2.5. Về hợp đồng cung cấp dịch vụ công chứng và kiến nghị
2.5.1. Về hợp đồng cung cấp dịch vụ công chứng
Như đã phân tích ở mục 1.1.3, khi thực hiện hoạt động công chứng giữa người yêu cầu công chứng với CCV, tổ chức hành nghề công chứng tồn tại một “thỏa thuận yêu cầu công chứng” theo mẫu phiếu yêu cầu cơng chứng hoặc “hợp đồng dịch vụ cơng chứng” (nếu có ký kết), với chủ thể giao kết là tổ chức hành nghề công chứng và người trực tiếp tiếp nhận giải quyết hồ sơ và thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch theo luật định là CCV (Điều 2 LCC năm 2014).
Ví dụ, hợp đồng cung cấp dịch vụ cơng chứng số 01/HĐDV-CC1 ký giữa PCC số 1 TPHCM và Công ty TNHH Bất Động Sản Thế Kỷ Hồng Kim (Cơng ty) ngày 28/10/2016 [phụ lục số 10], theo đó Cơng ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua 34 căn hộ với khách hàng của Cơng ty (theo danh sách đính kèm), theo 34 hợp đồng mua bán sẽ do CCV của PCC số 1 công chứng dự kiến vào ngày 28/10/2016. PCC số 1 TPHCM sẽ tiến hành đóng dấu và xuất biên lai thu phí cơng chứng, hóa đơn thù lao cơng chứng sau khi 34 hợp đồng được CCV ký kết cho Công ty và Công ty sẽ chuyển khoản tồn bộ số tiền phí và thù lao cơng chứng của tất cả các hợp đồng nêu trên vào tài khoản của PCC số 1. Tổng giá trị hợp đồng 117.814.000 đồng, bao gồm phí cơng chứng (113.734.000 đồng) và thù lao công chứng (4.080.000 đồng). Phương thức thanh toán, sau khi PCC số 1 giao tồn bộ hồ sơ cơng chứng đã được CCV ký tên, đóng dấu của PCC số 1 cùng biên lai thu phí cơng chứng và hóa đơn cơng chứng thì Cơng ty phải chuyển khoản một lần toàn bộ số tiền trên vào tài khoản của PCC số 1, chậm nhất là ngày 31/10/2016. Hợp đồng dịch vụ này được giao kết với chủ thể cung cấp dịch vụ công chứng là PCC số 1 do ơng NVH là Phó Trưởng phịng làm đại diện ký kết, bên sử dụng dịch vụ là Công ty TNHH Bất Động Sản Thế Kỷ Hoàng Kim, do bà HPT là chủ tịch Hội đồng thành viên làm đại diện ký kết. CCV trực tiếp tiếp nhận, thụ lý và công chứng 34 hồ sơ mua bán trên chính là CCV NHPV.
Chủ thể đứng ra ký kết hợp đồng dịch vụ trên là PCC số 1, tuy nhiên người trực tiếp thực hiện việc chứng nhận 34 hợp đồng mua bán 34 căn hộ trên chính là tác giả (là CCV).
Thực tế, nhu cầu ký kết hợp đồng dịch vụ công chứng của khách hàng với tổ chức hành nghề cơng chứng là có, bởi các lý do sau: một là, chỉ khi có hợp đồng dịch vụ cơng chứng thì khách hàng mới thực hiện việc thanh tốn tiền phí, thù lao cơng chứng được theo quy định về kế tốn, theo điều lệ của cơng ty... ;
hai là, khách hàng cần có văn bản thỏa thuận rõ ràng về thù lao, chi phí như chi
phí ký ngồi trụ sở, chi phí ăn uống, khách sạn, chi phí đi lại khi ký ngồi trụ sở, chi phí đánh máy, chi phí tư vấn hồ sơ; Ba là, hợp đồng dịch vụ là căn cứ để các bên không thể thay đổi các thỏa thuận liên quan đến việc cung cấp dịch vụ công chứng.