Sau khi phân tích kết quả khảo sát ý kiến của lãnh đạo và CBCNV về việc áp dụng BCS/KPI vào xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện cơng việc, tác giả đã đề xuất thành lập nhóm dự án KPI với tiêu chí: phải chọn những thành viên chủ chốt, ít nhất là 3 người có đủ kiến thức, kinh nghiệm và khả năng hướng dẫn áp dụng cho các bộ phận khác vào nhóm dự án BSC/KPI. Theo đề xuất trên, Tổng giám đốc đã chọn vị Phó tổng giám đốc kiêm đại diện lãnh đạo làm trưởng nhóm, 2 thành viên bao gồm chuyên trách HTQLCL và tác giả (Trưởng phịng đảm bảo chất lượng).
Cơng việc thứ hai trong giai đoạn chuẩn bị là tác giả đã đề xuất và được lãnh đạo phê duyệt đó là mời chuyên gia tư vấn thuộc trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 đến Công ty đào tạo 2 ngày về công cụ thẻ điểm cân bằng và chỉ số đo lường hiệu suất cho nhóm dự án KPI và các trưởng phó bộ phận trong Cơng ty. Sau đó, nhóm dự án KPI và trưởng phó bộ phận tiến hành đào tạo lại cho nhân viên trực thuộc bộ phận mình. Các nội dung đào tạo bao gồm:
- Đào tạo tổng quát về BCS/KPI: Các khái niệm cơ bản, lợi ích của việc áp dụng, các viễn cảnh của BSC, các yếu tố thành công then chốt, các loại chỉ số đo lường KPI, cơ sở dữ liệu và đo lường KPI…
- Đào tạo về xây dựng mô tả công việc theo BSC/KPI:
- Khái niệm về mô tả công việc theo KPI, cách xây dựng mô tả công việc cá nhân từ BSC/KPI bộ phận
- Đào tạo kỹ năng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên theo BSC/KPI
Tổ chức truyền thông nội bộ: Song song với các hoạt động trên, tác giả đã kết hợp với cơng đồn, đồn thanh niên tổ chức truyền thông nội bộ nhằm phổ biến chương trình xây dựng KPI và thực hiện “văn hóa hành động”:
- Gửi mail thơng báo đến các bộ phận đồng thời dán lên bảng thông báo kế hoạch xây dựng KPI của Công ty.
- Dán lên bảng thông tin nội bộ những tài liệu đào tạo KPI và một số bài báo viết về kinh nghiệm áp dụng KPI tại một số doanh nghiệp.
Vai trò của tác giả trong dự án BSC/KPI:
- Đề xuất xây dựng dự án BSC/KPI.
- Tìm kiếm tài liệu phục vụ cho cơng tác của dự án.
- Tổng kết kinh nghiệm áp dụng BSC/KPI tại một số công ty. - Khảo sát điều kiện áp dụng dự án BSC/KPI tại Công ty.
- Lên kế hoạch và tổ chức các buổi hội thảo xác định các yêu tố thành công then chốt của tổ chức, xây dựng KPI cấp cơng ty và bộ phận.
- Đề xuất quy trình xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện cơng việc, thiết kế biểu mẫu liên quan (mẫu phân tích cơng việc theo BSC/KPI, phiếu đánh giá hồn thành KPIs, mẫu cấu trúc cơ sở dữ liệu cho các chỉ số đo lường hiệu suất …)
- Tổ chức truyền thông nội bộ cho dự án xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của Công ty.
- Cùng các trưởng phó bộ phận xây dựng KPI bộ phận và KPI cá nhân.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng “Quy chế đánh giá kết quả thực hiện công việc của CB CNV Công ty dựa trên BSC và KPI”.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức đánh giá giá thử và tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sau khi đợt đánh giá thử, hoàn thiện quy chế đánh giá.