5. Kết cấu luận văn
3.2 CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ ĐỐI VỚI MB
3.2.5 Nâng cao hiệu quả của thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động trong ngân hàng.
Hiệu quả của thông tin được thể hiện ở nội dung chất lượng thông tin cung cấp trong ngân hàng là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện, điều này sẽ giúp cho mọi cấp của ngân hàng có thể đạt được mục tiêu kiểm sốt khác nhau. Biện pháp ngân hàng có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả của thông tin bằng cách: khai thác, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hiện đại. Để đạt được điều này Ban lãnh đạo ngân hàng nên phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin của ngân hàng thực hiện nâng cấp hệ thống cổng thông tin nội bộ của ngân hàng để có thể hệ thống hóa danh mục văn bản nội bộ hiện còn hiệu lực áp dụng. Việc hệ thống hóa các văn bản tại ngân hàng sẽ giúp ngân hàng giảm thiểu được rủi ro nhân viên thực hiện nghiệp vụ sai so với quy định hiện hành có thể dẫn đến rủi ro hoạt động cho ngân hàng, đồng thời điều này sẽ giúp hỗ trợ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt đối với nghiệp vụ đã thực hiện cũng dễ dàng hơn.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trị của truyền đạt thơng tin. Hiệu quả của việc truyền đạt thông tin được thể hiện ở khía cạnh:
- Mọi thành viên của ngân hàng hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong ngân hàng.
- Các thông tin từ bên ngoài (KH, nhà cung cấp,…) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách đầy đủ, nhờ đó ngân hàng mới có thể có những phản ứng kịp thời khi có vần đề xảy ra. Các thơng tin cho bên ngồi (nhà nước, khách hàng, cổ đơng,…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Biện pháp để truyền đạt thơng tin có hiệu quả nhất ngân hàng có thể áp dụng bằng cách:
- Tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ: ngồi các thơng tin được cung cấp trên cổng thông tin nội bộ ngân hàng, bản tin nội bộ ngân hàng, từng chi nhánh trong ngân hàng cần tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về các vấn đề liên quan đến tình hình hoạt động của ngân hàng đặc biệt là về các cảnh báo rủi ro hoạt động đã diễn ra liên tục trong thời gian gần đây. Điều này sẽ khắc phục được hạn chế các thông tin liên quan đến cảnh báo rủi ro đã xảy ra trong ngân hàng cũng như tại các ngân hàng bạn chủ yếu được phổ biến tại các cán bộ cấp cao điều này đã làm giảm đi khả năng phòng ngừa rủi ro từ cấp thấp nhất là nhân viên trực tiếp tác nghiệp. Việc thông tin cảnh báo rủi ro và các biện pháp xử lý các trường hợp vi phạm sẽ có lợi ích trong việc răn đe ngay từ ban đầu đối với mỗi cán bộ nhân viên khi thực hiện các nghiệp vụ.
Ngồi ra mơ hình tổ chức và hoạt động của MB được triển khai theo hướng hiện đại, quản lý và phát triển theo trục dọc, với mơ hình này MB tập trung cho các
lý tập trung theo các khối xuyên suốt từ Hội sở đến các chi nhánh, phòng giao dịch. Tuy nhiên để tăng cường năng lực kiểm soát rủi ro hoạt động theo trục dọc, từng khối phải có các văn bản hướng dẫn cụ thể cho các đơn vị trục dọc về biện pháp phòng ngừa rủi ro trong từng giai đoạn, đặc biệt là Khối vận hành có các đơn vị trực thuộc là chốt chặn kiểm soát rủi ro hoạt động trong ngân hàng.
Luận văn đề xuất ngoài các quy định của MB theo từng sản phẩm, Khối Vận hành cần đưa ra hướng dẫn cho các đơn vị trục dọc cần thực hiện theo từng cảnh báo rủi ro nhằm kiểm soát tốt rủi ro trong hoạt động ngân hàng như sau:
Nội dung cảnh báo Hƣớng dẫn thực hiện
1. Tăng cƣờng kiểm soát rủi ro đạo đức trong hoạt động ngân hàng
Phòng ngừa việc nhân viên ngân hàng lập hồ sơ khống, giả chữ ký của khách hàng, làm chứng từ giả, sổ tiết kiệm giả, bộ chứng từ giả, bảo lãnh giả,… để rút ruột ngân hàng
Bộ phận hỗ trợ tín dụng:
- Đối với hồ sơ vay vốn của khách hàng cá nhân: chỉ thực hiện giải ngân khi khách hàng vay trực tiếp đến ngân hàng ký hợp đồng tín dụng, khế ước nhận nợ trước sự chứng kiến của nhân viên hỗ trợ.
- Thực hiện kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo danh mục hồ sơ của từng sản phẩm.
- Kiểm soát chặt chẽ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn của khách hàng, đảm bảo việc rút vốn đúng mục đích, phù hợp với nội dung phê duyệt và phương án vay vốn, tuân thủ theo quy định của ngân hàng và pháp luật.
- Phát hiện và báo cáo kịp thời tới Ban lãnh đạo chi nhánh các trường hồ sơ khống, giả chữ ký
khách hàng, sửa đổi hồ sơ vay vốn của khách hàng, làm chứng từ giả, sổ tiết kiệm giả, bảo lãnh giả.
Bộ phận hành chính, văn thƣ:
- Chỉ thực hiện đóng dấu cho các trường hợp hồ sơ, giấy tờ do chính người của các đơn vị thuộc ngân hàng mang đến (đăng ký mở tài khoản, ủy nhiệm chi, sổ phụ,…) những trường hợp khác khơng giải quyết.
- Khơng thực hiện đóng dấu treo trước, đặc biệt là trên sổ tiết kiệm, giấy tờ có giá, các loại văn kiện, hợp đồng, bảo lãnh,…
- Kiểm tra chữ ký của cấp có thẩm quyền trên văn bản khi được chuyển đến đóng dấu, đảm bảo chữ ký đã được đăng ký và lưu giữ tại văn thư. Trường hợp phát hiện chữ ký của người ký ban hành văn bản không đúng mẫu, thiếu nét, không đúng nhiệm vụ được, văn thư trả lại theo quy định.
Phòng dịch vụ khách hàng – Công tác liên quan đến tài khoản
- Trường hợp rút tiền, chữ ký người lĩnh tiền trên chứng từ lĩnh phải khớp với người lĩnh tiền trên bảng kê chi, thông tin trên chứng từ phải khớp với thông tin trên chứng minh thư/hộ
dịch (đối với tổ chức) giao dịch viên phải liên hệ với chủ tài khoản và kế tốn trưởng (nếu có) để xác minh trước khi thực hiện giao dịch.
Phịng ngừa việc nhân lợi dụng sơ hở trong cơng tác kiểm quỹ để lấy trộm tiền
Phịng dịch vụ khách hàng – Cơng tác an toàn kho quỹ
- Ban quản lý kho tại chi nhánh thực hiện đóng mở đầu ngày, trong ngày và cuối ngày theo đúng quy định.
- Tiền trên đường vận chuyển phải được bảo quản trong két/thùng tơn có khóa và niêm phong, kẹp chì, trên số hịm, số bao có chữ ký của các thành viên dưới sự giám sát của trưởng quỹ/kiểm soát viên/người được ủy quyền.
- Giao dịch viên, kiểm ngân thực hiện sơ kiểm và cất giữ tiền, tài sản quý buổi trưa theo quy định khi hết giờ giao dịch buổi sáng.
Phòng dịch vụ khách hàng – Công tác liên quan đến thu chi tiền mặt.
- Giao dịch viên nghiêm túc thực hiện theo quy định thu – chi tiền mặt cho khách hàng.
- Trường hợp đưa tiền ra ngoài để đổi cho khách hàng phải có chứng từ đầy đủ.
- Giao dịch viên chỉ được thực hiện thu chi trong hạn mức quy định tại quầy giao dịch. Các giao dịch vượt hạn mức phải được thực hiện chuyển
về quỹ chính hoặc thực hiện tại quầy giao dịch có sự hỗ trợ của quỹ chính.
- Chấm đối chiếu chứng từ cuối ngày phải được thực hiện theo đúng quy định.
2. Tăng cƣờng quản lý Tài sản đảm bảo
Phòng ngừa việc thực hiện cho khách hàng mượn/xuất TSĐB nhưng không quản lý được mục đích sử dụng của khách hàng dẫn đến khách hàng làm giả, thế chấp tại tổ chức tín dụng khác trong thời gian mượn.
Bộ phận Hỗ trợ
- Chỉ được mượn, xuất hồ sơ gốc TSĐB khi có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Khơng được để khách hàng tự mang hồ sơ đi làm thủ tục công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm.
- Các trường hợp khách hàng cần mượn hồ sơ gốc TSĐB, nhân viên hỗ trợ phải thực hiện giám sát quá trình khách hàng mượn hồ sơ ra khỏi kho và giao trực tiếp cho các cơ quan chức năng liên quan theo đúng nội dung phê duyệt cho mượn của Ban lãnh đạo.
- Việc xuất, nhập, mượn, gửi kho, giải tỏa TSĐB phải đảm bảo tn thủ theo đúng quy trình, phải có Biên bản bàn giao, đảm bảo thực hiện bàn giao đúng đối tượng và giám sát quy trình mượn, hồn trả theo đúng thời gian cam kết.
Phòng dịch vụ khách hàng – Bộ phận kho quỹ
sơ TSĐB có ký nhận và niêm phong đầy đủ, vào sổ theo dõi hồ sơ TSĐB.
- Trường hợp mượn TSĐB: Trưởng quỹ phải căn cứ trên giấy đề nghị/ tờ trình mượn hồ sơ TSĐB đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và xuất kho. Yêu cầu nhân viên hỗ trợ ký nhận vào sổ mượn TSĐB. Trưởng quỹ phải theo dõi đến ngày hết hạn mượn, yêu cầu nhân viên đã mượn trả lại TSĐB để nhập kho theo đúng nội dung đã được phê duyệt.
3. Tập trung đánh giá khách hàng và nhận diện rủi ro đối với hoạt động bảo lãnh
Phòng ngừa việc khách hàng làm hồ sơ giả để lừa ngân hàng, lập thư bảo lãnh khống, cấu kết với nhân viên ngân hàng để lập chứng thư bảo lãnh giả thực hiện các giao dịch kinh tế.
Bộ phận hỗ trợ
- Việc giải ngân/phát hành bảo lãnh phải tuân thủ đúng các quy định liên quan đến hoạt động cho vay/bảo lãnh.
- Không thực hiện giải ngân/bảo lãnh đối với các trường hợp khơng có phương án, khơng có hồ sơ.
- Đối với cho vay kiểm soát chặt chẽ hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng vốn của khách hàng, đảm bảo việc rút vốn đúng mục đích, phù hợp với nội dung phê duyệt và phương án vay vốn, tuân thủ theo quy định của ngân hàng và pháp luật.
liệu, ký quỹ, thu phí và quản lý đầy đủ đối với các bảo lãnh trước khi phát hành cho khách hàng. Chấm thu phí và sao kê hàng ngày/hàng tháng.
Bộ phận văn thƣ
- Đối với cơng tác đóng dấu trên thư bảo lãnh, chỉ thực hiện đóng dấu khi trên bảo lãnh có chữ ký của cấp có thẩm quyền, đồng thời kiểm tra chữ ký của cấp có thẩm quyền trên văn bản khi được chuyển đến đóng dấu, đảm bảo chữ ký đã được đăng ký và lưu giữ tại văn thư. Trường hợp phát hiện chữ ký của người ký không đúng mẫu, thiếu nét, không đúng nhiệm vụ được, văn thư trả lại theo quy định.
- Thực hiện theo dõi đối với các văn bản bảo lãnh đã đóng dấu.