CHƢƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG
3.4. Giải pháp về Công tác văn thƣ
Ƣu điểm:
- Trong những năm vừa qua Văn thƣ tại cơ quan đã đảm bảo đƣợc tính chính xác, kịp thời và hiệu quả, xử lý công văn đi, công văn đến in ấn photo tài liệu phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, phát hành theo biểu mẫu theo đúng quy định của quy trình ISO9001:2015.
- Đã ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thƣ nên việc lƣu
trữ văn bản đƣợc nhiều hơn và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, cụ thể trên Hệ thống quản lí văn bản điều hành của UBND tính từ ngày 01/01/2021 đến ngày 09/04/2021 có 2504 văn bản đến và 1562 văn bản đi đƣợc lƣu.
- Trong năm 2016 cơ quan đã ban hành Quy chế làm việc của UBND huyện Anh Sơn trong đó có quy định về việc trình, ký và ban hành văn bản tại cơ quan góp phần thống nhất về thủ tục, thể thức trình bày văn bản, đƣa cơng tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp với quy định của Nhà nƣớc và thống nhất trong toàn cơ quan.
- Các văn bản có nội dung đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế đặt ra, căn cứ
đúng pháp luật hiện hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót về hình thức cũng nhƣ nội dung.
- Thơng tin trong văn bản đều có cơ sở, tƣơng đối chuẩn mực và đƣợc xử lý một cách khoa học.
- Quá trình lƣu trữ hồ sơ diễn ra nhanh gọn, xong việc nào lập hồ sơ cơng việc đó ln, hồ sơ đƣợc hình thành ngay từ khi bắt đầu công việc cho đến khi cơng vệc đƣợc hồn thành.
- Tài liệu lƣu trữ hiện ln có tình trạng tốt, khơng ẩm mốc hƣ hỏng.
Hạn chế:
- Phòng Văn thƣ hẹp nên hạn chế trong việc dựng thêm tủ hồ sơ - So với khối lƣợng cơng việc tại cơ quan thì việc chỉ có 2 chun viên văn thƣ là q ít.
Giải pháp:
- Để công tác văn thƣ đƣợc hồn thiện hơn thì văn phịng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng nghiệp vụ văn phịng, nâng cao trình độ tin học văn phịng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phịng phải khơng ngững học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì cơng việc mới đạt đƣợc hiệu quả cao.
- Văn bản quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều phải
đƣợc các phịng ban nắm rõ và thực hiện.
- Trƣớc khi in ấn trƣởng bộ phận cần rà soát lại các lỗi văn bản thƣờng gặp nhƣ chính tả, thể thức, căn cứ để tránh việc phải in ra nhiều lần gây lãng phí.
- Quan tâm và chú ý tủ đựng hồ sơ, hồ sơ đƣợc sắp xếp theo từng lĩnh