6. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện
3.2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán
Hệ thống thơng tin kế tốn hiện tại là một sự lắp ghép của các thành phần rời rạc mà chưa có sự liên thơng giữa các bộ phận, điều này làm cho quy trình nghiệp vụ liên bộ phận trở nên dài dịng, cơng đoạn nhập dữ liệu phải thực hiện nhiều lần khiến rủi ro về thiếu hoặc sai dữ liệu cao hơn.
Để cải tiến quy trình này, cần phát triển thêm một mô-đun hoặc phần mềm hỗ trợ việc nhập khẩu (import) dữ liệu từ cơ sở dữ liệu nghiệp vụ riêng vào cơ sở dữ liệu kế toán. Khi một nghiệp vụ mới đã phát sinh và được ghi nhận vào cơ sở dữ liệu riêng, nó sẽ tự động chuyển sang hệ thống thơng tin kế toán và nhân viên kế toán chỉ bổ sung các thông tin cần thiết chứ không cần nhập dữ liệu lại từ đầu.
Quá trình thực hiện quy trình được mơ tả theo các bước như sau:
Bước 1. Nhập dữ liệu nghiệp vụ
Nhân viên bộ phận có nghiệp vụ phát sinh sử dụng phần mềm quản lý của bộ phận (không thuộc hệ thống phần mềm kế tốn) để nhập thơng tin về nghiệp vụ phát sinh.
Nghiệp vụ đã nhập sẽ được in ra giấy (chứng từ nghiệp vụ) và lưu vào cơ sở dữ liệu riêng của bộ phận (không liên quan đến cơ sở dữ liệu kế toán).
Bước 2. Duyệt nghiệp vụ phát sinh
Chứng từ nghiệp vụ in ra được trưởng bộ phận xét duyệt, xác nhận cho phép nghiệp vụ phát sinh (và có thể nghiệp vụ được xác nhận hợp lệ trong cơ sở dữ liệu riêng).
Bước 3. Bổ sung dữ liệu kế toán
Chứng từ nghiệp vụ được chuyển về cho bộ phận kế toán. Nhân viên kế toán sử dụng module nhập khẩu dữ liệu để lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu riêng. Sau đó bổ sung các thơng tin kế tốn cịn thiếu vào trong mơ-đun nghiệp vụ kế tốn. Như vậy ở bước này có sự khác biệt so với Quy trình kế tốn liên bộ phận ở chỗ số lượng dữ liệu phải nhập bằng tay ít đi, từ đó giảm thiểu thời gian và sai sót do nhập dữ liệu.
Bước 4. Lưu và in nghiệp vụ
Dữ liệu nghiệp vụ do nhân viên nhập vào sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu kế toán.
Nghiệp vụ đồng thời được in ra giấy (gọi là chứng từ kế toán) làm cơ sở cho các bước phía sau.
Bước 5. Duyệt nghiệp vụ, xác nhận nghiệp vụ và lưu hồ sơ
Nghiệp vụ đã phát sinh và kế tốn trưởng khơng phải xét duyệt chứng từ kế toán của nghiệp vụ này. Theo pháp luật thì kế tốn trưởng vẫn phải ký duyệt vào chứng từ này nhưng ở đây (theo tổ chức của bệnh viện), việc ký duyệt này chỉ mang tính hình thức, đánh dấu việc ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kế toán để lập báo cáo sau này.
Chứng từ kế toán được lưu một bản vào hồ sơ lưu. Ngồi ra tự động có xác nhận hợp lệ đối với dữ liệu của nghiệp vụ đã nhập trong cơ sở dữ liệu kế toán.
Bước 6. Báo cáo
Kế tốn trưởng sử dụng mơ-đun tổng hợp khi cần có các báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết trong kỳ kế tốn. Khi nhận được u cầu, mơ-đun tổng hợp sử dụng các dữ liệu nghiệp vụ đã lưu trong cơ sở dữ liệu kế toán để tạo ra báo cáo.
Báo cáo này được in ra giấy để làm cơ sở để báo cáo cấp trên và lưu hồ sơ. Tồn bộ quy trình trên được mơ tả dưới dạng mơ hình trong Sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Quy trình nghiệp vụ giảm khối lượng nhập cho nhân viên kế toán Nhân viên Nhân viên bộ phận khác Trưởng bộ phận khác Mô-đun nghiệp vụ Nhập dữ liệu Chứng từ trên giấy nghiệp vụ phát sinh In chứng từ Duyệt Cơ sở dữ liệu kế toán Nghiệp vụ phát sinh có hiệu lực + Chuyển chứng từ Báo cáo
Lưu lại nghiệp vụ
Lưu Cơ sở dữ liệu riêng Nhân viên kế tốn Mơ-đun import Bổ sung thơng tin
Dữ liệu chuyển tự động Mơ-đun kế tốn tổng hợp Yêu cầu báo cáo tổng hợp/chi tiết
Đọc/Ghi chứng
từ chi tiết và báo cáo tổng hợp
Báo cáo Báo cáo In báo cáo
trên giấy
Lưu hồsơ Kế toán trưởng