CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ ĐẠI DIỆN
3.1. Giải pháp giảm chi phí giám sát, chi phí ràng buộc và hạn chế những
3.1.1.1. Giải pháp tăng cường sự giám sát, ràng buộc bên trong
Nâng cao vai trò đại diện của hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị có trách nhiệm tối cao là đại diện cho quyền lợi của các cổ đông, thay mặt cổ đông giám sát mọi hoạt động của công ty. Hộiđồng quản trị một mặt cótrách nhiệm hỗ trợ, tư vấn cho ban giám đốc công ty trong các quyết định quan trọng, mặt khác có trách nhiệm phát hiện và ngăn ngừa những hành vi đi ngược lại lợi ích của cổ đơng. Vì vậy, hội đồng quản trị chính là một cơ chế kiểm soát quan trọng ngăn ngừa việc làm sai lệch thơng tin tài chính chuyển tải đến các nhà đầu tư.Để hội đồng quản trị làm tốt vai trò đại diện, gia tăng sự giám sát đối với ban giámđốc cần phải lưu ý tới các vấnđề sau:
- Không nên để chủ tịch hội đồng quản trị kiêm nhiệm chức vụ giám đốc hoặc tổng giám đốc điều hành, cần chuyên trách riêng biệt hai nhiệm vụ này, có như vậy thì chủ tịch hội đồng quản trị mới làm tốt vai trị kiểm sốt và giám sát hoạt động của ban giám đốc, và tránh được tình trạng quyền lực dồn hết vào một người rất dễ gây nguy cơ lạm quyền, khó kiểm sốt.
- Cần phải có sự cân bằng giữa số l ượng thành viên quản trị điều hành và số lượng thành viên quản trị không điều hành trong hội đồng quản
trị. Q trình bổ nhiệm vị trí chủ tịch hộiđồng quản trị phải đượcthực hiện công khai, minh bạch.
- Trong hội đồng quản trị nên có sự tham gia của các thành viên độc lập. Nhữngthành viên độc lập lý tưởng có thể làm tăng giá trị cơng ty bằng kinh nghiệm sâu sắc và những thành quả đạt được trong công việc quản lý kinh doanh hoặc trong công việc chuyên môn của họ.
Nâng cao vai trò giám sát của ban kiểm sốt. Ban kiểm sốt có trách nhiệm thay mặt cho các cổ đông giám sát tất cả các hoạt động của công ty, trực tiếp giám sát ban giám đốc và hội đồng quản trị. Với trách nhiệm này, theo quy định của pháp luật, ban kiểm sốt có vai trò và địa vị ngang bằng với hội đồng quản trị, cùng chịu trách nhiệm trước cổ đông khi thực hiện các quyền và nghĩa vụ. Nhưng phần lớn các thành viên ban kiểm soát trong các cơng ty cổ phần tại Việt Nam cịn làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, hoạt động mang tính hình thức, năng lực trình độ chun mơn cịn thấp, mất đi tính độc lập, thu nhập của bộ phận này chưa hợp lý. Vì vậy, để ban kiểm sốt làm tốt vai trị giám sát, hạn chế các vấn đề về đại diện gây thiệt hại cho cổ đơng thì phải khắc phục được những tồn tại trên. Bên cạnh đó, để tăng cường vai trò giám sát đối với hoạt động của ban giám đốc, thì trưởng ban kiểm sốt nên là người không tham gia điều hành có phẩm chất đạo đức tốt, uy tín, có năng lực và kinh nghiệm chun mơn.
Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ cơng ty hiệu quả. Khi hệ thống kiểm sốt nội bộ cơng ty hoạt động tốt sẽ đảm bảo chắc chắn mang lại những lợi ích về quản lý và kinh tế to lớn cho công ty, giảm thiểuđược những rủi ro từ vấn đề đại diện. Xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ, phải có các thành phần sau:
Mơi trường kiểm sốt nội bộ. Mơi trường kiểm sốt là mơi trường mà trong đó tồn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ đ ược triển khai, môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau đ ược đảm bảo: Công ty phải ban hành các văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban giám đốc và các nhân viên lâm vào tình t hế xung đột quyền lợi với công ty, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc
chuẩn mực này bị vi phạm; Phải có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty hợp lý đảm bảo công tác quản lý đ ược triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả; Không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý.
Đánh giá rủi ro có chất lượng. Việc đánh giá rủi ro đ ược coi là có chất lượng nếu ban giám đốc đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích đ ịnh lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Công ty đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc cơng ty đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
Hoạt động kiểm soát. Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo khi công tyđãđề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra; Đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Hệ thống thông tin và truyền tin. Hệthống thơng tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác trong cơng ty. Đồng thời, thiết lập các kênh thơng tin nóng cho phép nhân viê n báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho cơng ty.
Hệ thống giám sát và thẩmđịnh.Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc n ày được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệthống này hoạt động tốt khi cơng ty có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, công ty đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Việc kiểm tốn nội bộ được thực hiện bởi
người có trình độ chun mơn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban giámđốc.
Hồn thiện hệ thống kế tốn và kiểm tốn nội bộ tại cơng ty. Xây dựng bộ máy kế tốn chặt chẽ, nâng cao trìnhđộ cho nhân viên kế tốn làm tốt công tác kiểm tra các vấnđề liên quanđến các khoản thu chi của giámđốc cóđúng chế độ tài chính và chuẩn mực kế tốn hay khơng. Việc tuyển dụng kế toán trưởng nên do hội đồng quản trị tuyển dụng, như vậy bộ phận kế tốn khơng phải quá lệ thuộc vào ban giám đốc. Bên cạnh đó, cơng ty phải xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của ki ểm toánnhà nước và kiểm toán quốc tế, áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng tyđảm bảo kết quả kiểm tốn khơng bị sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm tốn khơng phù hợp.