Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy hệ thống quản lý nhân sự của công ty đang thực hiện được các chức năng như sau:
Thực hiện được các chức năng quản lý nhân viên như: tuyển nhân viên, hỗ trợ quản lý, đào tạo nhân viên mới.
Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sách nhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phịng ban cụ thể hoặc theo toàn bộ cơng ty, có khả năng thêm-xóa-sửa thơng tin nhân viên trong danh sách.Có khả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phịng ban đó
Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương: hỗ trợ nhập-sửa các thông tin trong bảng lương.
Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phịng ban và từng chức vụ của công ty Hỗ trợ tạo bảng lương
Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
Bảng 2.7. Kết quả điều tra nhân viên sử dụng phần mềm
Tên phần mềm Số phiếu chọn % Tương ứng
Phần mềm văn phòng Microsoft Office 10/10 100%
Phần mềm giao tiếp 10/10 100%
Phần mềm quản lý kho 5/10 50%
Phần mềm quản lý bán hàng 3/10 30%
Phần mềm khác 6/10 60%
Biểu đồ 2.5. Thực trạng nhân viên sử dụng các phần mềm tại công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin tại công ty)
Từ phiếu điều tra cho thấy được hiện nay công ty chưa phần mềm quản lý nhân sự nào chuyên biệt. Nhân sự trong Công ty vẫn được quản lý và cập nhật một cách thường xuyên, nhưng thông tin được lưu trữ ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữ thông tin về nhân sự, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Nhân sự không thể xuất báo cáo về hồ sơ nhân viên như tình trạng học vấn, bằng cấp,lương thưởng, q trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.
Vì vậy hầu hết nhân viên trong Công ty khi được điều tra đều cho rằng vấn đề quản lý nhân sự trong Công ty rất mất thời gian kể cả trong việc nhập dữ liệu và cập nhật dữ liệu, tìm kiếm tồn bộ thơng tin về một nhân viên phải thực hiện nhiều công việc, thường xuyên bị nhầm lẫn và phải chỉnh sửa lại. Việc thêm sửa chèn vào bên cạnh, không thể nắm được tồn bộ q trình cơng tác của họ như việc chuyển phòng ban, được bổ nhiệm,… Điều này khiến mỗi lần xem lại đều rất lằng nhằng thông tin khơng khoa học, khó hiểu và không đầy đủ thông tin gây căng thẳng mệt mỏi cho chính người quản lý nhân sự. Với sự phát triển của CNTT cùng với sự ra đời của Công nghệ 4.0, việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công vẫn cịn tồn tại có thể do họ ngại thay đổi tiếp cận hiện đại hóa và q quen với cơng việc thủ cơng rồi.
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả của
100% 100% 50% 30% 60% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Phần mềm văn phòng MS Office Phần mềm giao tiếp Phần mềm quản lý kho Phần mềm quản lý bán hàng Phần mềm khác
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHÀN THANH TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NHÀN THANH
2.3.1. Những ưu điểm của q trình quản lý nhân sự ở cơng ty
+ Công ty và quá trình quản lý nhân của công ty đã phát triển theo thời gian với những kết quả biểu hiện cụ thể bởi có rất nhiều yếu tố tạo điều kiện thuận lợi, chẳng hạn như:
+ Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, trình độ cao, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự), hoặc bổ sung hệ thống.
+ Công ty thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho các nhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty.
+ Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng công cụ tin học văn phòng nên khơng u cầu người thực hiện cần có những trình độ chuyên môn nhất định cũng thực hiện được.
+ Với phương thức chấm công tiên tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm cơng, tránh tình trạng chấm cơngkhơng đúng theo phương thức thủ công.
+ Bên cạnh việc chú trọng đầu tư phần mềm cho công việc, công ty cũng để đầu tư cho cơ sở hạ tầng trang thiết bị mỗi năm. Cùng với đó là tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thích ứng với những cơng nghệ mà công ty đầu tư.
+ Ngồi ra cịn ưu điểm đó là tính lương cho nhân viên trong công ty. Đáp ứng nhu cầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặt chẽ cũng như tính các khoản thu nhập cho nhân viên một cách chính xác.
2.3.2. Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở cơng ty.
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là:
+ Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, q trình xử lý thơng tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà khơng phát hiện ra do quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
+ Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngồi làm việc. Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả cơng việc của nhân viên khi ra ngồi làm việc. Khó đánh giá được sự tăng hoặc giảm của số lượng nhân viên làm việc trong công ty. Không đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưa phân cấp được mức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong cơng ty. Khó khăn trong việc kiểm tra các báo cáo của nhân viên.
+ Sự truyền tải thông tin qua lại giữa các phòng ban đang được thực hiện bằng phương pháp trực tiếp trao tay hay qua các phần mềm giao tiếp gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
+ Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về q trình cơng tác, báo cáo lương của nhân viên,...của ban lãnh đạo.
+ Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng tin các nhân viên vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế địi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí.
+ Lưu trữ dễ sai sót do q trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thơng tin khó vì thơng tin có thể bị mất mát trong quá trình lưu trữ.
+ Với việc quản lý nhân sự thủ cơng như hiện nay thì việc bảo mật thơng tin nhân sự chưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tới chất lượng nguồn nhân lực. An toàn bảo mật kém, do thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ, giấy tờ nên vấn đề an toàn bảo mật rất kém. Thông tin dễ mất mát hoặc hư hại theo thời gian
+ Không hỗ trợ việc ra quyết định: Việc thông tin trong công ty được xử lý khơng được nhanh chóng nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa việc xử lý thông tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thơng tin hàng ngày cho nhà quản trị khiến việc ra quyết định bị hạn chế
+ Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ khơng đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
NHÀN THANH
3.1. Mô tả bài tốn quản lý nhân sự cho Cơng ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh
3.1.1. Mơ tả bài tốn
Khi bắt đầu làm việc tại công ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý. Hợp đồng và thông tin của nhân viên sẽ được lưu trong hồ sơ nhân viên. Thông tin của nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, bằng cấp… Ngồi các thơng tin cá nhân, thông tin công ty, hợp đồng cịn có thêm các thông tin như ngày hết hạn hợp đồng, công việc, chế độ làm việc, chính sách bảo hiểm. Nhân viên trong công ty được chia theo phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên chỉ có một chức vụ và thuộc về một phòng ban duy nhất. Một phịng ban có thể có nhiều nhân viên.
Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân viên, nhân viên nhân sự có thể bổ sung thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán sẽ lập bảng chấm cơng theo từng phịng ban để thuận tiện trong quản lý và theo dõi. Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày cơng của mình. Đồng thời nhân viên kế toán cũng lập bảng lương và tính lương cho nhân viên dựa theo bảng chấm công, hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòng nhân sự và nhân viên kế toán. Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên để xem chi tiết hồ sơ nhân viên và bảng lương của mình.
3.1.2. Các yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống quản lí nhân sự Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Nhàn Thanh bao gồm các chức năng như sau:
- Chức năng đăng nhập: Chức năng này yêu cầu người dùng nhập vào các thông
tin (tên người dùng và mật khẩu) khi truy cập vào hệ thống. Chức năng này kết hợp phân quyền người dùng sẽ hạn chế việc rủi ro cho dữ liệu của hệ thống
- Quản lí hồ sơ nhân viên: Khi có nhân viên mới hoặc thôi việc sẽ trực tiếp cập
nhật sự thay đổi vào hệ thống. Chức năng giúp nhân viên quản lý nhân sự và Ban lãnh đạo có thể quản lý thông tin nhân viên tại cơng ty. Các thao tác chính là thêm hồ sơ, sửa thơng tin, xóa hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ.
- Quản lý bảng chấm công: Lưu thông tin chấm công của nhân viên và cập nhật
(thêm, sửa, xóa) khi có sự thay đổi, cập nhật số ngày công hàng tháng của nhân viên, in danh sách chấm công
- Quản lí tiền lương: quản lý tiền lương theo từng tháng của các nhân viên, nhân
viên kế toán hàng tháng phải thống kê các khoản tiền thưởng, phạt, để tính ra tiền lương thực tế mà nhân viên được nhận. Ban lãnh đạo dựa vào để tổng hợp đánh giá tình hình tài chính của cơng ty, nhằm đưa ra các chính sách.
Hình 3.1. Mẫu bảng tính lương của cơng ty
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh Phịng kế tốn- tài chính cơng ty)
- Báo cáo, thống kê: Quản lý lập các báo cáo, xuất báo cáo theo tháng, theo quý
giúp ban lãnh đạo có thể xem xét một cách chính xác thơng tin nhân viên, tài chính cơng ty.
Hình 3.2 . Báo cáo tình hình tăng giảm nhân sự tại cơng ty
(Nguồn: Tổng hợp báo cáo kết quả kinh doanh Phòng kế tốn- tài chính cơng ty)
- Tìm kiếm: Cho phép cán bộ, nhân viên nhanh chóng tìm kiếm được thông tin
cá nhân, và mức lương của mỗi người
3.1.3. Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về giao diện:
- Giao diện thuận tiện, dễ nhìn, dễ sử dụng, bố trí hợp lý, thân thiện, màu sắc hài hòa, phù hợp với thao tác người dùng
- Hệ thống sử dụng font chữ Unicode - Đảm bảo nhanh chóng, chính xác - Được cài đặt cả tiếng Việt và tiếng Anh
Yêu cầu về hệ thống:
- Thực hiện hiệu quả, cung cấp đầy đủ các chức năng và hoạt động chính xác. Thao tác rõ ràng, đơn giản.
- Thời gian phản hồi các thao tác nhanh, thời gian để tìm kiếm dữ liệu không quá 10s, thời gian để cập nhật dữ liệu không quá 5s
- Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ
chính xác cao.
- Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho việc bảo
trì, nâng cấp hoặc mở rộng hệ thống
- Dễ dàng tương thích với các thiết bị hỗ trợ (ví dụ: máy in, máy Fax…).
Yêu cầu về kiến trúc và ngôn ngữ sử dụng phần mềm:
- Ngơn ngữ lập trình sử dụng: C# hoặc C++
- Ngôn ngữ cơ sở dữ liệu: SQL server hoăc My SQL
Yêu cầu về an toàn bảo mật:
- Mỗi nhân viên trong cơng ty đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định.
- Hệ thống được kiểm soát bằng cách ghi lại nhật kí những thay đổi trong hệ thống theo từng ngày.
- Thơng tin cần được tồn vẹn, bảo mật và xác thực.
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 3.2.1. Biểu đồ Usecase Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Nhân viên quản lý nhân sự Đăng nhập
Nhân viên quản lí nhân sự có tài khoản riêng (tên người dung, mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống nhằm thực hiện chức năng quản lí hồ sơ nhân viên, quản lí lương, báo cáo, thống kê.
Quản lí hồ sơ nhân viên
Nhân viên quản lí nhân sự có thể thêm, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin cá nhân và hồ sơ nhân viên.
Báo cáo, thống kê
Nhân viên quản lí nhân sự báo cáo, thống kê các thông tin nhân viên cho ban lãnh đạo công ty khi được yêu cầu.
Tìm kiếm
Nhân viên quản lí nhân sự tiến hành tìm kiếm các thông tin cá nhân để quản lý và cập nhật hồ sơ nhân viên
Nhân viên kế toán
Đăng nhập
Nhân viên kế tốn có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để thực hiện chức năng quản lí lương (bảng chấm cơng và tính lương) của nhân viên
Quản lý chấm công Nhân viên kế tốn có nhiệm vụ thêm, bớt, sửa, xóa chấm cơng cho nhân viên hàng ngày
nhân viên theo bảng công và khen thưởng, kỷ luật
Báo cáo, thống kê
Nhân viên kế toán báo cáo, thống kê các thông tin