CHƯƠNG 1 :LÝ LUẬN VÀ NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MERCEDES-BENZ VIỆT NAM
2.1.1. Lịch sử hình thành
Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Mercedes-Benz Việt Nam (Công ty) được thành lập từ năm 1995, theo hình thức góp vốn là liên doanh giữa một bên là Tổng cơng ty Cơ khí giao thơng vận tải Sài Gịn, gọi tắt là SAMCO và bên kia là tập đồn Daimler AG, có trụ sở đặt tại Đức. Cơng ty có trụ sở đặt tại số 13 đường Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp với số vốn góp 25,000,000 USD
2.1.2. Quy mơ hoạt động :
- Tổng số nhân viên và cơng nhân của cơng ty tính đến thời điểm đầu năm 2009, là khoảng 500 người, bao gồm Ban lãnh đạo nói chung, nhân viên văn phịng và cơng nhân sản xuất. Thành phần Ban lãnh đạo chủ yếu là người nước ngoài, với sự tham gia của đại diện từ hai bên liên doanh có quyền và nghĩa vụ cụ thể. Thành phần công nhân viên hầu hết là người Việt Nam, được đối xử bình đẳng theo
Thỏa ước lao động tập thể. Công ty hoạt động theo Bản điều lệ công ty.
- Hoạt động của công ty tuân thủ theo luật pháp Việt Nam và các thỏa ước quốc tế. Ban lãnh đạo công ty và tất cả nhân viên phải tuân thủ theo các quy định nghiêm ngặt, chống tham nhũng và hối lộ.
- Về hệ thống phân phối, công ty duy trì hệ thống phân phối qua các đại lý độc quyền có uy tín trên cả nước. Hiện nay, cơng ty có 2 đại lý ở khu vực phía Bắc và 2 đại lý ở khu vực phía Nam cùng nhiều đại lý dịch vụ và các điểm bảo hành uy tín khắp cả nước. Cơng ty Mercees-Benz Việt Nam là nhà sản xuất và cung cấp xe Mercedes-Benz tại Việt Nam. Công ty chủ yếu bán các sản phẩm của mình tại Việt Nam, với mạng lưới phân phối toàn quốc.
27
Biểu đồ 2: Mạng lưới phân phối của Mercedes-Benz Việt Nam:
2.1.3. Các sản phẩm dịch vụ:
Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty:
- Lắp ráp và sản xuất xe du lịch 5 chỗ, xe mini-buýt 16 chỗ, xe buýt nội thành và xe buýt du lịch, khung gầm xe buýt, phụ tùng và các dịch vụ bảo hành và sửa chữa xe.
- Nhập khẩu xe nguyên chiếc các loại xe mang nhãn hiệu Mercedes-Benz
Phân khúc thị trường chủ yếu của công ty là xe cao cấp, sang trọng và lịch lãm. Trong năm 2009, công ty liên tiếp đưa ra thị trường những sản phẩm mới, thu hút sự
chú ý của đông đảo người tiêu dùng. Các dòng xe C-Class là nhà dẫn đầu thị trường
trong dòng xe này, và các dòng sản phẩm khác cũng có những thành tích đáng kể
Donaco (Dịch vụ)
ISAMCO (Dịch vụ)
An Du
Vietnam Star HàNội
Vinastar Hà Nội – Trưng bày
Haxaco
VN Star HCM – Trưng bày
Vietnam Star HCM
Phú Thành (Dịch vụ) – Vĩnh Long
28
2.1.4. Cơ cấu tổ chức:
Công ty Mercedes-Benz Việt Nam được tổ chức theo hình thức của một cơng ty trách nhiệm hữu hạn với Hội đồng thành viên góp vốn, Ban giám đốc và các phòng ban chức năng trực thuộc liên quan
2.2. Chính sách quản trị dịng tiền của Mercedes-Benz Việt Nam 2.2.1. Quản trị dòng tiền thu:
Hầu như toàn bộ các khoản tiền thu được là từ hoạt động bán hàng của công ty. Phần lớn các khoản thu tiền được thực hiện qua hệ thống ngân hàng để hạn chế sai sót trong kiểm đếm và các hành động biển thủ khác. Các khoản thu tiền mặt khác phải được thu trực tiếp từ khách hàng, nhân viên công ty không được phép thu hộ và nộp
hộ. Tất cả các khoản thu đều phải có chứng từ hợp lệ theo hệ thống luật kế toán của Việt Nam.
Đối với các khoản phải thu, cơng ty đã xây dựng chính sách phải thu cho các
khoản mục doanh thu bán hàng. Chính sách thu tiền bán hàng phải đảm bảo mục tiêu tối thiểu hóa các khoản nợ kể cả trong hạn và nợ quá hạn. Để thực hiện điều này, kế
toán phải thu phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phát sinh, thời gian phát sinh và thời hạn thanh tốn. Chính sách của cơng ty cũng quy định việc gia hạn nợ, giãn nợ và các thủ tục, biện pháp đòi nợ liên quan.
2.2.2 Quản trị dòng tiền chi:
Các hoạt động chi tiền của công ty được thực hiện hầu hết bởi bộ phận tài chính kế tốn. Chỉ có những khoản chi giá trị nhỏ dưới 1,000,000 VND được thực hiện bởi một vài quỹ tiểu chi (pettycash) đặt tại một số phòng ban cơ bản để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khẩn cấp. Tuy nhiên các quỹ này đều được kiểm soát chặt chẽ và phải báo cáo kịp thời về bộ phận kế tốn để hạnh tóan sổ sách đầy đủ và kịp thời.
Công ty đã thiết lập những quy định chặt chẽ về quản lý tiền mặt như hạn mức thanh toán và các quy định bắt buộc đối với thanh tốn, quy trình, thủ tục và chứng từ yêu cầu khi thanh tốn. Chính sách chi tiền của công ty cũng quy định các yêu cầu phê
29
duyệt hồ sơ thanh toán, chữ ký điện tử và các trường hợp ủy quyền. Tất cả các khoản mục chi tiền phải đảm bảo đúng quy định, đầy đủ chứng từ hợp lệ và được ghi chép,
hạch toán rõ ràng
Các khoản tiền chi được kiểm soát chặt chẽ nhằm các mục tiêu sau:
- Hạn chế sai sót và che dấu thơng tin trong thực hiện: Công ty thực hiện hệ thống
đa kiểm sốt, khơng một giao dịch nào được thực hiện bởi một cá nhân duy nhất
- Thực hiện triệt để cơng tác phịng chống tham nhũng và hối lộ: việc chi trả tiền phải được thực hiện đến đúng người bán hàng, bằng hệ thống thanh toán qua
ngân hàng rất minh bạch, chỉ một vài khoản mục rất giới hạn các khoản chi
được phép chi bằng tiền mặt, trong các trường hợp khẩn cấp không thể thực
hiện qua hệ thống thanh toán của ngân hàng.
Cơng ty sử dụng mạng thanh tốn điện tử kết nối trực tiếp với hệ thống thanh toán của ngân hàng bằng một giao diện internet với các quy trình bảo mật cao.
Tất cả các khoản chi phải tuân thủ theo những quy trình rất chặt chẽ, với các loại giấy tờ được quy định kèm theo. Việc kiểm tra chứng từ, lập phiếu chi và phê
duyệt tuân thủ theo một trình tự thống nhất được phân quyền và nghĩa vụ cụ thể.
2.3 Thực trạng công tác quản trị dòng tiền tại Mercedes-Benz Việt Nam
Do đặc thù hoạt động của Công ty là sản xuất và cung cấp xe hơi cao cấp và có giá trị cao, nên lưu lượng tiền ra và vào của công ty là khá lớn và diễn ra hàng ngày. Cơng ty phải duy trì hệ thống kiểm sốt dịng ln chuyển tiền của công ty. Công việc này được thực hiện hàng ngày và được kiểm soát rất chặt chẽ.
Nhờ sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử, cơng ty có thể truy cập vào mạng internet để cập nhập những biến động tiền mặt của cơng ty nhanh chóng, giúp cơng ty có những điều chỉnh thích hợp. Tất cả các khoản thu chi đều được dự báo trước và được liên tục cập nhật. Hàng ngày, ngồi số tiền được dùng để thanh tốn trong ngày,
các khoản tiền nhàn rỗi được dùng để gởi tiết kiệm với những kỳ hạn rất linh hoạt như tiền gởi qua đêm, tiền gởi một tuần, hai tuần, một tháng, hai tháng…
30
Tuy vậy, hoạt động quản trị dịng tiền của cơng ty mới chỉ dừng lại ở mức kiểm soát và dự báo một cách đơn giản dựa trên các kế hoạch bán và mua hàng, cùng với các chiến lược kinh doanh. Công ty chưa đi sâu vào phân tích quy luật của dịng tiền, tính chu kỳ và các đặc tính liên quan của nó. Cơng tác điều chỉnh dịng tiền để tạo ra được một dịng tiền năng động, thích ứng với sự thay đổi của tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh chưa thực sự được chú trọng.
Việc lập kế hoạch dòng tiền trong dài hạn được thực hiện cho thời gian 3 năm và được điều chỉnh hàng tháng. Các yếu tố cơ bản để điều chỉnh dòng tiền bao gồm kế hoạch bán hàng, mua hàng, hạn mức bán hàng của đại lý, hạn mức tín dụng, kế hoạch
đầu tư, trả nợ, chi trả cổ tức…
Những hạn chế trong quản trị dòng tiền tại Mercedes-Benz Việt Nam:
Thực trạng trên cho thấy hoạt động quản trị dịng tiền tại cơng ty chưa được chú tâm đúng mức, cơng ty chưa xây dựng một quy trình thống nhất phục vụ cho cơng tác quản trị dịng tiền, cụ thể như sau:
- Trong công tác dự báo dịng tiền, cơng ty chưa xây dựng phương thức dự báo dịng tiền phù hợp, vì vậy chưa có các hạn mức rủi ro và mức dịng tiền mục tiêu. Công ty cũng chưa thiết lập đầy đủ các quy định liên quan để định hướng
cho hoạt động quản trị dòng tiền.
- Do đặc thù hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là phân khúc thị trường
xe cao cấp, không phải là các sản phẩm thiết yếu phục vụ đời sống, vì vậy dòng tiền phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố thị trường. Việc dự báo dịng tiền chưa tính đến sự thay đổi của các yếu tố môi trường như tỷ giá, lãi suất, lạm phát và tác động đa chiều của chúng đến chi phí, giá vốn và sự sẵn lòng chi tiêu của
khách hàng, từ đó tác động lên dịng tiền doanh nghiệp.
- Việc dự báo dòng tiền còn khá đơn giản, chưa tính đến các tình huống giả định của thị trường, vì vậy cơng ty dễ rơi vào lúng túng khi thị trường kinh doanh xe
31
có dấu hiệu sụt giảm hoặc trong trường hợp công ty muốn triển khai một sản phẩm mới hoặc các chiến lược quảng cáo đột phá.
- Việc dự báo dòng tiền trong tương lai cần phải dựa trên những phân tích và dự báo hợp lý, tuy nhiên không thể tránh khỏi những chênh lệch so với số thực tế phát sinh. Vì vậy, quản trị dịng tiền cần thiết phải chú trọng việc phân tích độ sai lệch giữa số dự báo và số thực tế để có những điều chỉnh tiếp theo. Thực tế cho thấy, công ty chưa chú trọng đến việc đánh giá cơng tác dự báo dịng tiền. - Hoạt động quản trị dòng tiền cần được thực hiện một cách thống nhất, xét trên
khía cạnh này thì cơng ty chưa quy định nhiệm vụ của từng bộ phận liên quan
đến hoạt động quản trị dịng tiền, chưa xây dựng bộ phận kiểm sốt hoạt động
quản trị dịng tiền, vì vậy việc quản trị dịng tiền cịn mang tính chủ quan và tự phát.
Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên:
Do đặc thù hoạt động của Mercedes-Benz Việt Nam là một cơng ty có vốn đầu tư nước ngồi chiếm đến 70% số vốn góp liên doanh nên phần lớn các hoạt động sản
xuất kinh doanh đều tuân theo những hướng dẫn chung của nhà đầu tư nước ngoài.
Điều này đã tạo nên tâm lý chủ quan trong quản trị rủi ro của công ty và cũng phụ
thuộc khá nhiều vào những quy định chung của tồn hệ thống. Bên cạnh đó, các quy
định và hướng dẫn của tập đoàn khá chung chung, áp dụng cho tất cả các công ty với
quy mô lớn nhỏ khác nhau và hoạt động ở nhiều thị trường khác nhau. Vì vậy, các quy
định chung của tập đồn khơng có tính cụ thể và khơng sâu sát với tình hình thị trường
tại Việt Nam, khơng sâu sát với đặc thù của Mercedes-Benz Việt Nam. Vì vậy, rất khó
để áp dụng nguyên bản những quy định chung này cho tất cả các nước. Trong khi đó,
tính biến thiên của dịng tiền lại phụ thuộc rất nhiều vào tình hình của từng thị trường cụ thể. Mercedes-Benz Việt Nam cần phải xây dựng riêng cho mình chính sách quản trị dịng tiền phù hợp, từ đó, đưa ra các mục tiêu chiến lược và các hướng dẫn liên
32
Sự cần thiết phải chú trọng đến hoạt động quản trị dòng tiền tại Mercedes-Benz Việt Nam
Thực tiễn cho thấy có những giai đoạn trong q khứ, dịng tiền của cơng ty dễ dàng rơi khó khăn, điển hình trong các trường hợp sau:
Sự gia tăng các khoản chi phí trong hoạt động của công ty:
- Khi bắt đầu triển khai các sản phẩm mới, công ty cần phải chi cho việc nghiên cứu thị trường, nhập dây chuyền sản xuất, huấn luyện đội ngũ công nhân sản
xuất, huấn luyện đội ngũ nhân viên bán hàng, sản xuất thử và ra mắt sản phẩm mới…
- Khi thay đổi chính sách bán hàng và thu tiền bán hàng hoặc hỗ trợ mạng lưới phân phối như cung cấp một điều khoản bán chịu chẳng hạn, dịng tiền thu của cơng ty sẽ bị thâm hụt trong suốt khoảng thời gian đầu tiên của khoản tín dụng cấp cho các đại lý.
- Khi thay đổi chiến lược sản xuất kinh doanh như mở rộng hoạt động sang kinh doanh xe nhập khẩu nguyên chiếc, công ty cần phải gia tăng chi phí cho việc nhập sản phẩm mẫu hay sản phẩm trưng bày, hoặc đơn giản hơn là gia tăng
lượng hàng tồn kho để có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Do đặc thù của công ty là nhập các linh kiện sản xuất và xe nguyên chiếc từ Đức, thời gian vận chuyển dài nên việc nhập hàng để dự trữ là điều rất quan trọng, vì vậy cơng ty cần tính đến các khoản tiền để thanh tốn lượng hàng nhập có giá trị cao này.
Sự sụt giảm các khoản thu trong hoạt động của công ty:
- Trong những giai đoạn mà tỷ giá hối đoái USD/VND biến động tăng, làm cho giá xe của Mercedes-Benz Việt Nam tính bằng VND trở nên đắt hơn dưới tác
động của tỷ giá, người tiêu dùng trở nên dè đặt hơn khi quyết định mua xe thì
33
- Khi có sự thay đổi từ các chính sách của nhà nước như tăng thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế đăng ký trước bạ xe, thì
doanh số bán hàng của cơng ty cũng có những tác động đáng kể.
- Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới và những tác động của nó đối với
nền kinh tế Việt Nam cũng gây nên những tác động tiêu cực đối với hoạt động bán hàng của công ty, làm sụt giảm dịng tiền thu của cơng ty.
Tóm lại, dịng tiền của cơng ty ln phải đối diện với những nguy cơ tiềm ẩn
của sự bất ổn. Sự chủ quan trong quản lý hoặc dự báo không chính xác và đầy đủ có
thể gây nên những nguy hại khôn lường cho doanh nghiệp. Trong những giai đoạn nhất
định, dịng tiền thu có thể khơng đủ để bù đắp các khoản chi và dẫn công ty đến những
khó khăn rất khó vượt qua được.
Trong bối cảnh cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, yêu cầu quản trị dòng tiền của Mercedes-Benz Việt Nam trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi các lý do sau:
- Việc bán hàng bị ảnh hưởng bởi sự suy thối kinh tế tồn cầu diễn ra tiếp theo sau cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ trên diện rộng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền vào của công ty.
- Công ty phải triển khai các chương trình hành động mới để thúc đẩy việc bán hàng, ra mắt các sản phẩm mới và cung cấp xe nhập khẩu nguyên chiếc.
- Tăng thời gian bán chịu cho đại lý để hỗ trợ hệ thống phân phối trong giai đoạn khủng hoảng toàn cầu
- Việc đáp ứng các khoản thiếu hụt vốn lưu động bị ảnh hưởng bởi sự sụp đổ của hàng loạt các ngân hàng lớn trên thế giới, buộc tất cả các ngân hàng phải tạm thời ngừng cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng mới hoặc xóa bỏ các hạn mức
đã cấp hoặc nhẹ hơn thì ngừng việc rút vốn trong hạn mức cho phép. Điều này
gây khó khăn cho cơng ty trong việc xin các hạn mức mới để bù đắp các thiếu