CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KAIZEN VÀ KAIZEN COSTING
2.2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ
2.2.3.3 Thực trạng quản lý chi phí sản xuất chung
Việc quản lý các khoản mục của chi phí sản xuất chung như sau:
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
Cơng ty có hệ thống máy móc trên dây chuyền và nhiều tài sản cố định có giá trị lớn nên chi phí khấu hao cũng có tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất chung. Hiện tại, Cơng ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc đang trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản theo quyết định số: 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ tài chính.
Việc tính khấu hao tài sản được tiến hành như sau: cuối mỗi q, Phịng kế tốn sẽ dựa vào “ Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ” và lập “ Bảng tính khấu hao TSCĐ” phản ánh chi tiết từng tài khoản theo các chỉ tiêu: Nguyên giá, mức khấu hao lũy kế và giá trị còn lại. Dựa vào bảng tính khấu hao, kế tốn sẽ hạch tốn vào sổ sách.
Phịng kế tốn đã tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có. Bên cạnh đó, thơng qua giám sát việc sử dụng TSCĐ của các bộ phận để quản lý tốt TSCĐ không chỉ mặt giá trị trên sổ sách mà còn cả hiện vật thực tế.
- Chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí nhân viên phân xưởng bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ và quản lý sản xuất ( Phòng kỹ thuật, Quản đốc phân xưởng, OTK, Tổ cơ điện…). Dựa vào “ Bảng tổng hợp tiền lương” và “ Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương” . Hiện tại, chi phí lương của những bộ phận này Cơng ty đang áp dụng hình thức tính lương theo thời gian. Dựa trên đánh giá công việc của các nhân viên, tính chất cơng việc, trình độ chun mơn, thâm niên công tác… mà mức lương của các nhân viên là khác nhau. Tuy nhiên, thực tế thì Cơng ty vẫn chưa có thang đo hiệu quả để đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên phân xưởng.
63
Chi phí dịch vụ mua ngồi của Cơng ty (Chi phí điện, nước, chi phí phân tích thành phần hóa học, chi phí kiểm định an toàn thực phẩm, gia cơng ngồi…). Kế toán sẽ dựa trên các chứng từ, hóa đơn và bộ phận sử dụng để hạch tốn các khoản chi phí này cho hợp lý. Việc quản lý những chi phí dịch vụ mua ngồi này chủ yếu là kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và cập nhật vào hệ thống sổ sách. Đồng thời, vì những khoản chi phí này xảy ra khá thường xun nên Phịng kế tốn sẽ theo dõi biến động của những mục chi phí này để phát hiện những phát sinh bất thường.
- Chi phí cơng cụ dụng cụ, vật tư khác
Ngoài nguyên vật liệu và hệ thống máy móc thì Cơng ty cũng sử dụng rất nhiều công cụ dụng cụ và một số vật tư khác phục vụ cho việc sản xuất nên chi phí cơng cụ dụng cụ cũng rất được quan tâm. Việc quản lý công cụ dụng cụ thường do các bộ phận sử dụng tự phụ trách. Phịng kế tốn căc cứ theo chứng từ nhập xuất của Thủ kho và các bộ phận gửi về và dựa theo giá trị của cơng cụ dụng cụ mà phân bổ chi phí cơng cụ dụng cụ hợp lý và chính xác. Định kỳ, cuối năm Công ty sẽ tiến hành kiểm kê để đánh giá và xác định lại giá trị của các cơng cụ dụng cụ này, từ đó sẽ đánh giá việc sử dụng công cụ dụng cụ của các bộ phận.
2.2.3.4 Tình hình lãng phí chi phí sản xuất tại Cơng ty
Theo số liệu thu thập cùng với kết quả khảo sát một số công nhân viên và trưởng các bộ phận sản xuất (tác giả đã phát 50 bảng khảo sát, thu được 48 bảng hợp lệ và có kết quả như trình bày ở Phụ lục 8) và quan sát thực tế tác giả nhận thấy hiện tại Cơng ty đang gặp phải những vấn đề lãng phí chi phí sản xuất như sau:
- Lãng phí do sản xuất dư, lãng phí do sửa lỗi sản phẩm sai, lãng phí do sản phẩm hỏng phải hủy bỏ.
64
Biểu đồ 2.6: Tỷ lệ sản xuất dư 2013-2014
Trong quá trình sản xuất, Cơng ty ln thiết lập tỷ lệ sản xuất dư cho các đơn hàng, phụ thuộc vào số lượng đặt hàng cũng như mức độ khó dễ của các sản phẩm (các sản phẩm dễ hao hụt do gãy, mẽ... trong quá trình sản xuất thì tỷ lệ sản xuất dư cao hơn). Tuy nhiên, việc xác định tỷ lệ sản xuất dư vẫn còn cứng nhắc và thiếu chặt chẽ. Điều này đã dẫn tới nhiều sản phẩm có tỷ lệ tồn kho cao, gây lãng phí lớn trong việc lưu kho, quản lý. Bên cạnh đó, khả năng khách hàng đặt lại các sản phẩm rất ít nên hàng tồn kho thường khơng có giá trị với Công ty. Hiện nay, hằng năm Công ty đều tốn chi phí cho việc đập bỏ những hàng tồn kho này do thời gian quá lâu mà khách hàng không đặt lại, trong khi đã hết không gian lưu kho.
+ Sản xuất lại (sửa lỗi), Sản phẩm hỏng
Việc để tỷ lệ sửa lỗi, tỷ lệ sản phẩm hỏng cao và tăng trong những năm gần đây đã làm tốn nhiều chi phí, đặc biệt là chi phí nhân cơng để khắc phục các sản phẩm sai hay chi phí hủy bỏ các sản phẩm hỏng và tốn thêm chi phí cho việc phải sản xuất lại đủ số lượng giao hàng.
0.0% 1.0% 2.0% 3.0% 4.0% 2013 2014 2.8% 3.9% Tỷ lệ sản xuất dư
65
Biểu đồ 2.7: Tỷ lệ sửa lỗi 2013-2014
Biểu đồ 2.8: Tỷ lệ sản phẩm hỏng 2013-2014
- Lãng phí phát sinh do tổ chức và bố trí mặt bằng khơng thuận tiện, gây khó khăn trong q trình di chuyển và sản xuất. Với mặt bằng hai tầng lầu của Công ty, các Công đoạn sản xuất ở cách xa nhau nên tốn nhiều chi phí cho việc vận chuyển sản phẩm từ công đoạn này tới công đoạn kia. Cụ thể, theo bố trí mặt bằng hiện tại, cơng đoạn tạo phôi và tô màu ở tầng trệt, sau khi thực hiện xong công nhân phải đưa hàng lên lầu tập trung ở bộ phận Lò để nung, sau khi nung xong bộ phận Kiểm phẩm ở tầng trệt lại lên lầu đưa sản phẩm xuống để kiểm tra…
- Lãng phí phát sinh do cách đặt đồ vật, cách biểu thị kém: do mất thời gian tìm kiếm các đồ vật, dụng cụ, cơng cụ phục vụ sản xuất. Cơng ty có rất nhiều cơng
37.0% 37.5% 38.0% 38.5% 39.0% 39.5% 40.0% 2013 2014 38.1% 39.8% Tỷ lệ sửa lỗi 0.0% 5.0% 10.0% 15.0% 2013 2014 8.2% 14.6% Tỷ lệ sản phẩm hỏng
66
cho công nhân tự bảo quản và sắp xếp nên thường có tình trạng công nhân này lấy dụng cụ của công nhân khác…
- Lãng phí do người lao động có những động tác thừa, chưa chuẩn dẫn đến giảm năng suất, những động tác này không tăng thêm giá trị cho sản phẩm. Người lao động thường chỉ được hướng dẫn cách làm để sản phẩm đạt yêu cầu ( ví dụ: tơ màu nào thì đúng yêu cầu, dán decal ở vị trí nào thì đúng u cầu của sản phẩm mẫu…), chưa được hướng dẫn cách để thực hiện nhanh nhất ( ví dụ: cầm cọ vẽ thế nào, đặt sản phẩm đứng hay nằm, cầm sản phẩm thế nào để vẽ nhanh và đạt yều cầu…), thường công nhân thực hiện theo kinh nghiệm của mình nên năng suất khơng cao.
- Lãng phí phát sinh do quy trình cân bằng kém như một số bộ phận phải chờ đợi hàng do thiếu nguyên vật liệu, thiếu bán thành phẩm. Thực tế như, nhiều thời điểm Cơng ty vẫn để tình trạng cơng nhân tạo phôi không cung cấp phôi kịp cho công nhân tô màu để sản xuất trong khi đã tới hạn giao hàng…. Ngoài việc làm gián đoạn sản xuất, nhiều thời điểm Công ty phải xin dời ngày giao hàng làm ảnh hưởng uy tín với khách hàng và các chi phí hải quan do thay đổi hồ sơ thủ tục giao hàng…
- Lãng phí phế phẩm phát sinh do nguyên nhân từ thiết bị: thiết bị sản xuất cài đặt sai thông số, chạy không ổn định, chập chờn. Cụ thể như: Bộ phận Lò nung vẫn để tình trạng cài sai nhiệt độ nung hàng, dẫn đến sản phẩm nung không đạt yêu cầu và bị hỏng. Hoặc tình trạng Lị đang nung nhưng bị ngắt điện đột ngột mà khơng có nguồn điện dự phịng hoặc sự cố kỹ thuật làm sản phẩm bị hư hỏng.
- Lãng phí phát sinh do nguyên vật liệu kém phẩm chất làm chất lượng sản phẩm không ổn định, phát sinh nhiều sản phẩm hỏng. Cụ thể như: Bộ phận mua nguyên liệu không kiểm tra hết chất lượng của lô hàng dẫn tới nguyên liệu bị pha nhiều tạp chất, khi sản xuất làm sản phẩm bị nứt gãy, mẫu mã xấu khơng đạt u cầu.
- Phí nhân công phát sinh do cần nhiểu nhân sự theo dõi, thống kê và cập nhập số liệu sản xuất vì chưa ứng dụng cơng nghệ thông tin. Hiện tại Công ty đang tự thiết kế quy trình CNTT để cung cấp số liệu sản xuất, tuy nhiên do chưa hoàn
67
thiện nên vẫn cần nhiều thời gian và nhân sự trong việc thống kê số liệu sản xuất. Thực tế hiện nay: Hằng ngày các phân xưởng tạo phơi hoặc tơ màu đều có một nhân viên thống kê và cập nhật số liệu (số lượng sản xuất, số lượng hao hụt, số lượng đạt…) để phục vụ cho các quản đốc phân xưởng ra quyết định sắp xếp nguồn lực hợp lý.
- Lãng phí do tính chất cơng việc mang tính thời vụ nên thời gian nhàn rỗi không hoạt động hết công suất của Công ty ( tháng 10 –tháng 2), gây nên sự lãng phí rất lớn. Bên cạnh đó, vì cơng việc khơng ổn định, làm nguồn thu nhập của người lao động cũng bếp bênh nên Cơng ty khó giữ được người lao động có tay nghề, dẫn tới hàng năm ln tốn chi phí đào tạo nghề cho các cơng nhân mới vào làm.
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
2.3.1 Ưu điểm
- Ban lãnh đạo Cơng ty đã ý thức được vai trị của các khoản mục chi phí sản xuất là rất quan trọng, ảnh hưởng tới lợi nhuận của Cơng ty. Vì vậy mà ln đặc biệt quan tâm tới vấn đề quản lý chi phí sản xuất.
- Việc phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố chi phí như hiện nay đã phần nào giúp Cơng ty phản ánh đúng nội dung, tính chất kinh tế của các khoản chi phí sản xuất. Đồng thời cung cấp được thông tin phục vụ cho việc tính giá thành và các chỉ tiêu khác trong báo cáo tài chính.
- Các bộ phận sản xuất chấp hành đúng các quy định của Công ty.
- Công ty quan tâm và thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về chế độ phúc lợi, khen thưởng đối với người lao động. Do đó phần nào khuyến khích được tinh thần làm việc và sự gắn bó của người lao động.
2.3.2 Hạn chế
Qua phân tích biến động chi phí sản xuất cũng như tình hình lãng phí đang diễn ra tại Cơng ty. Có thể thấy vấn đề quản lý chi phí sản xuất của Cơng ty chưa hiệu quả và còn nhiều hạn chế, cụ thể:
68
- Bộ máy kế toán mới chú trọng vào mảng kế tốn tài chính, chưa quan tâm vào cơng tác quản trị chi phí, chưa có các báo cáo thường xun về tính hình thực tế của chi phí sản xuất để ban lãnh đạo có các quyết định kịp thời và chính xác, do đó chưa hỗ trợ được ban lãnh đạo quản lý chi phí sản xuất hiệu quả.
- Cơng ty chưa sử dụng tốt nguồn lực hiện có, hiện tại có tới 4-5 tháng ngồi mùa Cơng ty khơng tận dụng hết công suất của các nguồn lực.
- Sắp xếp thiết bị, phân bổ nguồn lực chưa hợp lý gây ra nhiều lãng phí. - Quy trình làm việc chưa được tính tốn kỹ lưỡng nên chưa phát huy tối đa được công suất của các nguồn lực.
- Cơng ty chưa có các cơng cụ để quản lý tốt vấn đề chất lượng sản phẩm, việc để tỷ lệ sản phẩm hỏng hay tỷ lệ sửa chữa tăng cao đã làm cho các khoản chi phí sản xuất tăng theo.
- Cịn rất nhiều hoạt động khơng tạo thêm giá trị gia tăng làm giá thành sản phẩm tăng cao, sản phẩm không cạnh tranh được với các đối thủ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 tác giả đã trình bày cụ thể về cơ cấu tổ chức, quy trình sản xuất và tình hình biến động của các khoản mục chi phí sản xuất trong những năm gần đây tại Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc. Đồng thời tác giả cũng phản ánh thực trạng quản lý chi phí sản xuất tại cơng ty và tình hình lãng phí chi phí sản xuất đang diễn ra, để qua đó đánh giá được ưu điểm và hạn chế của việc quản lý chi phí sản xuất tại Cơng ty. Trong đó đặc biệt là những lãng phí sản xuất do: tỷ lệ sản phẩm hỏng, tỷ lệ sản xuất dư và tỷ lệ sản xuất lại quá cao....
Việc xác định được rõ thực trạng mà Cơng ty đang gặp phải chính là căn cứ để Chương 3 tác giả vận dụng hệ thống Kaizen Costing vào việc quản lý chi phí sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc.
69
CHƯƠNG 3. VẬN DỤNG HỆ THỐNG KAIZEN COSTING ĐỂ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
3.1 Quan điểm về việc vận dụng hệ thống Kaizen Costing
3.1.1 Phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty
Mặc dù hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý chi phí được các doanh nghiệp áp dụng rất phổ biến như: Chi phí định mức, Chi phí quản lý trên cơ sở hoạt động, chi phí mục tiêu…, tuy nhiên với những đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như thực trạng chi phí tại Cơng ty, thì việc vận dụng hệ thống Kaizen Costing trong việc quản lý chi phí sản xuất là phù hợp nhất. Bởi vì, như chương một tác giả đã trình bày, hệ thống Kaizen Costing quản lý chi phí sản xuất bằng cách giảm chi phí thơng qua việc loại bỏ những loại lãng phí như: sản xuất dư thừa, hàng tồn kho, trì hỗn sản xuất, thời gian nhàn rỗi, khơng có giá trị tăng thêm vào sản phẩm, sản phẩm lỗi, hoạt động của người hoặc thiết bị mà không tăng thêm giá trị, nhiều vận chuyển không cần thiết của vật liệu, cơng việc theo tiến độ…. . Trong khi đó, theo thực trạng tác giả đã phản ánh ở chương hai thì Cơng ty đang xảy ra sự lãng phí tới từ các nguyên nhân nêu trên. Vì vậy mà hệ thống Kaizen Costing sẽ đáp ứng được đúng yêu cầu của Cơng ty trong việc giảm các lãng phí trong q trình sản xuất. Bên cạnh đó, do đặc điểm của Cơng ty có tỷ lệ chi phí sản xuất trên tổng chi phí là rất lớn, việc có thể áp dụng hệ thống Kaizen Costing để quản lý chi phí sản xuất sẽ đem lại hiệu quả cao.
3.1.2 Phù hợp giữa lợi ích và chi phí
Như phần cơ sở lý thuyết tác giả đã trình bày, một trong nhưng ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng hệ thống Kaizen Costing là sử dụng tốt hơn các nguồn
lực hiện có và khơng địi hỏi vốn đầu tư lớn trong việc cải thiện cơng nghệ, chi phí đào tạo thấp hơn so với các phương pháp khác. Do đó, với tình hình khó khăn hiện tại thì việc thực hiện hệ thống Kaizen Costing cho Công ty sẽ được ủng hộ rất lớn từ ban lãnh đạo vì khơng phải tốn q nhiều chi phí để đầu tư cho hệ thống. Tuy nhiên, để có thể áp dụng được hệ thống Kaizen Costing thì Cơng ty cũng cần phải có