2.2 Thực trạng hệ thố ng kế toán trách nhiệm Công ty Dược – TTBYT Bình Đị nh
2.2.3.4 Trung tâm đầu tư
Ban giám đốc công ty với đại diện là Tổng giám đốc có quyền hành và trách nhiệm cao nhất, được quyền quyết định về việc sử dụng vốn, đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, xây dựng cơ sở hạ tầng, nâng cấp cải tạo nhà xưởng… có giá trị lớn và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh chung của tồn cơng ty. Vì vậy, ban giám đốc cơng ty chính là trung tâm đầu tư trong hệ thống kế tốn trách nhiệm cơng ty.
2.2.4 Kế toán trách nhiệm tại công ty
Việc phân cấp quản lý và xác lập các trung tâm trách nhiệm như trên, đã hình thành nên các giới hạn và phạm vi về quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của nhà quản trị ở mỗi cấp. Thành quả hoạt động của các bộ phận cũng như cá nhân nhà
40
quản trị của nó sẽ được đo lường dựa trên kết quả, hiệu quả hoạt động và mức độ đóng góp của bộ phận vào kết quả chung của tồn cơng ty. Đây chính là cơ sở để cơng ty xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm vào thực tiễn công tác quản lý tại cơng ty. Hệ thống kế tốn trách nhiệm sẽ cung cấp thơng tin hữu ích giúp cho Ban lãnh đạo cơng ty có căn cứ đánh giá một cách đúng đắn và kịp thời về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận cũng như thành quả của nhà quản trị bộ phận trong công ty. Tùy theo chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ mà mỗi bộ phận, đơn vị của công ty sẽ được đo lường, đánh giá thành quả một cách phù hợp.
2.2.4.1 Kế tốn trách nhiệm trung tâm chi phí
Tại cơng ty, trung tâm chi phí là các phân xưởng sản xuất được giao phụ trách sản xuất một loại sản phẩm riêng biệt. Mỗi quản đốc phân xưởng có trách nhiệm điều hành các hoạt động tại phân xưởng họ phụ trách sao cho vừa đảm bảo kế hoạch sản xuất, đồng thời vừa kiểm sốt được chi phí thực tế phát sinh khơng vượt q định mức chi phí đã quy định. Thành quả của nhà quản trị trung tâm này được đo lường thơng qua chỉ tiêu quy mơ: chi phí sản xuất định mức. Chỉ tiêu này được tổng hợp từ ba khoản mục chi phí gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung phát sinh tại phân xưởng. Sau khi xác định được chỉ tiêu chi phí sản xuất, kế tốn tiến hành phân tích chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế với kế hoạch để đánh giá thành quả cũng như trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm này.
Định kỳ vào cuối quý III hàng năm, bộ phận kế hoạch căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ của công ty trong năm tới để lập kế hoạch sản xuất chi tiết theo từng tháng cho mỗi phân xưởng và sau đó chuyển đến các quản đốc phân xưởng.
Trên cơ sở kế hoạch được giao, quản đốc phân xưởng sẽ tổ chức, bố trí sản xuất với mục tiêu đảm bảo tiến độ, số lượng, chất lượng sản phẩm và chi phí thấp nhất. Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất tại phân xưởng là đối tượng mà kế toán phân xưởng quan tâm theo dõi, ghi chép sổ sách. Tại mỗi phân xưởng, cơng ty bố trí một nhân viên kế tốn được trang bị máy tính và một số cơng cụ cần thiết để tiến hành việc thu thập, ghi nhận và phản ánh kịp thời các chi phí phát sinh tại phân xưởng. Định kỳ vào cuối mỗi tháng, kế toán sẽ lập báo cáo thực
41
hiện của phân xưởng và chuyển về phịng kế tốn cơng ty để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Trong q trình sản xuất, chi phí phát sinh tại phân xưởng có khá nhiều khoản nhưng có thể tập hợp thành 3 khoản mục chi phí cơ bản: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Trong đó, thành phần cụ thể của từng khoản mục chi phí như sau: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì; chi phí nhân công trực tiếp gồm tiền lương, các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ của cơng nhân trực tiếp sản xuất được trích theo tỷ lệ chế độ kế tốn hiện hành quy định; chi phí sản xuất chung gồm lương trả cho nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao TSCĐ tại phân xưởng, chi phí bảo hiểm, chi phí điện nước và các chi phí khác dùng tại phân xưởng.
Trong q trình hạch tốn các chi phí phát sinh tại phân xưởng, kế toán đã sử dụng một số tài khoản cơ bản sau:
- TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” - TK 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp” - TK 627 “Chi phí sản xuất chung”
Hàng tháng, khi nhận được lệnh sản xuất, phiếu xuất kho… được phòng kế hoạch tổng hợp gửi đến, kế toán sẽ tổ chức việc ghi chép và lên sổ chi phí nguyên vật liệu chi tiết cho từng phân xưởng.
Bảng 2.1: SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾPTháng 12/2009 Tháng 12/2009
Phân xưởng Tiêm
(Đvt: 1.000 đ)
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Thành tiền
Ghi nợ TK 621 Số hiệu Ngày tháng 6211 6212 6213 6214 01 01/12 NVL chính 1521 1.245.268,12 02 04/12 NVL phụ 1522 378.654,3 03 05/12 Bao bì 1524 121.556,81 … Cộng 1.745.479,23
Căn cứ vào Bảng thanh toán lương và các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ, kế toán tiến hành ghi sổ chi phí nhân cơng trực tiếp.
Bảng 2.2: SỔ CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP Tháng 12/2009
Phân xưởng Tiêm
(Đvt: 1.000 đ)
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Thành tiền Ghi nợ
TK 622 Số hiệu Ngày tháng BPB 25/12 Tiền lương CNSX 334 113.245,23 BPB 25/12 Khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ 338 42.998,518 … Cộng 156.243,748
Đồng thời, căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC, hóa đơn tiền điện, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… kế tốn sẽ lên sổ chi phí sản xuất chung chi tiết cho từng phân xưởng.
Bảng 2.3: SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNGTháng 12/2009 Tháng 12/2009
Phân xưởng Tiêm
(Đvt: 1.000 đ)
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Thành tiền
Ghi nợ TK 627 Số hiệu Ngày tháng 6271 6272 6273 6274 01 02/12 Khấu hao TSCĐ 214 145.563,45 145.563,45 02 04/12 Tiền điện 1121 5.023,72 … Cộng 386.782,642
Cuối tháng, kế tốn cộng các sổ chi phí và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho từng phân xưởng.
Bảng 2.4: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤTTháng 12/2009 Tháng 12/2009
Phân xưởng Tiêm
(Đvt: 1.000 đ)
STT Khoản mục Số tiền
01 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.745.479,23
02 Chi phí nhân cơng trực tiếp 156.243,748
03 Chi phí sản xuất chung 386.782,642
Cộng 2.288.505,62
Trên cơ sở báo cáo thực hiện của phân xưởng sản xuất chuyển lên, kế toán cơng ty sẽ tiến hành lập bảng phân tích biến động chi phí, sản lượng sản xuất giữa thực tế so với kế hoạch của từng phân xưởng sản xuất cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch chi phí, sản lượng sản phẩm sản xuất của mỗi phân xưởng cũng như thành quả quản lý của quản đốc phân xưởng đó.
Bảng 2.5: BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍTháng 12/2009 Tháng 12/2009
Phân xưởng Tiêm
(Đvt: 1.000 đ)
Khoản mục Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1.687.583,876 1.745.479,23 +57.895,354 Chi phí nhân cơng trực tiếp 154.127,644 156.243,748 +2.116,104 Chi phí sản xuất chung 375.486,253 386.782,642 +11.296,389
Cộng 2.227.197,773 2.288.505,62 +71.307,847
Qua bảng phân tích trên, Phó tổng giám đốc kỹ thuật công ty sẽ đánh giá được kết quả hoạt động của phân xưởng Tiêm cũng như thành quả quản lý của quản đốc phân xưởng này. Cụ thể, trong tháng 12/2009 phân xưởng Tiêm đã khơng hồn thành kế hoạch về chi phí khi mức chi phí thực tế so với kế hoạch đã tăng thêm
Phó tổng giám đốc kinh doanh
Giám đốc kinh doanh
Trưởng đại diện các chi nhánh ngoài tỉnh
Hiệu thuốc Đại lý Công ty dược Hiệu thuốc Đại lý
71.307.847 đồng ở các ba khoản mục chi phí và trách nhiệm của quản đốc phân xưởng phải giải trình về sự biến động tăng chi phí này của bộ phận.
2.2.4.2 Kế toán trách nhiệm trung tâm doanh thu
Hiện tại, công ty đã tổ chức một mạng lưới tiêu thụ gồm: các chi nhánh, hiệu thuốc được phân bổ rộng khắp cả trong và ngồi tỉnh Bình Định. Cơ cấu tổ chức bộ phận kinh doanh của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau:
Trưởng đại diện các chi nhánh
trong tỉnh
SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ PHẬN KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Trong cơ cấu tổ chức quản lý tại cơng ty Dược – TTBYT Bình Định, Phó tổng giám đốc kinh doanh sẽ chỉ đạo trực tiếp các trưởng đại diện các chi nhánh trong và ngoài tỉnh về mặt tài chính; về mặt chun mơn được giao cho giám đốc kinh doanh quản lý và chỉ đạo về vấn đề chính sách bán hàng, kế hoạch doanh số tiêu thụ của từng chi nhánh và đánh giá kết quả thực hiện về doanh số bán hàng của từng trung tâm cụ thể. Trưởng đại diện các chi nhánh ngoài tỉnh được phân chia phạm vi quản lý và chịu trách nhiệm theo khu vực địa lý. Hiện tại, công ty đã tổ chức được khoảng 3 trưởng đại diện chi nhánh ngoài tỉnh gồm: đại diện khu vực miền Bắc, đại diện khu vực miền Trung và đại diện khu vực miền Nam. Trong đó, trưởng đại diện khu vực miền Trung sẽ quản lý các chi nhánh trong tỉnh và các chi
nhánh ngoài tỉnh thuộc khu vực miền Trung. Trưởng đại diện các chi nhánh trong tỉnh sẽ chịu trách nhiệm quản lý công tác bán hàng tại Thành phố Quy Nhơn và 8 huyện trực thuộc tỉnh gồm: huyện Tuy Phước, An Nhơn, Phù Cát, Phù Mỹ, Hoài Nhơn, Hoài Ân, Tây Sơn và Vĩnh Thạnh.
Hằng năm, vào cuối tháng 9 Ban giám đốc cơng ty và trưởng các bộ phận sẽ có một cuộc họp để đánh giá tình hình giữa kết quả thực hiện với kế hoạch của năm hiện tại. Trường hợp không đạt kế hoạch, các thành viên sẽ phân tích nguyên nhân nhằm tìm ra giải pháp cải thiện tình hình trong các tháng còn lại và xác định kế hoạch kinh doanh của năm kế tiếp. Tiếp đó, các trưởng đại diện chi nhánh và phụ trách hiệu thuốc sẽ căn cứ vào tình hình , nhu cầu tiêu thụ trong năm đến sẽ lập các bảng kế hoạch tiêu thụ dự kiến của bộ phận chi tiết cả về mặt doanh số, sản lượng theo từng chủng loại và mặt hàng cụ thể. Các bảng kế hoạch sau khi lập sẽ được chuyển về phòng kinh doanh tiếp thị của cơng ty. Tại phịng kinh doanh, sẽ căn cứ vào các bảng kế hoạch tiêu thụ cùng với các chỉ tiêu ước tính của bộ phận marketing và định hướng chiến lược của Ban giám đốc cơng ty để lập bảng dự tốn tiêu thụ cả năm cho tồn cơng ty và chi tiết theo từng khu vực, chủng loại, mặt hàng cụ thể. Dự toán tiêu thụ sau khi lập sẽ được gửi lên Ban giám đốc công ty mà cụ thể là Giám đốc kinh doanh xem xét và phê chuẩn. Các chi nhánh, hiệu thuốc căn cứ trên kế hoạch được giao sẽ tổ chức quá trình tiêu thụ nhằm đạt được mục tiêu mà cấp trên đã giao.
Cụ thể, phụ trách trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn đã lập và chuyển về phòng kinh doanh tiếp thị của công ty bảng kế hoạch tiêu thụ năm 2009 của trung tâm (Phụ lục 2).
Dựa vào bảng kế hoạch tiêu thụ do các chi nhánh, hiệu thuốc gửi lên kết hợp với các chỉ tiêu ước tính của bộ phận marketing và định hướng chiến lược của Ban giám đốc, phòng kinh doanh sẽ lập dự toán tiêu thụ chi tiết cho từng chi nhánh, hiệu thuốc. Cụ thể, phịng kinh doanh đã lập dự tốn tiêu thụ năm 2009 của trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn (Phụ lục 3).
Định kỳ vào cuối quý 4 của năm hiện hành, Ban giám đốc công ty tổ chức một cuộc họp với sự tham gia của trưởng đại diện các bộ phận, phòng ban, chi
nhánh và hiệu thuốc để phổ biến, thơng qua bảng dự tốn tiêu thụ năm đến của tồn cơng ty và từng chi nhánh, hiệu thuốc cụ thể. Trên cơ sở các chỉ tiêu được giao, các chi nhánh và hiệu thuốc sẽ triển khai thực hiện.
Theo quy định của công ty, các chi nhánh và hiệu thuốc sẽ lập báo cáo thực hiện của bộ phận định kỳ theo từng quý chuyển về phòng kinh doanh.
BẢNG 2.6: BÁO CÁO THỰC HIỆN DOANH THUQUÝ IV/2009 QUÝ IV/2009
Trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn
(Đvt: Đồng)
STT Mặt hàng Đvt Đơn giá Số lượng Thành tiền
THUỐC BỘT 503.429 407.265.420
1 Ace kid 150 Gói 1.100 55.125 60.637.500
2 Ace-cold-200mg Gói 900 31.050 27.945.000
3 Amoxicilin 250mg Gói 900 10.296 9.266.400
4 Babyplex Gói 300 36.968 11.090.400
5 Bidi Gaspain Gói 350 39.083 13.679.050
6 Bidisubtilis (Xanh) Gói 500 82.138 41.069.000
7 Cefaclor 125mg Gói 1.800 4.741 8.533.800
8 Cephalexin 250mg Gói 1.200 14.729 17.674.800
9 Erythromycin 250mg Gói 1.100 36.652 40.317.200
10 Gynopic Gói 210 25.087 5.268.270
11 Oresol Gói 1.200 64.935 77.922.000
12 Sorbitol Bidiphar Gói 400 37.114 14.845.600
13 Spiramycin 750.000 IU Gói 1.200 65.847 79.016.400 THUỐC NƯỚC 209.785 946.781.500 15 ASA Lọ 1.800 5.510 9.918.000 16 Bikidton Lọ 15.000 13.265 198.975.000 17 Calci vita Ống 2.000 56.433 112.866.000 18 Corbicream Lọ 1.500 16.445 24.667.500
19 Creopulmo Chai 8.000 3.485 27.880.000
20 Iodine Chai 9.500 15.840 150.480.000
21 Mỡ vaseline Lọ 3.500 12.870 45.045.000
22 Nikethamide 25% Lọ 7.000 590 4.130.000
23 Nước súc miệng Coolgar Chai 12.000 4.780 57.360.000 24 Siro Promethazin 0,1% Chai 4.500 5.856 26.352.000
25 Solgynopic Lọ 3.500 58.018 203.063.000 26 Soluplex Lọ 5.000 17.209 86.045.000 THUỐC NHỎ MẮT 297.483 519.630.000 27 Chloramphenicol 0,4% Lọ 1.500 50.760 76.140.000 28 Dexatifo Lọ 2.000 44.132 88.264.000 29 Gentamicin 0,3% Lọ 2.000 87.305 174.610.000 30 Natri clorid 0,9% Lọ 1.600 112.885 180.616.000 … Cộng 1.873.676.920
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Tại phòng kinh doanh, sau khi nhận được báo cáo thực hiện quý của các bộ phận gửi lên sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình thực hiện bằng cách xác định mức chênh lệch giữa doanh thu thực tế với kế hoạch và phần trăm hoàn thành kế hoạch doanh thu của từng chi nhánh, hiệu thuốc để báo cáo kịp thời với Ban lãnh đạo cơng ty mà cụ thể là Phó tổng giám đốc kinh doanh về những trường hợp khơng hồn thành kế hoạch được giao để có biện pháp xử lý.
BẢNG 2.7: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THUQ IV/2009 Q IV/2009
Trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn
(Đvt: Đồng)
STT Mặt hàng Doanh thu tiêu thụ Chênh lệch
Kế hoạch Thực hiện Mức %
02 Thuốc nước 841.005.000 946.781.500 105.776.500 13 03 Thuốc nhỏ mắt 465.755.000 519.630.000 53.875.000 12
……….
Cộng 1.782.027.300 1.873.676.920 91.649.620 5
Từ bảng phân tích trên đã thể hiện kết quả hoạt động của trung tâm cung ứng vào quý 4 năm 2009. Về tổng thể, trung tâm đã hoàn thành kế hoạch doanh thu được giao với mức biến động doanh thu giữa thực hiện với kế hoạch tăng 91.649.620 đ tương ứng với tỷ lệ tăng 5%. Dưới góc độ xem xét chi tiết cho từng nhóm hàng thì doanh thu hai nhóm hàng thuốc nước và thuốc nhỏ mắt đã hoàn thành vượt mức kế hoạch, cịn nhóm hàng thuốc bột đã khơng hồn thành kế hoạch về doanh thu. Qua đó, Giám đốc kinh doanh sẽ đánh giá được thành quả hoạt động của trung tâm cũng như thành quả quản lý của trưởng đại diện trung tâm này.
Đối với các chi nhánh, hiệu thuốc khác phòng kinh doanh tiến hành lập bảng phân tích tình hình thực hiện doanh thu q chi tiết cho từng chi nhánh, hiệu thuốc tương tự trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn. Dựa vào các bảng phân tích này, Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra những quyết sách kinh doanh phù hợp.
2.2.4.3Kế toán trách nhiệm trung tâm lợi nhuận
Tại hai trung tâm lợi nhuận là công ty TNHH nước khống Quy Nhơn và cơng ty TNHH muối Bình Định, thành quả của nhà quản trị trung tâm được đo lường thông qua chỉ tiêu quy mô: lợi nhuận. Trên cơ sở xác định được lợi nhuận thực hiện của mỗi cơng ty, kế tốn tiến hành phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận