhị.
Từ biệt
Trước khi từ biệt cần hỏi nhanh thính giả cịn câu hỏi nào nữa và cảm ơn rồi từ biệt hay rời bục thuyết trình.
5.4.2. Phong cách thuyết trình:
Khi thuyết trình cần thể hiện một số tính chất sau trong quá trình thuyết trình. Trước tiên cần thể hiện sự mạnh mẽ khi bắt đầu bằng cách biểu hiện thái độ vui vẻ khi xuất hiện và háo hức sẵn sàng chia sẻ ới thính giả, cần đè nén cảm xúc, đứng lên bục thuyết trình, khơng nói vài giây và nhìn thẳng thính giả. Tiếp theo cần thể hiện tính tổ chức của bài nói qua việc trình bày tuần tự các phần của bài nói, nói quan điểm chính, ý chính, ý phụ, ví dụ rồi dẫn chứng đồng thời các dẫn chứng minh họa phải bố trí theo tuần tự thời gian. Bên cạnh đó, người thuyết trình cũng cần thể hiện tính thuyết phục của bài nói qua việc thể hiện tình cảm, sự thân thiện, sự chân thành trong quá trình thuyết trình và sử dụng các thơng tin liên quan đến cá nhân, những kinh nghiệm, kiến thức để truyền đạt nhằm mang lại lợi ích cho thính giả. Ngồi ra, khi thuyết trình cần phải biểu lộ tâm trạng tự nhiên, muốn vậy cần cử dượt trước khi lên bục thuyết trình bằng cách há miệng hít hơi thật sau và thở đều đặn để cho các cơ da mặt thoải mái đồng thời ln ln có một ly nước khơng đá trên bục thuyết trình. Thêm vào đó, cần tranh thủ sự đồng cảm của thính giả bằng cách thể hiện sự chân thành, điềm tĩnh qua lời nói, cử chỉ, điệu bộ và ln biểu lộ tâm trang tự nhiên, cố gắng nói như đang nói thẳng với thính giả, mỗi thính giả phải cảm thấy như người thuyết trình đang nói riêng với họ. Khi thuyết trình cần tập trung vào những ý chính, nói vắn tắt, đủ ý và chỉ nói những gì đã soạn sẵn rồi dừng lại.
Về kỹ năng nói, nói bài thuyết trình chứ khơng phải đọc, phải nói rõ ràng, rành mạch từng câu, từng chữ, thường xun đề cập vấn đề chính trong suốt q trình nói và nhấn mạnh khi kết thúc. Giọng nói phải truyền cảm, nói lớn hơn để nhấn mạnh. Khi nói phải cố gắng để môi, lưỡi và hàm cùng hoạt động để âm thanh dễ nghe, đồng thời phải chú ý đến âm lượng, âm tần, âm sắc, âm điệu khi nói. Khơng nói kiểu lưỡng lờ như: ư/um,.. Bên cạnh đó, khi thuyết trình trang phục phải gọn gàng, phù hợp với bối cảnh, chủ đề thuyết trình, có thể sử dụng đồng phục nếu thính giả cùng chung đồng phục. Mặt khác cần lưu ý đến tư thế, diệu bộ, cử chỉ khi thuyết trình, phải lấy nón và kính râm ra và cúi đầu chào nhẹ khi được mời lên bục. Khi bước ra khỏi chổ ngồi phải chững chạc, không quá nhanh, không quá chậm và đứng trước bục tự nhiên đồng thời nhìn một vịng qua thính giả. Trong khi ythuyết trình khơng nhìn chăm chăm vào bài nói mà nhìn thẳng thính giả, nên nhìn tập trung vài giây vào người đang thể hiện sự thích thú lắng nghe (nhận biết điều này qua ánh mắt sáng rực và thái độ tập trung của họ). Thêm vào đó cần thể hiện những cử chỉ quan tâm đến thính giả như nhìn, mĩm cười, tập trung về
phía đối tượng khi họ phát biểu, khơng hành động, thiếu tập trung và dùng những từ ngữ phù hợp để nhấn mạnh các quan điểm. Khi thuyết trình phải đứng thẳng, cao lên, tuyệt đối không biểu hiện một dáng đứng mệt mỏi, chệnh choạng đồng thời đứng vừa đủ xa micro để tránh những tiếng hú của âm thanh. Lưu ý rằng khi người thuyết trình đứng thẳng và thể hiện hùng hồn thì thính giả sẽ như đuọc tiếp thêm động lực để sẵn sàng lắng nghe. Trong khi thuyết trình cũng cần thường xuyên thay đổi điệu bộ di chuyển. Thể hiện sự đa dạng trong bước đi, đi nhanh để nhấn mạnh các điểm thú vị, đi chậm để thúc đẩy thính giả tập trung nghe vấn đề, đặc biệt không biểu lộ sự vội vàng trong dáng đi.
5.4.3. Sử dụng công cụ hỗ trợ:
Trước tiên tự hỏi lý do cần sử dụng các công cụ hỗ trợ và chọn cơng cụ phục vụ cho q trình thuyết trình, đặc biệt phải sáng tạo khi lựa chọn cũng như khi sử dụng. Cần lưu ý rằng đối với các buổi thuyết trình ngắn (từ 5 – 20 phút) không nên dựa vào Power Point, tốt hơn là tập trung xây dựng mối quan hệ với thính giả. Bên cạnh đó, khi sử dụng các cơng cụ hỗ trợ cần tập trung sử dụng các cơng cụ nhìn để kích thích khán thính giả. Họ sẽ cảm thấy thú vị và quan tâm nhiều hơn khi tận mắt thấy được những điều đang được trình bày thơng qua các phương tiện nhìn. Ngồi ra, cần thống nhất các phương tiện nhìn với nói miệng và bố trí phương tiện nhìn để nơi dễ thấy. Một số phương tiện nhìn thường sử dụng như: bản đồ, hình vẽ, sơ đồ, máy chiếu, phim, máy tính, máy chiếu, bảng, video,. Màn hình,…