7. Nội dung đề tài
2.2. Sự kiện thƣờng niên
2.2.1. Các loại hình sự kiện thường niên củ cơng ty
Trống Đồng là Công ty hoạt động trong lĩnh vực nghệ thuật và sự kiện nên có rất nhiều cơng việc cần thống nhất ý kiến và thực hiện triển khai cơng việc từ ban lãnh đạo đến các bộ phận/phịng ban cụ thể trong cơng ty. Chính vì vậy, các sự kiện thƣờng niên tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng chủ yếu là các cuộc họp định kì tại cơng ty, bao gồm: họp tổng kết cơng tác năm, họp nội bộ từng phòng ban và họp chuyên môn. Quy mô những cuộc họp tại Công ty vơ cùng phong phú, có thể quy mơ trong từng phịng ban trong cơng ty, quy mơ tồn thể cơng ty hoặc cuộc họp giữa công ty và các đối tác. Và bộ phận tổ chức sự kiện không đơn giản là chuẩn bị giấy bút và phòng họp mà cịn bao gồm cả nội dung chƣơng trình, timeline, logistic, thậm chí ăn ở, đi lại của khách VIP,… Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng cuộc họp không chỉ đơn thuần là cuộc gặp gỡ và trao đổi công việc mà thơng qua những cuộc họp góp phần thể hiện văn hóa doanh nghiệp, cách làm việc chun nghiệp và tính chun mơn trong giải quyết từng cơng việc cụ thể.
Các hình thức họp tại Cơng ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng
Loại hình
Địa điểm
Ban lãnh đạo, Thành trƣởng phịng phần cá nhân có liên quan Quy mơ Nhỏ cơng khách mời, đối tác cơng ty)
2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện thường niên
Song hành cùng q trình hình thành và phát triển cơng ty là sự trƣởng thành trong kinh doanh, kinh nghiệm trong vận hành cơ cấu tổ chức của ban lãnh đạo, sự dày dặn kinh nghiệm của mỗi nhân viên, thành viên trong công ty. Công tác tổ chức các cuộc họp trong công ty không chỉ đơn thuần là q trình giải quyết cơng việc mà thơng qua các cuộc họp cịn góp phần phản ánh một Trống Đồng chuyên nghiệp và tinh tế trong từng khâu, từng nghiệp vụ của q trình thực hiện cơng việc.
Cơng tác tổ chức hội họp đƣợc thực hiện và chịu trách nhiệm bởi Văn phịng cơng ty, với các cuộc họp nội bộ trong từng phịng ban/bộ phận, cơng tác tổ chức thực hiện các cuộc họp do chính các phịng ban đó đảm nhiệm. Việc tổ chức và triển khai các cuộc họp tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đƣợc thực hiện qua từng giai đoạn bao gồm: trƣớc khi diễn ra cuộc họp, trong cuộc họp và kết thúc cuộc họp
Chuẩn bị cho cuộc họp (trước cuộc họp)
Văn phịng xác định mục đích của cuộc họp: căn cứ theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty hoặc công việc mà cuộc họp cần giải quyết và nguồn thơng tin đã thu thập, văn phịng cơng ty xác định chính xác mục đích của từng cuộc họp
Sau đó thơng báo mục đích của cuộc họp cho từng cá nhân, bộ phận/phịng ban có liên quan để đảm bảo rằng đối tƣợng và thành phần tham dự cuộc họp đã nắm đƣợc nội dung chính của cuộc họp trƣớc thời gian tiến hành để họ có sự chuẩn bị
+ Chuẩn bị thời gian, địa điểm
Căn cứ vào mục đích cuộc họp, văn phịng phối hợp cùng các ban lãnh đạo cơng ty và các bộ phận có liên quan xác định thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp (đối với những cuộc họp có sự tham dự của các đối tác, nhà đầu tƣ, khách hàng thì cần xác định địa điểm và thời gian phù hợp với số lƣợng thành phần tham dự, sau các cuộc họp nếu có tiệc chiêu đãi đi kèm thì cần tiến hành đặt bàn ăn trƣớc…)
+ Xác định thành phần tham dự
Căn cứ vào từng cuộc họp cụ thể sẽ có số lƣợng thành phần tham dự khác nhau, những cuộc họp nội bộ trong từng phịng ban cụ thể thì ngƣời tham dự chủ yếu là lãnh đạo và nhân viên của phịng ban đó nhƣng đối với cuộc họp tổng kết cơng tác năm tại cơng ty thì thành phần tham dự có thể bao gồm khách mời, nhà đầu tƣ, khách hàng tiềm năng và một số chuyên gia trong cùng lĩnh vực tổ chức sự kiện
Trong cuộc họp
Sau khi có sự chuẩn bị kĩ càng thì quá trình diễn ra và điều hành cuộc họp chính là nghiệp vụ quan trọng đánh giá mức độ thành công của mỗi cuộc họp. Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng thì ngƣời điều hành những cuộc họp lớn và quan trọng trong công ty là Giám đốc cơng ty, Ơng Lỗ Trung Kiên, đối với những cuộc họp nhỏ, nội bộ trong từng phịng ban, bộ phận thì ngƣời điều hàng các cuộc họp thơng thƣờng là trƣởng các phịng ban/bộ phận đó
Trong q trình diễn ra cuộc họp, mỗi nhân viên tại Trống Đồng luôn tham gia đóng góp ý kiến một cách sơi nổi, tích cực, tận dụng sự góp ý lẫn nhau điều này giúp cho mỗi cuộc họp giảm bớt căng thẳng, nhàm chán, góp phần giải quyết cơng việc nhanh chóng và hiệu quả hơn
Thƣ kí cơng ty hoặc cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm ghi lại nội dung cuộc họp, nhằm ghi lại những thông tin quan trọng nhƣ ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo, phƣơng thức triển khai thực hiện cơng việc, sự góp ý của các bên liên quan góp phần hồn thiện biên bản cuộc họp và triển khai thực hiện công việc sau khi cuộc họp kết thúc.
Sau cuộc họp
+ Sau cuộc họp, văn phịng cơng ty đánh giá chính xác về hiệu quả và mục đích cuộc họp đạt đƣợc so với các mục đích ban đầu đã đặt ra. Các vấn đề cần có sự thay đổi ở các cuộc họp sau.
Sau đó phối hợp cùng thƣ kí, cá nhân phụ trách các bộ phận có liên quan tổng hợp lại các kết luận cuối cùng từ cuộc họp để áp dụng triển khai thực hiện cơng việc.
+ Thƣ kí chịu trách nhiệm thu thập và tổng kết các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình trong cuộc họp để có thể thay đổi trong lần họp tới. Các hoạt động trong từng khâu, từng nghiệp vụ trong quá trình diễn ra cuộc họp ln đƣợc kiểm sốt chặt chẽ để có thể dễ dàng giám sát sự thay đổi.
Nhận xét, đánh giá Ưu điểm
+ Trong mỗi cuộc họp tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng ln có sự tham gia đóng góp ý kiến một cách tích cực từ các nhân viên và thành phần tham dự cuộc họp. Điều đó một phần nào phản ánh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của từng nhân viên đối với cơng việc, thơng qua đó giúp cơng việc đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
+ Mỗi cuộc họp đƣợc xem nhƣ một sự kiện thƣờng niên tại công ty nên luôn đƣợc chăm chút, tỉ mỉ và tinh tế trong từng giai đoạn, từng nghiệp vụ
trong quá trình diễn ra cuộc họp
+ Q trình diễn ra cuộc họp, ln có sự phân cơng và quy định trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận, đảm bảo mỗi công việc luôn đƣợc thực hiện bởi những bộ phận khác nhau, góp phần hạn chế sự chồng chéo về trách nhiệm hay đùn đẩy công việc
Nhược điểm
+ Mỗi cuộc họp ln có sự tham gia góp ý của nhiều bộ phận nên đơi khi xảy ra tình trạng mỗi ngƣời một ý, không ai chịu lắng nghe ý kiến của ngƣời khác. Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho cuộc họp trở nên lộn xộn, mất trật tự và không đạt đƣợc mục tiêu chung
+ Mọi ngƣời đều tham gia đóng góp ý kiến cá nhân trong cuộc họp nên không thể tránh khỏi những ý kiến lan man, không tập trung vào trọng tâm và cách thức giải quyết vấn đề gây mất thời gian và lam man ý kiến trong quá trình họp
2.2.3 Nội dung, mục đích tổ sự kiện thường niên Mục đích
Thơng thƣờng các cuộc họp đƣợc diễn ra thƣờng xuyên tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng (theo quý, theo tháng, theo năm hoặc họp để giải quyết công việc), những cuộc họp thƣờng phong phú về thành phần tham dự (ban lãnh đạo cơng ty với trƣởng các phịng ban, khách mời, đối tác). Mỗi cuộc họp đƣợc tổ chức nhằm thực hiện những mục đích khác nhau: để giải quyết cơng việc thƣờng xuyên hoặc bàn giải quyết những vƣớng mắc trong quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo những cơng việc có tính chất quan trọng, phức tạp liên quan đến nhiệm vụ của nhiều hoặc tất cả các phịng ban trong cơng ty, xử lý nội dung cịn có ý kiến khác nhau trƣớc khi ban hành quyết định (ví dụ nhƣ cuộc họp bàn về cách thức kinh doanh hiệu quả trong đại dịch Covid 19 khi đại dịch Covid 19 bùng nổ - thực hiện các li xã hội, lên phƣơng án marketing cho những chính sách kinh doanh đã đƣợc dặt ra, hoạch định phƣơng hƣớng kinh doanh cho thời gian sắp tới…)
Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng có nhiều loại hình cuộc họp khác nhau, trong bài nghiên cứu tác giả sẽ trình bày nội dung của ba loại hình cuộc họp phổ biến tại công ty bao gồm
+ Họp nội bộ tại Công ty chủ yếu diễn ra trong phạm vị từng phịng ban hoặc bộ phận chun mơn trong cơng ty, đơi khi một số cuộc họp có sự tham gia của ban lãnh đạo công ty, nhằm trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên mơn, nghiệp vụ, kỹ thuật, chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo.
+ Họp chun thơng thƣờng có nội dung để trao đổi những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến và triển khai thực hiện công việc về từng phịng ban, đảm bảo q trình triển khai và thực hiện cơng việc đƣợc thống nhất và khoa học, đem lại hiệu quả cao trong thực hiện và giải quyết công việc
+ Họp tổng kết (hội nghị tổng kết): tại công ty, theo từng quý và vào cuối năm thƣờng diễn ra những cuộc họp tổng kết nhằm kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ hằng quý, hằng năm hoặc một giai đoạn nhất định, bàn phƣơng hƣớng nhiệm vụ và cách thức kinh doanh hiệu quả trong quý tiếp theo, đề xuất các chiến lƣợc sáng tạo nhằm thực hiệm mục tiêu chung và đƣa công ty phát triển