6. Những đóng góp mới của đề tài
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại NHNo&PTNT Việt Nam
3.2.2 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro tại Chi nhánh đã khá đầy đủ, tuy nhiên, việc nhận dạng rủi ro, đưa ra các giải pháp phản ứng với rủi ro cịn chung chung và khó tiếp cận đối với tồn thể nhân viên. Vì vậy, Chi nhánh cần tổ chức đào tạo cụ thể, bài bản về các loại rủi ro phát sinh trong hoạt động ngân hàng, cần đưa ra các ví dụ cụ thể, điển hình, dễ hiểu để các nhân viên nhìn nhận rủi ro ở các khía cạnh quen thuộc và dễ tiếp thu hơn. Thêm vào đó, Chi nhánh cũng cần phổ biến cho nhân viên tại các bộ phận về cách hạn chế và phòng ngừa rủi ro, về cách nhận biết các nguy cơ có thể xảy ra trong cơng việc hàng ngày dẫn đến rủi ro tránh tình trạng khi có sự việc phát sinh có khả năng xảy ra rủi ro các nhân viên thường lúng túng và khơng biết trình tự giải quyết. Đối với hoạt động tín dụng, bộ phận quản trị rủi ro cần làm rõ các loại rủi ro đặc biệt là rủi ro tín dụng trong hoạt động
Ngoài ra, bộ phận quản trị rủi ro cần đưa ra quy trình xử lý cụ thể khi rủi ro phát sinh. Từ đó, các cán bộ có thể vận dụng để xử lý rủi ro được hiệu quả.
Bộ phận quản trị rủi ro tại Chi nhánh nhận dạng rủi ro thường dựa vào các tài liệu liên quan, các rủi ro đã phát sinh rồi đi đến tổng kết. Vì vậy, Ban Giám đốc cần chỉ đạo bộ phận quản trị rủi ro sử dụng thêm nhiều phương pháp để nhận dang, phân tích rủi ro như: dựa vào tình hình thực tế tại Chi nhánh sẽ có khả năng gặp phải loại rủi ro nào cao hơn, phân tích dữ liệu hiện tại tại chi nhánh, dự báo tương lai,… Ví dụ: hiện nay, hoạt động chủ yếu của Chi nhánh là huy động tiền gửi, kinh doanh ngoại hối và cho vay. Vì vậy, Chi nhánh có thể gặp phải rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất. Tuy nhiên, việc huy động tiền gửi và kinh doanh ngoại hối Chi nhánh chủ yếu thực hiện theo các hướng dẫn về lãi suất, tỷ giá của Trụ sở chính nên các rủi ro về lãi suất và tỷ giá được hạn chế rất nhiều; chỉ có rủi ro tín dụng là có khả năng cao nhất. Vì vậy, bộ phận quản lý rủi ro tại Chi nhánh cần chú trọng vào loại rủi ro này. Đặc biệt, bộ phận quản trị rủi ro cần tích cực thu thập thơng tin từ các nhân viên trong Chi nhánh hoặc từ bên ngồi thơng qua việc tiếp xúc với họ để đánh giá và định lượng tác hại của rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Bộ phận quản trị rủi ro nên xây dựng biểu đồ rủi ro cho từng bộ phận, đồng thời xác định cụ thể mức độ rủi ro có thể chấp nhận được và khơng thể chấp nhận cho từng bộ phận. Việc xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho các nhân viên ý thức được những rủi ro có thể phát sinh liên quan đến cơng việc của mình. Bên cạnh đó, biểu đồ cũng giúp cho các nhà quản lý đánh giá công việc, năng lực của nhân viên, theo dõi và xác định mức rủi ro chính xác hơn.
3.2.3 Hồn thiện các hoạt động kiểm sốt
Phần mềm IPCAS đang được sử dụng cho toàn hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam đôi khi bị quá tải và nghẽn mạng do đường truyền chậm. Để hạn chế điều này, bộ phận điện toán tại Chi nhánh cần theo dõi thường xuyên, liên tục đường truyền để có thể sử
được thông suốt.
Ban Giám đốc cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng về những người được quyền và/hoặc ủy quyền phê duyệt toàn bộ hoặc một loại nghiệp vụ để nhân viên cấp dưới có thể dễ dàng trong việc trình ký hồ sơ. Ví dụ: khi phê duyệt hạn mức cho vay, việc phê duyệt hồ sơ có thể được phân cấp theo số tiền vay như sau:
Hạn mức tín dụng Cấp phê duyệt
Dưới 3 tỷ đồng Giám đốc phòng giao dịch
Từ 3 tỷ đến dưới 5 tỷ Phó giám đốc phụ trách phịng giao dịch
Từ 5 tỷ đến 20 tỷ Giám đốc Chi nhánh
Trên 20 tỷ Trình trung ương phê duyệt
Chi nhánh cũng cần phân bổ nguồn lực, tránh sự kiêm nhiệm chức vụ trong cơng việc. Ở các phịng giao dịch, cần phải sử dụng nhân sự hợp lý để khơng xảy ra tình trạng bị động về nhân sự nên khi có đơng khách hàng, một số cán bộ tín dụng cũng phải giao dịch khách hành như các nhân viên kế toán nên dễ dẫn đến sai sót do khơng nắm vững quy trình. Ngồi ra, khi các cán bộ tham gia vào các cuộc kiểm tra đột xuất đối với các phòng ban khác hoặc đi học, nghỉ phép sẽ dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự tạm thời. Ban giám đốc và các trưởng phịng cần có sự phân cơng nhân sự thay thế trong các trường hợp này, không để công việc bị ùn tắc, gián đoạn.
Ban giám đốc và các cấp quản lý của Chi nhánh cần yêu cầu các nhân viên xử lý nghiệp vụ và hồ sơ phải hết sức cẩn trọng, không mang thái độ ỷ lại vào bộ phận Hậu kiểm.
Ngoài ra, Chi nhánh cần thực hiện giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng khơng đúng mục đích. Có các biện pháp ngăn ngừa các nhà quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của doanh
Đối với việc thu thập thông tin
Các cán bộ ngân hàng phải tích cực trong việc thu thập thơng tin và khai thác có hiệu quả các nguồn thơng tin:
Thu thập thông tin về khách hàng:
+ Thơng tin tài chính: Để thu thập được thơng tin tài chính, các nhân viên ngân hàng cần nghiên cứu và phân tích báo cáo tài chính của khách hàng qua các năm; từ đó tổng hợp các thơng tin và đánh giá tình hình tài chính của khách hàng. Để tăng thêm tính tin cậy của các thơng tin trên báo cáo tài chính, ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng cung cấp các báo cáo tài chính đã được kiểm tốn. Bên cạnh đó, Chi nhánh cũng cần theo dõi và tổng hợp dòng tiền ra và vào tài khoản của khách hàng tại ngân hàng để xác định dịng tiền đó là từ đâu? Mục đích của các dịng tiền (thanh tốn xuất nhập khẩu, đầu tư, …)? Đối với các tài sản thế chấp, Chi nhánh cần phải thẩm định rõ ràng về nguồn gốc tài sản, khả năng sinh lời của tài sản, … tránh trường hợp tài sản bị tranh chấp và có nguồn gốc khơng rõ ràng.
+ Thơng tin phi tài chính: Thơng tin phi tài chính rất quan trọng đối với ngân hàng. Dựa vào các thông tin này, ngân hàng có thể đánh giá được chính xác hơn tình hình khách hàng của mình. Các thơng tin phi tài chính có thể được thu thập bằng rất nhiều kênh. Thơng qua thị trường và tình hình chung của ngành nghề trong nền kinh tế, ngân hàng có thể đốn biết được xu hướng sắp tới của các doanh nghiệp trong đó có khách hàng của mình. Ngồi ra, khi tiến hành thẩm định tại trụ sở làm việc, nơi sản xuất hàng hóa của khách hàng, cán bộ ngân hàng thơng qua việc trị chuyện với các nhân viên và tìm hiểu về quy trình làm việc của các bộ phận có thể đánh giá được mơi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp cũng như khả năng quản lý, điều hành của khách hàng. Từ các đối tác của khách hàng, ngân hàng cũng có thể thu thập được những thơng tin hữu ích. Đơi khi khách hàng kinh doanh thua lỗ hoặc cạnh tranh không lành mạnh nhưng lại
mà khách hàng đã và đang giao dịch, thông qua các cơ quan quản lý như cơ quan thuế,…
Thu thập thông tin về thị trường: các cán bộ cần thường xuyên cập nhật thông tin về ngành nghề mà khách hàng kinh doanh thơng qua việc tìm hiểu các chính sách về giá cả, hạn mức nhập khẩu, tình hình thời tiết, tình hình chung của nền kinh tế để có được những thơng tin chính xác. Ví dụ: Chi nhánh cho khách hàng vay để đầu tư vào nghề nuôi tôm. Do ảnh hưởng của bão lũ làm cho tôm chết, không thể thu hoạch hoặc do ảnh hưởng của chính sách tại nước nhập khẩu làm cho mặt hàng tôm không thể xuất khẩu. Các cán bộ ngân hàng cần nắm bắt được các thông tin này để cùng khách hàng tìm ra phương án tốt nhất cho tình hình kinh doanh để ngân hàng có thể thu hồi lại vốn.
Đối với việc tiếp nhận thông tin
Chi nhánh cần nâng cao hiệu quả của hệ thống đường dây nóng. Bởi lẽ, hoạt động ngân hàng ln chứa đựng rất nhiều rủi ro. Vì vậy, việc phát hiện ra những sự việc bất thường và báo cáo gấp thông qua đường dây nóng là hết sức cần thiết. Ngoài ra, hệ thống đường dây nóng khơng chỉ để tiếp nhận những phản hồi từ phía nội bộ mà cịn tiếp nhận cả thông tin từ các đối tượng bên ngoài như: khách hàng, các chi nhánh khác, … nên đường dây nóng càng đóng vai trị quan trọng trong công tác thông tin và truyền thơng.
Bộ phận điện tốn cần theo dõi hoạt động của hệ thống phần mềm IPCAS một cách tỉ mỉ và thường xuyên, từ đó, rút ra được những lỗi thường gặp để tìm cách xử lý. Đối với những lỗi không thể xử lý được ở Chi nhánh, bộ phận điện toán cần chủ động liên hệ trợ giúp từ trung tâm công nghệ thông tin Trụ sở chính. Ngồi ra, Chi nhánh cũng cần có những ý kiến để trung tâm cơng nghệ thơng tin ngày càng hồn thiện về hệ thống phần mềm cũng như về mảng tiền lương trên IPCAS.
lý thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh.Mọi phát hiện về khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được kịp thời báo cho các cấp quản lý để có phương hướng xử lý phù hợp.
Ban quản lý Chi nhánh cần làm cho nhân viên hiểu được tầm quan trọng của hoạt động giám sát và phải thường xuyên, liên tục thực hiện giám sát, tự kiểm tra, không đùn đẩy trách nhiệm giám sát, theo dõi cho các cấp quản lý.
Đối với các giao dịch nhỏ, nằm trong hạn mức của nhân viên khơng cần có sự phê duyệt, các cấp quản lý phải trường xuyên rà soát lại những hồ sơ này trước khi đóng chứng từ lưu kho nhằm tránh hiện tượng gian lận và sai sót.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Đối với Chính phủ
Thúc đẩy q trình cơ cấu lại nền kinh tế, tập trung củng cố hoạt động đầu tư, phát triển hệ thống tài chính, hệ thống ngân hàng.
Nâng cao tính minh bạch thơng tin của các tổ chức tín dụng.
Nâng cao tính độc lập cũng như tăng cường quyền hạn quản lý nhà nước về hoạt động tiền tệ cho Ngân hàng Nhà nước.
3.3.2 Đối với Ngân hàng Nhà nƣớc
Hoàn thiện môi trường pháp lý đối với các hoạt động ngân hàng: tiếp tục ban hành các quy chế và chỉ đạo các ngân hàng hồn thiện mơ hình tổ chức và hoạt động phù hợp với thông lệ quốc tế; thực hiện quyết liệt, đồng bộ, có hiệu quả các giải pháp điều hành chính sách tiền tệ và hoạt động ngân hàng, …
nước về lãi suất huy động và cho vay, kịp thời phát hiện các sai phạm để có biện pháp xử lý kịp thời.
Ngân hàng Nhà nước cần phối hợp với các cơ quan liên quan để tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức để nâng cao năng lực đánh giá, đo lường phân tích, kiểm sốt rủi ro cho các ngân hàng.
Ngân hàng Nhà nước tiếp tục thực hiện cơ cấu lại hệ thống Ngân hàng Thương mại, kiên quyết xử lý các ngân hàng yếu kém, gây thất thoát cho nền kinh tế. Tiếp tục khuyến khích các Ngân hàng có quy mơ nhỏ hợp nhất, sáp nhập với các Ngân hàng có quy mơ lớn, có sức cạnh tranh cao để tạo ra hiệu quả hoạt động cho toàn ngành.
3.3.1 Đối với NHNo&PTNT Việt Nam
Nâng cao chất lượng công tác thanh tra, giám sát, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các Chi nhánh. Hiện nay, công tác thanh tra của Trụ sở chính đối với các Chi nhánh chưa thật sự đạt hiệu quả, có nhiều sai phạm chưa được phát hiện và xử lý kịp thời. Vì vậy, việc đào tạo nhân lực thanh tra giám sát am hiểu sâu về quản trị rủi ro, hồn thiện khn khổ thể chế và hạ tầng cơ sở hỗ trợ hoạt động giám sát, xây dựng các quy đinh rõ ràng cho các Chi nhánh là những hành động cần thiết của NHNo&PTNT Việt Nam để nâng cao cơng tác thanh tra, giám sát.
Hồn thiện các quy trình nghiệp vụ để các Chi nhánh có thể chủ động trong việc giải quyết các tình huống phát sinh. Khi có các sự kiện bất thường xảy ra, Chi nhánh thường phải liên hệ với Trụ sở chính nhờ sự trợ giúp mất rất nhiều thời gian dẫn đến việc xử lý không kịp thời. Để có thể hạn chế điều này, NHNo&PTNT Việt Nam cần hồn thiện các quy trình, đồng thời thống kê các sự kiện xảy ra tại các Chi nhánh và ban hành thành các cẩm nang nghề nghiệp để các Chi nhánh có thể chủ đơng hơn trong việc xử lý các sự kiện bất thường.
của thị trường, quản trị và điều hành cần thiết kế theo nguyên tắc trách nhiệm gắn liền với quyền hạn. Các chế độ, quy chế cần phải được xây dựng trên cơ sở luật định, tránh tình trạng áp đặt theo lối cục bộ.
+ Cơ cấu hợp lý lại các Chi nhánh trong toàn hệ thống: những Chi nhánh hoạt động không hiệu quả cần phải được giám sát, kiểm tra thường xuyên, đồng thời khuyến khích các Chi nhánh trên cùng địa bàn quận, huyện hợp nhất, sáp nhập để tránh sự cồng kềnh của hệ thống các Chi nhánh trên toàn quốc.
3.3.2 Đối với NHNo&PTNT Việt Nam Chi nhánh Tân Bình
Chi nhánh nên chủ động xây dựng ban kiểm tốn nội bộ phù hợp với quy mơ hoạt động của mình để phục vụ tốt hơn cho cơng tác giám sát hoạt động kiểm sốt. Bởi lẽ, hoạt động kiểm toán nội bộ giúp cho Chi nhánh cải thiện được việc quản lý rủi ro cũng như hệ thống kiểm sốt thơng qua việc nhận dạng và đánh giá những rủi ro đã được phát hiện vì tốn nội bộ sẽ giám sát và đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống quản lý rủi ro tại Chi nhánh. Tuy nhiên, tại Chi nhánh hiện nay chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ mà chủ yếu phụ thuộc vào các đợt kiểm toán nội bộ tại Trụ sở chính.
Hiện nay, Chi nhánh thực hiện chấm công theo phương pháp thủ công nên gây nhiều khó khăn cho bộ phận nhân sự. Vì vậy, Chi nhánh nên thực hiện việc chấm công tự động thông qua thẻ chấm cơng hàng ngày hoặc Chi nhánh có thể kiến nghị với Trụ sở chính về việc cài chương trình chấm cơng tự động trên IPCAS. Điều này sẽ giúp cho bộ phận nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn trong công tác quản lý nhân sự.
Chi nhánh nên kết hợp với các phân viện đào tạo của NHNo&PTNT Việt Nam tổ chức các lớp đào tạo ngay tại Chi nhánh dành cho toàn thể nhân viên vào một số buổi sáng các ngày thứ 7 trong tuần (vì sáng thứ 7 Chi nhánh thường tổ chức các hoạt động dành cho nhân viên) như: đào tạo về quản trị rủi ro, về quy trình nghiệp vụ mới, … Điều này giúp hạn chế việc các nhân viên phải đi xa để tham gia các lớp đào tạo tập trung, vừa giúp cho toàn thể nhân viên đều có thể được học trực tiếp từ giảng viên giảng dạy
nhanh hơn và đầy đủ hơn.
Chi nhánh cần tạo lập các kênh thông tin đáng tin cậy giữa ngân hàng và khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chi nhánh cần yêu cầu các doanh nghiệp kiểm toán báo cáo tài chính, cơng khai thơng tin với các cơ quan quản lý; từ đó, thực hiện xếp hạng