3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn có bộ phận kế tốn quản trị
Vì đa phần các doanh nghiệp thương mại dịch vụ vi tính được khảo sát thực tế đều có quy mô vừa và nhỏ nên việc tổ chức xây dựng hệ thống kế tốn quản trị khơng cần thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung.
Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô và năng lực kinh tế của đơn vị mình mà lựa chọn mơ hình tổ chức kế tốn quản trị thích hợp. Mơ hình kế tốn quản trị áp dụng cho doanh nghiệp thể hiện tổng quát các yếu tố cấu thành nên kế tốn quản trị và có ảnh hưởng quyết định đến việc định hướng xây dựng, phát triển kế toán quản trị trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.
Sơ đồ 3.1: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn doanh nghiệp thương mại có bộ phận kế toán quản trị
Chức năng từng bộ phận:
- Trưởng phịng kế tốn: chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp bố trí nhân lực với trình độ phù hợp với từng vị trí trong bộ máy kế tốn của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về tình hình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, có nhiệm vụ cân đối lượng tiền thu, chi, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
- Kiểm sốt nội bộ: có nhiệm vụ kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý, của các số liệu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Phó phịng kế tốn tài chính: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế tốn tài chính tại doanh nghiệp. - Kế tốn nguồn vốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến
động các số liệu của nguồn vốn trong doanh nghiệp, nguyên nhân nguồn vốn tăng (góp vốn, phát hành cổ phiếu, lợi nhuận giữ lại,…), nguyên nhân nguồn vốn giảm (rút vốn, đem vốn liên doanh, …).
- Kế tốn hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất, luân chuyển hàng hóa, theo dõi lượng hàng tồn kho, …
- Kế tốn thanh tốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi công nợ , ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ, theo dõi thời hạn nợ, chi tiết thanh toán, hoa hồng chiết khấu thanh toán, nợ quá hạn, nợ xấu.
- Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu về tình hình hoạt động của toàn đơn vị như: doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo, lợi nhuận bán hàng, số liệu về nguồn vốn, công nợ, và các chi phí khác…
- Phó phịng kế toán quản trị: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
- Kế tốn phân tích hoạt động kinh doanh: căn cứ vào số liệu của kế tốn tài chính, kế toán quản trị tiến hành phân tích tình hình hoạt động kinh doanh để cung cấp thơng tin về tình hình kinh doanh cho nhà quản trị.
- Dự tốn hoạt động kinh doanh: dựa vào số liệu tình hình đã được phân tích, căn cứ vào tình hình thực tế diễn biến của thị trường, đưa ra dự đoán hoạt động kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Dự toán hàng tồn kho: kế toán lập dự toán trên cơ sở dựa vào số liệu lượng hàng hóa tiêu thụ kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ kỳ này kết hợp dự đoán diễn biến của thị trường tương lai.
3.2.3.2 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán quản trị
Chứng từ là giấy tờ chứng minh sự phát sinh, hoặc hoàn thành nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ được lập phục vụ cho hoạt động kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Với những chứng từ phục vụ cho kế tốn tài chính phải được lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng theo qui định của Bộ Tài chính về mẫu biểu, số liên, thời hạn lưu trữ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…. Để phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, kế toán sẽ bổ sung thêm một số nội dung cần thiết vào một số mẫu chứng từ kế toán đã được Bộ Tài chính qui định hoặc lập một số chứng từ mới. Đối với doanh nghiệp thương mại, cần bổ sung thêm các chứng từ như: Bảng phân bổ chi phí bán hàng; Bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp; Bảng kê hàng tồn kho theo nhóm sản phẩm, sản phẩm; Bảng kê theo dõi hàng bảo hành; Biên nhận hàng bảo hành; Biên nhận sửa máy; Biên nhận cài chương trình cho máy của khách hàng; Biên bản mượn hàng; Bảng kê hàng
ký gửi; Bảng kê nợ vay chi tiết theo từng ngân hàng, hạn thanh toán, lãi suất vay…
3.2.3.3 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Mỗi doanh nghiệp tùy theo qui mô của mình mà xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC hoặc QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Thơng qua số liệu phát sinh được tập hợp trên mỗi tài khoản kế toán cung cấp thơng tin thực tế về chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thì phải chi tiết các thông tin này. Đối với kế toán quản trị , nội dung trọng tâm của nó là xây dựng tiêu chuẩn nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Kế tốn cần tập hợp các thơng tin liên quan đến việc phát sinh chi phí, doanh thu, lợi nhuận và chi tiết hóa nó sao cho phản ánh đúng bản chất và dễ theo dõi nhất. Để thực hiện điều đó, kế tốn viên quản trị phải xây dựng hệ thống mã tài khoản kế toán quản trị, các mã tài khoản này được xây dựng sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế quản trị. Đối với doanh nghiệp thương mại vi tính, tài khoản doanh thu, chi phí bán hàng, cơng nợ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận… cần được xây dựng chi tiết theo từng đối tượng, chức năng hoạt động, bộ phận phát sinh.
+ Tài khoản doanh thu chi tiết theo hoạt động dịch vụ và hoạt động bán hàng, trong hoạt động bán hàng sẽ chi tiết theo sản phẩm, theo nhân viên kinh doanh, chi tiết theo hoạt động bán sỉ hay bán lẻ.
Tài khoản mã hóa: T.x.y.z
T: thể hiện loại doanh thu, x: thể hiện tên sản phẩm, y: thể hiện hoạt động bán sỉ hay bán lẻ, z: thể hiện nhân viên kinh doanh.
Mỗi cơng ty sẽ mã hóa tên sản phẩm theo u cầu quản lý của mình. Ví dụ:
Tbh.Rc.De.N1: doanh thu bán hàng ram corsair bán sỉ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, De: Dealer (bán sỉ), N1: nhân viên 1)
Tbh.Rc.Re.N1: doanh thu bán hàng ram Corsair bán lẻ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, Re: Retail (bán lẻ), N1: nhân viên 1).
Tdv.Mb.Re.Se: doanh thu dịch vụ sản phẩm Macbook (sửa chữa, cài chương trình, …) thuộc bộ phận dịch vụ bán lẻ(Tdv: doanh thu dịch vụ, Mb: Macbook, Re: Retail (bán lẻ), Se: Service (dịch vụ).
…
+ Tài khoản chi phí chi tiết theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, bộ phận phát
sin
h. Tài khoản mã hóa: C.x.y
C: thể hiện chi phí theo chức năng hoạt động, x: thể hiện loại chi phí, y:
thể hiện bộ phận phát sinh chi phí. Ví dụ:
Cbh.Nv.Re : Chi phí nhân viên bán hàng của bộ phận bán lẻ (Cbh: Chi phí bán hàng, Nv: Nhân viên, Re: Retail (bán lẻ)).
Cbh.Bb.De: Chi phí bao bì bán hàng của bộ phận bán sỉ (Cbh: Chi phí bán hàng, Bb: Bao bì, De: Dealer (bán sỉ).
Cql.Nv.Acc: Chi phí nhân viên quản lý bộ phận kế tốn (Cql: Chi phí quản lý, Nv: nhân viên, Acc: Accounting
Department (Phịng kế tốn). …
+ Tài khoản công nợ xây dựng chi tiết theo khoản phải thu, phải trả. Đối với khoản phải thu chi tiết theo thời hạn thanh toán, theo khách hàng,…Đối với khoản phải trả, chi tiết theo hạn thanh toán, theo nhà cung cấp…
+ Tài khoản giá vốn hàng bán xây dựng chi tiết theo sản phẩm.
+ Tài khoản nợ vay chi tiết theo ngân hàng, đơn vị tiền tệ,…
3.2.3.4 Xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán quản trị
Sổ sách là nơi lưu giữ thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ghi chép và lưu giữ phải tuân theo qui định của Bộ Tài chính. Đối với kế tốn quản trị, sổ sách được lập tùy theo yêu cầu quản lý, không bắt buộc tuân theo qui định của Bộ Tài chính. Căn cứ vào chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị và hệ thống tài khoản dùng cho kế toán quản trị mà tiến hành lập các sổ sách thích hợp. Các báo cáo kế toán quản trị sẽ được lập theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản trị. Tùy theo mục đích sử dụng mà kế toán quản trị lập các báo cáo khác nhau để cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Một vài báo cáo kế toán quản trị tiêu biểu (Phụ lục 3):
- Báo cáo chi phí hoạt động kinh doanh. - Báo cáo doanh thu hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lợi nhuận.
- Dự toán giá bán. - Dự toán doanh thu.
- Dự toán thu nợ tiền hàng. - Dự tốn chi phí bán hàng. - Dự tốn hàng tồn kho.
- Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn kế quả kinh doanh.
- Dự toán thu chi tiền.
- Dự toán tài sản – nguồn vốn.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo phân tích giá bán.
- Báo cáo phân tích các chỉ số tài chính.
- Báo cáo phân tích giá trị, kết cấu của doanh thu, chi phí. - Báo cáo phân tích cân đối tài sản – nguồn vốn