hành nghề công chứng
2.2.1. Khái niệm pháp luật về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Theo Lý luận chung về Nhà nước và Pháp luật, pháp luật được hiểu là hệ thống quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận, bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp nhà nước, nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát triển phù hợp với lợi ích của giai cấp mình, áp dụng cho mọi chủ thể và trên phạm vi quốc gia.
Đối với hoạt động cơng chứng, như đã trình bày ở trên, cơng chứng là dịch vụ cơng thiết yếu mang tính nhà nước. Nhà nước có trách nhiệm trong việc cung cấp dịch vụ cơng chứng và quyết định mơ hình cơng chứng, thể thức cơng chứng, loại hình tổ chức và hoạt động của của TCHNCC, bảo đảm cho cư dân được tiếp cận dịch vụ cơng chứng ở mọi địa bàn, phù hợp với hồn cảnh, điều kiện kinh tế và xu thế phát triển kinh tế tương thích ở mỗi quốc gia. Tuy nhiên, để thực hiện được mục tiêu trên, Nhà nước phải ban hành pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ liên quan đến hoạt động công chứng, trong đó, có vấn đề tổ chức và hoạt động của TCHNCC.
Hầu hết các quốc gia tồn tại hoạt động công chứng đều ban hành pháp luật để quy định về tổ chức và hoạt động của TCHNCC nhằm bảo đảm cho TCHNCC thực hiện tốt chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật, những văn bản này phải công chứng hay do các cá nhân và tổ chức tự nguyện yêu cầu cơng chứng. TCHNCC thay Nhà nước chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. TCHNCC có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính bằng nguồn thu từ phí cơng chứng và thù lao cơng chứng. Do những đặc thù trong quy định hình thức pháp lý về tổ chức và hoạt động của TCHNCC, các quy định pháp luật về vấn đề này chủ yếu nằm trong Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan.
Với các phân tích ở phần trên và dựa theo nguyên lý của điều chỉnh pháp luật, có thể đưa ra khái niệm: “Pháp luật về tổ chức và hoạt động của TCHNCC là
tổng hợp các quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận, nhằm điều chỉnh các quan hệ phát sinh trong hoạt động cơng chứng, quy định hình thức pháp lý của TCHNCC, địa vị pháp lý của CCV, nguyên tắc hoạt động; cơ chế quản lý và kiểm soát của Nhà nước đối với tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân, tổ chức trong hoạt động công chứng”.
2.2.2. Những nội dung cơ bản của pháp luật về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng
Một là, quy định dịch vụ công chứng và địa vị pháp lý của CCV.
Ở hầu hết các nước có nền tư pháp phát triển thì cơng chứng được coi là một dịch vụ. Tại các nước theo hệ thống thông luật (Common Law) công chứng là một dịch vụ pháp lý bình thường giống như luật sư. Một số ít quốc gia theo trường phái công chứng tập thể (các nước trong hệ thống XHCN trước đây), thì cơng chứng được coi như một thủ tục hành chính, được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước. Hầu hết các quốc gia theo hệ thống dân luật (Civil Law) coi công chứng là một loại dịch vụ cơng. Về bản chất, có coi là thủ tục hay là dịch vụ thì cơng chứng vẫn là một hoạt động thu thập và lưu giữ chứng cứ. Sự khác nhau nằm ở phạm vi của hoạt động công chứng rộng hay hẹp, ưu tiên đáp ứng cho nhu cầu quản lý của Nhà nước hay nhu cầu bảo đảm an tồn pháp lý của người dân hay dung hịa cân bằng giữa hai đối tượng này.
Khi coi công chứng là một thủ tục, dường như pháp luật hướng sự ưu tiên cho yếu tố kiểm soát, quản lý và bảo đảm trật tự xã hội của Nhà nước. Khi coi công chứng là một dịch vụ, tính chất phục vụ được đặt lên cao hơn và dường như pháp luật đã ưu tiên hướng đến các nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý của người dân. Dù vậy, có thể thấy việc đáp ứng nhiệm vụ của Nhà nước hay nhu cầu của người dân thì nó cũng đều quan trọng cả, hơn nữa mục đích cao nhất là duy trì trật tự xã hội, bảo đảm các nhu cầu cơ bản của con người. Vì vậy, mà ở rất nhiều quốc gia hiện nay, công chứng được quy định và hiểu một cách hài hịa, cân bằng hơn, đó là một
loại dịch vụ cơng, có thể hiểu đây là một dịch vụ cơ bản, thiết yếu phục vụ cho lợi ích của người dân và bảo đảm lợi ích chung của tồn xã hội.
Dịch vụ công chứng được pháp luật quy định là dịch vụ công do CCV được Nhà nước bổ nhiệm và giao quyền thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và giấy tờ theo yêu cầu của công dân, tổ chức, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch và giấy tờ được cơng chứng, góp phần phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích của cơng dân, tổ chức và xã hội. CCV là chức danh bổ trợ tư pháp do Nhà nước bổ nhiệm cho cá nhân có đủ các điều kiện, phẩm chất theo luật định, được Nhà nước giao quyền thực hiện nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công chứng phục vụ xã hội, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch được cơng chứng, góp phần phịng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật. Nhiều quốc gia có quy định khi được bổ nhiệm CCV phải tuyên thệ thực hiện chức năng công chứng một cách tự giác, chỉ tn theo pháp luật, giữ gìn bí mật nghề nghiệp, bí mật Nhà nước, tôn trọng nguyên tắc trung thực, vô tư, liêm khiết. Trong q trình hành nghề, CCV cũng ln phải trung thành với tuyên thệ: vô tư, khách quan, không đại diện cho một bên đương sự. CCV phải chứng tỏ mình xứng đáng với nghề nghiệp, từ chối công chứng nếu xét thấy không phù hợp với nghiệp vụ của mình, nhất là thấy việc cơng chứng phục vụ mục đích bất hợp pháp và khơng lành mạnh. Ngược lại, CCV cũng khơng có nghĩa vụ phải cơng chứng bằng ngơn ngữ khác với quốc gia mình hành nghề hoặc do có lo ngại sẽ khơng vơ tư, khách quan. CCV là chun gia có chun mơn độc lập và trung lập, chuyên giải quyết trước các hậu quả pháp lý để không xảy ra kiện tụng sau này khi các giao dịch được thực hiện, nên CCV cũng có các nghĩa vụ khi hành nghề, cụ thể như sau:
(i) Nghĩa vụ hành động: Với nhiệm vụ và quyền hạn của CCV, đây chính là
nghĩa vụ đầu tiên và cơ bản nhất của CCV. CCV không thể từ chối thực hiện việc công chứng mỗi khi được yêu cầu (theo pháp luật công chứng của Pháp, Ba Lan, Trung Quốc...), trừ phi hoạt động đó là trái với trật tự cơng cộng hoặc thuần phong mỹ tục. Pháp luật Cộng hòa Liên bang Đức cũng quy định CCV không được từ chối công chứng nếu khơng có lý do chính đáng. Trách nhiệm này phải do chính CCV
trực tiếp thực hiện, song tại một số nước có quy định rõ trong pháp luật như Pháp có quy định về chức danh thư ký cơng chứng thì CCV có thể ủy quyền cho thư ký thực hiện một số công việc nếu được người yêu cầu công chứng đồng ý và CCV vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng. Trong hầu hết các trường hợp thì CCV thực hiện việc cơng chứng một mình, song pháp luật của Pháp cũng có thể cho phép một số trường hợp VBCC được lập bởi 2 CCV [8, tr.21].
(ii) Nghĩa vụ tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp và quy tắc kỷ luật:
Các nghĩa vụ này phải được các CCV tôn trọng vì họ là được Nhà nước bổ nhiệm chứ khơng chỉ là những người đơn thuần hoạt động tự do. Nếu không tuân thủ các quy tắc này, họ sẽ bị kỷ luật dưới các hình thức khác nhau như cảnh cáo, đình chỉ hoặc miễn nhiệm (theo pháp luật công chứng của Trung Quốc, Pháp, Tây Ban Nha...) [8, tr.21].
(iii) Nghĩa vụ bảo mật thông tin biết được trong quá trình hành nghề: Đây là
một trong những nghĩa vụ được hầu hết các nước thống nhất quy định và đây là nghĩa vụ phải thực hiện kể cả sau khi họ khơng cịn là CCV nữa. Theo pháp luật công chứng của Cộng hòa Liên bang Đức, CCV không được cấp bản sao công chứng hay tiết lộ nội dung văn bản với người không phải là đương sự, người thừa kế và người có nghĩa vụ, quyền lợi đối với đương sự, trừ trường hợp có lệnh của Chánh án có thẩm quyền; nếu vi phạm mà gây thiệt hại thì bị phạt tiền, tái phạm sẽ bị đình chỉ hành nghề 3 tháng. CCV phải giữ bí mật cơng vụ, kể cả sau khi chấm dứt chức danh và phải giải thích cho người làm việc cho mình tn thủ nghĩa vụ đó, trừ trường hợp được các bên tham gia hoặc cơ quan giám sát cho phép. Tại Ba Lan, CCV phải giữ bí mật thơng tin nắm được qua hoạt động nghề nghiệp, trừ trường hợp được Bộ trưởng Bộ Tư pháp cho phép. Trường hợp làm chứng trước Tịa án thì khơng cần giữ bí mật nếu việc này khơng gây hại cho Nhà nước hoặc cho cá nhân. Theo pháp luật Trung Quốc, CCV bị cấm tự ý cung cấp VBCC, cấm cấp VBCC không đúng sự thật hoặc bất hợp pháp, cấm tiết lộ bí mật quốc gia, bí mật kinh doanh hoặc chuyện riêng tư cá nhân biết được trong quá trình cơng chứng. Theo
pháp luật của Tây Ban Nha, Quy chế công chứng cũng quy định hồ sơ lưu trữ các văn kiện công chứng là các tài liệu mật [8, tr.21-22].
(iv) Nghĩa vụ thường trực tại nơi hành nghề: Một nghĩa vụ phổ biến khác mà
CCV là phải tuân thủ. Theo đó, CCV phải có trụ sở văn phịng tại nơi hành nghề và phải sống tại đó, trừ trường hợp được cơ quan quản lý cho phép sống ở ngồi khu vực đó. Theo pháp luật cơng chứng của Cộng hịa Liên bang Đức, CCV vắng mặt hoặc có lý do hạn chế việc thi hành cơng vụ trên một tháng thì phải thơng báo ngay cho cơ quan giám sát và phải được cơ quan này đồng ý. Pháp luật công chứng của Ba Lan cũng quy định rất chặt chẽ về vấn đề này. Cụ thể là nếu CCV không thể làm việc trong thời gian 3 ngày thì có thể chỉ định trong số những CCV dự bị một người thay thế và phải báo cáo cho Chủ tịch Hội đồng công chứng biết. Nếu vắng mặt từ 3 ngày đến 3 tháng thì CCV chỉ định một người thay thế trong số CCV dự bị của Văn phòng hoặc của Văn phòng khác trong phạm vi thẩm quyền của Hội đồng khu vực, sau khi được Chủ tịch đồng ý. Nếu khơng xác định trước thời gian vắng thì Chủ tịch Hội đồng công chứng sẽ chỉ định. Người thay thế có thể là những CCV đã nghỉ hưu. Trong trường hợp chấm dứt hoặc tạm đình chỉ hoạt động của một CCV, Hội đồng công chứng khu vực chỉ định một người thay thế trong số những CCV dự bị của các Văn phòng trong phạm vi thẩm quyền của Hội đồng [8, tr.22]
(v) Nghĩa vụ trung lập: Một CCV phải là một chuyên gia pháp lý dung hòa,
trung lập và khách quan, đặc biệt là các CCV theo hệ phái Latinh (như Trung Quốc, Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức..) [8, tr.22]. CCV là người hành nghề luật pháp độc lập có nhiệm vụ đánh giá cơng tâm khơng thiên vị, cung cấp dịch vụ công chứng và khuyến nghị cho khách hàng những công cụ pháp lý phù hợp nhất để đạt được kết quả hợp pháp mà họ mong muốn. Được pháp luật quy định bắt buộc là phải giữ vai trò trung lập như thẩm phán, CCV phải bảo đảm rằng các quy định trong hợp đồng hoàn toàn tuân theo pháp luật (kiểm sốt tính hợp pháp để phòng ngừa), rằng các bên có đầy đủ năng lực (về tinh thần và pháp lý) để tham gia vào thỏa thuận dự định của họ, rằng họ đã hiểu rõ ý nghĩa pháp lý của các cam kết của họ. Nếu không, CCV được phép từ chối công chứng giao dịch.
(vi) Nghĩa vụ tuân thủ quy định về phí: Mức phí cơng chứng thường được quy định rất chặt chẽ. Một số nước phân định phí cơng chứng thành những nhóm khác nhau tùy loại việc công chứng, song nghĩa vụ tn thủ quy định về phí thì ln được khẳng định ở tất cả các nước. Lý do của nguyên tắc này là các cơ quan có thẩm quyền nhận thức được đầy đủ về chức năng phân phối lại của CCV, đây là chức năng không thể thay thế. Nó cũng là một hình thức trợ giúp pháp lý cá nhân góp phần bảo đảm cho mọi người đặc biệt là người yếu thế có thể tiếp cận được các dịch vụ pháp lý phi tranh tụng. Tại Trung Quốc, mọi CCV, kể cả những CCV hành nghề tự do, đều được trả phí với mức phí được ấn định ở từng tỉnh. Nếu không tuân thủ, CCV sẽ bị kỷ luật thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Đây là nội dung cơ bản của nguyên tắc hành nghề công chứng ở Trung Quốc [8, tr.22-23].
(vii) Nghĩa vụ không được quảng cáo: Pháp luật Tây Ban Nha chỉ cho phép
hai hình thức quảng cáo thông tin và cả hai đều phục vụ cho mục đích cơng. CCV đảm nhiệm cơng việc phải thơng báo cho các cơ quan có thẩm quyền trong địa hạt quận, huyện của mình để thơng tin cho cơng chúng về CCV và VPCC với tư cách “Văn phịng cơng” bằng cách hiển thị tấm biển có biểu tượng của VPCC, cạnh đó là họ tên của CCV và nơi ở [8, tr.23].
Hai là, quy định mơ hình tổ chức và hoạt động của TCHNCC.
Hiện nay trên thế giới, pháp luật về công chứng của các quốc gia được phân thành hai mơ hình chính là: Mơ hình cơng chứng theo hệ thống pháp luật thành văn (hệ phái công chứng nội dung) hay cịn gọi là mơ hình cơng chứng Latinh, bao gồm các nước châu Âu lục địa, châu Phi (các nước thuộc địa cũ của Pháp).. Với đại diện là Liên minh Cơng chứng Quốc tế và mơ hình cơng chứng theo hệ thống pháp luật tiền lệ (mơ hình cơng chứng hình thức) mà tiêu biểu là Vương quốc Anh, Hợp chủng quốc Hoa Kỳ...
Sự phân biệt về mơ hình chỉ mang tính tương đối vì trong xu thế hội nhập, khu vực hóa và tồn cầu hóa, các hệ thống luật pháp nói chung và cũng như các trường phái cơng chứng nói riêng cũng có xu hướng giao thoa, hòa nhập và pha trộn
với nhau và gần nhau. Hoạt động công chứng ở các quốc gia trên thế giới hiện nay có sự giao thoa, pha trộn giữa các mơ hình và hệ phái công chứng.
Mặc dù tồn tại nhiều hệ thống pháp luật ở các quốc gia trên thế giới, song chung quy lại, chỉ có hai mơ hình cơng chứng: Mơ hình cơng chứng tự do (ở hệ phái cơng chứng Latinh và hệ phái cơng chứng Anglo - Saxon) và mơ hình cơng chứng nhà nước (ở hệ phái cơng chứng Collectiviste).
(i) Ở mơ hình cơng chứng tự do, các CCV được Nhà nước bổ nhiệm, hành nghề tự do theo quy định của pháp luật với loại thức VPCC của tư nhân, tự quyết định về mặt tổ chức, hoạt động, tự hạch tốn và đóng thuế cho Nhà nước. CCV chịu trách nhiệm cá nhân về việc cơng chứng của mình, phải bồi thường thiệt hại bằng tài khoản tiền ký quỹ của mình nếu việc cơng chứng gây thiệt hại cho khách hàng.
(ii) Ở mơ hình cơng chứng nhà nước, TCHNCC là thiết chế nhà nước được tổ chức dưới hình thức là PCC là đơn vị nhà nước, CCV là viên chức nhà nước, do Nhà nước bổ nhiệm, hưởng lương từ ngân sách, CCV không phải chịu trách nhiệm vật chất trước khách hàng về các hậu quả do việc công chứng trái pháp luật của mình gây ra mà chỉ phải chịu trách nhiệm hành chính trước Nhà nước. Phí cơng chứng được nộp cho ngân sách, có trích lại một phần để trang trải thêm cho hoạt