Nguồn: tác giả thao tác trên website tvan.tax24.com.vn, 2019
2.2.4. Hoàn thuế
Trung tâm thực hiện hồn thuế thơng qua hệ thống kê khai thuế qua mạng iHTKK. Trên iHTKK, kế tốn có thể:
Nộp giấy đề nghị hoàn thuế mẫu số 01/ĐNHT Tra cứu giấy đề nghị hoàn mẫu số 01/ĐNHT Xem các thơng báo xử lý hồ sơ hồn thuế
Gửi hồ sơ bổ sung điều chỉnh cho hồ sơ đề nghị hoàn thuế Hủy giấy đề nghị hoàn.
Tại Trung tâm Điều độ HTĐ Quốc gia (A0, A1, A2, A3), thuế GTGT đầu vào và đầu ra của lĩnh vực sản xuất khác là rất ít nên gần như khơng phát sinh việc hồn thuế GTGT. Nếu trong tháng có số thuế GTGT cịn nộp thừa thì chuyển khấu trừ vào kỳ sau, khơng làm thủ tục hồn thuế.
Đối với thuế TNCN, hàng tháng kế tốn thuế thực tiện tạm tính thuế TNCN và nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế. Cuối năm 2018, kế toán thuế tiến hành quyết toán thuế TNCN cho người lao động. Nếu người lao động phát sinh số thuế TNCN đã tạm nộp lớn hơn số thuế TNCN phải nộp theo quyết toán thuế TNCN thì kế tốn thuế làm thủ tục hồn thuế TNCN cho người lao động.
Hồ sơ hoàn thuế TNCN bao gồm:
Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu số 01/ĐNHT. Kế toán làm Giấy đề nghị trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML nộp qua mạng cho cơ quan thuế.
Bản chụp chứng từ, biên lai nộp thuế TNCN (có chữ ký của giám đốc Trung tâm) được kế tốn scan đính kèm vào file word để nộp cho cơ quan thuế.
Đối với thuế TNDN, sau khi thực hiện quyết toán thuế TNDN, Trung tâm đã thực hiện số thuế tạm nộp lớn hơn số thuế còn phải nộp trong năm 2018. Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia thực hiện cơng tác kế tốn theo ngun tắc hoạt động liên tục, Trung tâm khơng có bất kỳ sự thay đổi nào. Vì vậy, số thuế TNDN cịn thừa Trung tâm để khấu trừ vào năm 2019.
2.3. Hiệu quả áp dụng hệ thống thuế điện tử tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia – Tập đoàn Điện lực Việt Nam điện Quốc gia – Tập đoàn Điện lực Việt Nam
2.3.1. Hiệu quả về mặt quản trị
- Về quy trình quản lý nộp thuế:
Áp dụng hệ thống thuế điện tử đã giúp trung tâm nộp các loại thuế cho nhà nước theo hướng tinh giản, dễ quản lý và hiệu quả cao. Việc nộp thuế qua mạng giúp kế tốn tại trung tâm khơng phải đến ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền, không phải đến trực tiếp cơ quan thuế nộp tờ khai, thay vào đó là các thao tác trên có thể thực hiện bất cứ lúc nào, ở đâu, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công tác kê khai và nộp thuế. Kế toán trưởng, nhà quản trị muốn quản lý và kiểm tra quá trình cũng chỉ cần lên kiểm tra qua mục “tra cứu”. Việc áp dụng hệ thống thuế điện tử đã giúp nhân viên kế tốn cắt giảm được 2 cơng đoạn: nộp tờ khai tại cơ quan thuế và nộp tiền ở ngân hàng. Đồng thời, phần mềm cũng ngày càng hoàn thiện hơn so với phiên bản cũ.
Bảng 2.7. So sánh hiệu quả áp dụng thuế điện tử về quy trình làm việc Mốc thời Mốc thời
gian Kê khai thuế Nộp thuế
Năm 2006 Bắt đầu ứng dụng phần mềm HTKK với nhiều lỗi, tính năng lủng củng. Sự phối hợp giữa cơ quan thuế và người nộp thuế còn gặp nhiều rắc rối, mẫu tờ khai phức tạp, bên cạnh tờ khai kế tốn thuế phải làm nhiều phụ lục giải trình cho tờ khai
- Xếp hàng nộp hồ sơ thuế, đợi giải trình về các loại thuế, không thống nhất về cách hiểu cách kê khai giữa các chỉ tiêu trên tờ khai
- Nộp tiền thuế cho các Cục thuế quản lý qua các Ngân hàng.
Năm 2013 Phần mềm HTKK ứng dụng công nghệ mã vạch hai chiều, các tờ khai với nhiều chỉ tiêu kê khai chi tiết về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán thuế tại trung tâm bị gặp rắc rối trong việc kê khai chính xác các chỉ tiêu.
- Nộp hồ sơ, tờ khai thuế cho cơ quan thuế qua mạng
- Nộp tiền thuế cho các Cục thuế quản lý qua các Ngân hàng.
Năm 2015 Thuế GTGT: Trung tâm chỉ phải nộp tờ khai thuế theo tháng mà khơng cần nộp bảng kê hàng hóa, dịch vụ kèm theo. Thuế TNCN: Các chỉ tiêu trên tờ khai được đơn giản hóa.
DN khơng cần nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính, DN tự tính số thuế TNDN phải nộp và nộp thuế
- Nộp hồ sơ, tờ khai thuế cho cơ quan thuế qua mạng. Thủ tục về các tờ khai, phụ lục được cắt giảm theo hướng tinh giản, nâng cao tính tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp. - Nộp tiền thuế cho các Cục thuế quản lý qua các Ngân hàng.
Năm 2017 đến nay
Mẫu các tờ khai được đơn giản theo hướng tinh gọn, tập trung chủ yếu vào số tiền nộp thuế đúng và đủ cho cơ quan thuế
- Nộp các tờ khai thuế cho cơ quan thuế qua mạng
- Nộp tiền thuế cho cơ quan thuế qua mạng
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn phịng kế tốn - Về công tác tổ chức nhân sự:
Nhờ việc áp dụng hệ thống thuế điện tử, kế tốn thuế tại cơng ty có thể xử lý nhanh việc kê khai, nộp thuế và hoàn thuế. Khi chưa áp dụng hệ thống thuế điện tử, kế toán thuế cùng kế toán tổng hợp tại trung tâm phối hợp nhau để hoàn thành các thủ tục về thuế với Nhà nước. Việc áp dụng hệ thống thuế điện tử đã cắt giảm được lượng cơng việc, thủ tục hành chính và thời gian hồn thành các thủ tục về thuế với cơ quan Nhà nước nên các công việc về phần hành thuế hiện tại chỉ chuyên mơn hóa do kế tốn thuế đảm nhận, hiệu quả cơng việc cao.
Bảng 2.8. Tình hình nhân sự đảm nhận thủ tục về thuế qua các năm
Năm 2006 2013 2015 2017 đến nay Số lượng nhân sự (Toàn khối) 10 8 8 4 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn
Bảng 2.8 đã chỉ ra rằng, trước khi áp dụng hiệu quả các phần mềm vào hoạt động, mỗi đơn vị (A0, A1, A2, A3) cần từ 2-3 nhân viên để thực hiện thủ tục thuế. Tuy nhiên qua các năm, trình độ tin học của kế tốn thuế tăng lên, cơng việc cũng đơn giản hóa nên khối lượng công việc giảm dần. Từ năm 2017 đến nay mỗi đơn vị chỉ cần 1 nhân viên vẫn đảm bảo thực hiện công việc.
- Về sự phối hợp hoạt động của tổ chức:
Áp dụng hệ thống thuế điện tử, kế toán thuế tiến hành kê khai thuế trên tờ khai thuế GTGT mà không cần nộp các bảng kê mua vào hay bán ra. Việc tập hợp các hóa đơn và sắp xếp hóa đơn được thống kê và luân chuyển giữa kế toán thuế và kế tốn thanh tốn giúp hiệu quả cơng việc cao (vì đây là bảng kê nội bộ). Đối với thuế TNDN
kế tốn chỉ cần tính ra số tiền thuế phải nộp cho cơ quan thuế hàng quý mà không cần phải nộp bất kỳ tờ khai nào. Việc chuyển số liệu về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ở kế toán tổng hợp cho kế toán thuế được tinh giản hơn. Kế toán thuế dựa trên kết quả kinh doanh của kế toán thuế, tiến hành điều chỉnh theo luật thuế để ra số thuế phải nộp một cách đơn giản và nhanh chóng. Với thuế TNCN, cũng có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán lương và kế toán thuế.
Áp dụng hệ thống thuế điện tử, việc phối hợp và kết nối giữa các phần hành kế toán về dữ liệu, số liệu thuế và việc tính tốn ra số thuế phải nộp được tiến hành nhanh chóng, gọn nhẹ. Các thủ tục về thuế được cắt giảm, dựa trên các số liệu kế toán doanh nghiệp, kế tốn thuế tiến hành tính các loại thuế trên các chứng từ và báo cáo thiết kế nội bộ được hiệu quả, độ chính xác cao.
Bảng 2.9. Thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế qua các năm
Năm 2006 2013 2015 2017 đến nay
Thời gian 632 giờ 494 giờ 422 giờ 363 giờ
Nguồn: Phịng tài chính kế tốn
Bảng 2.9 đã thể hiện, thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế của Trung tâm - thời gian nộp tờ khai thuế, nộp hồ sơ thuế, nộp thuế đúng hạn - giảm dần qua các năm. Điều này thể hiện kế toán thuế của Trung tâm đã làm chủ được các phần mềm, kê khai thuế, nộp thuế nhanh gọn, hiệu quả.
- Về công tác kiểm sốt:
Việc kê khai thuế có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần hành kế toán. Áp dụng hệ thống thuế điện tử giúp minh bạch thông tin, công việc kê khai và nộp thuế của trung tâm đều được ghi nhận kịp thời, đầy đủ, chính xác trên hệ thống thuế điện tử. Nhân viên kế toán thuế của trung tâm dễ dàng tra cứu các tờ khai đã nộp, số tiền thuế phát sinh, số tiền thuế cịn nợ... Kế tốn trưởng và giám đốc trung tâm cũng dễ dàng kiểm soát trách nhiệm và giám sát hoạt động của kế toán.
2.3.2. Hiệu quả về mặt tài chính
Bảng 2.10. So sánh hiệu quả việc áp dụng hệ thống thuế điện tử về yếu tố tài chính, nhân sự và thời gian làm việc
Mốc thời gian Nhân sự và thời gian làm việc (Tại mỗi đơn vị A0, A1, A2, A3)
CP đi lại và in ấn
Năm 2006 - 3 nhân sự cùng đảm nhiệm trách nhiệm: kế toán tổng hợp và kế toán thuế
- Tổng thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế: 632 giờ
+ Thời gian tính toán và kê khai: 400 giờ
+ Thời gian nộp tờ khai: 56 giờ + Thời gian nộp thuế: 56 giờ
+ Thời gian giải trình, nộp bổ sung, nộp phạt: 120 giờ
- In ấn nhiều lần: hồ sơ lần đầu, hồ sơ sửa lại nhiều lần, hồ sơ nộp phạt, hồ sơ bổ sung - CP đi lại nộp hồ sơ khai thuế nhiều lần, CP đi lại nộp thuế, CP đi lại nộp hồ sơ bổ sung…
Năm 2013 - Hai nhân sự cùng đảm nhận trách nhiệm: kế toán tổng hợp và kế toán thuế
- Tổng thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế: 494 giờ
+ Thời gian tính tốn và kê khai: 384 giờ
+ Thời gian nộp tờ khai: 24 giờ + Thời gian nộp thuế: 38 giờ
+ Thời gian giải trình, nộp bổ sung, nộp phạt: 48 giờ
- CP in ấn được cắt giảm - CP đi lại nộp thuế nhiều lần, chi phí thời gian chờ đợi ở kho bạc, nộp tiền phạt chậm
Năm 2015 - Hai nhân sự cùng đảm nhận trách nhiệm: kế toán tổng hợp và kế tốn
- Chi phí in ấn được cắt giảm
thuế. Trong đó, kế tốn thuế phụ trách chính
- Tổng thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế: 422 giờ
+ Thời gian tính tốn và kê khai: 344 giờ
+ Thời gian nộp tờ khai: 18 giờ + Thời gian nộp thuế: 24 giờ
+ Thời gian giải trình, nộp bổ sung, nộp phạt: 36 giờ
- Chi phí đi lại và thời gian đợi chờ nhanh hơn do có thể nộp ở nhiều ngân hàng khác nhau.
Năm 2017 đến nay
- Một nhân sự đảm nhiệm: kế toán thuế
- Tổng thời gian tuân thủ nghĩa vụ thuế: 363 giờ
+ Thời gian tính tốn và kê khai: 312 giờ
+ Thời gian nộp tờ khai: 12 giờ + Thời gian nộp thuế: 12 giờ
+ Thời gian giải trình, nộp bổ sung, nộp phạt: 27 giờ
- Chi phí in ấn được cắt giảm
- Chi phí đi lại được cắt giảm
Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn phịng kế tốn - Giảm nhân sự và tiền lương
Áp dụng hệ thống thuế điện tử đã giúp toàn trung tâm tiết kiệm được nhân sự. Cơng tác kế tốn thuế tại mỗi đơn vị chỉ do một nhân viên kế toán thuế tại trung tâm đảm nhận. Tiết kiệm được khoản phụ cấp kiêm nhiệm mà trước kia trung tâm phải trả cho nhân viên kế toán tổng hợp khi nhân viên ấy đảm nhận thêm cơng việc của kế tốn thuế. Tiết kiệm được chi phí xăng xe hỗ trợ thêm cho kế tốn thuế trong việc đi
lại, di chuyển nhiều để hoàn thành các thủ tục về thuế.
- Chi phí văn phịng và chi phí quản lý
Áp dụng hệ thống thuế điện tử giúp trung tâm tiết kiệm chi phí, qua việc trung tâm khơng phải in các tờ khai bằng giấy để lưu trữ, mà các tờ khai nộp đều được lưu trữ trên hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Trong quá trình kê khai thuế, nếu có phát sinh sai sót, kế tốn thuế trực tiếp điều chỉnh tờ khai trên phần mềm HTKK, và nộp lại cho cơ quan thuế trước thời hạn kê khai nộp thuế. Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai cuối cùng của trung tâm. Điều này tiết kiệm được cơng sức cũng như chi phí in ấn trong q trình sai sót của kế tốn.
Nhờ cắt giảm được nhân sự kế toán tổng hợp kiêm nhiệm, cắt giảm được chi phí văn phịng phẩm… giúp trung tâm tiết kiệm được được chi phí quản lý doanh nghiệp, giúp kế tốn trưởng dễ dàng kiểm sốt cơng việc theo hướng chun mơn hóa.
- Chi phí thời gian
Khi chưa áp dụng hệ thống thuế điện tử, để nộp thuế cho Nhà nước, kế toán thuế tại trung tâm phải đến trực tiếp cơ quan thuế nộp tờ khai, phải đến ngân hàng làm thủ tục chuyển tiền. Khi áp dụng hệ thống thuế điện tử các thao tác trên có thể thực hiện bất cứ lúc nào, ở đâu, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công tác kê khai và nộp thuế. Thời gian đi lại từ trung tâm đến cơ quan thuế, thời gian đi lại từ cơ quan thuế hoặc trung tâm đến các ngân hàng, thời gian đi lại giữa các lần sai sót khi phải điều chỉnh lại tờ khai và nộp tiền thuế bổ sung, thời gian chờ đợi ở cơ quan thuế và ngân hàng để có thể làm thủ tục về thuế… tất cả các chi phí đi lại và chờ đợi đều được cắt giảm, mang lại hiệu quả cao khi ứng dụng thuế điện tử.
Ngồi ra, việc phối hợp giữa kế tốn thuế và cơ quan thuế, giữa kế toán với ngân hàng, hay giữa các kế toán viên trong trung tâm với nhau được thực hiện đơn giản, hiệu quả.
- Chi phí khác
Việc áp dụng hệ thống thuế điện tử giúp cho các thao tác kê khai, nộp thuế được tinh giản, gọn nhẹ, theo hướng kịp thời, hiệu quả; giúp trung tâm tiết kiệm được các chi phí nộp phạt khi nộp chậm các loại thuế do các thủ tục hành chính trước kia gây
nên như thời gian chờ đợi, xếp hàng, việc sửa chữa chứng từ… Các loại thuế ở trung tâm ln ln đảm bảo được tính kịp thời. Nếu xảy ra việc nộp phạt do lỗi sai sót thì kế tốn thuế cũng có thể xử lý nhanh các thủ tục kê khai và nộp thuế nhanh nhất có thể để giảm thiểu số ngày nộp phạt.
2.4. Đánh giá việc áp dụng hệ thống thuế điện tử tại Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Quốc gia – Tập đoàn Điện lực Việt Nam thống điện Quốc gia – Tập đoàn Điện lực Việt Nam
2.4.1. Đánh giá chung về thực trạng hiệu quả áp dụng thuế điện tử tại Trung tâm
Cơng tác kê khai, nộp thuế và hồn thuế tại Trung tâm điều độ hệ thống điện quốc gia đã được thực hiện thông qua phần mềm HTKK, iHTKK và Nhà cung cấp dịch vụ thuế trực tuyến Tax24 (http://tvantax24.com.vn). Mọi công việc đều được một nhân viên kế toán thực hiện các thao tác trên các phần mềm hỗ trợ của Tổng cục thuế.
Hàng tháng, kế toán thuế tiến hành kê khai các loại thuế trên phần mềm HTKK và tiến hành nộp thuế qua iHTKK và trang mạng điện tử. Việc này giúp cho số liệu kế toán giữa các tháng có sự logic hỗ trợ lẫn nhau, giảm thiểu cơng việc và tăng độ chính xác của số liệu kê khai thuế. Ví dụ, mã 22 “Số thuế GTGT được khấu trừ từ kỳ trước chuyển sang” trên Tờ khai thuế GTGT sẽ được phần mềm HTKK tự động chuyển từ tháng trước có phát sinh sang tờ khai của tháng