1.2 .Tính tất yếu khách quan tổ chức hạch toán kế toán
1.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán
1.3.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý trong từng ngành, từng đơn vị, từng thành phần kinh tế... hệ thống báo cáo kế tốn có thể bao gồm số lượng bảng khác nhau và kết cấu các bảng khác nhau nhưng phải bao gồm hai phân hệ:
- Phân hệ tổng hợp - cân đối tổng thể về đối tượng hạch toán kế toán: Cân đối giữa tài sản và nguồn vốn (Bảng CĐKT); cân đối giữa thu chi và kết quả lãi hoặc lỗ (Báo cáo kết quả kinh doanh); cân đối giữa các luồng tiền vào ra của doanh nghiệp (Báo cáo LCTT).
- Phân hệ tổng hợp - cân đối bộ phận phù hợp với đối tượng hạch toán kế toán như tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, tình hình thanh tốn, chi phí sản xuất...
Có thể phân loại hệ thống báo cáo kế toán theo các tiêu thức sau: - Theo nội dung kinh tế hay tính khái quát:
+ Bảng tổng hợp cân đối (tổng thể); + Bảng tổng hợp bộ phận (từng phần);
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
- Theo phân cấp quản lý hay quy hoạch thông tin: + Bảng (biểu) báo cáo cấp trên;
+ Bảng (biểu) nội bộ;
Bảng tổng hợp cân đối chung cần báo cáo lên cấp trên, bảng tổng hợp cân đối bộ phận phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, theo chế độ hiện hành, báo cáo tài chính bao gồm: Bảng CĐKT, báo cáo kết quả kinh hoạt động kinh doanh, báo cáo LCTT và Thuyết minh Báo cáo Tài chính.
- Theo trình độ tiêu chuẩn hóa hay tính chất nghiệp vụ:
+ Bảng tiêu chuẩn: Quy định thống nhất về nội dung, kết cấu, thời hạn lập và nộp… và dùng chung cho tất cả các ngành, các thành phần kinh tế. Thông thường các Bảng (biểu) báo cáo cấp trên hoặc dùng cho bên ngồi được tiêu chuẩn hố.
+ Bảng biểu chuyên dùng: Là bảng dùng riêng trong phạm vi từng ngành, từng thành phần kinh tế… và thường là các bảng (biểu) nội bộ.
- Theo kết cấu:
+ Bảng kết cấu 2 bên: Phản ánh cân đối tất yếu giữa hai mặt vốn với nguồn, thu với chi và kết quả lãi lỗ, công nợ và khả năng thanh tốn…Ngồi cân đối chung, bảng này còn cân đối từng bộ phận.
+ Bảng kết cấu 1 bên: thường là các bảng cân đối giữa các xu hướng biến động. Bảng cân đối kế toán (Bảng CĐKT):
Bảng CĐKT là bảng tổng hợp - cân đối tổng thể phản ánh tổng hợp tình hình vốn kinh doanh của đơn vị cả về tài sản và nguồn vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của một kỳ báo cáo.
Bảng CĐKT là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của một kỳ báo cáo.
Đây là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và triển vọng kinh tế tài chính của đơn vị.
Thực chất đây là bảng cân đối giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản của đơn vị được lập cuối kỳ. Bảng có thể được kết cấu theo kiểu một bên hoặc kiểu hai bên. Dù được
kết cấu theo cách nào, Bảng cũng bao gồm hai phần: Tài sản phản ánh vốn theo hình thái tài sản và nguồn vốn phản ánh hình thái các loại vốn - nguồn của tài sản.
Tài sản thường được sắp xếp theo tính luân chuyển của tài sản gồm: Tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn. Số liệu bên tài sản phản ánh tài sản và kết cấu tài sản của doanh nghiệp hiện có ở thời kỳ lập báo cáo, tại các khâu của quá trình kinh doanh. Qua đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của đơn vị.
Nguồn vốn có thể được chia thành nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay nợ hoặc ngược lại. Số liệu bên nguồn vốn phản ánh các nguồn vốn được sử dụng trong kỳ kinh doanh. Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Số liệu trên nguồn vốn cũng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp với Nhà nước, với ngân hàng, với cấp trên, với khách hàng, với cán bộ nhân viên của đơn vị về tài sản đang sử dụng.
Để lập được bảng cân đối bộ phận, ngoài tài khoản tổng hợp còn căn cứ vào số liệu của tài khoản phân tích.
Trong mọi trường hợp giữa tài khoản và Bảng CĐKT có mối quan hệ chặt chẽ trong chu trình kế tốn:
- Đầu kỳ, căn cứ số liệu của Bảng CĐKT kỳ trước
- Trong kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trực tiếp vào tài khoản trên cơ sở các bản chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh đảm bảo nguyên tắc cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn.
- Cuối kỳ, số dư các tài khoản là căn cứ để lập Bảng CĐKT mới.
Theo chế độ kế toán hiện hành, các tài khoản loại 1 “Tài sản ngắn hạn” và tài khoản loại 2 “Tài sản dài hạn” là cơ sở để ghi bên Tài sản; các tài khoản loại 3 “ Nợ phải trả” và tài khoản loại 4 “ Nguồn vốn chủ sở hữu” là cơ sở để ghi bên Nguồn vốn của Bảng CĐKT.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Báo cáo KQHĐKD)
Quá trình kinh doanh là một trong những đối tượng quan trọng của hạch toán kế toán. Kết quả của giai đoạn trước được kết chuyển vào giai đoạn sau tạo thành một hệ thống các chỉ tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Kết quả chung của tất cả các giai đoạn kinh doanh được tính bằng kết quả cuối cùng biểu hiện thành quả tài chính của doanh nghiệp thơng qua chỉ tiêu thu nhập thuần tuý (lợi nhuận thuần).
Kết quả này được phân chia thành ba phần cơ bản: - Nộp ngân sách nhà nước;
- Trích lập các quỹ;
- Phân chia cho người lao động và các thành viên tham gia góp vốn vào đơn vị; Bảng cân đối thu, chi và kết quả có thể được thiết kế theo kiểu bảng dọc hoặc ngang. Nếu thiết kế theo kiểu bảng ngang sẽ cho ta thấy quan hệ cân đối giữa thu, chi và kết quả tài chính đã nêu vừa được thực hiện trên tổng số vừa thể hiện trên từng hoạt động cụ thể như hoạt động theo chức năng. Qua đó cho phép nhà quản lý thấy được cơ cấu thu nhập của doanh nghiệp, xem xét khả năng tạo lãi của từng hoạt động kinh doanh để từ đó đánh giá hiệu quả của từng hoạt động.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Báo cáo LCTT)
Bảng này có vai trị quan trọng trong việc cung cấp những số liệu liên quan đến sự vận động của tiền tệ và tình hình tiền tệ trong kỳ. Thơng tin từ bảng này cho phép các chủ đầu tư, nhà quản lý đơn vị biết được tình hình tiền tệ của đơn vị, những sự kiện, các cổ đông, những nghiệp vụ kinh tế gây ảnh hưởng đến tình hình đó để từ đó xem xét khả năng đáp ứng bằng tiền mặt cho các cơ hội kinh doanh mói phát sinh và ngồi dự kiến. Như vậy cân đối LCTT thực chất là một báo cáo cung cấp thông tin về những sự kiện và nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đến tình hình tiền tệ của một đơn vị.
Đầu kỳ tiền được lưu chuyển qua các mặt của hoạt động của đơn vị, quá trình lưu chuyển này của tiền tệ được kế toán theo dõi và phản ánh vào các tài khoản khơng là tiền tệ, đến cuối kỳ kế tốn, kế tốn sẽ phản ánh q trình LCTT đó và phản ánh lượng tiền có lúc cuối kỳ vào các tài khoản trên. Chênh lệch giữa các tài khoản tiền tệ cuối kỳ so với đầu kỳ phát sinh là do các quá trình lưu chuyển tiền qua các mặt hạch toán của đơn vị trong kỳ.
Như vậy qua báo cáo LCTT, người quan tâm sẽ biết được những hoạt động nào là hoạt động chủ yếu tạo ra tiền, tiền được sử dụng vào những mục đích gì và việc sử dụng
đó có hợp lý khơng… Để có những thơng tin trên, báo cáo LCTT thường được cấu trúc gồm 5 phần chính:
- Thu, chi tiền tệ từ hoạt động kinh doanh; - Thu, chi tiền tệ từ hoạt động đầu tư; - Thu, chi tiền tệ từ hoạt động tài chính; - Tiền đầu kỳ;
- Tiền cuối kỳ
CMKT số 21 ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Trưởng BTC quy định cụ thể về yêu cầu, cách thức trình bày báo cáo tài chính.
Thuyết minh báo cáo tài chính:
Thuyết minh BCTC là một bộ phận hợp thành hệ thống BCTC của đơn vị được lập để giải thích và bổ sung thơng tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, tình hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu, chi Ngân sách Nhà nước trong kỳ báo cáo mà các BCTC khác khơng thể trình bày rõ ràng và chi tiết được.
Thuyết minh BCTC trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết tốn, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá những biến động phát sinh khơng bình thường trong hoạt động của đơn vị, nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên.
Ngồi việc trình bày đầy đủ các chỉ tiêu theo nội dung đã quy định trong Thuyết minh BCTC, đơn vị có thể thuyết minh thêm những nội dung về sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản của Nhà nước tại đơn vị.
1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán:
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình được khối lượng cơng tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thơng tin kế tốn.
Bộ máy kế tốn trên góc độ tổ chức lao động kế tốn là tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng cơng tác kế tốn phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong
phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế tốn hoạt động có hiệu quả là do sự phân cơng, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế tốn theo tính chất khác nhau của khối lượng cơng tác kế tốn.
Khối lượng cơng tác kế tốn được phân chia thành ba giai đoạn và gắn liền với từng phần hành kế tốn, thực hiện thơng qua yếu tố con người được tổ chức thành bộ máy. Bởi vậy, cơ sở để tạo thành bộ máy kế toán là khối lượng cơng tác kế tốn cần thiết phải thực hiện và cơ cấu lao động kế tốn có ở đơn vị. Thơng thường cán bộ, nhân viên kế tốn đều có vị trí cơng tác theo sự phân cơng trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học. Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế tốn. Ngồi ra khi phân cơng lao động kế tốn trong bộ máy cịn cần phải tơn trọng các điều kiện có tính ngun tắc khác như ngun tắc bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chun mơn hố và hợp tác hố lao động...
Trong bộ máy kế toán, mỗi nhân viên phần hành và kế tốn tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng cơng tác kế tốn được giao.
Các kế tốn phần hành có thể chun mơn hố sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế tốn, kế tốn phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thơng tin kế tốn, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: Ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động ... lập báo cáo phần hành được giao. Các kế tốn phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế tốn tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành. Quan hệ giữa các lao động kế toán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp. Khơng phải quan hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo.
Kế tốn tổng hợp là một loại lao động kế toán mà chức năng nhiệm vụ cơ bản của nó là thực hiện cơng tác kế tốn cuối kỳ, có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất...
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế tốn có thể được thể hiện theo một trong ba cách tổ chức sau:
Một là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến
Nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế tốn phần hành khơng thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức này, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán đơn giản hơn, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ.
Hai là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu.
Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế tốn được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ máy kế toán phải đảm nhiệm thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế tốn...) thì cần phảI sử dụng mối liên hệ tham mưu trong chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng.
Ba là: Bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng.
Theo đó bộ máy kế toán được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ thường gọi là Ban, phịng kế tốn. Kế tốn trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thơng qua các trưởng ban (phịng) kế tốn. Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với các hai phương thức trên.
Trong tổ chức bộ máy kế toán vai trị của Kế tốn trưởng rất quan trọng. Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp để dành cho các chuyên gia kế tốn có trình độ chun mơn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực điều hành, tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị kế toán độc lập. Quyền hạn và trách nhiệm cũng như vị trí của kế tốn trưởng trong tổ chức kế toán được quy định rõ trong Luật Kế toán số 03/2003QH11 ngày
17/6/2003, Quốc hội nước Cộng hoà XHCN Việt Nam và Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn