3.2. Giải pháp xây dựng mơ hình quản trị chuỗi cung ứng nội bộ tại Scavi
3.2.1.1.4. Kiểm soát mua hàng
Quy trình kiểm sốt P/O hiện tại đã chặt chẽ và đầy đủ, vấn đề của các nhà
quản trị là kiểm soát để nhân viên cập nhật thường xuyên và theo dõi tiến độ P/O chặt chẽ để có hành động kịp thời ngay khi có sự cố xảy ra.
Để quản lý tốt điều này, cần phải yêu cầu và kiểm soát đội ngũ thu mua lập các
bảng báo cáo hàng tuần về tình hình của từng P/O cho các bộ phận liên quan:
- Kế hoạch giao hàng20 hàng tuần của từng P/O cho bộ phận Xuất Nhập Khẩu và đội ngũ kế hoạch. Bộ phận Xuất Nhập Khẩu sẽ thông tin cho đại lý để chuẩn bị kế hoạch vận chuyển đối với những P/O có hình thức Incoterm FOB hoặc Ex-work
đồng thời chuẩn bị kế hoạch nhập nguyên vật liệu.
- Các vấn đề trở ngại phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng như nhà
cung cấp giao hàng không đúng ngày, L/D hoặc S/S không đạt yêu cầu … cho đội ngũ kế hoạch. Từ đó người mua và đội ngũ kế hoạch tìm hướng giải quyết để giữ các mục tiêu về thời hạn khác hoặc thay đổi kế hoạch nếu cần.
- Yêu cầu nhà cung cấp chuyển thông tin hàng tuần về kế hoạch giao
hàng, gửi L/D, S/S cho tuần tiếp theo. Dựa trên kế hoạch này nhân viên thu mua sẽ kiểm tra, đối chiếu với kế hoạch nhận L/D, S/S và giao hàng của từng đơn hàng. Nếu nhà cung cấp giao hàng hay gửi L/D, S/S không đúng như kế hoạch thì nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu nhà cung cấp giao hàng đúng kế hoạch, nếu nhà cung cấp không thể thực hiện thì tìm giải pháp khác hoặc chuyển nhà cung cấp.