Chương 2: Phân tích mơi trường kinh doanh của Fet
2.3.1 86 Chuỗi giá trị
- Cơ sở hạ tầng
Văn phịng cơng ty đặt tại trụ sở Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP HCM. Văn phịng cơng ty gồm 15 máy tính được nối mạng Lan và Internet nên dễ dàng trao đổi và chia sẽ dữ liệu. Hệ thống máy tính sử dụng các phần mềm chuyên dụng để xây dựng và quản lý các phiên bản web: Visual Studio 2005, Photoshop, Dreamwaver, MS Office, … Cách bố trí văn phịng cơng ty rất đơn giản, chưa tạo nên sự kích thích sáng tạo cho nhân viên.
- Quản trị nguồn nhân lực
Nhân sự của Fet tính đến cuối năm 2009 có khoảng 15 người bao gồm 01 tổng giám đốc phụ trách chung và phụ trách bộ phận kinh doanh; 01 giám đốc dự án phụ trách khi tổng giám đốc đi vắng và phụ trách bộ phận lập trình, bộ phận thiết kế; 01 phó giám đốc phụ trách thay khi tổng giám đốc và giám đốc dự án đi vắng đồng thời phụ trách bộ phận nhân sự và kế tốn của cơng ty và 12 nhân viên thiết kế, lập trình, kỹ thuật, hành chánh. Lãnh đạo Fet có 3 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan nên quản lý công việc tương đối tốt. Đa số nhân viên đều cịn trẻ, thường là nhân viên mới tốt nghiệp, trình độ ở mức chấp nhận được, tuy nhiên còn yếu trong
các kỹ năng mềm, tiếng Anh và có ít sáng kiến trong công việc. Thông tin nhân sự và phân công phân nhiệm của Fet được thể hiện chi tiết ở bảng sau:
Bảng 2. 9: Thông tin nhân sự của Fet
STT Họ và Tên Năm sinh Vị trí Cơng việc
1 Nguyễn Văn Thiểu 1984 Tổng Giám
Đốc
- Phụ trách chung - Phụ trách kinh doanh 2 Nguyễn Đình Thi 1984 Phó Giám Đốc - Phụ trách chung
- Phụ trách KT & NSự 3 Huỳnh Ngọc Dẫn 1983 Thiết kế - Phụ trách thiết kế
4 Phạm Vũ Phiên 1985 Kỹ thuật - Lập trình sản phẩm
5 Ngơ Hồng Diễm 1984 Hành chính –
Kế tốn
- Hành chính kế tốn 6 Trương Hoàng Thái 1984 Kỹ thuật - Lập trình sản phẩm 7 Nguyễn Thị Hồng
Loan
1987 Giám đốc dự án - Phụ trách chung - Phụ trách Kỹ thuật 8 Nguyễn Hoàng Vũ 1982 Thiết kế - Phụ trách thiết kế
9 Lê Minh Nhật 1985 Kỹ thuật - Lập trình sản phẩm
10 Đào Văn Triệu 1985 Kỹ thuật - Lập trình sản phẩm
11 Phạm Minh Đức 1984 Kỹ thuật - Lập trình sản phẩm
12 Nguyễn Hồng Thái 1986 Kinh doanh - Tìm kiếm,chăm sóc khách hàng
13 Huỳnh Thi P Nga 1986 Kinh doanh - Tìm kiếm,chăm sóc khách hàng
14 Nguyễn Thị Loan Thảo 1986 Kinh Doanh - Tìm kiếm,chăm sóc khách hàng
15 Ngơ Trung Phụng 1984 Kỹ Thuật Lập trình sản phẩm Cơ cấu tổ chức được thể hiện tại hình 2.1, phân công quyền hạn tại bảng 2.9. Cơ cấu nhân sự của Fet cịn rườm rà, đơi khi vẫn có sự trùng lắp trong cơng việc giữa Giám đốc dự án và Phó giám đốc do Phó giám đốc ngồi nhiệm vụ phụ trách Kế
tốn – Nhân sự vẫn tham gia vào cơng việc dự án và công việc kỹ thuật. Tổng giám đốc vẫn còn phụ trách phòng kinh doanh, do đó sẽ có ít thời gian trong cơng tác quản trị doanh nghiệp, lập ra các định hướng phát triển doanh nghiệp.
Do hạn chế về tài chính nên Fet chỉ có thể tuyển các nhân sự có trình độ khơng cao, trả mức lương thấp so với thị trường. Công tác đào tạo, huấn luyện của Fet chỉ áp dụng cho các nhân viên mới và giám đốc dự án phụ trách. Fet ngại việc đào tạo chuyên sâu cho nhân viên vì sợ nhân viên lành nghề, có trình độ cao sẽ chuyển sang cơng ty khác để có mức thu nhập cao hơn. Chế độ khen thưởng cũng rất hạn chế, chủ yếu chỉ khen thưởng theo quy định của nhà nước. Ngồi đội ngũ nhân viên chính thức của cơng ty, Fet cịn th khoảng 5 nhân viên freelance cho các dự án phát sinh đột xuất, theo thời vụ.
- Phát triển cơng nghệ
Cơng ty có khoảng 15 máy tính nối mạng nội bộ với nhau, cấu hình cao phù hợp với nhu cầu cơng việc như lập trình, thiết kế, đồ họa, … cơng ty sử dụng các cơng nghệ miễn phí của Microsoft là chủ yếu để tiết kiệm chi phí. Ngồi ra, cơng ty cũng dần sử dụng các cơng nghệ mới cho việc lập trình, thiết kế, xây dựng các trang web, ứng dụng như:
i. Ứng dụng đồ họa: Adobe Photoshop CS3, Adobe Ilustrator 9.0, Macromedia Freehand 10;
ii. Ứng dụng phát triển: Microsoft Front Page 2003, Macromedia Dreamwaver 2004;
iii. Ứng dụng xây dựng web: HTML, Java Script, Active Server Page (ASP), DHTML , ASP.NET, Macromedia Flash FX, Interactive Gif Animation 2004, Visual Studio 2005 (bảng free);
iv. Phần mềm nền tảng cho web: Microsoft Windows 2003 Server, Microsoft Internet Information Server 6.0, Microsoft SQL Server 2005/MySQL.
Trong thời gian tới, công ty cần đầu tư nhiều hơn nữa về công nghệ mới và sử dụng các phần mềm có bản quyền để phát triển các sản phẩm địi hỏi tính phức tạp cao hơn và chuyên nghiệp hơn.
Tiếp nhận Yêu cầu
Phân tích thiết kế
Thiết kế giao diện
Lập trình sản phẩm
Kiểm tra và nhập liệu
Bàn giao sản phẩm
Chăm sóc và bảo trì
- Cung ứng
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phần mềm được tốt và hiệu quả trong khâu quản lý cũng như thực hiện. Cơng ty đã đưa ra quy trình sau:
Bước 1 - Tiếp nhận yêu cầu: phần này
thực hiện chủ yếu bởi bộ phận kinh doanh. Ghi nhận yêu cầu khách hàng, các chức năng cần có của website. Phần yêu cầu khách hàng được ghi cụ thể trong tài liệu phụ lục hợp đồng.
Bước 2 - Thiết kế chức năng: phần này
thường được tích hợp vào thiết kế giao diện, trong một số trường hợp sẽ thiết kế riêng.
Bước 3 -Thiết kế giao diện: Thực hiện
bởi bộ phận thiết kế dựa trên các yếu tố trong phụ lục hợp đồng, sitemap, logo.
Bước 4 – Lập trình sản phẩm: Lập
trình web, hiện thực hóa sản phẩm từ yêu cầu khách hàng, từ bảng thiết kế.
Bước 5 – Kiểm tra sản phẩm đồng thời
nhập liệu.
Bước 6 – Bàn giao sản phẩm: bàn giao
sản phẩm và hướng dẫn cho khách hàng.
Bước 7- Hổ trợ và chăm sóc khách
hàng.
Hình 2. 5: Quy trình sản xuất phần mềm của Fet
Tuy cơng ty đã có quy trình sản xuất phần mềm nhưng quy trình chưa phản ánh hết được các hoạt động sản xuất như chưa thể hiện cách thức làm việc với đội ngũ freelance, khi có sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng về giao diện, thiết kế, ... - Hậu cần nội bộ
Đối với dịch vụ website: tập thể nhân viên làm việc hỗ trợ nhau tích cực từ phân tích, thiết kế, lập trình cho tới khâu kiểm tra sản phẩm cho doanh nghiệp tương đối tốt. Tuy nhiên các khâu phân tích và kiểm tra sản phẩm của công ty chưa thật sự tốt, cần cải thiện nhiều hơn nữa. Đối với dịch vụ Domain/Hosting: Cơng ty dành ít nguồn lực hơn cho việc thực hiện này nhờ sự hỗ trợ khá tốt về công nghệ nên dịch
vụ này tương đối tốt. Các dịch vụ in ấn, thiết kế quảng cáo chỉ phục vụ thêm khi có nhu cầu và thường thuê lại bên ngoài nên khâu hậu cần tương đối ổn định.
Dịch vụ SEO quảng cáo trên google công ty chỉ mới phát triển sau này nên cũng khơng gặp nhiều khó khăn.
- Sản xuất
Việc sản xuất sản phẩm phần mềm có các khâu: thiết kế đồ họa, phân tích xây dựng giải pháp, lập trình, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
i. Năng lực thiết kế đồ họa: tương đối tốt, nhân viên thiết kế khá chuyên nghiệp
nên sản phẩm thiết kế thường được khách hàng đánh giá cao nhờ bộ phận thiết kế đã có ít nhất ba năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, đây là lợi thế chính giúp cơng ty nhận được các dự án có độ phức tạp không cao.
ii. Năng lực phân tích, xây dựng giải pháp (năng lực này bao gồm phân tích
u cầu khách hàng, tính tốn chi phí cho việc xây dựng sản phẩm làm cơ sở thỏa thuận giá trị sản phẩm với khách hàng) cịn yếu. Chính vì vậy nhóm dự án có độ phức tạp cao như các dự án B2B, dự án chuyên biệt, dự án web2.0 thường vượt khỏi dự đốn của cơng ty nên thường kéo dài, chi phí cao hơn dự kiến. Thường công ty nhận được các dự án này khơng phải khả năng phân tích và thiết kế tốt mà chủ yếu giá thấp hơn các đối tác, nguyên nhân giá thấp một phần do không đánh giá đúng yêu cầu chức năng cũng như độ phức tạp của sản phẩm.
iii.Năng lực lập trình: cơng ty sử dụng công nghệ của Microsoft khá tốt. Đội
ngũ lập trình được ổn định nên hiệu quả làm việc tăng dần và nhờ cải tiến của bộ phận lập trình nên sản phẩm làm ra được rút ngắn thời gian so với ban đầu. Tuy nhiên nhóm sản phẩm chuyên biệt, B2B thường kéo dài nguyên nhân chủ yếu là do khâu phân tích và thiết kế còn yếu.
iv.Năng lực kiểm tra chất lượng sản phẩm: so với mức trung bình thì năng lực
kiểm tra chất lượng sản phẩm cịn yếu, chủ yếu thích hợp cho các sản phẩm có độ phức tạp khơng cao, sản phẩm có độ phức tạp cao cơng ty gần như khơng có năng lực kiểm tra sản phẩm này.
Tuy nhiên, Fet đã tham gia các diễn đàn về freelance và có một mối quan hệ khá tốt và nhiều từ đội ngũ này nên Fet dễ dàng nắm bắt thông tin thị trường, nhu cầu của đội ngũ freelance để sản xuất ra các phần mềm phù hợp nhu cầu và các đòi hỏi của khách hàng ở các mức độ khó khác nhau. Cơng ty rất chủ động trong việc bố trí nhân sự, giúp tiết kiệm chi phí.
Đánh giá chung: năng lực sản xuất của công ty phù hợp nhóm dự án có độ phức
tạp khơng cao, dự án có độ phức tạp cao tồn tại nhiều rủi ro do vượt quá năng lực hiện tại của công ty vì chưa đủ năng lực thiết kế đồ họa, thiết kế chức năng, năng lực lập trình và kiểm tra sản phẩm. Cơng ty nên lưu ý khi nhận dự án mức độ phức tạp cao vì tiềm ẩn nhiều rủi ro.
- Hậu cần bên ngoài
Đối với dịch vụ hậu cần bên ngoài chủ yếu là khâu cung cấp sản phẩm và bảo trì phần mềm. Việc này có thể sử dụng cơng nghệ điều khiển máy tính từ xa để trao đổi, hỗ trợ khách hàng nên công tác hổ trợ, giải quyết vấn đề tương đối nhanh. - Marketing và bán hàng
Công ty không có bộ phận marketing riêng, do đó, bộ phận kinh doanh tích cực quan hệ, giới thiệu hình ảnh cơng ty và tìm kiếm khách hàng thơng qua các cơng cụ trực tuyến là chính. Việc xây dựng hình ảnh của cơng ty khá độc đáo và có thể nói đi từ thế giới ảo đến thế giới thật qua các giai đoạn sau:
i. Giai đoạn 1 từ 2007 đến giữa 2008: hình ảnh nhóm năng động trên mạng
cyvee và phát triển thành cơng ty:
+ Nhóm kinh doanh của công ty đã hoạt động mạnh trên diễn đàn cyvee thông qua blog về khởi nghiệp kinh doanh để kết nối bạn bè, đặt quan hệ, tìm kiếm ý tưởng cũng như khách hàng tương lai, sau đó là các blog về vieclamtudo, hội marketing tạo dần hình ảnh của nhóm trên cyvee.
+ Tháng 5/2008 cơng ty Fet được thành lập và hình ảnh của nhóm được thay thế dần bằng hình ảnh của cơng ty chính vì thế cơng ty vừa ra đời nhưng đã đặt quan hệ khá tốt với các khách hàng tiềm năng, đối tác cộng tác lâu dài chính vì thế cơng ty đã tạo được hình ảnh trẻ trung, năng động và gần gũi với một bộ phận
văn phòng trên mạng xã hội cyvee, các sản phẩm ban đầu của công ty chủ yếu do các đối tác công ty đã quan hệ trên mạng cyvee hoặc các khách hàng trên mạng cyvee giới thiệu thêm.
ii. Giai đoạn 2 từ giữa 2008 đến cuối 2009: công ty bước dần ra khỏi mạng cyvee
và xây dựng hình ảnh của riêng mình một cách chuyên nghiệp và hoàn chỉnh như sau:
+ Nâng cấp website chính của cơng ty: 1 5 5 http://webviendong.com hồn thiện
hơn.Thơng tin dịch vụ, sản phẩm của công ty, các đối tác khách hàng, thơng tin tư vấn, liên hệ, hỏi đáp có thể tìm thấy trên đây, cơng ty.
+ Xậy dựng diễn đàn riêng cho nhóm freelance thông qua 1 5 6 http://vieclamtudo.com , một sân chơi cho các bạn trẻ thích cơng việc làm
tự do, diễn dàn hiện đang ở phiên bản chủ yếu chia sẻ thông tin kinh nghiệm, giao lưu học hỏi.
+ Đội ngũ kinh doanh tích cực quảng bá website công ty trên các trang mạng khác như 5giay.com, raovat.com, công cụ mail marketing, facebook và đang hoạt động khá mạnh.
+ Khách hàng tìm đến cơng ty giai đoạn này chủ yếu thơng qua website chính cơng ty, một phần khách hàng cũ giới thiệu, thông qua quảng cáo google.
Hiện tại, cơng ty đang tìm kiếm phương thức nâng cao hình ảnh qua một số kế hoạch sau:
+ Nâng cấp website chính cơng ty lên website2.0 nhiều chức năng tương tác người dùng, blog, hệ thống đặt hàng tự động , …
+ Xây dựng danh bạ web theo mơ hình 2.0 để quảng bá, giới thiệu các doanh nghiệp cũng như đặt mối quan hệ với các doanh nghiệp.
+ Bắt đầu quan tâm giới thiệu hình ảnh cơng ty như nhà cung cấp giải pháp chuyên biệt: giải pháp web Bất động sản, giải pháp CRM. Công ty đã tương đối thành cơng trong nhóm sản phẩm Web Bất Động Sản (BDS), nhóm giải pháp này được công ty tập trung giới thiệu, tìm kiếm khách hàng, chính sách giá cạnh
tranh nhờ tiết kiệm chi phí khi làm nhiều sản phẩm cùng loại và có chất lượng cao nên rất cạnh tranh ở sản phẩm này.
Khách hàng chủ yếu là đối tác quen biết trên mạng, hoặc những đối tác này giới thiệu các đối tác khác nên chưa chủ động tìm kiếm đối tác mới cho cơng ty, nhiều khách hàng vùng ven: Bình Dương, Đồng Nai, … chưa mở rộng được. Việc tìm kiếm khách hàng thơng qua các mối quan hệ như trên không phải dễ dàng đối với nhân viên kinh doanh cho nên hiện tại đến 50% dự án do giám đốc tìm kiếm.
- Cung cấp dịch vụ
Công ty đã cung cấp các dịch vụ thiết kế website, in ấn, domain/hosting tương đối tốt, ngày càng có nhiều khách hàng.
Nhìn chung, cơ sở hạ tầng của Fet đã được cải thiện đáng kể, tạo một môi trường làm việc tốt và thoải mái cho nhân viên. Nguồn nhân lực của cơng ty đa số có trình độ khơng cao và thường là mới ra trường, trừ cán bộ lãnh đạo và một ít nhân viên có trình độ và kinh nghiệm, mức lương cho nhân viên cũng khá thấp, chưa có chính sách hỗ trợ tốt cho nhân viên. Công ty sử dụng các công nghệ tiên tiến hiện nay cho công việc thiết kế website, ứng dụng cho các doanh nghiệp, công ty cũng chủ trương sử dụng các phần mềm miễn phí nhằm tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, đồng thời tránh nguy cơ bị kiểm tra về việc sử dụng bản quyền phần mềm. Công ty cũng xây dựng quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian, nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động, tuy nhiên cũng cần cải thiện thêm do sự trùng lấp trong một vài công việc. Việc sản xuất sản phẩm phần mềm cần chú ý nhiều hơn nữa đến các khâu thiết kế, kiểm tra chất lượng sản phẩm. Ngồi ra cơng ty cần đẩy mạnh hơn nữa hoạt động Marketing, phát triển thương hiệu cùng với việc kết hợp việc sử dụng nguồn nhân lực linh hoạt. Với tình hình cơng ty như hiện nay thì việc cung cấp các sản phẩm website và các phần mềm khác cho các doanh nghiệp tương đối khó khăn, khơng cung cấp được sản phẩm chất lượng cao nên phần nào đã hạn chế sự phát