4CÁC SỰ KIỆN SCRUM
SCRUM HẰNG NGÀY
37
Scrum Hằng ngày là một nghi thức quan trọng diễn ra đều đặn hằng ngày trong suốt quá trình sản xuất. Đây là một buổi trao đổi ngắn
khơng kéo dài q 15 phút với mục đích giúp Nhóm Phát triển đồng bộ cơng việc và lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo. Đây là một sự kiện dành cho Nhóm Phát triển, tất cả các thành viên của Nhóm Phát triển đều phải tham dự. Scrum-Master thường tham dự nhưng chỉ để đảm bảo Nhóm Phát triển thực hiện đúng cơng việc này chứ không trực tiếp tham gia điều hành hay phát biểu đóng góp vào nội dung của sự kiện. Prod- uct Owner và một số người khác có thể tham dự nhưng chỉ được lắng nghe và khơng đóng bất cứ vai trị nào trong sự kiện này.
Buổi Scrum Hằng ngày cần được diễn ra tại một địa điểm và khung thời gian cố định để giảm thiểu sự phức tạp. Thời điểm tổ chức được Nhóm Phát triển lựa chọn sao cho thuận lợi nhất đối với tất cả các thành viên. Thường thì các nhóm lựa chọn thời điểm Scrum Hằng ngày là đầu buổi sáng để khởi động cho một ngày làm việc mới. Việc lựa chọn thời điểm tùy thuộc vào nhóm, điều quan trọng là đảm bảo sự kiện này luôn luôn diễn ra đúng thời điểm đã lựa chọn nhằm tạo ra thói quen và khơng biến nó thành một sự kiện phức tạp.
Nội dung buổi Scrum Hằng ngày chỉ gói trong khoảng thời gian 15 phút để các thành viên Nhóm Phát triển trả lời 3 câu hỏi:
• Tơi đã làm được những gì từ buổi Scrum Hằng ngày trước cho tới bây giờ?
• Tơi sẽ làm những gì từ bây giờ tới hơm sau? • Tơi đang gặp những khó khăn gì?
Có một vấn đề đối với các Nhóm Phát triển khi thực hiện Scrum Hằng ngày đó là thảo luận sâu trong suốt buổi Scrum Hằng ngày, đặc biệt khi phát hiện ra vấn đề nào đó. Hãy đảm bảo mỗi thành viên chỉ trả lời ba câu hỏi trên, việc trao đổi giải quyết các vấn đề có thể thực hiện ngay sau khi Scrum Hằng ngày kết thúc. Việc này giúp đảm bảo thời lượng của buổi trao đổi không kéo dài quá 15 phút đồng thời giữ tập trung vào việc đồng bộ và phối hợp công việc giữa
các thành viên thay vì giải quyết vấn đề.
Scrum Hằng ngày được khuyến nghị người tham gia đứng thay vì ngồi để tăng sự tập trung. Đó là lý do sự kiện này còn được gọi là Standup Meeting.
Nhiệm vụ của ScrumMaster trong Scrum Hằng ngày
38
Nhiệm vụ của ScrumMaster trong buổi Scrum Hằng ngày là đảm bảo điều kiện thuận lợi cho Nhóm Phát triển tiến hành sự kiện, ví dụ như địa điểm, đảm bảo nhóm giữ đúng khung thời gian tối đa 15 phút, ghi nhận các trở ngại được nhóm phát lộ, đảm bảo các thành viên tập trung vào đồng bộ và phối hợp cơng việc hiện tại thay vì sa đà vào các vấn đề khác.
Ngoài ra, ScrumMaster quan sát trong suốt cuộc họp để cảm nhận khơng khí và những vấn đề tiềm ẩn. Nếu các vấn đề được phát biểu, ScrumMaster ghi lại và có thể quản lí trong một Danh sách Trở ngại (Impediment Backlog) và giải quyết dần.
Để tháo gỡ khó khăn, đơi khi ScrumMaster phải vận dụng kĩ thuật hỏi 5 lần tại sao (5WHYs).
5WHYS
Đây là kĩ thuật có nguồn gốc từ phương thức sản xuất Toyota đã được dùng phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực. Để điều tra nguyên nhân và các lựa chọn để giải quyết vấn đề, người điều tra sẽ hỏi 5 lần liên tiếp tại sao.
Dưới đây là ví dụ về một cuộc điều tra nguyên nhân của việc trả lại hàng:
Vấn đề: “Khách hàng phàn nàn về chất lượng lô hàng vừa giao” Tại sao 1: Tại sao chất lượng lô hàng kém?
Trả lời: Do nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng. Tại sao 2: Tại sao chất lượng nguyên vật liệu kém?
Trả lời: Do trong quá trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nguồn khác.
Tại sao 3: Tại sao lại thiếu nguyên vật liệu?
Trả lời: Do ước tính khơng chính xác nên mua thiếu.
Tại sao 4: Tại sao lại ước tính nguyên vật liệu chưa chính xác? Trả lời: Do khơng biết yêu cầu nguyên vật liệu của bản thiết kế mới. Tại sao 5: Tại sao lại không biết yêu cầu nguyên vật liệu của thiết kế mới?
Trả lời: Tại vì chưa làm thử trước đó.
Thay vì quay ra đổ lỗi cho khách hàng ngay từ đầu, hoặc đổ lỗi cho đồng nghiệp, hoặc đổ lỗi cho bên giao hàng, chúng ta có thể nhìn ra vấn đề gốc rễ nằm ở quy trình sản xuất để khắc phục và tránh lặp lại.
Một ngộ nhận thường thấy là dùng 5WHYs luôn cho ra nguyên nhân gốc rễ (root cause), kì thực 5WHYs chỉ giúp ta tìm ra được những khả năng. Và từ đó ta có thể ra quyết định chính xác hơn.
Những lỗi nên tránh khi Scrum Hằng ngày
#1. Scrum Hằng ngày trở thành là một buổi báo cáo công việc cho ScrumMaster
#2. Scrum Hằng biến thành nơi dành cho ScrumMaster cập nhật tiến độ công việc
#3. Scrum Hằng ngày biến thành một phiên thảo luận để giải quyết vấn đề
#4. Scrum Hằng ngày diễn ra quá xa nơi làm việc
#5. Nhóm Phát triển khơng thấy giá trị của buổi Scrum Hằng ngày #6. Các thành viên thường báo cáo là khơng gặp vấn đề gì
#7. Scrum Hằng ngày khơng diễn ra như là một thói quen, hơm làm hơm bỏ