Quy trình kinh doanh nội bộ của Cơng ty bao gồm 4 quá trình cụ thể gồm: quy trình dự thầu (chu trình cải tiến), quy trình thi cơng dự án, quy trình thanh tốn ( chu trình hoạt động và quy trình an tồn, bảo trì – bảo hành (chu trình sau bán hàng) được thể hiện trong Phụ lục 02.
Quy trình dự thầu:
Khi cĩ thơng tin về dự án thi cơng, bộ phận dự thầu cĩ trách nhiệm tìm hiểu kỹ gĩi thầu bao gồm thơng tin về chủ đầu tư, các tiêu chuẩn kỹ thuật của dự án sắp dự thầu. Sau đĩ bộ phận dự thầu tập hợp thơng tin và lập thuyết minh về các biện pháp thi cơng báo cáo cho Ban giám đốc. Căn cứ vào điều kiện năng lực cơng ty, Ban giám đốc sẽ
chấp nhận hoặc khơng chấp nhận dự thầu. Nếu ban giám đốc chấp nhận dự thầu thì bộ phận dự thầu tiến hành lập hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực cơng ty, đồng thời bộ phận kỹ thuật phân tích nội dung chi tiết của gĩi thầu và biện pháp thi cơng cụ thể của dự án và chịu trách nhiệm lập giá trị dự thầu, chuyển cho bộ phận dự thầu tiến hành làm thủ tục gửi hồ sơ dự thầu đến khách hàng.
Quy trình thi cơng:
Sau khi trúng thầu hồ sơ kỹ thuật chuyển về phịng dự án, bộ phận QS (Quanity Surveyor) kiểm tra bảng khối lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của vật liệu, phạm vi cơng việc của từng gĩi thầu, sau đĩ liên hệ các thầu phụ thương lượng giá tốt nhất để ký kết hợp đồng và liên hệ trực tiếp ban chỉ huy cơng trình về nhu cầu thực tế phát sinh. Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm lên kế hoạch cung ứng vật tư, máy mĩc thiết bị và liên hệ trực tiếp với ban chỉ huy cơng trường để đáp ứng nhu cầu thực tế của cơng trình. Thơng tin về thầu phụ và nhà cung cấp phải được chuyển đến phịng kế tốn để kế tốn theo dõi, cập nhật cơng nợ một cách chính xác và nhanh chĩng.
Quy trình thanh tốn:
Thanh tốn với Chủ đầu tư: Căn cứ vào điều khoản thanh tốn trong hợp đồng
cũng như tiến độ thi cơng, kế tốn liên hệ với chủ đầu tư để nhận thanh tốn.
Thanh tốn với nhà cung cấp, thầu phụ:
- Đối với thầu phụ kế tốn cơng trình cĩ nhiệm vụ tập hợp hồ sơ khối lượng xác nhận khối lượng thực tế thi cơng tại cơng trình đã được bộ phận kỹ thuật, ban chỉ huy cơng trình xét duyệt. Sau đĩ kế tốn cơng trình chuyển các khối lượng phát sinh thực tế đến bộ phận QS kiểm tra xét duyệt trước khi chuyển cho kế tốn cơng nợ lập kế hoạch thanh tốn
- Đối với thanh tốn cho nhà cung cấp, sau khi kế tốn cơng trình tập hợp đầy đủ chứng từ cĩ trách nhiệm chuyển về kế tốn cơng nợ tại trụ sở chính để
tiến hành kiểm tra đối chiếu với đơn hàng được phịng thu mua chuyển xuống trước đĩ và lên kế hoạch thanh tốn.
- Quy trình thanh tốn cơng nợ cho thầu phụ hay nhà cung cấp đều bắt buộc phải được sự xét duyệt của giám đốc dự án.
Quy trình an tồn, bảo hành bảo trì:
Quy trình an tồn: Ban an tồn chịu trách nhiệm lên kế hoạch nhu cầu cung
cấp, cụ thể như việc phát đồ, dụng cụ bảo hộ lao động như kiếng bảo hộ, nĩn bảo hộ, giày, quần áo bảo hộ, các biển báo an tồn, thẻ ra vào cơng trình, hệ thống lưới bao che, giàn giáo và phụ trách mua bảo hiểm tai nạn cho cơng nhân, kỹ sư làm việc tại cơng trình. Chịu trách nhiệm trực tiếp và xuyên suốt về an ninh, an tồn lao động trong suốt thời gian thi cơng dự án.
Quy trình bảo trì: Bộ phận Bảo trì - bảo hành cĩ tổng cộng 20 nhân viên.
- Đối với cơng việc bảo trì: Trưởng bộ phận bảo trì-bảo hành cĩ trách nhiệm đối chiếu với hợp đồng bảo trì ký kết từ đĩ lên kế hoạch về khối lượng cơng việc và chi phí để tiến hành bảo trì cho khách hàng.
- Đối với cơng việc bảo hành: khi nhận được yêu cầu của khách hàng, Trưởng bộ phận bảo trì – bảo hành tiến hành xem xét các điều khoản và các khoản mục bảo hành trong hợp đồng lên kế hoạch về chi phí cũng như nhân lực để tiến hành bảo hành. Sau khi hồn thành việc bảo hành- bảo trì, cơng nhân thực hiện phải lập Biên bản nghiệm thu và được Chủ đầu tư ký duyệt các hạng mục đã thực hiện theo yêu cầu.
Hình 2.6: Quy trình kinh doanh của cơng ty
(Nguồn: Sổ tay Sonacons – 2013)
2.2.3.2 Đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình kinh doanh nội bộ hiện tại của doanh nghiệp
Cơng ty đánh giá thành quả hoạt động về phương diện quy trình kinh doanh nội bộ chủ yếu kiểm sốt chất lượng, tiến độ cơng trình và kiểm sốt chi phí vật tư hàng hĩa, khối lượng thi cơng của thầu phụ phát sinh và đưa ra quy trình kiểm sốt theo dõi tình hình sử dụng cơng cụ, dụng cụ và máy mĩc thiết bị sử dụng ở cơng trình.
Sau khi quyết tốn dự án, cơng ty tiến hành tìm hiểu và thu thập các ý kiến của khách hàng đánh giá về chất lượng các hạng mục thi cơng, máy mĩc thiết bị, sự an tồn,… đã đề cập trong phương diện khách hàng ở trên.
Hầu hết, các chỉ tiêu đều được khách hàng đánh giá tương đối tốt. Tuy nhiên, cũng cĩ một số ý kiến của khách hàng yêu cầu về việc cải tiến một số hạng mục và Cơng ty cũng đã ghi nhận đánh giá của khách hàng và tiến hành rà sốt các vấn đề bị đánh giá thấp. Từ đĩ thiết lập các biện pháp nhằm cải thiện những thiếu sĩt tồn tại trong quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ.
2.2.4 Phương diện học hỏi và phát triển: