Việc chấn chỉnh và tăng cường kỷ luật quyết tốn cơng trình là cần thiết và được coi như một giải pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư XDCB. Theo quy định khi DA cơng trình hồn thành đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải lập, trình duyệt quyết tốn DA hồn thành. Để đẩy nhanh cơng tác quyết tốn, cần có sự phối hợp ràng buộc chặt chẽ về thời gian giữa chủ đầu tư với nhà thầu trong việc cung cấp hồ sơ quyết toán nhất là nhà thầu xây lắp gồm: Quyết tốn khối lượng A-B, hồ sơ hồn cơng (Bản vẽ hồn cơng, nhật ký cơng trình, biên bản nghiệm thu công việc, biên bản nghiệm thu giai đoạn và kỹ thuật, biên bản tổng nghiệm thu khối lượng hoàn thành, các phiếu kiểm định chất lượng theo quy định, hoá đơn các vật tư chủ yếu, hoá đơn giá trị xây lắp của nhà thầu) hay bổ sung bảng quyết toán bù chênh lệch giá vật tư, nhân cơng (nếu có), biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, hoá đơn thiết bị và tư vấn đầu tư xây dựng như thẩm định thiết kế cơ sở, khảo sát địa chất cơng trình, lập và thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra bản vẽ thi công, thẩm định kế hoạch đấu thầu, giám sát thi công, kiểm định chất lượng cơng trình cho các cơng trình, thẩm định giá thiết bị. Mọi sự chậm trễ nhà thầu sẽ bị quy trách nhiệm khi bị các cơ quan chức năng xử lý nghiêm minh như chi phí xử phạt chậm quyết tốn, khơng cho phép tham gia đấu thầu các DA mới, v.v.
Trách nhiệm Chủ đầu tư (Ban QLDA) phải lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư một cách khoa học, kịp thời, chính xác, trung thực, hợp lý, địi hỏi có hệ thống kế toán và hệ thống kiểm sốt nội bộ phải thích đáng, đồng thời có sự lựa chọn áp dụng đúng đắn các chính sách kế tốn, cách thức hạch tốn để dễ dàng quản lý tình hình giải ngân, các thơng tin chủ yếu liên quan DA, tăng tài sản cố định. Khi cơng
trình hồn thành chủ đầu tư phải nhanh chóng hồn tất hồ sơ quyết tốn, trình duyệt quyết tốn, nhờ đó KBNN có căn cứ làm thủ tục tất tốn tài khoản thanh tốn vốn đầu tư DA tránh tình trạng kéo dài thời gian theo dõi trên sổ sách và chủ đầu tư (Ban QLDA) làm lệnh tất toán DA, bàn giao hồ sơ pháp lý cho đơn vị tiếp nhận tài sản quản lý và sử dụng.
Chủ đầu tư (Ban QLDA) sau khi có quyết định phê duyệt quyết tốn vốn đầu tư hồn thành nên tiến hành giải ngân tiếp hay nộp lại NSNN; xác định các khoản nợ phải thu, nợ phải trả giữa chủ đầu tư và các đơn vị có liên quan.
Cơ quan quyết định đầu tư lấy cơ sở cho việc thẩm tra quyết toán, thanh toán vốn đầu tư chủ yếu dựa vào hợp đồng như hình thức, phạm vi, phương thức điều chỉnh, điều khoản thanh toán, phương thức thanh tốn, v.v. Thẩm tra tính tn thủ các qui định trong hợp đồng và quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt, giá hợp đồng. Thẩm tra việc áp dụng định mức để xác định tổng mức được trích của chi phí QLDA và các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng của DA do Ban QLDA thực hiện. Đối chiếu sự phù hợp giữa số liệu đề nghị quyết tốn với số liệu phân bổ chi phí QLDA hàng năm theo quyết định phê duyệt quyết toán chi phí QLDA hàng năm.