CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KAIZEN VÀ KAIZEN COSTING
1.3 SO SÁNH HỆ THỐNG KAIZEN COSTING VỚI CÁC PHƯƠNG
1.3.3 Kaizen Costing và Chi phí định mức
1.3.3.1 Chi phí định mức (Standard costing)
Chi phí định mức là một phương pháp tính tốn chi phí mà đo lường hiệu suất hoặc một hoạt động bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, phân tích phương sai (độ lệch) và báo cáo phương sai để điều tra và có hành động thích hợp. Theo CIMA chi phí định mức là "'chi phí đơn vị theo kế hoạch của sản phẩm, thành phần hoặc dịch vụ sản xuất trong kỳ. Các chi phí định mức có thể được
41
xác định trên một số cơ sở. Tác dụng chính của chi phí giữa các ý kiến trong hoạt động đo lường, điều khiển, định giá cổ phiếu trong việc thiết lập giá bán. ". CIMA – (Chartered Institute of Management Accountants) – Hiệp hội kế tốn quản trị cơng chứng Anh Quốc
Phương pháp chi phí định mức nhằm mục đích cung cấp thơng tin chi phí liên quan đến việc kiểm sốt chi phí, cung cấp tiện lợi và nhanh gọn để tính chi phí sản xuất, chuẩn bị ngân sách kinh doanh, giá cả sả phẩm, và đo lường hiệu quả hoạt động của bộ phận quản lý.
Tuy nhiên một số học giả cho rằng phương pháp chi phí định mức khơng cịn phù hợp trong ngày nay, việc sử dụng nó, có khả năng gây ra các hành vi khơng phù hợp với mục tiêu chiến lược sản xuất mà các công ty cần phải đạt được để tồn tại và phát triển thịnh vượng trong môi trường kinh tế cạnh tranh khốc liệt, và họ đã gợi ý rằng các doanh nghiệp nên từ bỏ phương pháp này. Drury (2008) nói rằng tính hữu ích của chi phí định mức trong một môi trường kinh doanh hiện đại đã được đặt câu hỏi vì cấu trúc chi phí thay đổi, khơng thống nhất với phương pháp tiếp cận quản lý hiện đại, nó quá nhấn mạnh tầm quan trọng của lao động trực tiếp, và sự chậm trễ trong việc báo cáo phản hồi.
1.3.3.2 So sánh Kaizen Costing với Chi phí định mức
Đã có một số tác giả so sánh Chi phí định mức với Kaizen Costing để giảm chi phí. Các nghiên cứu cho thấy nhiều sự khác biệt giữa hệ thống Kaizen Costing và hệ thống Chi phí định mức. Monden (1995) giải thích sự khác biệt giữa một hệ thống Chi phí định mức và Kaizen Costing được trình bày trong bảng sau.
Bảng 1.2 : So sánh Kaizen Costing và Chi phí định mức
Tiêu chí Kaizen Costing Chi phí định mức
Khái niệm - Hệ thống giảm chi phí. - Hệ thống kiểm sốt chi phí.
Mục tiêu
- Mục tiêu của nó là cải tiến liên tục trong sản xuất hoặc để giảm chi phí thấp hơn so với chi phí định mức.
- Mục tiêu của nó là để ổn định điều kiện sản xuất khơng thay đổi.
42
Yêu cầu thực
hiện
- Phân tích chi phí liên quan đến việc khơng đúng mục tiêu Kaizen Costing và chi phí thực tế.
- Phân tích chi phí liên quan đến các khoản chi phí khơng đúng định mức và chi phí thực tế.
- Điều tra và đáp ứng khi các khoản chi phí mục tiêu khơng đạt được.
- Kiểm tra độ lệch chi phí khi các tiêu chuẩn khơng đạt được.
Thời gian thực hiện
- Đặt ra mục tiêu giảm chi phí mỗi tháng thơng qua hoạt động liên tục để đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm bớt khoảng cách giữa chi phí mục tiêu và chi phí thực tế.
- Các thủ tục của hệ thống chi phí định mức này được thiết lập một hoặc hai lần mỗi năm.
Mức độ hoạt động
- Tiến hành các hoạt động kaizen trong cả năm hoạt động
- Khơng có hoạt động đặc biệt nào được thực hiện để hồn thành chi phí.
Người thực hiện
- Người lao động là gần nhất để xử lý và biết rõ nhất.
- Các nhà quản lý và kỹ sư xây dựng tiêu chuẩn vì họ có chun mơn kỹ thuật.
43
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của luận văn, tác giả đã trình bày một số quan điểm của các nhà nghiên cứu trên thế giời về Hệ thống Kaizen Costing, thơng qua việc trình bày chi tiết các cách thực hiện để áp dụng hệ thống Kaizen Costing vào thực tế và các quan điểm so sánh hệ thống Kaizen Costing với các hệ thống chi phí khác như: Chi phí mục tiêu, Chi phí định mức. Với rất nhiều ưu điểm, thực tế cho thấy hệ thống Kaizen Costing đã được vận dụng thành công ở rất nhiều quốc gia và được xem là hệ thống rất phù hợp với các Cơng ty có quy mơ vốn nhỏ.
Từ những lý thuyết này, tác giả sẽ có cơ sở lý luận vững chắc về hệ thống Kaizen Costing làm nền tảng cho việc vận dụng hệ thống chi phí này vào thực tế Công ty, sẽ được tác giả trình bày trong Chương 3.
44
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Khoa Học Kỹ Thuật Và Sản Xuất Gốm Sứ Kim Trúc
Tên giao dịch: KIMTRUC CERAMICS CO.,LTD
Trụ sở Công ty: Lô IV, đường CN3, Khu Cơng Nghiệp Tân Bình, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: 08 381 52218 Fax: 08 381 52220
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty
Cơng ty TNHH Khoa Học Kỹ Thuật Và Sản Xuất Gốm Sứ Kim Trúc là công ty TNHH hai thành viên. Công ty được thành lập theo giấy phép số 307/GP/TLDN do UBND TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 03/02/1999.
Với tổng vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ ( Mười tỷ đồng). Công ty được sáng lập bởi bà Nguyễn Kim Trúc, hiện là giám đốc Công ty. Xuất thân là Một giảng viên ngành cơng nghệ hóa của Trường Đại Học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh, khi sang pháp công tác Bà đã thấy được cơ hội phát triển mặt hàng sản xuất gốm sứ từ thị trường này. Với trình độ chun mơn cao cùng với tiềm năng từ lĩnh vực này, Bà đã thành lập nên Công ty, trải qua hơn mười lăm năm xây dựng và phát triển. Công ty đã trở thành một trong những nhà cung cấp lớn và quan trọng với các khách hàng tại thị trường Pháp, khơng những thế cịn phát triển sang thị trường các nước khác như : Anh, Nhật, Hà Lan, Tây Ban Nha.
Năm 2008 Công ty đã vinh dự nhận được chứng chỉ bằng sáng chế “Bi thuỷ tinh có tượng sứ bên trong” do Bộ Khoa Học – Công Nghệ cấp.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
45
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty 2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt động hàng
ngày của Công ty theo kế hoạch. Có trách nhiệm quản lý, lãnh đạo trực tiếp bộ máy quản lý của tồn Cơng ty.
- Phó giám đốc: Là những người giúp Giám đốc trong các lĩnh vực sản xuất
kinh doanh, quản lý nhân sự,…Phó giám đốc sản xuất thì thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng và các cơng tác có liên quan đến sản xuất để xử lý. Phó giám đốc nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng, đào tạo và các chế độ cho người lao động. Giám đốc Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc nhân sự Phịng Kế tốn Phòng Kế
hoạch sản xuất Phòng Vật tư
Phòng Tổ chức lao động Tổ Cơ điện Phòng Mẫu Phòng Màu Phòng Sản xuất decal Phòng Kỹ thuật Tổ Lò nung Tổ Kiểm hàng Các Phân xưởng sản xuất
Phân xưởng tạo Khn hình sản
phẩm
Phân xưởng tạo Phơi sản phẩm
Phân xưởng Tơ màu
46
- Phịng Kế tốn: có chức năng thực hiện và tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế tốn, huy động vốn, các chế độ chính sách về tài chính theo quy định của nhà nước cũng như quy định của Cơng ty.
- Phịng Kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch
thực hiện, theo dõi tiến độ sản xuất của các bộ phận để đảm bảo thời gian giao hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tuyển dụng, đào tạo nguồn lao
động theo yêu cầu của sản xuất. Đồng thời chịu trách nhiệm về các chế độ phục lợi cho người lao động theo yêu cầu của nhà nước và Công ty.
- Phịng Vật tư: Có chức năng tiếp nhận đề nghị vật tư của các bộ phận, đáp
ứng vật tư đầy đủ kịp thời cho các bộ phận sản xuất. Đồng thời quản lý việc sử dụng vật tư của các bộ phận.
- Phịng Mẫu: có chức năng sản xuất các sản phẩm làm mẫu theo yêu cầu
của khách hàng, để giới thiệu với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý chất lượng của những sản phẩm chào hàng này thì có khả năng sẽ đặt hàng với số lượng lớn.
- Phịng Màu: Có chức năng nghiên cứu về màu sắc của các sản phẩm theo
yêu cầu của khách hàng, từ đó chế biến ra màu để các phân xưởng tô màu phù hợp lên sản phẩm.
- Phòng Sản xuất decal: Có chức năng nghiên cứu các kiểu chữ trên sản phẩm theo yêu cầu của khách, từ đó sản xuất ra Decal để các phân xưởng dán lên sản phẩm cho phù hợp.
- Phịng Kỹ thuật: Có chức năng nghiên cứu các thành phần nguyên liệu để
tạo nên sản phẩm, đưa ra các yêu cầu về kỹ thuật và hướng dẫn các bộ phận sản xuất thực hiện đúng các yêu cầu kỹ thuật. Giải quyết các phát sinh trong quá trình sản xuất liên quan đến kỹ thuật.
- Tổ Cơ điện: Có chức năng lắp đặt, quản lý hệ thống máy móc thiết bị, điện
nước cho tồn Cơng ty.
- Bộ phận Lị nung: Có chức năng nung sản phẩm, tùy theo giai đoạn mà chọn nhiệt độ, thời gian nung hàng và kích cỡ lị nung cho phù hợp.
47
- Bộ phận Kiểm phẩm: Có chức năng kiểm các sản phẩm đã thực hiện xong
so với sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt có đạt yêu cầu không. Đồng thời phân loại các sản phẩm không đạt yêu cầu, trả về các phân xưởng để khắc phục.
- Các phân xưởng sản xuất: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn sản phẩm đã được giao. (phân xưởng tạo phôi, phân xưởng tô màu)
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty
Thống kê số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường khách hàng qua hai năm 2013 và 2014 theo Bảng 2.1 cho thấy, năm 2014 doanh thu và số lượng giảm so với năm 2013. Thị trường Hà Lan đang tăng mạnh về số lượng đặt hàng, tuy nhiên doanh thu thu được từ thị trường này khơng cao. Nhưng đang có sự sụt giảm nghiêm trọng cả về số lượng đặt hàng và doanh thu từ hai thị trường khách hàng quan trọng là thị trường Pháp và Anh.
Bảng 2.1 : Số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường (2013-2014)
KHÁCH HÀNG
2013 2014
SỐ LƯỢNG DOANH THU SỐ LƯỢNG DOANH THU
PHÁP 28,667,884 92,907,883,448 22,217,221 80,340,140,496 HÀ LAN 995,400 1,198,648,000 5,358,534 9,920,196,762 ANH 3,341,131 9,543,920,940 1,152,180 3,358,530,000 VIỆT NAM 153,000 933,300,000 193,000 1,177,300,000 NHẬT BẢN 8,640 91,584,000 3,060 20,185,200 TỔNG 33,166,055 104,675,336,388 28,923,995 94,816,352,458 Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty
2.1.4 Quy trình sản xuất của Cơng ty
Các mặt hàng của Công ty do rất đa dạng về hình thức, kiểu dáng, màu sắc… nên quy trình chi tiết của từng mặt hàng rất phức tạp. Nhưng nhìn chung, các sản phẩm tn theo quy trình với các cơng đoạn sản xuất như sau:
48
Sau khi khách hàng gửi tranh ảnh và những yêu cầu kỹ thuật về sản phẩm, bộ phận định hình sản phẩm sẽ phân tích và thiết kế Khn theo đúng yêu cầu của
khách hàng ( hình dáng, kích thước..)
Cơng đoạn 2: Tạo phơi sản phẩm
Khn sau khi hồn thành sẽ được kiểm tra, những Khuôn đạt yêu cầu được
chuyển tới bộ phận tạo phơi. Bộ phận tạo phơi rót dung dịch ngun liệu ( cao lanh, đất sét…) đã được xử lý theo công thức vào Khuôn để tạo ra Phôi của sản phẩm.
Đợi dung dịch đã đông lại, Khuôn sẽ được tháo ra để lấy Phôi. Phơi này sẽ được đưa tới Lị sấy và nung lần đầu ( thời gian tùy theo từng mẫu). Sau khi nung, Phôi sẽ được bộ phận Kiểm phôi kiểm tra xem đã đạt yêu cầu chưa, Phôi đạt sẽ được
phát tới cho cơng nhân tơ màu để hồn thiện tiếp sản phẩm.
Công đoạn 3: Tô màu cho sản phẩm
Tùy vào yêu cầu mẫu mã của khách hàng về màu sắc, Phòng Màu sẽ nghiên cứu những loại màu phù hợp dùng cho sản phẩm.
Công nhân sẽ lấy Phôi từ Kho phôi theo cùng mặt hàng với số lượng được
quy định và sẽ tô màu theo đúng hướng dẫn của tổ trưởng và các nhân viên kỹ thuật.
Nhân viên kỹ thuật cùng tổ trưởng sẽ hướng dẫn cơng nhân tơ màu thích hợp lên Phơi.
Cơng đoạn 4: Nung phôi hàng
Sau khi cơng nhân tơ màu hồn thành, hàng sẽ được tập trung về khu vực Lò để nung lần 2, tùy theo từng sản phẩm sẽ có cách nung hàng với nhiệt độ khác nhau. Kết thúc quá trình nung, sản phẩm sẽ được chuyển tới khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem sản phẩm đã đạt yêu cầu chưa.
Cơng đoạn 5: Kiểm hàng và đóng gói
Sản phẩm sau khi chuyển về khu vực kiểm hàng, các công nhân ở đây sẽ dựa vào sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt trước đó (do Phịng Mẫu gửi trước) để kiểm tra xem sản phẩm đó đã đạt yêu cầu chưa, sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất giao cho khách hàng.
49
Công đoạn 6: Dán chữ lên sản phẩm (nếu có)
Đối với những sản phẩm ngồi màu sắc cịn có chữ trên sản phẩm thì sau khi hàng được bộ phận Kiểm hàng kiểm tra màu sắc đạt yêu cầu, sẽ đưa tới công nhân dán decal lên trên bề mặt của sản phẩm (chữ decal này được cung cấp bởi bộ phận Sản xuất decal trong công ty nghiên cứu theo yêu cầu của khách hàng). Sau khi cơng nhân hồn thiện việc dán decal, hàng sẽ được đưa lại khu vực Lò để nung lần ba. Hàng nung xong sẽ đưa trở về khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem decal đạt yêu cầu chưa và tổ chức đóng gói sản phẩm và xuất hàng giao cho khách hàng.
2.1.5 Hệ thống kế tốn của Cơng ty 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ phận kế tốn 2.1.5.2 Vai trị và chức năng
- Thu nhập xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế tốn.
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán vật tư
50
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế tốn.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcơng tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
2.1.5.3 Hệ thống kế tốn quản trị tại Cơng ty
- Nếu như công tác kế tốn tài chính rất được Cơng ty chú trọng, có nhiều nhân viên đảm nhiệm những lĩnh vực cụ thể đã đáp ứng được yêu cầu và quy định đới với Công ty cũng như các cơ quan chức năng, thì cơng tác kế tốn quản trị tại