(Nguồn: Ansell Việt Nam, 2021)
Cơ cấu tổ chức của Ansell là sơ đồ tổ chức theo chức năng.
Cơ cấu theo chức năng là ở đó các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các bộ phận theo chức năng quản trị và có người đứng đầu được chun mơn hố, chỉ đảm nhận duy nhất một chức năng. Các chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban được liệt kê trong phụ lục 9 của Phụ lục.
Về tính phân quyền
Cơ cấu tổ chức này phân quyền rất rõ ràng. Mỗi bộ phận có người đứng đầu và có quyền hành trong q trình điều hành bộ phận mình. Chịu trách nhiệm với cấp trên và có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận cùng cấp.
Về tính phức tạp
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là cơ cấu tổ chức ít phức tạp nhất trong quá trình vận hành. Cũng chính vì đơn giản, nên nó cũng tạo nên sự ít uyển chuyển trong phối hợp cơng việc.
Đây là mơ hình có sự tập trung và chun mơn hóa cao. Mỗi bộ phận làm một chức năng chuyên biệt của mình.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức này là mối liên hệ giữa các nhân viên rất phức tạp. Nhân viên thực hiện nhiệm vụ phải nhận sự giao việc từ người đứng đầu bộ phận và cả những người đứng đầu của phòng ban khác. Mỗi người đứng đầu nắm giữ một chuyên môn nhất định vì vậy họ sẽ quản lý và điều hành nhân viên theo lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách.
Thuận lợi:
Thúc đẩy sự chun mơn hố trong các kỹ năng và nghề nghiệp. Người đứng đầu phòng ban theo chức năng có cơ hội nâng cao kỹ năng và chuyên môn theo chức năng mà họ đảm đương.
Người đứng đầu mỗi bộ phận có thể tăng hiệu quả hoạt động bằng việc hợp tác, phối hợp với các nhân viên trong cùng bộ phận.
Giảm lãng phí tất các nguồn lực trong công ty, đồng thời làm tăng cường sự hợp tác giữa các nhân viên trong cùng bộ phận.
Hạn chế:
Người quản lý chỉ chú tâm vào công việc chuyên môn hằng ngày, điều này khiến cho việc thông tin và trao đổi giữa các bộ phận với nhau kém hoặc khơng tốt. Vì vậy có thể xảy ra xung đột về lợi ích và thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận với nhau. Việc phối hợp làm việc giữa các bộ phận kém, khơng có sự hợp tác và thống nhất giữa những người đứng đầu mỗi bộ phận.
Người quản lý cao nhất phải mất thời gian để có thể dung hịa và kết hợp hoạt động của các bộ phận lại với nhau. Mặc khác nhân viên có thể cùng lúc phải nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc thậm chí là trái ngược nhau.
Kết luận
Cơ cấu này với cơ cấu chuyên môn cao, không cạnh tranh, không phối kết hợp với nhau nhiều để tạo ra sự phát triển của tồn cơng ty gây ra tình trạng mỗi phịng ban vào cuối năm tài chính thì đạt chỉ tiêu nhưng khơng đóng góp nhiều vào mục đích chung của tồn cơng ty. Mặc khác trong cơng ty hình thành nhiều luồng quản
lý không đồng nhất, chia thành 2 phần dưới sự quản lý riêng biệt điều này tạo ra khó khăn rất lớn trong việc thực hiện thẻ điểm cân bằng.
2.1.3.5. Tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2018-2021
Từ những năm thành lập công ty, cho đến các giai đoạn mà công ty phải đối mặt với các khó khăn từ lớn đến nhỏ, bên cạnh các đối thủ cạnh tranh ngày càng phát triển chiếm lĩnh thị phần chung. Dưới đây là tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ báo cáo thu nhập giai đoạn 2018-2021 tập đoàn Ansell
(Nguồn: Investing, 2022)
Quy định năm tài chính theo tập đồn Ansell là từ tháng 7 đến hết tháng 6 năm sau.
Nhận xét tổng quan giai đoạn 2018-2021
Tổng doanh thu tăng qua các năm từ 2018 đến 2021. Đặc biệt năm 2021 tăng 26% so với năm 2020.
Lợi nhuận gộp và thu nhập hoạt động cũng tăng qua các năm đặc biệt chú ý đến là năm 2021 tăng nhiều so với năm 2020 với lợi nhuận gộp là 28%, thu nhập hoạt động là 50% được nêu trong bảng phụ lục 10 của Phụ lục.
Tuy nhiên khi xét đến thu nhập ròng: năm 2019 giảm đến 77% so với năm 2018, từ năm 2019 đến 2021 có phần tăng trở lại nhưng khơng bằng năm 2018 với
55% tăng của năm 2021 so với năm 2020 được nêu ra trong bảng phụ lục 11 của Phụ lục.
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ báo cáo cân đối kế tốn giai đoạn 2018-2021 tập đồn
Ansell
(Nguồn: Investing, 2022)
Nhận xét tổng quan giai đoạn 2018-2021
Năm 2019 tổng tài sản giảm so với năm 2018 với phần trăm tương ứng là 6%. Đồng thời tổng vốn sở hữu giảm 9% so với năm 2018.
Có chiều hướng tăng trở lại từ năm 2020 và 2021. Đặc biệt năm 2021 với tổng tài sản tăng 12%, tổng vốn sở hữu tăng 12%.
Ứng với mức tăng giảm của tổng tài sản thì tổng nợ phải trả cũng tăng giảm tương ứng nhưng tỷ lệ D/E (Debt to Equity ratio) < 1 qua các năm vì vậy tài khoản hiện có của Ansell do nguồn vốn chủ sở hữu tài trợ.
Chỉ số TD/TA (Total Debt to Total Assets Ratio) < 1 qua các năm từ 2018 đến 2021 có nghĩa là phần lớn tài sản của cơng ty được tài trợ bằng vốn chủ sỡ hữu.
Tình hình thiết lập KPI tại Cơng ty TNHH Ansell Việt Nam
2.2.1. Thực trạng việc thực thi chiến lược giai đoạn năm tài chính 2019-20211
2.2.1.1. Tầm nhìn, chiến lược
Tầm nhìn chiến lược trong giai đoạn này Cơng ty TNHH Ansell Việt Nam sử dụng nguyên bản chiến lược của tập đoàn khiến cho việc triển khai chiến lược rất khó khăn. Mặc khác khơng xác định được nhiệm vụ chính là gì và có phù hợp với thực trạng hiện tại của nhà máy sản xuất tại Việt Nam hay khơng? Vì vậy cần dựa vào chiến lược của tập đoàn và xác định lại chiến lược phù hợp hơn so với thực trạng hiện tại tại nhà máy.
Giai đoạn này giữ ngun tầm nhìn của tập đồn Ansell cơng bố là: “Tầm nhìn của chúng tơi là mang lại một thế giới nơi mà con người được bảo vệ tối đa trước những rủi ro mà họ bị phơi nhiễm” (Ansell, 2022) và đặc biệt là dựa theo các chiến
lược mà tập đoàn Ansell đưa ra được liệt kê trong phụ lục 12 của Phụ lục.
Đặc điểm của công ty Ansell tại Việt Nam là một công ty sản xuất, không tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng, marketing. Vì vậy những chiến lược không phù hợp nếu giữ ngun và khơng thay đổi theo hồn cảnh như các mục tiêu chiến lược như tiếp tục tối ưu hóa portfolio, mở rộng bán hàng.
Đặc biệt trong mục tiêu chiến lược là đầu tư năng lực sản xuất, trong đó có:
Nhiều bằng sáng chế và bí mật thương mại bảo vệ các khả năng khác biệt: mục tiêu này không thể áp dụng được tại Việt Nam và không thể đưa các chỉ số KPI liên quan vào và phân bổ cho phịng ban vì đặc điểm cơ cấu tổ chức thì phịng R&D thuộc sự quản lý của tập đồn và khơng chịu sự giám sát của Tổng giám đốc vì vậy rất khó để thực hiện;
Các sản phẩm khác biệt hơn đều được sản xuất trong nước trong khi các sản phẩm ít khác biệt hơn được gia cơng: Hiện tại quyền điều phối mã hàng, sản phẩm và số lượng sản xuất trong năm đều thuộc quyền bên tập đồn vì vậy mục tiêu này cũng khó có thể thực hiện tại nhà máy Việt Nam.
1 Năm tài chính được tập đồn Ansell quy định từ tháng 7 đến hết tháng 6 năm sau. Ví dụ năm tài chính 2019 từ tháng 7/2018 đến tháng 6/2019 tính thời gian tương tự cho những năm tiếp theo.
2.2.1.2. Khía cạnh tập trung xem xét vào năm tài chính 2019-2021
Hiện nay tập đoàn Ansell là một tập đoàn lớn trong mảng PPE (Personal Protective Equipment) vì vậy cả tập đồn đang theo đuổi nhóm các chỉ số KPI dùng trong các ngành kinh tế lớn và đặc biệt với Công ty TNHH Ansell Việt Nam theo các chỉ số để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động như: Năng suất lao động, tỷ lệ hàng lỗi, hiệu suất máy móc tổng thể, thời gian giao hàng. Mặt khác, các mục tiêu cụ thể không được xác định và chỉ chuyển từ năm này sang năm khác; đồng thời tăng mục tiêu cao hơn so với năm vừa rồi. Bên cạnh đó sẽ thêm các chỉ số phát sinh khác như các dự án.
Các chỉ số được xác định dựa trên những chỉ số gắn liền với một nhà máy sản xuất, không thực hiện các bước triển khai chiến lược từ trên xuống và không liên kết với mục tiêu của toàn nhà máy. Việc này khiến cho chỉ tiêu thuộc về phịng nào thì phịng đó xử lý hoặc giải quyết dẫn đến tình trạng phân chia cơng việc khơng đồng đều giữa các phòng ban và chiến lược khác với việc thực thi chiến lược.
Giai đoạn năm tài chính 2019-2021, Ansell Việt Nam vẫn áp dụng và thực hiện những chỉ số dưới đây và chia làm 5 khía cạnh là: EHS và quản lý rủi ro, chất lượng và cải tiến quy trình, cải thiện dịch vụ và tăng trưởng năng lực sản xuất, con người và năng suất lao động, vật tư tiêu hao và các dự án khác.
Bảng 2.1. Khía cạnh EHS và Quản lý rủi ro
Hạng mục -
IGBU Mục tiêu KPI
Trọng số mục tiêu cá nhân Kết quả mong muốn Cận nguy (Near Miss)
Cận nguy – hơn năm 2020 là 6% Số báo cáo cận nguy 10% 111 Thương tật điều trị (Medical Treatment Injuries - MTI) Medical Treatment Injuries (MTI) đạt được mục tiêu theo tập đồn - hơn năm tài chính 2020 là 14%
Trường hợp MTI
/ 100 HC 0,2
Mất thời gian do
Time Injury – LTI) Số ngày mất do an toàn lao động (Day loss) Số ngày mất do an tồn lao động (Day loss) – hơn năm tài chính 2020 là 20% Số ngày mất do an toàn lao động (Day loss) 0
Tiêu chuẩn cốt lõi Cải thiện tiêu chuẩn cốt lõi – từ 2,4 lên 2,52
Đánh giá tiêu chuẩn cốt lõi của EHS
2,52
Báo cáo thái độ an toàn (Behavior Base Safety – BBS)
Giới thiệu BBS với GG35 và cấp trên Hoàn thành giới thiệu BBS với GG35 và cấp trên 100%
Tập trung vào số lượng báo cáo BBS và kế hoạch thực hiện. % hoàn thành kế hoạch thực hiện BBS 100% Nâng cấp nhận thức về an toàn của đội ngũ Bảo trì
Tiến hành đào tạo 100% cho nhóm Bảo trì theo kết quả khảo sát rủi ro cao
Số lượng đào tạo
và chứng chỉ 100%
(Nguồn: Ansell Việt Nam, 2021)
Các mục tiêu được đặt ra cho năm tài chính 2021 được lấy dựa vào con số thực tế năm tài chính 2020 đạt được và lấy hơn so với con số thực tế làm mục tiêu đặt ra trong năm tài chính 2021.
Các chỉ số thường được dùng từ năm tài chính 2019 đến 2021 là cận nguy, thương tật điều trị, mất thời gian do chấn thương, số ngày mất do an toàn lao động, tiêu chuẩn cốt lõi, và nâng cấp nhận thức về an toàn là những chỉ số phổ biến trong an toàn lao động tại các nhà máy và thậm chí là những cơng ty nhỏ. Có những mục tiêu phát sinh là chương trình BBS được tập đồn phát động nên sẽ được đưa vào làm chỉ số mục tiêu cho cả nhà máy. Đa phần những chỉ số này sẽ thuộc về phòng EHS bao gồm 7 hạng mục phải chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Những chỉ tiêu này chưa được gắn kết với các mục tiêu tài chính cụ thể và chưa được tính tốn là nó đáp ứng được những mục nào cho mục tiêu tài chính của cả cơng ty.
Bảng 2.2. Khía cạnh chất lượng và cải tiến quy trình
Hạng mục -
IGBU Mục tiêu KPI
Trọng số mục tiêu cá nhân Kết quả mong muốn
Khơng thu hồi
Khơng có số lượng hàng thu hồi do lỗi sản xuất.
Số trường hợp thu hồi do nguyên nhân sản xuất
20%
0
Tuân thủ
Duy trì đánh giá tuân thủ ISO: 9001, 14001, 17025 - Tuân thủ ISO 9001 - Tuân thủ ISO 14001 - Chứng nhận ISO 17025 phịng thí nghiệm. Chứng chỉ Danh mục cần thiết tại compounding Hoàn thành danh mục cần thiết tại compouding Hoàn thành 100% kế hoạch hành động 100% Danh mục kiểm sốt quy trình Hồn thành danh mục kiểm sốt quy trình
Hồn thành 100% kế hoạch hành động 100% Giảm chất thải Đáp ứng mức ngân sách năm tài chính 2021- tốt hơn 0,5% so với năm tài chính 2020
Đáp ứng mức ngân sách năm tài chính 2021
2,23%
(Nguồn: Ansell Việt Nam, 2021)
Với khía cạnh này Ansell Việt Nam cũng đang đề cập đến chỉ số quen thuộc về sản phẩm lỗi và lấy mục tiêu cao nhất để đặt ra đối với mục này và chỉ tiêu giảm chất thải đã dựa vào số liệu năm trước để đặt ra mục tiêu mới cho năm tiếp theo.
Những hạng mục còn lại cần triển khai sâu hơn vào từng khu vực như:
Tuân thủ: Không có những chỉ số cụ thể cho từng phòng ban về số lượng người kiểm soát nội bộ ISO, hoặc số lần kiểm soát và đánh giá nội bộ trong năm;
Danh mục cần thiết tại compounding và danh mục kiểm sốt quy trình: Khơng triển khai thành những chỉ tiêu và con số cụ thể, đồng thời không liên kết được với chiến lược đã nêu.
Trong khía cạnh này có 5 mục trong đó 4 mục thuộc về phịng sản xuất và 1 mục thuộc về phịng chất lượng.
Bảng 2.3. Khía cạnh cải thiện dịch vụ và tăng trưởng năng lực sản xuất
Hạng mục -IGBU Mục tiêu KPI
Trọng số mục tiêu cá nhân Kết quả mong muốn Đúng thời gian (On time in full- OTIF)
OTIF - 95% trong năm
tài chính 2021 OTIF 25% 95% Hồn thành xây dựng nhà máy Việt Nam Hoàn thành xây dựng nhà máy Việt Nam
Hoàn thành dự án theo thời gian yêu cầu.
100%
NBR2 chạy thử
Bắt đầu chạy NBR với sản phẩm 11-800 trong kì 2 của năm tài chính 2021. Sản lượng 11- 800 đáp ứng 100% nhu cầu tháng 9 100%
(Nguồn: Ansell Việt Nam, 2021)
Hạng mục đầu tiên là đúng thời gian mục này dựa vào kết quả cũ và tăng lên để làm mục tiêu cho năm năm tài chính 2021, mục tiêu này chỉ là mục tiêu nội bộ phịng ban đặc biệt khơng liên kết được với chiến lược đã nêu. Chỉ tiêu này thuộc về phòng SCM.
Hai hạng mục còn lại là xây dựng nhà máy và NBR2 chạy thử thuộc về phịng Bảo trì và đây là những hạng mục và chỉ số được thêm vào trong năm tài chính 2021. Trong đó hạng mục xây dựng nhà máy khơng được triển khai thành những chỉ số nhỏ hơn, nó chưa phải là những chỉ số nhỏ nhất để có thể thực hiện và đánh giá một cách có hiệu quả.
Bảng 2.4. Khía cạnh con người và năng suất lao động
Hạng mục -IGBU Mục tiêu KPI
Trọng số mục tiêu cá nhân Kết quả mong muốn
Chi phí nhân cơng lao động (Year on year – YOY)
Đáp ứng mức ngân sách năm tài chính 2021
Thời gian lao động / đôi
20%
0,1 Chi phí tồn nhà
máy (Year on year – YOY) Đáp ứng mức ngân sách năm tài chính 2021 Chi phí / đơi 0,095 Áp dụng tự động hóa tại lộn và đóng gói Thực hiện tự động hóa tại lộn Áp dụng tự động hóa 100% Cải thiện chi phí
cho các sản phẩm chính (chi phí/đơi)
Tiết kiệm 2 cents cho 3 mã hàng 11-724 / 11- 735 / 11-60x 11-724 20% 1,17 11-735 1,07 11-60x 0,38
(Nguồn: Ansell Việt Nam, 2021)
Về mặt chi phí nhân cơng lao động và chi phí tồn nhà máy khơng được triển khai ra thành các chỉ tiêu nhỏ hơn tại các quy trình, từng phịng ban và hai hạng mục này chỉ mang tính chất báo cáo khơng phải là một mục tiêu hay chỉ tiêu cần đạt được khi đưa ra mục tiêu là đáp ứng ngân sách năm tài chính 2021.
Hạng mục áp dụng tự động hóa khơng được tách nhỏ và đặt ra mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục như tăng năng suất, hay giảm con người thay vì hồn thành