1.1 .1Hệ thống lý luận KSNB nĩi chung
2.2 Thực trạng kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại ngân hàng TMCP
2.2.2 Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động tín dụng tại ngân hàng TMCP
TMCP Đơng Á chi nhánh Bình Định.
2.2.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt
2.2.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
- Kết quả khảo sát cho thấy, ban lãnh đạo của ngân hàng Đơng Á nĩi chung và chi nhánh Bình Định nĩi riêng cĩ ý thức được tầm quan trọng của hoạt động tín dụng và sự cần thiết phải quản lý và kiểm sốt chúng.
- Định kỳ, trong chi nhánh cĩ diễn ra hoạt động trao đổi giữa nhà quản lý và các nhân viên tín dụng. Nội dung các cuộc trao đổi chủ yếu xoay quanh các vấn đề: Tổng kết những việc đã làm trong thời gian vừa qua, rút kinh nghiệm, bàn bạc kế hoạch hoặc các mục tiêu tăng trưởng tín dụng. Mặc dù cĩ trao đổi, song đa phần đều do quyết định một chiều từ cấp lãnh đạo cao nhất và được chấp thuận thực thi trong tồn chi nhánh.
- Cũng như tất cả các chi nhánh khác của Đơng Á Bank, lãnh đạo của chi nhánh Bình Định đều tuân theo phong cách điều hành của các cấp quản lý từ Hội sở.
- Tất cả mọi chỉ tiêu từ huy động, dư nợ tín dụng, tỷ lệ nợ quá hạn…chi nhánh Bình Định đều phải tuân theo Hội sở. Trên cơ sở được phân các chỉ tiêu, ban lãnh đạo của chi nhánh sẽ phân bổ cho từng bộ phận, từng người cụ thể. Một điều đặc biệt tại chi nhánh Bình Định đĩ là cĩ một số chỉ tiêu khơng liên quan đến chức năng của bộ phận tín dụng lại giao cho bộ phận này, chẳng hạn: giao mỗi nhân viên một quý phải phát hành được 500 thẻ ATM, hoặc phải huy động 2 tỷ tiền gởi tiết kiệm…trong khi đĩ chỉ tiêu này khơng phải thuộc trách nhiệm của bộ phận tín dụng. Điều này đã ảnh hưởng đến cơng việc chính của bộ phận tín dụng.
- Ở Đơng Á quy định nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao trong các chi nhánh định kỳ phải cĩ sự luân chuyển, lý do để hạn chế rủi ro tín dụng vì mỗi lần thay đổi nhân
sự sẽ đánh giá được chính xác năng lực quản lý của các cấp lãnh đạo. Tuy nhiên điều này tạo ra sự khơng ổn định trong phong cách quản lý và do đĩ cũng ảnh hưởng đến kiểm sốt hoạt động trong ngân hàng.
2.2.2.1.2 Tính chính trực và các giá trị đạo đức
- Kết quả khảo sát cho thấy, chi nhánh Bình Định đều cĩ cố gắng tạo dựng mơi trường văn hĩa ngân hàng nhằm nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên. Cụ thể trong ngân hàng đưa ra tiêu chí xếp loại A, B, C, quy định hình thức xử phạt nếu nhân viên vi phạm…
- Các hành vi khuyến khích, khen thưởng dựa trên kết quả cơng việc của nhân viên cũng được nhà quản lý quan tâm. Tuy nhiên, mức độ quan tâm chưa nhiều, vì vậy chưa khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Nếu nhân tố này được quan tâm đúng mức thì cĩ thể tạo động lực phát triển và gia tăng sự gắn kết trong mối quan hệ giữa nhân viên và ngân hàng.
- Tuy nhiên qua trao đổi với một số nhân viên trong ngân hàng, kết quả cho thấy cĩ lúc việc khen thưởng khơng đúng đối tượng hoặc cĩ những hành vi vi phạm khơng được xử lý thích đáng. Lý do vì hầu hết những người này đều cĩ quan hệ với lãnh đạo. Điều này sẽ gây giảm lịng tin vào tổ chức và nguy hiểm hơn là cĩ thể dẫn đến những thơng đồng với các nhân viên, gây ảnh hưởng đến mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
2.2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Qua khảo sát, nhìn chung cơ cấu tổ chức của chi nhánh gọn nhẹ hơn so với ở Hội sở. Cũng như các ngân hàng khác, ngân hàng Đơng Á đã bắt đầu ý thức được vai trị của bộ máy kiểm tốn nội bộ đối với việc giám sát, kiểm tra, kiểm sốt các mặt hoạt động của ngân hàng đặc biệt là hoạt động tín dụng. Tại Hội sở đã tổ chức bộ máy kiểm tốn nội bộ, KSNB theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và theo yêu cầu quản trị của ngân hàng. Tuy nhiên hiện nay cơ cấu tổ chức dành cho việc
giám sát, kiểm tra hoạt động tín dụng tại chi nhánh Bình Định chưa được thực hiện một cách hiệu quả, chưa cĩ một cá nhân hay bộ phận nào đảm nhiệm vai trị này cả.
2.2.2.1.4 Chính sách nhân sự
- Kết quả khảo sát cho thấy tại chi nhánh Bình Định, hoạt động tuyển dụng, quản lý và huấn luyện nhân viên thơng thường do nhà lãnh đạo tại chi nhánh đảm nhiệm. Khi tuyển dụng nhân viên mới, lãnh đạo ngân hàng cũng đưa ra các tiêu chuẩn chung về chun mơn, trình độ Anh văn, vi tính, phỏng vấn…Điều này cho thấy, nhà quản lý của chi nhánh Bình Định rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên cĩ trình độ và cĩ năng lực, phù hợp với cơng việc. Nhân viên mới sau khi được tuyển dụng sẽ được người lãnh đạo chỉ định người hướng dẫn ngay tại đơn vị. Ngồi những nhân viên cĩ trình độ, năng lực chuyên mơn được tuyển chọn, một số ít cũng một phần do quen biết với lãnh đạo. Do đĩ bộ phận này khi vào chi nhánh thường là “cánh tay đắc lực” cho nhà quản lý.
- Hiện nay so với mặt bằng lương, thưởng của các ngân hàng khác trên địa bàn tỉnh Bình Định thì ngân hàng Đơng Á được xem là khá thấp. Điều này sẽ khĩ cĩ thể giữ chân hoặc thu hút lực lượng nhân sự cĩ năng lực thật sự, cĩ kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho ngân hàng.
2.2.2.1.5 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
- Nhìn chung tại chi nhánh Bình Định cĩ sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng giữa các cá nhân trong việc giải quyết cơng việc, cĩ quy định trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo trong chi nhánh.
- Đối với nghiệp vụ tín dụng, tất cả các chi nhánh của Đơng Á đều cĩ quy định quyền hạn và trách nhiệm trong việc xét duyệt tín dụng. Hiện tại ngân hàng Đơng Á quy định, các khoản vay nếu từ 3 tỷ trở xuống thì giám đốc chi nhánh sẽ duyệt, cịn nếu cao hơn thì phải trình Hội sở xét duyệt.
- Nhân viên tín dụng tại chi nhánh Bình Định đều kiêm nhiệm hết tất cả các khâu của quy trình tín dụng, việc kiêm nhiệm quá nhiều như vậy, dẫn đến khơng cĩ sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên. Đây chính là rủi ro tiềm ẩn của chi nhánh Bình Định nĩi riêng và của ngân hàng Đơng Á nĩi chung.
2.2.2.1.6 Ban lãnh đạo chi nhánh
Đơn vị được khảo sát chỉ là một chi nhánh của ngân hàng Đơng Á nên bộ phận kiểm tra cao nhất chính là Ban lãnh đạo ngân hàng Đơng Á, CN Bình Định. Tất cả Ban lãnh đạo của các chi nhánh nĩi chung và Bình Định nĩi riêng định kỳ đều được bồi dưỡng, kiểm tra năng lực chuyên mơn. Việc giám sát năng lực quản lý của Ban lãnh đạo chi nhánh được thực hiện bởi cán bộ kiểm sốt của Hội sở mà trực tiếp là Giám đốc khu vực. Đối với các quyết định xử lý những vấn đề quan trọng, phần lớn đều phải thơng qua những cuộc họp để xem xét, đánh giá. Đối với những vấn đề vượt quá thẩm quyền thì được trình Hội sở để xem xét.
2.2.2.2 Phân tích và đánh giá rủi ro tín dụng
- Do ý thức hoạt động ngân hàng tiểm ẩn nhiều rủi ro nên tại Hội sở ngân hàng Đơng Á cĩ thành lập Phịng quản lý rủi ro, nhằm phân tích, đánh giá và quản lý các loại rủi ro cĩ thể ảnh hưởng đến sự an tồn của ngân hàng.
- Tuy nhiên tại các chi nhánh của Đơng Á nĩi chung và chi nhánh Bình Định nĩi riêng thì chưa cĩ bộ phận nào đảm trách nhiệm vụ xem xét và đánh giá các loại rủi ro cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động tín dụng, mà nhiệm vụ này sẽ do mỗi cán bộ tín dụng tự đảm nhận. Dựa vào các chỉ tiêu tăng trưởng tín dụng do Hội sở đưa ra, căn cứ vào quy định của NHNN các chi nhánh sẽ chia mục tiêu cụ thể theo từng thời kỳ sao cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế của từng địa phương. Trên cơ sở các chỉ tiêu cụ thể, mỗi nhân viên tín dụng khi xem xét khách hàng cho vay sẽ tự định lượng các rủi ro và mức độ ảnh hưởng.
- Mặc khác trong thời gian gần đây, ngân hàng Đơng Á đã bắt đầu áp dụng hệ thống xếp hạng tín dụng để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, năng lực quản lý của khách hàng, tuy nhiên việc ứng dụng vào trong thực tế vẫn cịn mang tính chất cảm tính, chủ quan chưa phản ánh đúng năng lực thực tế nên việc xét duyệt cho vay phần nhiều dựa trên tài sản thế chấp và dựa trên sự trình bày của cán bộ tín dụng về khách hàng, thiếu sự kiểm tra, tái thẩm định lại thơng tin.
2.2.2.3 Các hoạt động kiểm sốt
- Ngân hàng Đơng Á CN Bình Định hoạt động độc lập, tuy nhiên vẫn phải theo khuơn khổ, quy định chung từ cấp Hội sở. Đối với hoạt động tín dụng, các chi nhánh phải tuân thủ đúng các quy định, chính sách tín dụng, quy trình nghiệp vụ xử lý, báo cáo, hồ sơ…do Hội sở ban hành. Những nội dung này sẽ là cơ sở để kiểm tra khi Kiểm sốt của Hội sở về.
- Tại chi nhánh, các hoạt động kiểm sốt được thể hiện qua các nội dung cơ bản sau:
+ Việc xét duyệt và phê duyệt tín dụng sẽ do Trưởng phịng tín dụng, Giám đốc và phĩ giám đốc chi nhánh thực hiện. Nếu khoản vay trên 3 tỷ thì việc xét duyệt, phê duyệt sẽ do Hội sở đảm nhiệm.
+ Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ tín dụng và chức năng kế tốn, giữa chức năng thực hiện với chức năng quản lý tài sản, thu chi tiền.
+ Mọi thao tác thực hiện của nhân viên tín dụng đều chịu sự giám sát và xét duyệt của lãnh đạo cấp trên.
- Bên cạnh những ưu điểm trên, hoạt động giám sát tại ngân hàng Đơng Á cịn cĩ những điểm hạn chế sau:
+ Mỗi nhân viên sẽ tự bảo quản, lưu trữ hồ sơ tín dụng. Do đĩ mỗi khi Kiểm sốt của Hội sở về, các cán bộ tín dụng lại bắt đầu đem hồ sơ ra chỉnh sửa, hoặc bổ
sung các chứng từ cịn thiếu…, điều này dễ dẫn đến rủi ro khi ngân hàng tranh chấp tài sản thế chấp.
+ Tại các chi nhánh của ngân hàng chưa thực hiện phân tích hoạt động tín dụng để đánh giá tính hiệu quả và rủi ro của danh mục cho vay.
+ Các quy định nội bộ trong ngân hàng về hoạt động tín dụng chưa cụ thể hĩa trách nhiệm của các cá nhân đối với việc thẩm định, kiểm tra, giám sát khoản vay và quản lý tài sản đảm bảo. Ví dụ như trách nhiệm về sự xác thực của các thơng tin nêu trong các biên bản thẩm định, trách nhiệm kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay và kiểm tra khách hàng, nội dung kiểm tra, định kỳ kiểm tra đối với từng khoản vay và tài sản đảm bảo…
+ Quy trình tín dụng mà ngân hàng Đơng Á ban hành chỉ chú trọng đến tính hình thức và chỉ nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu về tính đầy đủ của các thủ tục pháp lý đối với khoản vay nhiều hơn là chú trọng đến tính kiểm sốt. Sự thiếu tách bạch giữa các chức năng, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiện, thiếu sự kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ…Chính vì các nhược điểm này đã làm cho hệ thống KSNB khơng phát huy được khả năng phát hiện kịp thời các sai sĩt, vi phạm trong hoạt động tín dụng.
+ Trong quy trình tín dụng của ngân hàng chưa cĩ quy định về việc ghi nhận vào sổ nhật ký tín dụng đối với từng khách hàng. Điều này cũng dễ hiểu bởi vì tại các chi nhánh hầu như ít cĩ sự thuyên chuyển cán bộ tín dụng mà chủ yếu là một cán bộ tín dụng quản lý khách hàng trong một thời gian dài. Điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
+ Hệ thống KSNB của ngân hàng chưa phát hiện kịp thời các sai phạm về đạo đức nghề nghiệp và nghiệp vụ của các cán bộ tín dụng. Chỉ đến khi phát sinh nợ xấu, nợ khĩ địi mới bắt đầu truy tìm nguyên nhân và tìm cách khắc phục hậu quả.
+ Đối với các khoản nợ xấu tồn đọng, ngân hàng chưa cĩ biện pháp xử lý nợ tích cực, chưa theo dõi đầy đủ quá trình thực hiện thu hồi nợ, chưa đánh giá lại quá trình cho vay…, việc lập các khoản dự phịng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc.
2.2.2.4 Thơng tin và truyền thơng
Trong ngân hàng, hệ thống thơng tin là phần rất quan trọng trong việc quản lý, kinh doanh. Ngân hàng Đơng Á đã đầu tư rất lớn vào hệ thống thơng tin và truyền thơng, giúp cho việc đáp ứng nhu cầu thơng tin đa dạng của ngân hàng, khách hàng… Ngân hàng Đơng Á trang bị phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh tương đối hiện đại, vừa giúp cho việc phục vụ khách hàng được chu đáo, vừa đảm bảo ở Hội sở cĩ thể quản lý thơng tin về khách hàng của từng chi nhánh, và giữa các chi nhánh, đơn vị trong hệ thống của ngân hàng cĩ thể khai thác thơng tin, chia xẻ cơ sở dữ liệu cho nhau. Mặc khác với phần mềm này cĩ thể đảm bảo tính bảo mật thơng tin trong tồn ngân hàng. Tuy nhiên, vấn đề thơng tin và truyền thơng cĩ một số điểm hạn chế sau:
+ Do hệ thống thơng tin chủ yếu được truyền qua mạng nên khi mạng bị sự cố dẫn đến cơng việc bị ùn tắc, nhân viên phải tăng ca để nhập dữ liệu (chủ yếu rơi vào cuối năm).
+ Ngân hàng chưa cĩ hệ thống phân tích tín dụng để cung cấp thơng tin cho nhà quản lý để đánh giá hiệu quả, rủi ro của hoạt động cho vay, mà những thơng tin này do nhân viên tín dụng tự soạn thảo và báo cáo.
2.2.2.5 Hoạt động giám sát
- Hiện tại, hoạt động giám sát của chi nhánh được thực hiện thơng qua Trưởng, phĩ phịng tín dụng; giám đốc, phĩ giám đốc chi nhánh. Những người này sẽ cĩ trách nhiệm giám sát hoạt động tín dụng của các nhân viên. Đối với những khoản
vay cĩ giá trị lớn, thì ngồi sự giám sát của Chi nhánh, cịn phải chịu sự giám sát của Hội sở.
- Tại chi nhánh Bình Định, đều cĩ đặt các thùng thư gĩp ý, thăm dị ý kiến từ khách hàng để tiếp nhận các thơng tin phản hồi nhằm đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng và đồng thời phát hiện những tiêu cực từ phía cán bộ tín dụng.
- Hiện nay chi nhánh Bình Định chưa cĩ kiểm tốn viên nội bộ, nhân viên kiểm sốt tín dụng (chỉ cĩ bộ phận kế tốn là cĩ kiểm sốt), việc kiểm tra hoạt động tín dụng tại chi nhánh được giám sát từ xa thơng qua các số liệu báo cáo trong FCC, hoặc định kỳ sẽ cĩ bộ phận KSNB, kiểm tốn nội bộ kiểm tra trực tiếp, nhưng cĩ sự báo trước. Như thế nếu cĩ các biến động bất thường thì sẽ khĩ cĩ thể phát hiện và điều chỉnh kịp thời.
2.2.2.6 Tổng hợp chung về KSNB hoạt động tín dụng tại ngân hàng TMCP Đơng Á, CN Bình Định. TMCP Đơng Á, CN Bình Định.
Nhìn chung, ngân hàng Đơng Á chi nhánh Bình Định đã cĩ những nỗ lực rất lớn để phát triển hoạt động kinh doanh nĩi chung và hoạt động tín dụng nĩi riêng, gĩp phần khơng nhỏ vào sự phát triển của hệ thống ngân hàng Đơng Á.
Hệ thống KSNB được thiết kế để thực hiện chức năng kiểm sốt trong mọi quá trình quản lý hoạt động kinh doanh. Vì vậy, ngân hàng Đơng Á nĩi chung và chi nhánh Bình Định nĩi riêng cần phải quan tâm hơn nữa đến việc xây dựng, thực hiện, vận hành, hồn thiện hệ thống KSNB để tất cả các hoạt động của chi nhánh,