7. Nội dung đề tài
2.3. Liveshow âm nhạc
2.3.1. Số lượng và loại hình
Các Live show âm nhạc mà Trống Đồng tổ chức tƣơng đối đa dạng, thông thƣờng sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (live show nhạc trẻ, nhạc bolero, nhạc trữ tình) hay dựa vào mục đích tổ chức live show (để gây quỹ cho một chƣơng trình từ thiện, để quảng bá thƣơng hiệu hay là kỷ niệm thời gian hoạt động nghệ thuật) để xác định chính xác loại hình live show âm nhạc đƣợc tổ chức
Tại Cơng ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng các live show âm nhạc đƣợc tổ chức gắn liền với quá trình đào tạo học viên thanh nhạc của Trống Đồng Arts và đƣợc xem nhƣ sự kiện âm nhạc – giải trí mang đậm màu sắc nghệ thuật. Mỗi khóa học tƣơng ứng với một khóa đào tạo
học viên thanh nhạc và sau khi kết thúc một khóa học, học viên sẽ trình diễn những ca khúc mình đã học trên sân khấu. Mỗi live show âm nhạc trung bình có khoảng một số khách mời và ca sĩ. Cách thức tổ chức đƣợc nhấn mạnh vào việc bố trí âm thanh ánh sáng khoa học, nhằm mang lại những hiệu ứng mạnh mẽ cho khán giả đến thƣởng thức. Những hiệu ứng âm thanh, ánh sáng sáng tạo bao giờ cũng gây phấn khích với ngƣời tham gia và tạo cảm hứng truyền thơng mạnh mẽ thơng qua chính nguồn khán giả của chƣơng trình.
2.3.2. Quy trình tổ chức live show âm nhạc
Quy trình tổ chức một live show âm nhạc đƣợc tổ chức dựa trên bản “Kế hoạch tổ chức live show âm nhạc” đƣợc thiết kế hồn chỉnh và thống nhất một quy trình chung tại Cơng ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng. Việc thống nhất một quy trình chung trong tổ chức live show âm nhạc giúp đảm bảo tính chi tiết và cụ thể trong từng cơng việc và nhiệm vụ, hạn chế sự chồng chéo về trách nhiệm và phân định cụ thể công việc cho từng cá nhân, bộ phận trong mỗi bƣớc của quy trình.
Quy trình tổ chức live show âm nhạc gồm 5 bƣớc, trong từng giai đoạn cụ thể luôn đảm bảo sự phân công công việc và phối hợp công việc giữa các cá nhân và bộ phận có liên quan. Cụ thể nhƣ sau
Bước 1: Xây dựng nguồn thông tin ban đầu
Đầu tiên ban lãnh đạo Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng và Văn phịng, trƣởng các phịng ban có liên quan xác định rõ mục đích và ý tƣởng của live show, từ đó xác định những thơng tin cơ bản bao gồm
Quy mơ của sự kiện: dựa theo nguồn kinh phí dự trù, văn phịng công ty tiến hành xác định quy mô của sự kiện
Chủ đề của sự kiện: phịng Marketing chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng chủ đề và ý tƣởng sự kiện. Mỗi live show âm nhạc khác nhau sẽ có những ý tƣởng mới lạ và độc đáo mang lại sự mới mẻ và riêng biệt cho từng live show âm nhạc
định thành phần tham dự và khách mời
Địa điểm tổ chức sự kiện: thông thƣờng các live show âm nhạc đƣợc tổ chức tại công ty, tuy nhiên trong một số trƣờng hợp cần phải thuê địa điểm bên ngồi (live show âm nhạc có quy mơ lớn, tổ chức live show kết hợp tiệc ăn uống…) Văn phòng cần đề xuất địa điểm với ban lãnh đạo công ty và xin ý kiến chỉ đạo để thống nhất chính xác địa điểm tổ chức
Ngân sách dự trù: Phịng kế tốn xây dựng và xác định ngân sách dự kiến sau khi tham khảo ý kiến của các phịng ban có liên quan và xin ý kiến chỉ đạo từ ban lãnh đạo công ty
Bƣớc 2: Lập kế hoạch tổ chức của sự kiện live show âm nhạc
Văn phịng cơng ty kết hợp cùng các phịng ban và bộ phận có liên quan tiến hành lập kế hoạch chi tiết. Dựa theo mẫu kế hoạch đƣợc thiết kế ban đầu và thống nhất chung tại công ty xây dựng nên kế hoạch riêng biệt cho buổi live show âm nhạc đó.
Bƣớc 3: Lấy ý kiến và chỉnh sửa kế hoạch
Sau khi bản kế hoạch đƣợc lên ý tƣởng và xây dựng chi tiết, Văn phòng cần xin ý kiến từ các phịng ban có liên quan sau đó trình ban lãnh đạo công ty xem xét và duyệt kế hoạch
Bƣớc 4: Thực hiện kế hoạch
Mỗi bộ phận, phịng ban trong cơng ty đƣợc giao thực hiện cơng việc cần có trách nhiệm hồn thành tốt cơng việc của mình đƣợc giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hƣởng đến quy trình tổ chức
Cần chuẩn bị và thực hiện kế hoạch bao gồm các hoạt động cơ bản sau: Setup sân khấu, banner, backdrop, standee
Thuê đồng phục cho đội văn nghệ Thuê PG, một số thiết bị hỗ trợ sự kiện
Gửi thiệp mời (khách mời và ca sĩ tham dự live show)
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các khâu chủ yếu trƣớc khi sự kiện diễn ra, Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ Truyền thông Trống Đồng đặc biệt chú
trọng việc chạy thử từ 1 đến 2 lần trƣớc khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện cịn mắc phải.
Tiến hành sự kiện
Các trƣởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trƣớc đó. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trƣởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chƣơng trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.
Bƣớc 5: Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc sự kiện Sau khi chƣơng trình kết thúc, Văn phịng và ban tổ chức chƣơng trình tiến hành thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu
Văn phòng chịu trách nhiệm tổng hợp và bàn giao các giấy tờ sau khi live show kết thúc để thanh tốn hóa đơn, thu thập và lƣu trữ các văn bản, tài liệu để nộp lƣu vào hồ sơ.
Nhận xét, đánh giá Ưu điểm
+ Một trong những nét đặc trƣng của mỗi live show âm nhạc mà Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng tổ chức là luôn chú trọng khâu lên ý tƣởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, mỗi ý tƣởng tổ chức của từng live show âm nhạc luôn đƣợc trau chuốt tỉ mỉ, đảm bảo tính mới mẻ và độc đáo trong từng live show âm nhạc
+ Các live show âm nhạc mà Trống Đồng tổ chức luôn chú trọng đến việc coi trọng khán giả nhằm mang lại cho khán giả và ngƣời tham dự chƣơng trình những live show âm nhạc với chất lƣợng hồn hảo, từ đó đem đến sự hài lịng và uy tín trong lịng khách hàng
+ Việc thống nhất một quy trình chung trong tổ chức live show âm nhạc giúp đảm bảo tính chi tiết và cụ thể trong từng cơng việc và nhiệm vụ, hạn chế sự chồng chéo về trách nhiệm và phân định cụ thể công việc cho từng cá nhân, bộ phận trong mỗi bƣớc của quy trình.
+ Trong một số trƣờng hợp việc thuê địa điểm bên ngoài làm phát sinh chi phí khiến cho nguồn chi phí bị chênh lệch với dự trù kinh phí ban đầu
+ Hiện tại, Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng chƣa có MC chính thức cho những live show âm nhạc, vậy nên thƣờng đi thuê các MC bên ngồi hỗ trợ. Việc th MC làm giảm tính chun mơn trong sự kiện và phát sinh nguồn chi phí
LIVE SHOW ÂM NHẠC KẾT HỢP THAM QUAN VÀ DU LỊCH TẠI HỒ BA BỂ - BẮC KẠN
(Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng) Thứ 7, Ngày 24/4 8hh30 9h00 11h 11h30 13h 14h30 17h00 19h00 21h30 22h00 23h00
40 7h00 7h30 8h15 11h00 14h30
Kinh phí tham gia: 1.150,000đ/ ngƣời
Kinh phí đã bao gồm xe đƣa đón theo lịch trình, ăn 4 bữa và 1 bữa khuya, tổ chức biểu diễn, 2 nhân viên hỗ trợ theo đồn, hƣớng dẫn viên khu di tích danh thắng hồ Ba Bể. Các chi phí phát sinh khác ngồi danh mục trên, các cơ/chú/anh/chị vui lịng tự thanh tốn.
2.3.3. Mục đích
Mỗi live show âm nhạc mà công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng tổ chức đều hƣớng đến những mục đích nhất định, thơng qua q trình khảo sát thực tế và thu thập thơng tin tại cơng ty, tác giả có thể khái qt những mục đích cơ bản, cụ thể nhƣ sau:
+ Tăng cƣờng tối ƣu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các khách hàng mục tiêu. Trống Đồng là công ty hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực sự kiện – âm nhạc vậy nên công tác truyền thông đƣợc coi là một trong những định hƣớng chiến lƣợc trong phát triển công ty.
+ Thông qua các buổi live show âm nhạc đƣợc tổ chức giúp hỗ trợ công ty xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu “Trống Đồng show” trong lịng cơng chúng u âm nhạc đồng thời quản bá các sản phẩm, dịch vụ khác do công ty cung
+ Việc công ty tổ chức các live show âm nhạc giúp hỗ trợ bán hàng (bán khóa học thanh nhạc, nhận thầu các sự kiện, gia tăng hiệu ứng truyền thông…), gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
- Giúp cho những ngƣời tiêu dùng, khách hàng, công chúng hiểu hơn về thƣơng hiệu “Trống Đồng” cũng nhƣ các sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp sản phẩm, giúp cơng ty có thể đến gần hơn với khách hàng và tiếp cận các nhà đầu tƣ
- Việc tổ chức thành công các live show âm nhạc là kênh truyền thông hiệu quả giúp phát huy đƣợc tối đa nhất những hiệu ứng truyền thông nhằm tạo đƣợc những sự lan tỏa về thƣơng hiệu.
- Ngoài ra, tổ chức live show âm nhạc tại Công ty, Ban Lãnh đạo công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng cịn hƣớng đến các mục tiêu khác nhƣ hỗ trợ bán hàng và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thƣơng hiệu của chủ đầu tƣ, đối tác uy tín tại cơng ty.
Tiểu kết
Nhƣ vậy trong chƣơng 2, tác giả đã chi tiết thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng, bao gồm ba loại hình sự kiện cơ bản: sự kiện kinh doanh, sự kiện thƣờng niên và live show âm nhạc. Sự phong phú về loại hình sự kiện đƣợc tổ chức và sự chuyên nghiệp trong từng sự kiện góp phần củng cố và xây dựng vững chắc uy tín thƣơng hiệu “Trống Đồng show” trong lòng khách hàng. Những nội dung trong chƣơng 2 là nền tảng để tác giả tiếp tục nghiên cứu và đi sâu hơn về những giải pháp ứng dụng nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty trong chƣơng 3
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ
VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG 3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những chiến lƣợc kinh doanh quan trọng tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. Công tác tổ chức sự kiện luôn đƣợc quan tâm và là một trong chính sách phát triển hàng đầu ln đƣợc Ban lãnh đạo cơng ty chú trọng trong chính sách phát triển công ty
+ Trong việc thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện, công ty luôn lựa chọn và áp dụng những chính sách kinh doanh vào từng sự kiện cụ thể nhằm phục vụ tối ƣu những nhu cầu của từng đối tƣợng khách hàng và tránh lặp đi lặp lại các ý tƣởng gây nên sự nhàm chán, tẻ nhạt. Trong suốt q trình diễn ra sự kiện, Trống Đồng ln chủ động theo dõi từng thay đổi để có hƣớng điều chỉnh cho phù hợp nhằm đảm bảo sự kiện thành công dù có bị thay đổi trong phút chót.
+ Các phịng ban/bộ phận và cá nhân có liên quan khi đƣợc giao thực hiện cơng việc ln hồn thành đầy đủ và chính xác cơng việc của mình do đƣợc phân cơng và quy định trách nhiệm cụ thể rõ ràng. Mọi công việc đƣợc thực hiện theo đúng kế hoạch. Văn phịng cơng ty tập trung vào các hoạt động kiểm tra, giám sát để phát hiện kịp thời các sai lệch và đƣa ra những quyết định
phù hợp tại chỗ
+ Trong mỗi sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng ln có sự tham gia đóng góp ý kiến một cách tích cực từ các nhân viên và thành phần tham dự. Điều đó một phần nào phản ánh sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của từng nhân viên đối với cơng việc, thơng qua đó giúp cơng việc đƣợc giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
+ Một trong những nét đặc trƣng của mỗi sự kiện mà công ty tổ chức là ln chú trọng khâu lên ý tƣởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, mỗi ý tƣởng tổ chức của từng live show âm nhạc luôn đƣợc trau chuốt tỉ mỉ, đảm bảo tính mới mẻ và độc đáo trong từng live show âm nhạc
+ Hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty ngày càng đƣợc đầu tƣ cơ sở vật chất. Phòng làm việc của bộ phận sự kiện đã từng bƣớc đƣợc bố trí các trang thiết bị đầy đủ nhƣ: máy vi tính, hệ thống điều chỉnh âm thanh, micro, MIXER hiện đại, hệ thống đèn chiếu sáng và sân khấu ngày càng đƣợc chỉnh chu và hoàn thiện hơn cả về số lƣợng và chất lƣợng…Việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ hiện đại, đầu tƣ về loa đài, âm thanh, ánh sáng, sân khấu cũng đƣợc hoàn thiện và nâng cao.
+ Tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Tổ chức sự kiện luôn đƣợc quan tâm và đặt lên hàng đầu. Việc áp dụng các phần mềm trong công tác tổ chức sự kiện giúp cho việc tổ chức sự kiện đƣợc chuyên nghiệp, tổ chức, tỉ mỉ và đem lại hiệu ứng truyền thông rộng rãi.
+ Hầu hết nhân viên làm trong cơng ty đã trang bị cho mình những kiến thức về công tác tổ chức sự kiện, nhằm đảm bảo các cán bộ làm việc trong cơ quan thực hiện tốt các cơng việc của mình góp phần đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.
+ Đồng thời nhà nƣớc cũng ban hành những văn bản hƣớng dẫn các quy định của nhà nƣớc và Chính phủ về cơng tác tổ chức sự kiện, đặc biệt là công tác chỉ đạo, kiểm tra hƣớng dẫn các nghiệp vụ có liên quan đến tổ chức sự kiện và tổng kết rút kinh nghiệm về cơng tác tổ chức sự kiện, từ đó làm cơ sở pháp lí để Ban lãnh đạo cơng ty xây dựng và hoàn thiện những quy định, hƣớng dẫn về hoạt động tổ chức sự kiện trong công ty. Các văn bản làm căn cứ cho việc xây dựng các quy định, quy chế về tổ chức sự kiện trong cơng ty có thể kể đến nhƣ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thƣ [3]( hƣớng vẫn việc lƣu trữ văn bản, tài liệu để nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ công ty) và sự đổi mới trong Bộ Nội Vụ (2013),
Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 về hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức [2].
3.1.2. Hạn chế
Ngồi những ƣu điểm, cơng tác tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thơng Trống Đồng cịn bộc lộ một số hạn chế nhƣ sau:
+ Về xây dựng ý tƣởng sự kiện: thông thƣờng, ý tƣởng các sự kiện tại Trống Đồng đƣợc thiết kế, dựa trên ý kiến và sự góp ý của các bên liên quan (Cơng ty – đơn vị tổ chức, nhận thầu hoặc bán sự kiện; khách hàng – ngƣời mua sự kiện, ngƣời thuê tổ chức sự kiện và đơn vị hỗ trợ tổ chức) nên đơi khi xảy ra tình trạng hạn chế ý tƣờng do nhu cầu từ phía khách hàng hoặc nguồn chi phí bị giới hạn
+ Trong một số trƣờng hợp thời gian dự kiến tổ chức sự kiện có thể bị