Bƣớc 1: Đánh giá (Assessment)
Mục đích: đƣa ra đƣợc tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của toàn doanh nghiệp.
Cách thực hiện: sử dụng các phƣơng pháp đánh giá (phân tích SWOT) kết hợp với phỏng vấn tham khảo ý kiến của nhóm quản trị cao cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đạt tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi rõ ràng từ trƣớc thì bƣớc này có thể bỏ qua. Tuy nhiên, nếu các yếu tố trên dù đã có nhƣng chƣa rõ ràng dễ hiểu thì vẫn phải thực hiện phỏng vấn đội ngũ điều hành để làm rõ nội dung của nó.
Bƣớc 2: Chiến lƣợc (Strategy )
Sau khi doanh nghiệp đã xác định tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi của mình; bƣớc tiếp theo, doanh nghiệp sẽ xác định các chiến lƣợc để có thể thực hiện tầm nhìn, sứ mệnh đó. Chiến lƣợc của doanh nghiệp nên có điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Bƣớc 3: Mục tiêu chiến lƣợc (Objectives)
Để đạt đƣợc các chiến lƣợc trên, doanh nghiệp cần phải đạt đƣợc những mục tiêu gì? Trong quá trình đƣa ra mục tiêu, cần phải xem xét các mục tiêu này dƣới 4 tiêu chí: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, đào tạo và phát triển.
Thơng thƣờng, trong vịng một giờ các thành viên có thể thảo luận và đƣa ra khoảng trên dƣới 100 mục tiêu. Sau đó, dựa vào một số tiêu chí: có gắn kết với chiến lƣợc khơng, có độ ƣu tiên cao khơng... để rút gọn lại còn khoảng từ 10 - 15 mục tiêu tùy từng doanh nghiệp.
Bƣớc 4: Bản đồ chiến lƣợc (Strategy map)
Sau khi đã xác định đƣợc các mục tiêu, bƣớc tiếp theo cần thực hiện là xây dựng bản đồ chiến lƣợc. Bản đồ chiến lƣợc của các mục tiêu và thẻ điểm cân bằng của các thƣớc đo có thể giúp chiến lƣợc của tổ chức đƣợc thực hiện thành công bằng cách tân dụng mối quan hệ nhân quả nhằm minh họa cho những mối quan hệ giữa các mục tiêu và thƣớc đo trong cả bốn tiêu chí của thẻ điểm cân bằng.
Bƣớc 5: Các thƣớc đo thực hiện công việc (Performance measures)
Sau khi đã có mục tiêu chiến lƣợc, chúng ta cần có một cơng cụ để có thể đánh giá đƣợc quá trình thực hiện những mục tiêu đó. Đây có thể nói là một trong những bƣớc quan trọng và khó khăn nhất trong quá trình thực hiện thẻ điểm cân bằng. Đo lƣờng chính là cây cầu nối giữa chiến lƣợc của doanh nghiệp (yếu tố rất tổng quan trừu tƣợng) với những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp (yếu tố cụ thể thể rõ ràng). Để làm đƣợc điều đó, các thƣớc đo phải tuân thủ chặt chẽ yêu cầu smart: Specific (rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu); Measurable (Có thể đo lƣờng đƣợc); Attainable (Có thể đạt đƣợc); Realistic (Có tính hiện thực); Timely (Có thời gian rõ ràng). Bên cạnh đó, đo lƣờng là cầu nối giữa những yếu tố trừu tƣợng với những yếu tố cụ thể do đó bản thân đo lƣờng phải hết sức cụ thể. Nếu các đo lƣờng cịn tổng quan chung chung thì rất khó để nhân viên có thể hiểu và tìm đƣợc sự liên kết giữa các hoạt động thƣờng ngày của mình với chiến lƣợc chung của doanh nghiệp.
Bƣớc 6: Các sáng kiến, chƣơng trình hành động (Initiatives)
Đối với mỗi mục tiêu và thƣớc đo trong các tiêu chí của thẻ điểm cân bằng, chúng ta cần các chuơng trình hành động để có thể hồn thành chúng. Các số chƣơng trình hành động, sáng kiến này thƣờng có vai trị nhƣ một dự án và đuơng nhiên cũng có mục đích, thời điểm và ngân sách cụ thể dành cho nó. Trong quá trình thảo luận để đƣa ra các số chƣơng trình hành động, sáng kiến, doanh nghiệp có thể có hàng chục số chƣơng trình hành động, sáng kiến cần thực hiện, tuy nhiên cần phải cân bằng giữa mục đích, thời điểm và ngân sách của các số chƣơng trình hành động, sáng kiến đó để
lựa chọn những số chƣơng trình hành động, sáng kiến phù hợp nhất đối với doanh nghiệp
Bƣớc 7: Tự động hóa (Automation)
Trong quá trình xây dựng và phát triển thẻ điểm cân bằng, ta khơng thể theo dõi và kiểm sốt tiến độ thực hiện của toàn doanh nghiệp bằng tay mà mọi thứ nên đƣợc thực hiện một cách tự động hóa dựa trên các phần mềm chuyên biệt dành cho thẻ điểm cân bằng : từ thu thập dữ liệu, báo cáo đến kiểm tra, biểu đồ đánh giá...
Bƣớc 8: Triển khai thực hiện từ trên xuống dƣới (Cascade)
Sau 6 bƣớc đầu, ta đã hoàn thành thẻ điểm cân bằng mức doanh nghiệp. Bƣớc tiếp theo cần thực hiện là truyền tải nội dung trong thẻ điểm cân bằng mức doanh nghiệp xuống mọi nhân viên trong doanh nghiệp. Một số phuơng pháp có thể sử dụng để đạt đƣợc mục đích này: offline, mail, intranet, elearning, cẩm nang… Dựa trên các mục tiêu mức doanh nghiệp, các bộ phận sẽ đƣa ra đƣợc các mục tiêu, thƣớc đo, chỉ tiêu, sáng kiến/chƣơng trình hành động để xây dựng thẻ điểm cân bằng cho riêng bộ phận mình.
Sau khi đã hoàn thành thẻ điểm cân bằng mức bộ phận, từng cá nhân trong bộ phận sẽ tự xây dựng thẻ điểm cân bằng riêng cho các nhân mình. Ở bƣớc này, việc đƣa racác mục tiêu, thƣớc đo, chỉ tiêu sẽ đƣợc hƣớng theo mục tiêu của bộ phận và đƣợc sự nhất trí giữa trƣởng bộ phận và từng cá nhân.
Bƣớc 9: Đánh giá (Evaluation)
Thẻ điểm cân bằng không phải là dự án một lần. Khi môi trƣờng kinh doanh thay đổi, chiến lƣợc của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo, khi đó thẻ điểm cân bằng sẽ hỗ trợ việc thay đổi đƣợc diễn ra một cách xuyên suốt và bản thân những yếu tố cấu thành nên thẻ điểm cân bằng nhƣ mục tiêu, thƣớc đo, chỉ tiêu, thƣớc đo, chƣơng trình hành động/sáng kiến cũng sẽ thay đổi theo tuơng ứng. Do đó, bƣớc cuối cùng là đánh giá xem bản đồ chiến lƣợc, thẻ điểm cân bằng mới xây dựng cịn những thiếu sót
nào cần chỉnh sửa bổ sung hoặc thậm chí phải loại bỏ... để từ đó dần dần xây dựng